7 Keuntungan Menggunakan Google Workspace

Keuntungan Google Workspace – Selain menjadi mesin pencari paling populer di dunia, Google juga menawarkan banyak fitur atau lainnya yang bisa membantu berbagai kegiatan manusia. Grameds mungkin sudah menggunakan berbagai aplikasi dari Google, seperti Gmail, Google Drive, Google Meet, dan lain sebagainya.

Seluruh aplikasi tersebut disebut sebagai Google Workspace yang diperuntukkan untuk membantu melaksanakan pekerjaan. Aplikasi-aplikasi Google Workspace memang biasa dimanfaatkan untuk terhubung dengan rekan kerja atau melakukan kolaborasi bisnis.

Supaya Grameds bisa memahami lebih jelas tentang Google Workspace, artikel ini sudah merangkum berbagai pengetahuan tentang itu. Mulai dari pengertian, aplikasi, dan keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan Google Workspace. Simak penjelasannya di bawah ini ya!

Pengertian Google Workspace

Sumber: workspace.google

Google Workspace atau yang sebelumnya pernah dikenal dengan sebutan G Suite merupakan kumpulan layanan komputasi awan dalam bentuk software dan produk yang dikembangkan oleh Google, yang berfungsi sebagai alat produktivitas dan juga kolaborasi.  Layanan Google Workspace pertama kali dirilis pada tahun 2006 dengan nama Google Apps for Your Domain.

Pada tahun 2016, layanan ini berganti nama menjadi G Suite. Google Workspace memiliki fungsi utama untuk mempermudah komunikasi antar rekan kerja, dan memaksimalkan keterlibatan semua pihak. Terdapat Panel Admin yang disuguhkan dalam layanan ini, yang berguna untuk mengelola layanan dan juga pengguna.

Selain untuk kepentingan kerja, Google Workspace juga digunakan dalam bidang pendidikan. Edisi pendidikan bisa menambahkan platform pembelajaran Google Class mulai Oktober 2020, yang masih mengusung nama G Suite sebagai kebutuhan pendidikan.

Walaupun sebagian besar layanan ini bisa digunakan secara individual tanpa biaya, Google Workspace juga memberikan tambahan pada fitur perusahaan, contohnya pada alamat email khusus yang terdapat pada domain. Misalnya, bianca@NamaPerusahaan(dot)com.

Aplikasi-Aplikasi Google Workspace

Sumber: workplace.google

Beberapa aplikasi Google Workspace yang bisa membantu Anda dalam pekerjaan atau pendidikan adalah sebagai berikut.

1. Gmail

Siapa sih yang tidak kenal dengan aplikasi Gmail. Gmail adalah layanan email berbasis website yang dirilis pada tanggal 1 April 2004 dalam bentuk beta terbatas. Layanan ini telah memiliki lebih dari 1 miliar pengguna aktif di seluruh dunia, yang sudah tercatat pada bulan Februari 2016.

Gmail sendiri menjadi populer, karena memiliki ruang penyimpanan dalam jumlah besar, memiliki percakapan jenis thread, dan kemampuan pencariannya kuat. Kelebihan-kelebihan ini memberikan banyak keuntungan kepada pengguna.

2. Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides

Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides adalah layanan pengolah kata, spreadsheet, dan program presentasi. Ketiga program itu bersumber dari akuisisi perusahaan yang dilakukan pada tahun 2006, dan saat ini termasuk ke dalam Google Drive sebagai bagian pada rangkaian Google Dokumen.

Seluruh layanan tersebut bisa berfungsi sebagai software kolaboratif yang memungkinkan penggunanya bisa melihat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi bersama-sama dalam waktu yang sama melalui browser web atau perangkat seluler. Aplikasi ini juga memungkinkan untuk menyimpan perubahan secara otomatis, dan bisa melacak riwayat revisi atau perubahan pada dokumen.

Pada bulan Juni 2014, Google sudah memperkenalkan dukungan Office di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Google Slides dengan tidak mengharuskan konversi file. Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides ini menyediakan fitur tambahan yang didesain untuk kebutuhan aktivitas bisnis.

3. Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan dan sinkronisasi file yang dirilis pada 24 April 2012. Pengumuman resmi dari Google menyatakan bahwa Google Drive merupakan tempat di mana Anda bisa membuat, menyimpan, berkolaborasi, dan berbagi semua dokumen atau pekerjaan Anda.

Google Drive memungkinkan pengguna untuk bisa mengunggah semua jenis dokumen ke cloud, membagikannya dengan orang lain, dan juga mengaksesnya dari komputer, tablet, atau gawai di manapun dan kapanpun. Selain itu, pengguna viss menghubungkan file antara perangkat mereka dan cloud dengan aplikasi untuk komputer, baik itu Microsoft Windows atau Apple macOS, serta menghubungkan antara ponsel dan tablet yang berbasis Android serta iOS.

4. Google Forms

Google Forms adalah aplikasi survei yang berbentuk formulir, yang menampilkan seluruh fitur kolaborasi dan juga sharing yang ada di Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides. Selain itu, Google Forms juga dapat digunakan untuk kebutuhan seperti membuat kuis, dan beberapa fungsi khusus yang berguna dalam bidang pendidikan.

Selain sejumlah aplikasi di atas, masih ada aplikasi pendukung Google Workspace lainnya yang tak kalah menarik, yaitu Google Meet, Google Calendar, Google Sites, Google Chat, Google Currents, Jamboard, Google Keep, Google Vault, dan Google Workspace Marketplace.

Keuntungan Menggunakan Google Workspace

Sumber: workspace.google

Terdapat banyak alasan mengapa Google Workspace banyak digunakan untuk membantu berbagai pekerjaan. Hal ini dikarenakan Google Workspace dapat memberikan berbagai keuntungan sebagai berikut.

1. Gmail memungkinkan Anda menggunakan domain sendiri

Dengan Google Workspace, Anda dapat menggunakan semua fungsi, keandalan, dan fitur Gmail, tetapi dengan nama domain organisasi atau perusahaan Anda. Bagi para pekerja, hal ini tentunya memudahkan dalam hal penggunaan, karena pengguna tidak akan menemui kesulitan ketika beralih antara akun pribadi dan kantor.

Dari sisi perusahaan, ini bisa menjadi email perusahaan yang premium dan dapat perusahaan kontrol serta amankan, tanpa perlu mengelola server email. Selain itu, perusahaan juga bisa dengan mudah menghapus dan menambahkan pengguna dengan menyesuaikan skala bisnis.

Gmail juga memungkinkan setiap pengguna bisa mempunyai sampai 30 akun alias. Artinya, orang yang sama bisa memiliki peluang untuk menerima email yang sama, baik itu email pribadi ataupun email bisnis.

2. Keamanan dan reliabilitas terjamin

Data Anda adalah sepenuhnya milik Anda. Anda juga pastinya mempunyai akses ke data Anda untuk mengelolanya sendiri. Hal ini menjadi bagian dari perjanjian yang Anda tandatangani ketika bergabung dengan Google Workspace.

Anda tak perlu lagi mengkhawatirkan keamanan data Anda di server. Sebab, Google memberikan keamanan yang sangat baik untuk melindungi data Anda dari peretas. Google akan mengenkripsi setiap sesi browser dengan SSL. Pusat data Google yang bisa diandalkan juga akan memastikan bahwa data Anda selalu tersedia ketika Anda membutuhkannya.

Anda juga tak perlu khawatir mengenai downtime, karena komputasi awan memungkinkan transfer yang antarserver yang lancar. Anda hanya tinggal menggunakan aplikasi saja. Bila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti gadget Anda rusak atau dicuri, Anda juga tak perlu khawatir, karena Google mencadangkan pekerjaan Anda dan Anda juga bisa memulihkan data serta menjalankannya dalam waktu singkat.

3. Biaya yang efektif

Anda tak perlu membayar untuk pemeliharaan pusat data yang besar, karena server di-host di tempat lain. Google membangun pusat data dengan cara yang hemat biaya untuk supaya para penggunanya bisa hemat. Mesin ekstra, space, software, dan karyawan tidak termasuk dalam anggaran Anda. Anda hanya harus membayar paket Google Workspace yang Anda gunakan.

Oleh karena Google mengelola aplikasi, setiap upgrade dan perbaikan perangkat lunak tidak diperlukan, karena ditangani sendiri oleh Google. Versi terbaru aplikasi akan selalu tersedia untuk Anda. Anda tak perlu khawatir jika memiliki sepuluh atau 1.000 karyawan, karena software ini akan berkembang bersama Anda.

4. Memungkinkan kolaborasi secara real time

Kolaborasi atau bekerja bersama mungkin sulit untuk dilakukan, bahkan saat semua orang berkumpul di kantor. Apalagi di saat ini, yang mana budaya hybrid working memadukan work from office dan remote working. Karyawan akan lebih susah untuk berkolaborasi.

Google Workspace hadir memberikan banyak pilihan alat kolaboratif yang eksklusif untuk edisi bisnis atau edisi yang sudah ditingkatkan dari edisi konsumen. Dengan pengeditan bersama secara real time di Google Workspace, semua anggota tim bisa mengerjakan Dokumen, Spreadsheet, atau Slides yang sama dalam waktu yang bersamaan.

Fitur ini tentunya akan memudahkan tim Anda yang mungkin terpisah jarak dan waktu untuk menjaga komunikasi dan kerja sama tim. Kemudian, fitur Google Workspace ini secara lebih lanjut bisa mengembangkan ide dan membuat tim Anda mencapai kesepakatan secara lebih cepat.

Bila masih perlu mendiskusikan hal lain, di waktu yang lain, anggota tim bisa menggunakan Kalender untuk merencanakan dan mengatur jadwal rapat, mengadakan obrolan melalui Google Chat atau bertatap muka secara online tanpa ada batasan waktu melalui Google Meet, atau menyelesaikan pekerjaan secara spesifik menggunakan Spaces.

Kemudian, pada layanan Google Currents, pengguna dapat membuat jaringan sosial internal Anda sendiri. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meringkas komunikasi di semua organisasi, berbagi konten yang relevan bersama rekan kerja Anda, memulai diskusi, dsb.

5. Kontrol melalui konsol admin

Keuntungan selanjutnya yang bisa didapatkan dari Google Workspace adalah keberadaan fitur Konsol Admin yang berfungsi untuk mengelola data, pengguna, juga aplikasi. Anda bisa menambah dan menghapus pengguna atau grup, mengelola perangkat, dan mengubah pengaturan keamanan menggunakan dashboard intuitif.

Selain itu, aplikasi yang tak terpercaya juga bisa diblokir, kunci keamanan bisa diterapkan, dan mengaktifkan verifikasi dua langkah. Jika pengguna memakai komputer atau perangkat seluler baru untuk mengakses Google Workspace atau aplikasi Google lainnya, Google akan mengirimkan pesan teks dengan nomor verifikasi yang harus mereka masukkan sebelum bisa mengakses data bisnis.

Ini adalah upaya untuk membantu melindungi data dan organisasi Anda. Google Workspace menyediakan pemindaian email yang ditingkatkan, yang memeriksa risiko keamanan, dan analisis keamanan serta saran praktik terbaik.

6. Bisa diintegrasikan dengan CRM dan aplikasi pihak ketiga

Tim Anda bisa berkolaborasi dengan lancar di seluruh platform dengan menghubungkan Google Workspace dengan CRM, atau aplikasi produktivitas lainnya hanya melalui aplikasi Google Workspace. Karyawan bisa mengakses aplikasi kerja dengan single sign on, dan mereka tak perlu membuang waktu untuk bolak-balik demi menduplikasi upaya dan data.

Dengan begitu, bisnis Anda akan mendapatkan keuntungan berkat peningkatan produktivitas, dan Anda tak perlu khawatir tentang perbedaan data atau human error. Misalnya, tim sales dan tim customer service, bisa menggunakan konektivitas CRM untuk melacak tugas, rapat, email, atau panggilan secara otomatis di Salesforce, tanpa harus keluar dari Gmail. Mereka juga bisa menggunakan Google Workspace untuk mengakses kontak Salesforce dan analitik akun, serta menarik data CRM ke Spreadsheet.

7. Penyimpanan tak terbatas di Google Drive

Setiap pengguna Google Workspace memiliki akun Drive yang menjadi tempat bagi mereka untuk menyimpan catatan, draf, atau dokumen lain yang tak membutuhkan akses oleh rekan satu timnya.  Selain itu, setiap tim bisa memiliki Team Drive sendiri yang menjadi tempat pengguna untuk saling berbagi dokumen.

Pengguna bisa berbagi dokumen dan folder satu sama lainnya menggunakan Drive versi konsumen, tetapi pertama-tama perlu memberikan akses secara manual dan menetapkan izin bagi setiap pengguna. Hal ini membutuhkan usaha yang lebih, dan bila pemilik dokumen lupa menyertakan seseorang untuk mengakses dokumen, orang tersebut harus meminta izin dan menunggu hingga pemilik dokumen memberikan aksesnya.

Nah, itu dia Grameds beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan Google Workspace. Apakah Anda sudah menggunakannya? Jika belum, boleh banget untuk dicoba.

Grameds, sekian artikel “7 Keuntungan Menggunakan Google Workspace Untuk Mengelola Pekerjaan & Bisnis”. Semoga artikel ini bisa memberikan pengetahuan baru dan manfaat bagi Anda. Bagi Grameds yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang fitur dan aplikasi Google, Anda bisa membaca berbagai buku yang tersedia di Gramedia.com. Yuk dapatkan bukunya sekarang!

Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Gabriel

Rujukan:

• https://idwebhost.com/blog/google-workspace-pengertian/#Apa_itu_Google_Workspace
• https://www.pointstar.co.id/blog/keuntungan-google-workspace/#:~:text=Keuntungan%20Google%20Workspace%20ini%20memungkinkan,kolaboratif%2C%20dan%20terinformasi%20daripada%20sebelumnya.

Rekomendasi Buku Terkait

10 Aplikasi Terbaik Google untuk Bisnis Anda

Google bukan hanya berfungsi sebagai mesin pencari. Google memiliki segudang solusi dan aplikasi yang bisa dipakai untuk mendukung pekerjaan dan kegiatan bisnis kita. Hampir seluruh aplikasi yang Google tawarkan adalah gratis, tetapi fitur-fiturnya keren dan bisa dimaksimalkan untuk keberhasilan bisnis kita.

Lantas, apa saja aplikasi Google yang bisa digunakan untuk mendukung keberhasilan bisnis kita? Mari temukan jawabannya dalam buku ini. Buku ini akan mengulas 10+ aplikasi terbaik Google yang bisa digunakan untuk keberhasilan bisnis Anda.

Aplikasi ini sangat bermanfaat untuk para pelaku bisnis. Buku 10 Aplikasi Terbaik Google untuk Bisnis Anda tidak hanya akan membahas, tetapi juga dilengkapi dengan tutorial komplit yang akan membantu Anda. Adapun berbagai aplikasi keren yang dibahas dalam buku ini di antaranya sebagai berikut.

• Google Drive
• Google Slides
• Google Docs
• Google Sheets
• Google Analytics
• Google Trends
• Google Keyword Planner
• Google My Business
• Google AdSense
• Blogger

Yuk segera baca dan praktekkan isi buku ini. Manfaatkan segudang solusi dan aplikasi gratis yang tersedia di Google untuk menunjang keberhasilan bisnis kita.

Google`s Top 25 Features

Buku Google’s Top 25 Features akan mengupas inovasi Google di 25 fitur canggihnya. Buku ini akan menambah wawasan Anda tentang 25 fitur populer dan canggih yang ditawarkan Google, yang perlu Anda kuasai. Sebab, dapat dikatakan bahwa hampir seluruh layanan di internet sudah ada di dalam 25 fitur Google ini.

Teknik pembahasan dalam buku ini disusun dengan bahasa gambar yang tertata rapi, terpola, dan sistematis. Maka dari itu, buku ini sangat mudah dipelajari, dan cocok digunakan oleh semua kalangan.

Website Praktis dengan Google Sites

Bagi pemula atau pemilik bisnis kecil menengah, terkadang memiliki website sendiri dengan nama domain sendiri (*.com, *.net, *.org, *.co.id, *.or.id, *.web.id, atau lainnya) dianggap sebagai impian yang sulit dicapai. Bayangan akan sulitnya mengatur komputer server, mengunggah dan menginstalasi program di dalam server, mengelola pembaruan informasi, dan ketakutan akan biaya operasional yang tinggi kerap kali membatalkan keinginan untuk terjun dan melebarkan sayapnya ke dunia internet.

Padahal, ada banyak alternatif dengan biaya rendah yang terjangkau serta mudah dikelola. Di dalam buku ini, akan dibahas bagaimana Google Sites dimanfaatkan untuk mewujudkan keinginan tersebut. Anda bisa membuat website dengan mudah, cepat, dan hasilnya menakjubkan. Berbagai fitur hebat dan gratis bisa Anda dapatkan ketika menggunakan Google Sites. Jika diperlukan, Anda juga bisa menggunakan domain yang dipilih sendiri.

Buku Website Praktis dengan Google Sites akan mengupas tuntas semua hal itu. Dengan pembahasan yang detail dan tersusun dalam setiap langkah-langkahnya, setiap orang bisa segera memiliki website sendiri dengan pengelolaan yang mudah. Jadi, memiliki website sendiri bukan hanya impian semata!