Apa Itu Google Workspace: Fitur, Kelebihan, dan Kekurangannya!

Apa itu Google Workspace – Grameds tentunya sudah tak asing lagi dengan pekerjaan remote? Kerja tanpa bertatap muka di luar kantor yang menjadi kultur baru dalam bekerja khususnya ketika pandemi terjadi. Semenjak work from home atau work from anywhere, banyak orang yang bekerja jarak jauh hanya dengan menggunakan 3 (tiga) hal yakni: laptop, internet, dan juga tools.

Untuk laptop dan juga internet tentunya sudah menjadi syarat wajib bukan? Namun, untuk tools, berbagai tools yang dapat Grameds pakai sesuai dengan keinginan atau kebutuhan pekerjaan. Salah satu tools yang terkenal yaitu Google Workspace.

Lantas, seperti apa sih yang dimaksud dengan google workspace itu? Tentunya semua terkait penjelasan google workspace akan dikupas tuntas dan dijelaskannya mulai dari pengertian, kelebihan, sampai fitur-fitur yang wajib Grameds ketahui khususnya bagi Grameds yang sering kerja remote maupun mempunyai bisnis online.

Apa itu Google Workspace?

Sebelumnya, Grameds pernah mendengar tentang Google Suite belum? Google Workspace itu sebelumnya merupakan Google Suite atau biasa disebut G-Suite, namun sudah berevolusi lebih baik.

Google Workspace merupakan suatu layanan atau tools yang telah dirilis oleh Google guna memudahkan pekerjaan. Dengan melingkupi sejumlah aplikasi dan fitur yang sangat bermanfaat untuk produktivitas kerja.

Google Workspace ini pula mengintegrasikan seluruh aplikasi secara mulus, contohnya email, chat, panggilan video, dokumen, penyimpanan, dan masih banyak aplikasi lainnya. Oleh sebab itu, pemakaian bisa berkreasi, berkomunikasi, dan berkolaborasi dengan mudah dan aman.

Aplikasi dan Fitur Google Workspace

Setelah mengetahui apa itu Google Workspace, Grameds juga mengetahui apa saja aplikasi yang mencakup Google Workspace. Yuk, ketahui aplikasi sampai fitur dari Google Workspace selengkapnya di bawah ini.

1. Gmail

Siapa yang tidak kenal dengan Gmail? Gmail sendiri merupakan salah satu provider email yang paling populer di dunia dengan lebih dari 1,2 miliar penggunanya. Gmail pula menjadi salah satu rangkaian yang hadir di Google Workspace yang memungkinkan penggunanya untuk memperoleh email versi bebas iklan yang disempurnakan.

Dengan Google Workspace, karyawan bisa mempunyai akun Gmail sendiri dengan alamat email nama domain yang bisa dikustomisasi atau nama domain perusahaan. Sangat keren bukan?

2. Google Calendar

Aplikasi populer satu ini dipakai guna menjadwalkan meeting dengan klien, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan juga pengingat untuk proyek-proyek penting. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengatur manajemen pekerjaan Grameds.

Tak cuma Grameds saja yang dapat menggunakan hal seperti itu, namun google calendar juga dapat melihat jadwal maupun kalender milik rekan tim dan orang lain. Jadi hal tersebut dapat memudahkan para pengguna guna mengetahui jadwal tim dan menyesuaikan jadwal jika ingin melakukan meeting bersama.

3. Google Drive

Google Drive merupakan sebuah tempat penyimpanan semua file dan dokumen. Biasanya kapasitas penyimpanan ini hanya 25GB. Namun di google workspace minimal 30GB bagi setiap pengguna. Bahkan, untuk paket business, enterprise dan teams menyediakan penyimpanan unlimited yang bisa diakses dari mana saja dengan kontrol berbagi dan dukungan 24 jam juga.

4. Google Docs

Aplikasi Google Docs membuat pengguna dapat membuat dan mengedit dokumen teks langsung di browser tanpa perlu memakai software. Orang-orang pun juga dapat mengerjakan satu dokumen yang sama dan otomatis akan tersimpan walaupun tanpa terkoneksi di internet.

Grameds juga dapat mengatur sharing kontrol pada orang yang ingin diberikan maupun memberikan komentar secara real time. Bila Grameds sangat familiar dengan Microsoft word, nah aplikasi satu ini juga sangat cocok untuk Grameds pakai dalam mengedit dokumen.

5. Google Spreadsheet

Bila temannya words yaitu Google Docs, maka temannya Excel yaitu Google Spreadsheet. Grameds dapat mengedit dokumen teks, angka sampai report data. Google Spreadsheet mempunyai fitur Ai yang mana Grameds bisa memanfaatkan wawasan atau Insight yang tepat guna memudahkan pekerjaan. Akselerasi rumus atau formula yang dapat menghemat waktu dan bisa mengurangkan kesalahan dengan memunculkan rumus yang relevan ketika diketik di Spreadsheet.

Lantas, Grameds dapat mengklik tombol Explore guna melihat tren dan visualisasi terkini. Bila ada pertanyaan, Grameds dapat mengetik pertanyaan sehingga google AI akan memberikan jawaban sesuai dengan kebutuhan Grameds, sangat hebat bukan?

6. Google Slide

Jika Grameds perlu membuat presentasi atau powerpoint? Google Slide adalah jawabannya. Google Slide ini serupa dengan Microsoft powerpoint, pengguna dapat membuat slide presentasi secara mudah sampai dapat berkolaborasi dengan banyak orang tanpa batas.

7. Google Keep 

Google keep merupakan alat yang dipakai untuk menyimpan pertanyaan yang sering diajukan, membuat daftar tugas, catatan, dan mengatur pengingat supaya tetap di jalur dengan sinkronisasi di seluruh perangkat.

8. Google Chat

Aplikasi Google Workspace berikutnya yaitu Google Chat. Platform satu ini adalah ruang kerja grup khusus dengan obrolan 1:1 dan obrolan grup. Hal itu tentunya memudahkan Grameds untuk berkomunikasi melalui chat dengan tim maupun rekan kerjamu.

9. Google Meet

Tentunya Grameds semua sudah tak asing lagi bukan dengan google meet, merupakan sebuah platform yang digunakan untuk melakukan video call atau online meeting. Fiturnya dapat mudah dipakai dan mampu menampung cukup banyak orang.

Dalam versi Google Workspace, orang akan dapat bergabung ke online meeting dari calendar maupun email invitation. Bila seseorang mempunyai google workspace versi perusahaan, maka seseorang bisa menghubungi nomor ketika dalam perjalanan maupun tanpa akses internet.

10. Google Form

Guna mengumpulkan data biasanya Grameds membuat formulir. Pastinya google Form menjadi solusinya. Kelebihan yaitu mudah dibuat, mudah dipakai, dan dipakai oleh sebagian besar bisnis guna mengumpulkan informasi sesuai dengan kebutuhan.

Ingin belajar tentang Google form, tapi masih bingung mencari informasinya? Tenang, kamu tak perlu bingung lagi, karena melalui buku Metode Penelitian Survei Online Dengan Google Forms, Grameds akan jadi lebih mudah dalam menggunakan Google Form. Jadi, tunggu apalagi, segera dapatkan bukunya dengan klik gambar di bawah ini, ya.

11. Google Sites

Google sites merupakan fitur yang khusus dipakai untuk meng host situs layaknya wordpress. Pemakaiannya dapat membuat situs menarik secara kolaboratif bagi tim, projects, maupun event.

12. Apps Script

Apps Script merupakan satu-satunya platform berkode rendah yang mempercepat dan mempermudah pembuatan solusi bisnis yang mengintegrasikan, mengotomatisasi, dan memperluas google workspace. Dengan Apps Script, Grameds tidak butuh mempunyai kemampuan programming, yang terpenting yaitu mempunyai akun Gmail.

13. Jamboard

Layaknya seperti papan tulis, Jamboard dapat menjadi platform guna menuangkan ide yang ada di kepala Grameds. Visualisasi kan ide secara mudah dan kolaboratif bersama tim dengan cara menambahkan gambar dan catatan. Grameds pun dapat membagikan sketsa ide kepala banyak orang.

14. Cloud Search

Fitur Google Workspace cloud search memungkinkan pengguna menelusuri konten perusahaan di Google workspace misalnya email, Drive, spreadsheet, slide, kalender, dan lain sebagainya.

Ingin menjalankan bisnis dengan menggunakan aplikasi Google? Masih bingung mempelajari aplikasi Google untuk bisnis? Tenang, kamu bisa mendapatkan informasi itu melalui buku 10 Aplikasi Terbaik Google Untuk Bisnis Grameds. 

15. Endpoint

End point adalah fitur yang dapat membantu menonaktifkan layanan Google di ponsel yang salah salah tempat atau dicuri. Admin bisa memakai fitur ini guna menghapus data google workspace dari perangkat jarak jauh bila dibutuhkan. Bisa dipakai di berbagai perangkat, contohnya Android, iOS, Chrome OS, MacOS, LInux dan windows.

16. Vault

Fitur Google Workspace lainnya yaitu Vault. Vault memungkinkan bisnis guna mengelola, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor email organisasi, konten file google Drive dan obrolan yang direkam. Seluruh data dan kebijakan penyimpanan yang ditetapkan bisa diarsipkan.

17. Admin

Dengan fitur admin, para pengguna dapat mengelola google workspace untuk organisasi atau perusahaan. Fitur tersebut dapat melingkupi penambahan pengguna, kelola perangkat, dan konfigurasi keamanan dan pengaturan secara mudah, sehingga data tetap aman. Jadi, kegiatan administrasi tidak butuh offline namun secara online.

18. Work Insight

Fitur terakhir yaitu work Insight yang mana Grameds dapat memahami bagaimana google workspace membawa dampak terhadap organisasi Grameds secara real time. Dengan fitur tersebut, Grameds dapat memperoleh wawasan mengenai adopsi, pola kerja, dan kolaborasi di sejumlah aplikasi Google workspace.

Mau belajar memasang iklan di Google? Ingin bisnis Grameds tampil di Google dan dilihat oleh banyak orang? Bagaimana cara memanfaatkan aplikasi-aplikasi di Google untuk kegiatan digital marketing? Temukan jawabannya di buku ini. Buku 7 Aplikasi Digital Marketing Terbaik Google membahas berbagai aplikasi digital marketing Gramedslan yang sudah disediakan oleh Google.

Kelebihan dan Kekurangan Google Workspace

Google Workspace banyak dipakai untuk berbagai hal. Selain itu guna meningkatkan produktivitas kerja, serta juga dapat menjadi operation tools untuk bisnis online. Yuk, mari cari tahu kelebihan dari google workspace:

1. Mudah Digunakan

Kelebihan Google Workspace yang pertama, yaitu mudah sekali dipakai. Aplikasi yang disediakan pun dapat secara mudah untuk dipelajari oleh siapa saja.

2. Mobilitas Tinggi dan Mudah Diakses Siapa Saja

Kelebihan berikutnya, yakni mobilitas yang tinggi, yang mana Grameds dapat terhubung dengan banyak orang. Grameds dapat mengatur siapa yang dapat mengakses dokumen mulai dari melihat, memberikan komentar, sampai mengedit.

3. Meningkatkan Kolaborasi Dalam Tim

Tujuan utama dari google workspace yaitu sebagai tools produktivitas pekerjaan yang mana Grameds dapat berkolaborasi dengan banyak orang maupun tim. Sehingga pekerjaan pun akan semakin mudah untuk dilakukan saat tim bekerja sama. Serta rekan tim juga tidak wajib di tempat dan waktu yang sama namun dapat dilakukan dari jarak yang jauh.

4. Dapat Diakses Tanpa Mengenal Waktu dan Jarak

Sebab, mobilitas yang tinggi, google workspace pun dapat diakses tanpa mengenal waktu dan jarak. Kapan dan di mana Grameds berada, tetap dapat memakai google workspace secara mudah.

5. Kompatibel Bagi Semua Perangkat

Kelebihan Google Workspace selanjutnya yaitu cocok untuk semua perangkat, baik itu Chrome OS, Android, Windows, iOS, MacOS, sampai LInux dapat memakai semua aplikasi dalam google workspace.

6. Waktu Aktif

Google Workspace hadir dengan waktu aktif terbaik dan menjadi sistem yang sangat Gramedsl. Google Workspace juga menawarkan perjanjian tingkat layanan (SLA) 99,9% bagi layanan tercakup. Dengan email menjadi bagian penting dari setiap bisnis, Google Workspace tidak mempunyai waktu henti atau periode pemeliharaan terjadwal. Seluruh pusat data mereka dibangun dengan infrastruktur secara baik.

7. Sistem Yang Aman

Google Workspace dibangun diatas google cloud platform yang menawarkan keamanan tertinggi dan dipercaya oleh perusahaan di dunia contohnya HP, Whirlpool, Verizon, dan Salesforce. Google hadir dengan pengetahuan dan keahlian terdepan di industri yang mendukung setiap produk mereka sendiri, termasuk google workspace yang telah terjamin keamanannya.

8. Biaya Rendah

Bila Grameds sekarang ini sedang mencari tools untuk operasional maupun manajemen bisnis, google workspace menjadi salah satu solusinya. Dengan berbagai aplikasi dalam satu platform, google workspace dapat menjadi pilihan untuk Grameds. Harganya yang cukup terjangkau sehingga ini bisa menjadi investasi jangka panjang mengingat platform ini akan dipakai banyak orang dalam tim.

Kekurangan Google Workspace

Grameds sudah mengetahui semua kelebihan yang berhubungan dengan layanan yang diberikan oleh Google. Nantinya, hal lain yang wajib Grameds ketahui sebelum mendaftarkan akun perusahaan di Google Suite yaitu mengenai kekurangan dari layanan satu ini. Semua informasi kekurangan dapat Grameds lihat di bawah ini.

a. Permasalahan Konversi Dokumen

Salah satu kekurangan yang perlu untuk Grameds pertimbangkan yaitu pengguna bisa mengalami masalah yang berhubungan mengenai konversi dokumen. Seperti konversi dokumen non google Suite contohnya dokumen Microsoft menjadi google sheet.

Akan tetapi, sekarang ini tak perlu khawatir lagi, update terbaru google Drive Grameds sudah bisa mengedit file asli dokumen office Microsoft tanpa perlu melakukan konversi ke format google Excel.

b. Fitur Google Meet Terbatas

Grameds wajib mengakui bahwa sekarang ini google meet conference besutan G  Suite masih mempunyai fitur yang terbatas bila dibandingkan dengan aplikasi conference sejenis. Akan tetapi Grameds tak perlu khawatir, di timeline Product Development G Suite sekarang ini kebanyakan tentang fitur Google Meet. Jadi tinggal menunggu waktu untuk fitur-fitur terbaru google meet jadi Grameds tak perlu risau.

c. Koneksi Internet

Aplikasi ini berguna secara normal, penggunanya wajib selalu tersambung dengan internet. Ketika penggunanya berada di daerah kesulitan sinyal internet, maka layanan akan secara langsung mengalami gangguan. Perusahaan yang berada di daerah koneksi internet yang kurang baik, bisa mengalami gangguan ketika memakai layanan.

Sekarang Grameds telah mengetahui semua kelebihan dan Kekurangan Google Workspace. Jika perusahaan yang Grameds jalankan berada di daerah yang mempunyai sinyal internet yang kuat dan mempunyai tim support yang mengetahui tentang instalasi konversi dokumen ke google sheets maka memakai layanan Google Workspace sangat disarankan.

Sejarah Singkat dari Google Workspace

Secara personal tentu Grameds pernah memakai salah satu layanan dari google, layanan-layanan dari google ini biasanya dipakai dalam membantu aktivitas bisnis maupun pekerjaan, semua jenis layanan Google yang sudah membantu Grameds dalam menyelesaikan pekerjaan dinamakan dengan sebutan google workspace.

Tools dan layanan yang saling terintegrasi ini mulanya dikenal dengan sebutan google Suite, akan tetapi sekarang ini berubah nama menjadi google workspace yang sudah dirilis sekitar 12 tahun yang lalu yang mana pada peluncuran tersebut ada google calendar, Gmail, Google page creator, dan google talk, sebab nama G Suite cenderung menunjukkan lingkungan kerja yang tradisional, maka membutuhkan adanya perubahan sesuai dengan perkembangan zaman serba digital seperti saat ini.

G Suite sendiri adalah layanan produktivitas berbasis cloud yang terdiri dari sejumlah aplikasi dengan fitur yang membantu pekerjaan, tetapi saat ini fitur yang masuk kedalam layanan Google Suite versi terbaru sudah bertambah seperti Drive, hangout, google Docs, kontak, kalender, sheets, dan lain sebagainya

Google Workspace sudah menjadi jawaban untuk orang-orang dalam menyelesaikan pekerjaan secara terintegrasi, Grameds juga bisa menemukan perbedaan utama pada google workspace pada google workspace yang pertama adalah fitur yang sudah terintegrasi, keragaman layanan, dan identitas baru.

Demikian pembahasan terkait apa itu Google Workspace? Mulai dari pengertian google Workspace, kelebihan dan Kekurangan Google Workspace. Serta hal lainnya yang berhubungan dengannya. Untuk memahami lebih dalam mengenai apa itu Google Workspace, kamu bisa membaca beberapa rekomendasi buku melalui Gramedia.com.

Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Umam

Sumber: 

https://eraspace.com/artikel/post/kenali-apa-itu-google-workspace-untuk-naikkan-efisiensi-kerja

Baca juga: