Apa itu SOP? Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya

Apa itu SOP? – SOP merupakan sebuah singkatan dari kata Standard Operating Procedure. Apabila diterjemahkan ke bahasa Indonesia memiliki arti yaitu Prosedur Operasi Standar. Lalu sebenarnya apa itu SOP dan apakah manfaat dari SOP?

Standar Operasional Prosedur atau biasa disebut dengan nama SOP merupakan suatu sistem yang dirancang guna menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu pekerjaan. SOP tersebut hadir dengan bentuk seperti dokumen yang berhubungan oleh prosedur yang dilaksanakan secara kronologis guna membantu kamu dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan untuk mendapatkan hasil kerja secara efektif dari pekerja dengan biaya yang rendah.

SOP atau Standar Operasional Prosedur yang telah terstandarisasi dan eksplisit merupakan sebuah aspek penting dari setiap sistem kualitas yang akan melahirkan sebuah kemampuan untuk bekerja secara selaras dan sesuai standar yang sudah ada. SOP yang dirancang secara benar akan menentukanmu dan timmu bekerja dalam proses formal dan terkoordinasi, ini tidak hanya mampu menaikkan produktivitas namun juga mengurangi risiko kesalahan.

Sedangkan setiap orang mungkin ingin melakukan hal yang benar, akan tetapi kerap kali model setiap orang tentang hal yang benar itu memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Hal itu berarti akan menimbulkan hasil akhir yang cenderung beraneka macam sesuai dengan siapa yang mengerjakan tugas tersebut dan persepsi “kebenaran” menurut seseorang secara individu.

Apabila harapan di sebuah organisasi kamu yaitu bahwa setiap orang wajib mengikuti aturan yang sama, maka kamu wajib menjelaskan apa aturan tersebut. Cara terbaik untuk melaksanakan tersebut adalah dengan cara mendokumentasikannya melalui SOP yang benar dan tepat.

Agar kamu dapat mengetahui secara lebih lengkapnya mengenai apa itu SOP dan lainnya. Kamu dapat menyimak penjelasan dibawah ini.

Pengertian SOP

Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan proses dokumentasi yang dimiliki suatu perusahaan untuk memastikan bahwa layanan dan produk disampaikan atau diberikannya secara konsisten setiap waktu.

Pengertian SOP, Secara sederhananya yaitu suatu petunjuk secara tertulis yang memaparkan mengenai langkah-langkah kerja atau bagaimana cara melaksanakan kegiatan dengan rutin.

SOP kerap dipakai untuk menunjukkan kepatuhan terhadap suatu peraturan maupun praktik operasional. Serta guna mendokumentasikan atau mengabadikan bagaimana tugas wajib diselesaikan dalam organisasi kelompok atau individu.

Kerap kali saat sebuah perusahaan sedang tumbuh dan baru memulai, CEO atau tim manajemen cenderung membuat semua keputusan internal. Ketika perusahaan telah mencapai ukuran tertentu, maka bentuk pengambilan keputusan tersebut bisa membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih lanjut sebab CEO atau tim manajemen tidak bisa membuat semua keputusan dalam kerangka waktu yang sesuai atau terhubung dalam setiap aspek bisnis.

Pada hal tersebutlah, SOP umumnya akan menguasai dan berperan menjadi sebuah dokumen yang mengatur, serta mengontrol secara keseluruhan semua proses bisnis. SOP juga bisa sebagai suatu cara yang efektif untuk mengkomunikasikan sebuah perubahan dalam cara bisnis bekerja terhadap karyawan.

Pengertian SOP menurut para ahli

Persyaratan bagi SOP dan formatnya memiliki perbedaan antara satu industri dengan industri lainnya. Persyaratan SOP juga bisa bergantung terhadap jenis aktivitas yang dilakukan oleh setiap organisasi, maupun mengenai peraturan apa yang diatur oleh bisnis tersebut.

Sementara itu, terdapat beberapa pengertian SOP menurut para ahli :

1. Laksmi

Menurut Laksmi (2008:52), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berhubungan dengan prosedur yang dikerjakannya secara kronologis guna menuntaskan suatu pekerjaan yang berfungsi untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari pekerja dengan biaya serendahnya.

2. Sailendra 2015

Menurut Sailendra (2015:11), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman yang dipakai untuk membenarkan bahwa aktivitas operasional organisasi maupun perusahaan dapat berjalan secara baik dan lancar.

3. Moekijat (2008)

Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah urutan mengenai tahapan pelaksanaan suatu pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dikerjakan, bagaimana mengerjakanya, bilamana mengerjakannya, di mana mengerjakannya, dan siapa yang mengerjakannya.

4. Tjipto Atmoko (2011)

Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu panduan atau pedoman yang dipakai untuk mengerjakan sebuah tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi non pemerintah atau pemerintah, non-usaha atau usaha, yang berdasarkan pada administratif, indikator-indikator teknis, dan prosedur kerja, prosedural sesuai tata kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang saling berkaitan.

5. Insani (2010)

Menurut Insani (2010:1), SOP merupakan dokumen yang memuat mengenai serangkaian perintah atau instruksi yang telah dibuat secara tertulis. Kemudian, dibakukan pada berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang terdiri dari cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, dan individu yang terlibat dalam aktivitas.

Fungsi SOP

Setelah memahami mengenai apa itu SOP? Kamu juga dapat mengetahui mengenai apa saja fungsi dari SOP. Terdapat beberapa fungsi SOP yang dapat kamu kenalinya.

Mempunyai prosedur memang bukanlah solusi dari semua masalah dan tidak bisa menjamin kinerja yang sangat baik maupun hasil yang baik. Akan tetapi, dengan membuat SOP, kamu bisa memastikan bahwa kamu mempunyai sistem dan proses kualitas secara terstruktur, karyawan yang berkualitas, dan budaya perusahaan yang dapat memotivasi setiap individu.

SOP, dalam bentuk paling murni tersebut bisa mendukung seseorang yang tepat di lingkungan tepat pula. SOP membantu kamu untuk melakukan evaluasi terhadap apa yang kamu kerjakan, serta juga membantu kamu dalam menentukan bagaimana untuk maju, dan berjalan lancar.

Contohnya, kamu bayangkan jika organisasi kamu ingin menetapkan software akuntansi baru. Guna menentukan software tersebut, apa yang harus dibeli, kamu wajib tahu mengenai bagaimana karyawan kamu akan memakai software tersebut dan bagaimana hal tersebut akan memberikan dampak bagi proses bisnis kamu.

Apabila kamu mempunyai SOP secara lengkap dan menyeluruh, maka kamu bisa memakainya untuk memberikan evaluasi pada kekuatan dan kelemahan software akuntansi yang baru. Dengan seluruhnya memahami proses kamu saat ini, kamu akan membuat pilihan terbaik untuk organisasi kamu.

SOP merupakan alat bisnis yang bermanfaat sebab mengkomunikasikan cara yang benar dalam menjalankan suatu aktivitas pada organisasi kamu. Standar Operasional Prosedur memberikan fungsi bagi bisnis kamu, diantaranya adalah:

a. Konsistensi

Fungsi pertama SOP bagi bisnis kamu yaitu konsisten. Hal itu dikarenakan bahwa dengan kamu memberlakukan SOP secara konsistensi ketika mengerjakan segala tugas maupun aktivitas tertentu. Maka, konsistensi tersebut dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah pada kualitas yang telah diberikan.

b. Reduksi kesalahan

Fungsi kedua SOP bagi bisnis kamu yaitu reduksi kesalahan. Standar Operasional Prosedur yang telah tertulis tersebut mencangkup serangkaian perintah atau instruksi untuk melaksanakan tugas. Selama tim kamu dan individu melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang tertulis, maka terdapat peluang cukup besar untuk mengurangi kesalahan.

c. Komunikasi

Fungsi ketiga SOP bagi bisnis kamu yaitu komunikasi. Alasan suatu perusahaan membutuhkan SOP bagi tim maupun individu yaitu untuk kebutuhan komunikasi. Dengan evaluasi yang dilaksanakan pada prosedur operasi diperbarui, proses, dan setiap pembaruan yang membutuhkan pelatihan baru. Memperbarui SOP dengan memberikan sebuah metode yang digunakan untuk mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawannya.

Manfaat SOP

Menciptakan lebih banyak struktur dalam kegiatan bisnis kamu bisa dengan dramatis menaikkan produktivitas dan mengurangi biaya. Tidak setiap organisasi akan memperoleh manfaat dari standarisasi seperti ini.

Sebab itu semua bergantung pada kamu, manajer maupun pemilik bisnis yang menentukannya apakah terdapat proses kerja yang bisa diaplikasikannya setiap hari di dalam perusahaan kamu dan apakah ada baiknya mengajarkan proses-proses tersebut terhadap karyawan lewat SOP.

Terdapat beberapa manfaat yang cukup banyak, dan bisa diwujudkannya dengan menjadikan proses standarisasi sebagai dokumentasi atau berkas yang menyimpan SOP formal pada organisasi kamu. Berikut ini adalah manfaat yang dapat kamu dapatkan, apabila kamu menerapkan SOP bagi bisnis kamu:

1. Keterbukaan Informasi

Salah satu SOP yang baik adalah dengan memberikan individu segala informasi kesehatan, keselamatan, lingkungan, dan operasional yang dibutuhkannya guna melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar.

Dengan menempatkan nilai pada produksi sedangkan kamu mengabaikan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan. Maka akan dapat berisiko pada jangka panjangnya. Untuk itu, lebih baiknya yaitu kamu melakukan orientasi dan melatih para karyawan dalam segala aspek ketika melaksanakan pekerjaan tersebut, ketimbang kamu harus menghadapi sebuah kecelakaan, litigasi ataupun denda nantinya.

2. Tetap Konsisten

Fungsi SOP yang kedua yaitu tetap konsisten. Standar Operasional Prosedur juga akan memastikan bahwa operasi produksi dilaksanakannya tersebut harus secara konsisten. Hal itu dikarenakan guna menjaga pengelolaan kualitas proses dan produk.

Oleh sebab itu, konsumen menginginkan individu dari perusahaan tetap memberikan produk dengan spesifikasi, dan kualitasnya secara konsisten. SOP menentukan tahapan-tahapan pekerjaan yang dapat dipakai guna membantu menstandarkan kualitas produk.

3. Penyesuaian Jadwal

SOP memastikan bahwa suatu proses yang berlanjut tanpa adanya gangguan dan dapat terselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukannya. Serta dengan mengikuti SOP tersebut, dapat membantu kamu untuk menghindari pemadaman proses yang dikarenakan oleh kerusakan fasilitas atau kegagalan peralatan lainnya.

4. Mereduksi Kegagalan

Guna memastikan bahwa tidak adanya suatu kegagalan yang terjadi dalam proses, dan pembuatan lainnya yang dapat membahayakan siapa saja di komunitas maupun organisasi sekitar, maka perlunya membuat SOP. Dengan mengikuti panduan kesehatan dan juga lingkungan akan memastikan terhadap bahaya yang mengancam lingkungan sekitar dan membuat kemarahan masyarakat.

5. Kepatuhan Terhadap Hukum

SOP juga memastikan bahwa prosedur yang sudah disetujui tersebut wajib diikuti sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. SOP yang telah ditulis dengan baik berperan guna memastikan bahwa peraturan pemerintah sudah dipenuhi. Standarisasi juga menunjukkan niat baik dari perusahaan untuk beroperasi dengan benar dan tepat.

Kegagalan dalam menulis dan menggunakan SOP yang tepat hanya akan bisa memberikan sinyal terhadap pemerintah bahwa bisnis yang kamu miliki tidak serius memenuhi kepatuhan.

6. Sebagai Standar Pelatihan

Manfaat SOP yang selanjutnya yaitu sebagai standar pelatihan. SOP juga memiliki tujuan sebagai sebuah dokumen pelatihan untuk manajemen lain dalam mengetahui proses pembuatan SOP. SOP menyeluruh dapat dipakai sebagai dasar dalam memberikan pelatihan standar bagi karyawan baru dalam pekerjaan tertentu dan bagi mereka yang memerlukan pelatihan ulang.

7. Peningkatan Keterampilan Kerja

Standarisasi juga memiliki manfaat sebagai daftar periksa bagi rekan kerja yang mengamati kinerja guna memperkuat kinerja yang tepat. Proses memperhatikan sesama pekerja secara aktif berperan dengan satu pekerja yang lain pada semua aspek kinerja pekerjaan secara baik.

Ketika menjabarkan prosedur yang benar dalam SOP yang baik, rekan kerja manapun dapat memakai SOP tersebut guna melatih lainnya serta membantu meningkatkan keterampilan dalam kerja.

8. Membantu Auditor Manajemen

Selain itu, SOP juga memiliki manfaat sebagai daftar periksa untuk auditor. Penilaian kinerja merupakan proses yang serupa dengan pengamatan yang dijelaskannya pada sebelumnya, hanya saja umumnya melibatkan pencatatan. SOP harus berfungsi sebagai dasar yang kuat saat mengembangkan daftar periksa audit secara terperinci atau ringkas.

9. Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja

SOP bertindak sebagai sebuah historis tentang mengapa, bagaimana dan kapan langkah dalam proses yang telah ada. Ini memberikan dasar faktual guna merevisi langkah-langkah tersebut saat suatu proses diubah. SOP tertulis dikelola dengan benar bisa menceritakan pengalaman terbaik.

10. Pertimbangan Untuk Memperbaiki Keadaan

SOP juga berperan sebagai pemahaman mengenai tahapan-tahapan dalam proses peninjauan dalam investigasi kecelakaan. Meskipun kecelakaan tidak selalu menguntungkan, akan tetapi itu sebagai peluang untuk belajar bagaimana memperbaiki kondisi. SOP yang baik memberikan kamu dasar untuk mengawali penyelidikan kecelakaan.

Sedangkan, Menurut pemaparan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

1. Sebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian.

2. SOP membantu staf menjadi mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasi tanggung jawab tertentu ketika melaksanakan tugas.

4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret guna memperbaiki kinerja serta membantu memberikan evaluasi terhadap usaha yang sudah dilakukan.

5. Menciptakan bahan-bahan training yang bisa membantu pegawai baru agar dapat cepat melaksanakan tugasnya.

6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang efisien dan dikelola secara baik.

7. Menyediakan panduan untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam melakukan pemberian pelayanan sehari-hari.

8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pada pemberian pelayanan.

9. Membantu penyelesaian terhadap kesalahan prosedur dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan tersebut tetap berjalan secara baik dalam berbagai situasi.

Contoh SOP

Setiap bisnis mempunyai pasar yang unik, setiap pengusaha mempunyai gaya kepemimpinan yang berbeda-beda, dan setiap industri mempunyai praktik terbaik versinya sendiri. Tidak ada dua bisnis yang mempunyai daftar SOP yang identik. Berikut ini adalah contoh daftar dari beberapa SOP yang sering kamu jumpainya pada sebagian bisnis, dan mungkin kamu dapat mempertimbangkan untuk menggunakannya bagi bisnis kecil kamu.

1. Produksi atau Operasi

• Menyusun tahapan-tahapan berupa lini produksi.
• Standar perawatan bagi peralatan, dan prosedur untuk inspeksi.
• Cara pelatihan bagi karyawan baru.

2. Administrasi dan Keuangan

• Cara mengelola piutang dagang, pembayaran, dan proses penagihan.
• Pengelolaan proses utang dagang dengan cara memaksimalkan arus kas sembari memenuhi
• semua batas akhir waktu pembayaran.

3. Penjualan, Pemasaran dan Layanan Pelanggan

• Aturan persetujuan komunikasi eksternal, seperti iklan, siaran pers, media sosial, dan lain sebagainya.
• Cara untuk melakukan suatu persiapan penawaran harga
• Standarisasi proses pengiriman layanan, diantaranya yaitu waktu response.
• Aturan garansi, kebijakan pertukaran, atau pengembalian uang.
• Aturan dan penyelesaian keluhan, atau cara pengakuan, hingga saran, dan komentar pelanggan

4. Mempekerjakan Staf

• Gambaran pekerjaan
• Kebijakan orientasi dan pelatihan bagi karyawan.
• Daftar tindakan disiplin, dan korektif.
• Pengelolaan ulasan kinerja.
• Aturan pemakaian internet dan media sosial sebagai tujuan bisnis.

Itulah beberapa penjelasan mengenai apa itu SOP beserta manfaat yang didapatkan. Semoga kamu dapat menerapkannya di perusahaan agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan baik dan maksimal.

Baca juga artikel terkait “Apa itu SOP?” :

• Apa itu People Power?
• Apa itu Database?
• Apa itu Cinta?
• Apa itu Cinta Monyet?
• Apa itu Self Control?
• Apa itu Self Harm?
• Apa itu Podcast?
• Apa itu Anti Sosial?
• Apa itu Public Speaking?
• Apa itu Aquascape?
• Apa itu NFC?