Jelajahi Buku Microsoft Access dari Gramedia yang disusun berdasarkan rekomendasi Gramedia

Jelajahi Buku Microsoft Access dari Gramedia. Buku disusun berdasarkan rekomendasi Gramedia.

Selengkapnya

Microsoft Office tentu menjadi istilah yang sudah tidak asing lagi bagi seseorang yang pernah mengoperasikan sebuah komputer. Microsoft Office memiliki memiliki berbagai aplikasi yang telah dikenal dan banyak digunakan oleh masyarakat di seluruh dunia. Berbagai aplikasi dari Microsoft Office memiliki fungsi dan manfaat masing-masing. Beberapa program aplikasi Microsoft Office yang mungkin sudah menjadi sangat familiar, yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point. Ketiga aplikasi Microsoft Office tersebut sudah sangat melekat dalam kegiatan masyarakat sehari-hari, baik yang bersifat profesional maupun personal.

Aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point menjadi aplikasi yang sangat sering dimanfaatkan dalam bidang pendidikan maupun pekerjaan. Namun, selain ketiga aplikasi tersebut, terdapat beberapa aplikasi lain dari Microsoft Office yang menarik untuk digunakan. Salah satu dari aplikasi Microsoft Office tersebut adalah Microsoft Access. Microsoft Access mungkin masih terdengar asing bagi sebagian orang, tetapi aplikasi ini cukup dikenal dalam bidang bisnis, perkantoran, dan programmer. Microsoft Access tentu memiliki fungsi yang berbeda dari aplikasi Microsoft Office lainnya. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai program aplikasi Microsoft Access.

 

Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access merupakan sebuah perangkat lunak atau aplikasi yang menjadi bagian dari paket program Microsoft Office yang dikhususkan sebagai pengolah basis data atau dikenal dengan database. Microsoft Access juga dapat diartikan sebagai sebuah program aplikasi basis data atau database komputer relasional dari Microsoft Office yang dapat dimanfaatkan oleh kalangan rumahan dan perusahaan, mulai dari perusahaan kecil hingga menengah.

Database sendiri merupakan kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan dan dapat digunakan sebagai masukan yang akan diolah untuk menghasilkan informasi. Database terdiri dari satu atau lebih dari satu tabel yang dapat diolah dengan menambah, mengganti, menghapus, dan mengedit data.

Microsoft Access menjadi aplikasi yang dapat digunakan untuk merancang, membuat, dan mengolah berbagai jenis data yang memiliki kapasitas berukuran besar. Microsoft Access menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine dengan tampilan grafis yang intuitif sehingga dapat memudahkan para pengguna dalam mengoperasikannya.

Microsoft Access dapat memudahkan proses sortir pengaturan data, pembuatan tabel data, serta pembuatan laporan data kegiatan sehari-hari, seperti menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. Data yang dikerjakan dalam program aplikasi Microsoft Access dapat disimpan dalam berbagai format, seperti Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, serta kontainer basis data lain yang mendukung standar ODBC.

Microsoft Access juga dapat dimanfaatkan oleh para programmer dalam membangun atau mengembangkan perangkat lunak atau aplikasi, baik yang bersifat kompleks maupun yang bersifat sederhana. Microsoft Access mendukung teknik pemrograman yang berorientasi pada objek, tetapi tidak dapat masuk dalam kelompok perangkat bantu pemrograman yang berorientasi pada objek.

 

Sejarah Microsoft Access

Microsoft Access 1.0 menjadi versi aplikasi Microsoft Access yang pertama kali dirilis oleh Microsoft pada bulan November 1992. Satu tahun kemudian, tepatnya pada tahun 1993, Microsoft merilis versi 2.0 dari Microsoft Access. Terdapat spesifikasi minimum yang ditetapkan oleh Microsoft untuk dapat menjalankan aplikasi Microsoft Access 2.0 ini. Beberapa di antaranya, yaitu komputer minimal harus memiliki sistem operasi Microsoft Windows 3.0, memiliki RAM dengan kapasitas 4 MB atau lebih disarankan dengan kapasitas 6 MB, serta memiliki ruang kosong harddisk sebesar 8 MB atau lebih disarankan sebesar 14 MB.

Microsoft Access 2.0 hadir dengan dilengkapi tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 MB. Versi aplikasi ini dapat berjalan dengan sangat baik pada sebuah basis data atau database dengan banyak record. Akan tetapi, ditemukan beberapa kasus tertentu, di mana data dapat mengalami kerusakan. Kerusakan data tersebut dapat disebabkan oleh berbagai hal, seperti ukuran basis data yang melebihi kapasitas yang ada serta driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode yang pertama kali digunakan oleh Microsoft Access adalah Cirrus. Nama kode yang dimiliki Microsoft Access tersebut kemudian mengalami perkembangan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic. Mesin yang digunakan sebagai pembuat form antarmuka dinamakan dengan “Ruby”.

Bill Gates kemudian memutuskan untuk mengembangkan komponen bahasa pemrograman Basic setelah melihat prototype tersebut. Komponen bahasa pemrograman ini dikembangkan secara bersamaan sebagai suatu program terpisah, tetapi dapat diperluas. Proyek tersebut kemudian dinamakan sebagai Thunder. Kedua proyek tersebut kemudian dikembangkan secara terpisah. Mesin pembuat form yang digunakan oleh kedua proyek tersebut tidak cocok satu sama lain. Karena itu, Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

 

Versi Microsoft Access

Berikut adalah beberapa versi yang dimiliki oleh Microsoft Access dengan tahun rilis dan sistem operasi yang didukung.

• Microsoft Access 1.0 dirilis pada tahun 1992. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows.
• Microsoft Access 2.0 dirilis pada tahun 1993. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows dan dengan versi Microsoft Office 4.3 Professional.
• Microsoft Access for Windows 95 dirilis pada tahun 1995. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows 95 dan Windows NT3.51 serta dengan versi Microsoft Office 95 Professional.
• Microsoft Access 97 dirilis pada tahun 1997. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows 95/98 dan Windows NT 3.51/NT 4.0 serta dengan versi Microsoft Office 97 Professional.
• Microsoft Access 2000 dirilis pada tahun 1999. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows 98/Me dan Windows NT 4.0/2000 serta dengan versi Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional.
• Microsoft Access 2002 dirilis pada tahun 2001. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows 98/Me dan Windows NT/2000/XP serta dengan versi Microsoft Office XP Professional.
• Microsoft Access 2003 dirilis pada tahun 2003. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003 dan dengan versi Microsoft Office System 2003.
• Microsoft Access 2007 dirilis pada tahun 2007. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas) dan dengan versi Microsoft Office System 2007.
• Microsoft Access 2010 dirilis pada tahun 2010. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows XP (Service Pack 3)/Windows Server 2003 R2(32-bit)/Windows Server 2008(32-bit atau 64-bit)/Windows Vista (Service Pack 1)/Windows 7 dan dengan versi Microsoft Office Professional 2010.
• Microsoft Access 2013 dirilis pada tahun 2012. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows Vista/Windows 7/Windows 8/Windows 8.1/Windows 10 dan dengan versi Microsoft Office Professional 2013.
• Microsoft Access 2016 dirilis pada tahun 2016. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows Vista/Windows 7/Windows 8/Windows 8.1/Windows 10 dan dengan versi Microsoft Office Professional 2016.
• Microsoft Access 2019 dirilis pada tahun 2019. Versi Microsoft Access ini didukung dengan sistem operasi Microsoft Windows 10 dan dengan versi Microsoft Office Professional 2019.

 

Fungsi Microsoft Access

Pada dasarnya, Microsoft Access memiliki fungsi untuk mengolah data yang mirip dengan fungsi dari Microsoft Word dan Excel. Namun, pengolahan data dalam Microsoft Access lebih ditekankan pada pelaku bisnis, organisasi, perusahaan, programmer, dan lain sebagainya. Berikut adalah beberapa fungsi yang dimiliki oleh Microsoft Access.

1. Dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan.
2. Dapat digunakan untuk membuat program aplikasi penyimpanan buku perpustakaan.
3. Dapat digunakan untuk membuat form dan sub-form
4. Dapat digunakan untuk membuat database atau basis data.
5. Dapat digunakan untuk membuat program aplikasi gaji pegawai.
6. Dapat digunakan untuk membuat program aplikasi kehadiran.
7. Dapat digunakan untuk membuat program aplikasi jadwal atau jumlah peserta didik.
8. Dapat digunakan untuk membuat program aplikasi persediaan barang.

 

Tipe Data Microsoft Access

Dalam Microsoft Access terdapat berbagai tipe data yang dapat digunakan untuk membuat tabel. Tipe data harus digunakan dengan tepat untuk mempermudah proses pengolahan data nantinya. Berikut adalah beberapa tipe data dalam Microsoft Acces yang perlu diketahui.

1. Memo atau Long Text merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk data alfanumerik, seperti huruf, angka, dan simbol. Maksimal panjang karakter yang dapat digunakan adalah 64.000. Jumlah karakter yang ingin ditampilkan dapat dibatasi dengan cara mengatur file size pada bagian bawah.
2. Text atau Short Text merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk data alfanumerik, seperti huruf, angka, dan simbol, tetapi jumlah maksimal karakter hanya mencapai 255.
3. Date atau Time merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk menyimpan data berupa tanggal, bulan, dan tahun. Dalam tipe data ini dapat dipilih format waktu pada bagian bawah.
4. Number: yaitu untuk menyimpan data numeric yang akan berfungsi untuk proses perhitungan matematik
5. Currency merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk menyimpan nilai nominal dan data keuangan.
6. Autonumber merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk mengisi nilai atau angka secara otomatis. Microsoft Acces akan membuat nomor secara berurut dalam setiap record jika menggunakan long integer pada file size. Sementara itu, jika menggunakan Replication ID, Microsoft Access akan membuat sebuah nomor unik secara otomatis dalam setiap record.
7. Attachment merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk melampirkan sebuah gambar, dokumen, musik MP3, dan video.
8. Hyperlink merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk membuat sebuah link atau tautan yang dapat menghubungkan pada suatu situs atau file.
9. Lookup Wizard merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk membuat sebuah drop box yang menampilkan data pada sebuah field dan tabel yang berbeda serta dapat membuat data pilihan sendiri.
10. OLE Objek merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk objek eksternal, seperti gambar dan foto.
11. Calculated merupakan tipe data yang dapat digunakan untuk menunjukan data hasil perhitungan antara beberapa field. Saat tipe data calculated dipilih, expression builder akan terbuka secara otomatis dan sebuah rumus penjumlahan dapat dituliskan pada bagian tersebut.

 

Kelebihan Microsoft Access

Berikut adalah beberapa kelebihan yang dimiliki program aplikasi Microsoft Acces.

1. Microsoft Access memiliki tampilan yang dapat memudahkan pengguna untuk mengoperasikannya.
2. Microsoft Access mudah untuk diintegrasikan karena dapat berfungsi dengan baik di berbagai program aplikasi berbasis Windows.
3. Microsoft Access dapat memudahkan pengguna dalam proses mengimport data.
4. Microsoft Access dapat mempermudah proses pekerjaan yang berat dan melelahkan serta dapat menghemat waktu dan tenaga.

 

Kekurangan Microsoft Access

Berikut adalah beberapa kekurangan yang dimiliki program aplikasi Microsoft Acces.

1. Microsoft Access memiliki kapasitas penyimpanan yang cukup terbatas, yaitu hanya mampu menampung data hingga 2 GB.
2. Microsoft Access merupakan aplikasi berbayar.