Mudah! Simak Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Cara membuat kop surat di word – Kop surat menjadi salah satu komponen penting dalam sebuah surat. Di mana di dalam kop surat biasanya akan berisikan tentang informasi penting. Mulai dari nama, alamat, nomor kantor suatu lembaga (baik itu lembaga pemerintahan atau swasta), badan usaha dan lain sebagainya.

Selain  itu adanya, kop surat juga menjadi salah satu aturan surat yang dibuat akan memiliki sifat resmi atau tidak. Dahulu kala sebelum penggunaan komputer bisa semasif seperti saat ini, cara membuat kop surat masih dilakukan secara manual yaitu dengan bantuan mesin tik.

Di mana metode pembuatan kop surat dengan menggunakan mesin tik dinilai kurang efektif bahkan terkesan merepotkan. Pada masa-masa itu proses pembuatan kop surat juga memerlukan waktu yang cukup lama karena memang harus menghitung jumlah huruf dan juga spasi.

Namun, seiring berjalannya waktu dan bekermbanganya dunia teknologi, proses pembuatan kop surat juga begitu mudah bahkan terkesan begitu praktis. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan software Microsoft Word yang ada di perangkat PC maupun laptop.

Pengertian Surat Resmi

Nah, sebelum kita membahas tentang cara membuat kop surat di Word. Akan lebih baik kita juga mempelajari apa itu surat resmi. Sebab, kop surat adalah salah satu komponen yang ada di dalam surat resmi.

Surat resmi adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu. Baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi bisa menggunakan surat resmi dalam proses komunikasi satu sama lain secara resmi.

Dalam tahap pembuatannya, surat resmi akan ditulis dengan kaidah serta aturan yang memang sudah ditentukan. Misalnya seperti penggunaan bahasa baku, isi surat wajib jelas serta efektif dan juga harus ditulis secara cermat sesuai dengan keperluan.

Meski surat resmi bisa digunakan untuk keperluan pribadi, tetapi penulisan surat resmi harus sesuai dengan format dan aturan khusus.

Pengertian Kop Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, kop surat adalah bagian atas surat yang di dalamnya berisikan tentang informasi penting. Beberapa informasi penting tersebut bisa seperti nama, alamat, nomor kantor pemerintahan atau swasta, badan usaha maupun sebagainya. Selain itu, kop surat juga bisa menjadi salah satu syarat dari surat resmi.

Membuat Kop Surat Dengan Microsoft Word

Sebelum dunia teknologi maju saat ini, dahulu proses pembuatan kop surat sangat memakan waktu sekali. Bahkan, dalam membuat kop surat juga masih menggunakan mesin tik yang mana dalam proses pembuatannya harus menghitung jumlah karakter dan spasi satu kalimat.

Namun, seiring berjalannya waktu dan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sehingga turut mempermudah proses pembuatan kop surat. Salah satunya dengan memanfaatkan software Microsoft Word yang bisa digunakan sebagai pengetikan segala jenis tulisan dengan lebih mudah dan cepat.

Bahkan, bisa dibilang kalau membuat kop surat yang sebelumnya memakan waktu lama, ketika menggunakan Microsoft Word tak sampai satu jam sudah jadi. Itu artinya, kemajuan teknologi memberikan dampak yang positif dalam proses pembuatan surat maupun komponennya seperti kop surat.

Sebenarnya, Microsoft Word dalam versi apapun itu sudah menyediakan template kop surat secara gratis. Akan tetapi, karena template kop surat yang disediakan oleh Microsoft Word biasanya sudah diatur secara default, maka jarang sekali fitur template kop surat bawaan Microsoft Word digunakan oleh kebanyakan orang.

Oleh karena itu, diperlukan cara membuat kop surat di Word. Nah, salah satu cara yang bisa digunakan adalah dengan memanfaatkan fitur line dalam proses pembuatan kop surat di Microsoft Word.

 

Meski begitu, tak semua orang tahu cara membuat kop surat di Word dengan lebih cepat yang memanfaatkan header. Bagi mereka yang bekerja dalam bidang administrasi dan memang kerap membuat surat memang tidak asing dengan header. Namun, bagi orang awam membuat kop surat dengan header Microsoft Word adalah hal yang cukup baru.

Ada beberapa tahapan dalam membuat kop surat dengan fitur header Microsoft Word. Nah, agar Anda tidak kesulitan lagi, berikut adalah cara membuat kop surat di Word dengan memanfaatkan fitur header.

1. Buka software Microsoft Word.
2. Masuk ke dalam menu Insert.
3. Pilih menu Header&Footer.
4. Klik menu Header.
5. Ketikan kop surat sesuai dengan kebutuhan.

Nantinya, Anda bisa memasukkan beberapa informasi penting yang dibutuhkan pada kop surat pada bagian header lembar kerja Microsoft Word. Misalnya, seperti alamat, nama, logo maupun informasi penting lain yang memang perlu masuk ke dalam bagian kop surat dan dimasukkan ke dalam bagian header, maka secara otomatis kop surat yang Anda buat akan tersusun secara rapi.

Fitur header pada Microsoft Word memang menjadi salah satu kunci penting dalam proses pembuatan kop surat. Selain cepat, para pengguna Microsoft Word juga bisa membuat kop surat resmi milik tempat ia bekerja yang juga bisa digunakan secara berulang kali.

Memahami Fungsi Header Microsoft Word

pixabay

Sebelumnya telah dijelaskan bagaimana cara membuat kop surat di Word dengan memanfaatkan fungsi header. Di mana sebenarnya fungsi dari header Microsoft Word terbilang cukup beragam dan tak hanya sekadar untuk membuat kop surat saja.

Tentunya penting bagi Anda untuk tahu bagaimana fungsi yang dimiliki oleh header Microsoft Word. Sebab, ketika Anda sudah tahu fungsinya, maka Anda akan semakin mudah memanfaatkan header Microsoft Word sebagaimana mestinya dan tentunya pekerjaan Anda di Word juga akan semakin cepat.

Header sendiri adalah sebuah area yang ada pada bagian margin atas pada semua lembar kerja Microsoft Word. Area kosong bagian atas atau header ini kebanyakan dimanfaatkan sebagai area penulisan kop surat.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika fungsi header Microsoft Word tak hanya bisa digunakan untuk membuat kop surat saja, tetapi fungsi header juga cukup beragam, mulai dari penulisan nama, alamat, nomor kontak bahkan hingga sampai memberikan nomor halaman di area atas saja bisa dilakukan pada header Microsoft Word.

Bahkan, tak jarang pada beberapa karya tulis tertentu, judul buku dan juga penomoran halaman akan diletakkan pada bagian header. Menariknya, Anda hanya perlu membuat satu kali pada halaman kerja pertama, maka akan secara otomatis informasi yang Anda buat tersebut muncul di halaman berikutnya.

Selain itu, untuk penomoran halaman saja Anda hanya perlu memasukkan satu kali angka pada lembar berikutnya dan secara otomatis pada bagian lembar halaman berikutnya akan memiliki angka lanjutan dari halaman pertama. Tak hanya itu saja, pasalnya logo maupun gambar juga bisa disisipkan pada header Microsoft Word. Tentunya hal tersebut akan menjadikan dokumen yang Anda buat tampak lebih menarik dibandingkan lainnya.

 

Fungsi Footer Microsoft Word

Microsoft Word tak hanya menyediakan fitur header saja, tetapi Microsoft Word juga menyediakan fitur footer. Sebenarnya, perbedaan yang paling mudah dari footer dan header adalah pada tata letaknya.

Jika header ada di bagian atas, maka footer akan berada di bagian bawah lembar kerja dokumen Microsoft Word. Footer sendiri merupakan sebuah area yang berada di bagian bawah margin halaman lembar kerja Microsoft Word.

Fungsi utama fitur footer Microsoft Word adalah untuk menambahkan informasi pada bagian tersebut. Misalnya adalah seperti penulisan nomor halaman karya ilmiah seperti jurnal makalah dan skripsi biasanya akan memanfaatkan fungsi footer Microsoft Word.

Selain itu, footer Microsoft Word juga bisa digunakan untuk menuliskan catatan kaki. Catatan kaki sendiri adalah sebuah informasi tambahan yang memuat asal kutipan diambil, arti kata yang dinilai sukar dipahami, identitas sumber rujukan dan lain sebagainya.

Perbedaan Header dan Footer Microsoft Word

Setelah memahami fungsi fitur header dan footer Microsoft Word, tentunya jika bicara tentang perbedaan keduanya Anda juga sudah tahu. Namun, dalam poin ini akan dijelaskan lebih lanjut lagi mengenai perbedaan fitur header dan footer Microsoft Word.

Perbedaan paling utama dari kedua fitur Microsoft Word adalah pada tata letaknya. Jika header terletak pada area atas lembar kerja Microsoft Word, maka untuk footer akan berada pada bagian bawah lembar kerja Microsoft Word.

Perbedaan kedua dari header dan footer Microsoft Word adalah dari fungsinya. Header Microsoft Word lebih kerap digunakan untuk menampilkan informasi seperti judul, nama, bab dan lainnya. Selain itu, header juga kerap digunakan untuk membuat bagian kop surat. Tak bisa dimungkiri jika membuat kop surat di Microsoft Word memang paling mudah dengan memanfaatkan fitur header.

Sedangkan untuk footer Microsoft Word biasanya lebih banyak digunakan untuk membuat penulisan nomor halaman maupun catatan kaki.

Alternatif Cara Membuat Kop Surat Pada Versi Microsoft Word Yang Berbeda

pixabay

Sebelumnya telah dijelaskan cara membuat kop surat di Word dengan memanfaatkan fitur header. Sebenarnya pada penjelasan kali ini masih sama dengan memanfaatkan fitur header Microsoft Word. Namun, yang membedakan adalah terkait dengan versi Microsoft Word yang digunakan.

Tentunya Anda juga tahu jika sampai saat ini Microsoft Word memiliki versi yang berbeda-beda. Di mana setiap versi akan memberikan beberapa langkah yang berbeda dalam menggunakan fitur footer Microsoft Word.

Dalam poin ini akan dijelaskan cara membuat kop surat pada Microsoft Word versi 2007, 2010 dan 2013. Bagi Anda yang memiliki salah satu versi Microsoft Word tersebut, maka Anda bisa menyimak cara membuat kop surat yang ada di bawah ini.

• Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2007

Microsoft Word versi 2007 biasanya paling umum ada di perangkat PC lembaga-lembaga tertentu. Tentunya Microsoft Word 2007 bisa membantu Anda untuk membuat kop surat dengan lebih mudah dan cepat.

Adapun cara membuat kop surat di Microsoft Word 2007 adalah sebagai berikut ini.

1. Buka terlebih dahulu software Microsoft Word 2007 yang ada di perangkat PC Anda.
2. Masuk ke dalam menu Insert.
3. Jika sudah Anda bisa memilih menu Header & Footer.
4. Selanjutnya pilih Header.
5. Lanjutkan dengan menggunakan pilihan Blank.
6. Lanjutkan rata tengah dengan menggunakan kombinasi tombol Ctrl + E.
7. Masukkan informasi perusahaan yang wajib ada di dalam kop surat.
8. Sisipkan logo dengan menu Picture.
9. Sesuaikan ukuran logo dan secara otomatis kop surat tersebut akan muncul pada bagian lembar halaman Microsoft Word.
10. Klik Save agar template kop surat tersebut tersimpan dan bisa digunakan kapanpun.

Nah, itulah beberapa cara mudah membuat kop surat dengan bantuan Microsoft Word 2007.

• Cara Membuat Kop Surat Di Microsoft Word 2010

Berikutnya adalah cara membuat kop surat di Microsoft Word 2010. Ada beberapa langkah yang bisa Anda terapkan dalam membuat kop surat di Microsoft Word adalah sebagai berikut ini.

1. Buka software Microsoft Word 2010
2. Jika sudah terbuka lanjutkan dengan membuat dokumen baru.
3. Atur ukuran kertas dan margin sesuai dengan kebutuhan.
4. Lanjutkan dengan klik dua kali pada bagian atas lembar halaman dan masuk ke dalam menu Design.
5. Jika sudah, aktifkan pilihan Different First Page.
6. Manfaatkan fitur align center untuk menjadikan posisi teks berada di tengah bagian header Microsoft Word.
7. Masukkan informasi yang ada di kop surat.
8. Sisipkan logo dengan menggunakan menu picture.
9. Atur posisi logo.
10. Buat garis pembatas dengan memanfaatkan menu Borders and Shading.
11. Pilih garis yang akan digunakan dan klik Ok jika sudah.
12. Selesai

• Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2013

Jika Anda menggunakan Microsoft Word versi 2013, maka cara membuat kop surat dengan Microsoft Word 2013 adalah sebagai berikut ini.

1. Buka software Microsoft Word 2013.
2. Lanjutkan dengan membuat dokumen baru dan atur ukuran kertas serta margin sesuai dengan kebutuhan.
3. Klik dua kali pada bagian atas lembar kerja dan masuk ke dalam menu Design.
4. Gunakan pilihan Different First Page.
5. Manfaatkan fitur align center agar tulisan bisa berada di tengah bagian header Microsoft Word.
6. Lanjutkan dengan memasukkan informasi penting pada kop surat.
7. Sisipkan logo dengan memanfaatkan menu Picture.
8. Atur posisi dan ukuran gambar logo.
9. Buat gari pembatas dengan memanfaatkan menu Borders and Shading.
10. Pilih garis dan klik Ok.
11. Selesai

Struktur Kop Surat

Setelah sebelumnya kita membahas tentang cara membuat kop surat di Word sekaligus memahami apa saja fungsi dari fitur footer maupun header di Microsoft Word. Berikutnya kita akan kembali membahas mengenai kop surat. Namun, pada bagian ini kita akan lebih fokus tentang struktur kop surat.

Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan dan dibuat untuk urusan dan juga kepentingan yang bersifat formal. Dimana surat resmi biasa dibuat oleh lembaga pemerintahan, lembaga swasta, organisasi, badan usaha, perusahaan, sekolah, universitas dan lain sebagainya.

Karena bersifat resmi, maka surat resmi juga memiliki beberapa bagian penting di dalamnya. Salah satunya adalah adanya kop surat. Pada umumnya, kop surat memiliki fungsi untuk menunjukan sebuah informasi penting dari sebuah lembaga atau organisasi.

Jika sebuah surat dibuat tanpa menggunakan kop surat, maka surat tersebut tidak akan bersifat resmi. Adapun beberapa struktur atau bagian penting yang harus ada di dalam kop surat adalah sebagai berikut.

1. Logo lembaga atau organisasi.
2. Nama lembaga atau organisasi.
3. Alamat lembaga atau organisasi.
4. Nomor telepon lembaga atau organisasi.
5. Nomor faximile lembaga atau organisasi.
6. Alamat email lembaga atau organisasi.

Beberapa bagian yang ada di atas akan masuk ke dalam kop surat yang juga memiliki fungsi yang sangat penting. Ketika bagian kop surat terisi dengan beberapa informasi penting tersebut, maka para penerima surat akan lebih mudah tahu dari mana surat tersebut berasal.

Selain itu isi dari kop surat juga harus jelas dan mudah dibaca karena memang akan menyangkut identitas perusahaan maupun lembaga. Jika data yang dimasukkan ke dalam kop surat tidak jelas, sudah pasti para penerima akan memiliki keraguan terhadap keaslian surat tersebut.

Salah satu dampaknya adalah nama lembaga atau perusahaan akan menjadi buruk. Oleh karena itu sebelum membuat surat resmi, pastikan terlebih dahulu informasi yang Anda dapatkan memang benar-benar lengkap dan valid.  Dengan begitu Anda akan makin mudah membuat surat resmi serta pada bagian kop surat.

Nah, itulah ulasan mengenai cara membuat kop surat di Word. Beberapa cara di atas bisa Anda terapkan agar proses pembuatan kop surat makin mudah dan cepat. Selamat mencoba!

Jika ingin mencari buku tentang surat resmi, maka kamu bisa mendapatkannya di gramedia.com. Membaca banyak buku dan artikel tidak akan pernah merugikan kalian, karena Grameds akan mendapatkan informasi dan pengetahuan #LebihDenganMembaca.

Penulis: Hendrik Nuryanto

Sumber:

• https://berita.99.co/cara-membuat-kop-surat/
• https://deepublishstore.com/cara-membuat-kop-surat-di-word-manual-dan-otomatis/
• https://katadata.co.id/safrezi/berita/61a6d75f0dc00/tips-dan-cara-membuat-kop-surat-di-word-paling-mudah
• https://www.pinhome.id/blog/cara-membuat-kop-surat-di-word/