7 Cara Membuat Tanda Tangan Digital dengan Cepat dan Mudah

Cara Membuat Tanda Tangan Digital – Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo) menilai pemanfaatan tanda tangan digital penting untuk mengakselerasi pertumbuhan ekonomi digital Indonesia. Melalui tanda tangan digital yang terverifikasi, pemalsuan, dan manipulasi dokumen di ranah digital dapat diminimalisasi.

Tanda tangan basah tidak lagi menjadi syarat utama dalam finalisasi kontrak kerja selama pandemi Covid-19. Alhasil, cara lain pun ditemukan untuk membuat tanda tangan secara digital. Protokol kesehatan dan kebijakan WFH membuat perusahaan mulai menggunakan tanda tangan digital untuk keperluan legalitas dokumen kerja. Alasan kepraktisan juga menjadi salah satu alasan banyak perusahaan mulai menggunakan tanda tangan digital.

Sebagamana dilansir dari laman Adobe, tanda tangan digital memiliki fungsi yang sama dengan tanda tangan biasa. Hanya saja, penggunaanya dilakukan secara digital atau virtual. Menurut laman Hukum Online, penggunaan tanda tangan digital di Indonesia telah diatur keabsahannya melalui Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).

Melalui akun instagramnya, Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo) membagikan cara membuat tanda tangan elektronik Kemenkominfo merekomendasikan setidaknya tujuh aplikasi penyelenggara sertifikasi elektronik yang telah diakui oleh pemerintah (Kemenkominfo), yaitu:

1. PrivyID.
2. iOTENTIK.
3. Balai Sertifikasi Elektronik.
4. VIDA.
5. PERURI.
6. Digisign.
7. TekenAja!

Adapun cara membuat tanda tangan elektronik, yaitu:

1. Akses salah satu dari tujuh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia (PSrE) yang diakui oleh Kemenkominfo di atas.
2. Registrasikan diri dan identitas (termasuk foto KTP, NIK, alamat surel, nomor telepon, dan lain-lain).
3. Verifikasi nomor telepon dan alamat email.
4. Atur kata sandi sesuai ketentuan.
5. Mulai gunakan tanda tangan elektronik.

Lantas, bagaimana cara lain membuatnya? Yuk, simak penjelasan lengkap berikut!

1. Scan

Cara paling sederhana untuk membuat tanda tangan digital adalah dengan melakukan scan tanda tanganmu. Kamu tinggal mengikuti langkah-langkah berikut.

• Buat tanda tanganmu di secarik kertas putih atau polos.
• Scan tanda tangan tersebut menggunakan scanner atau aplikasi scanner di ponselmu.
• Simpan hasil scan tersebut dalam format JPG atau PNG. Kamu juga bisa mengedit hasil scan tersebut untuk menghilangkan warna latar tanda tanganmu menggunakan aplikasi editor foto.
• Kamu bisa menggunakan tanda tangan tersebut dengan menambahkan foto (insert image) di bagian yang perlu ditandatangani.

2. PDF

Untuk memudahkan pengguna, Adobe menyediakan fitur untuk membuat tanda tangan digital melalui aplikasi Adobe Acrobat Reader. Kamu bisa langsung menandatangani dokumen berformat PDF melalui aplikasinya.

Ikuti cara berikut untuk membuat tanda tangan digital melalui aplikasi Adobe Acrobat Reader.

• Buka dokumen PDF yang akan ditandatangani.
• Klik Fill & Sign di toolbar yang berada di sisi kanan layar.
• ilih Sign, lalu pilih Add Signature.
• Terdapat tiga opsi untuk membuat tanda tanganmu. Pertama, opsi Type dengan mengetikkan namamu untuk diubah menjadi tanda tangan. Kedua, opsi Draw untuk membuat langsung tanda tanganmu menggunakan mouse, trackpad, atau stylus. Ketiga, opsi Image untuk menambahkan gambar tanda tanganmu di dokumen.
• Setelah tanda tangan dibuat, kamu bisa mengukur posisinya agar sesuai dengan menyeret gambar tanda tangan tersebut.
• Simpan dokumen yang telah ditandatangani tersebut dengan mengklik File dan klik Save atau dengan menekan CTRL+S.

3. Google Docs

Selain Adobe, Google juga menyediakan fitur agar kamu bisa menandatangani dokumen langsung melalui Google Docs. Terdapat dua cara membuat tanda tangan digital melalui Google Docs.

Scribble

Dilansir dari Cnet, kamu bisa membuat tanda tangan digital dengan mudah di Google Docs dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

• Buka dokumen yang akan kamu tanda tangani menggunakan Google Docs.
• Pilih Drawing dan klik New di menu Insert.
• Pilih opsi Scribble.
• Selanjutnya, gunakan mouse atau trackpad untuk membuat tanda tanganmu.
• Lalu pilih Save and Close. Tanda tanganmu akan muncul dalam bentuk gambar.
• Atur ukuran dan posisi tanda tanganmu agar sesuai dengan kolom yang tersedia.

Add-on

Selain menggunakan fitur Scribble, kamu bisa memanfaatkan berbagai add-on yang tersedia di Google Docs. Berikut langkah-langkahnya.

• Buka dokumen yang akan kamu tanda tangani menggunakan Google Docs.
• Klik menu Add-ons yang tersedia di header Google Docs.
• Selanjutnya, pilih aplikasi tanda tangan digital yang tersedia di add-ons tersebut.
• Buat tanda tanganmu sesuai dengan instruksi yang ada dalam aplikasi tersebut.
• Tanda tanganmu akan muncul dalam bentuk gambar. Kamu bisa mengatur ukuran dan posisi tanda tanganmu jika diperlukan.

4. Aplikasi Generator Tanda Tangan Digital

Saat ini, ada banyak aplikasi generator tanda tangan digital yang bisa kamu gunakan, mulai dari SmallPDF, Online Signature, hingga WiseStamp. Aplikasi generator ini akan membuat tanda tangan digitalmu seolah-olah ditulis tangan.

Cara membuat tanda tangan digital menggunakan generator ini cukup mudah. Kamu hanya perlu mengikuti instruksi yang ada di aplikasi tersebut. Tergantung kepada jenis generatornya, kamu bisa membuat langsung tanda tanganmu di kolom yang disediakan menggunakan mouse atau trackpad.

Beberapa aplikasi lain cukup mengetikkan namamu dan aplikasi tersebut akan mengubahnya menjadi tanda-tangan. Tanda tangan tersebut dapat kamu simpan untuk digunakan dalam berbagai keperluan lainnya.

5. Aplikasi Tanda Tangan Digital Berbasis QR Code

Selain aplikasi generator tanda tangan digital, kamu juga bisa memanfaatkan aplikasi tanda tangan digital berbasis QR code. Salah satu aplikasi tanda tangan digital berbasis QR code yang bisa kamu gunakan adalah PrivyID.

QR code tanda tangan ini digunakan untuk memverifikasi keaslian dan legalitas tanda tanganmu di dokumen tersebut. PrivyID juga telah memiliki jaminan keamanan dokumen melalui nomor induk dari Kementerian Komunikasi dan Informasi. Jadi, kamu tidak perlu khawatir akan kerahasiaan dokumenmu.

Berikut cara membuat tanda tangan digital menggunakan aplikasi PrivyID.

• Setelah melakukan registrasi akun, bukalah menu Setting di pojok kanan atas profilmu.
• Selanjutnya, pilih Signature dan klik Add Signature.
• Kamu bisa membuat tanda tangan digitalmu dengan mengetikkan namamu atau menggambarnya di kolom yang tersedia.
• Tanda tangan digitalmu akan tersimpan di aplikasi tersebut.

Untuk menggunakan tanda tangan digital ini, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut.

• Klik ikon “+” kemudian pilih Self Signing.
• Klik Upload untuk membuka dokumen yang akan ditandatangani melalui aplikasi PrivyID, lalu klik Sign Document.
• Letakkan tanda tanganmu di posisi yang sesuai. Lalu, klik tanda centang (V) berwarna hijau.
• Ketik kode OTP yang kamu terima melalui nomor ponsel yang diregistrasikan sebelumnya. Dokumen akan otomatis ditandatangani.
• Simpan atau kirim dokumen yang sudah ditandatangani tersebut.

6. Microsoft Word

Kamu juga bisa membuat digital signature di Microsoft Word. Microsoft Word atau Microsoft Office Word atau Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama di terbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word. Namanya kemudian disingkat menjadi Word di Office 2013.

Berikut adalah cara membuat tanda tangan digital di aplikasi satu ini.

• Buat tanda tanganmu di atas kertas, lalu foto tanda tangan tersebut.
• Masukkan dan simpan foto tanda tangan di laptop atau komputer.
• Buka aplikasi Microsoft Word di laptop atau komputer.
• Klik tab Insert dan pilih opsi Pictures.
• Selanjutnya, pilih foto tanda tanganmu.
• Klik foto tanda tangan dan pilih menu Color. Lalu, pilih warna hitam dan putih.
• Klik kanan foto tanda tangan, lalu arahkan kursor ke bagian Wrap Text. Lalu, pilih opsi Behind Text.
• Atur posisi tanda tangan sesuai keinginan atau format yang ditentukan.

7. Website Tanda Tangan Digital Create My Signature

• Kunjungi situs createmysignature.com di browser.
• Kamu bisa memilih untuk membuat tanda tangan dengan menggambar atau mengetik nama di kolom yang tersedia. Kamu juga bisa menghapus tanda tangan yang telah dibuat di kolom jika terjadi kesalahan.
• Kemudian, klik tombol Download Signature untuk menyimpan tanda tangan digitalmu. Tanda tangan digitalmu nantinya akan disimpan dalam format PNG.

Penjelasan di bawah ini adalah pemutakhiran dari artikel dengan judul sama oleh Sovia Hasanah S.H., yang pertama kali dipublikasikan pada Kamis, 9 Mei 2019.

Tanda Tangan

Tanda tangan adalah tanda sebagai lambang nama yang dituliskan dengan tangan oleh orang itu sendiri sebagai penanda pribadi (telah menerima dan sebagainya), sebagaimana didefinisikan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (KBBI).

Dalam artikel Adakah Masalah Hukum Jika Mengganti Tanda Tangan?, diterangkan bahwa tanda tangan menurut Tan Thong Kie dalam bukunya berjudul Studi Notariat dan Serba-Serbi Praktek Notaris, yaitu:

Suatu pernyataan kemauan pembuat tanda tangan (penandatanganan), bahwa dia dengan membubuhkan tanda tangannya di bawah suatu tulisan menghendaki agar tulisan itu dalam hukum dianggap sebagai tulisannya sendiri (si pembuat tanda tangan).

Mengenai tanda tangan diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHP), khususnya dalam Buku Keempat Bab II tentang Pembuktian dengan Tulisan, yaitu Pasal 1867–1894 KUHP. Pasal 1875 KUHP menjelaskan suatu keabsahan tanda tangan sebagai berikut.

Suatu tulisan di bawah tangan yang diakui kebenarannya oleh orang yang dihadapkan kepadanya atau secara hukum dianggap telah dibenarkan olehnya, menimbulkan bukti lengkap seperti suatu akta otentik bagi orang-orang yang menandatanganinya, ahli warisnya serta orang-orang yang mendapat hak dari mereka; ketentuan Pasal 1871 berlaku terhadap tulisan itu.

Keabsahan Tanda Tangan Elektronik

Mengenai tanda tangan elektronik, menurut Pasal 1 angka 12 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU 19/2016) dan Pasal 1 angka 22 Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE), tanda tangan elektronik didefinisikan sebagai berikut.

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Tanda tangan elektronik meliputi:

1. Tanda tangan elektronik tersertifikasi, yang harus memenuhi persyaratan:

• Memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum tanda tangan elektronik;
• Menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh jasa penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia; dan
• Dibuat dengan menggunakan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

2. Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, dibuat tanpa menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia.

Tanda tangan elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas:

• Identitas penanda tangan; dan
• Keutuhan dan keautentikan informasi elektronik.

Persetujuan penanda tangan terhadap informasi elektronik yang akan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik harus menggunakan mekanisme afirmasi dan/atau mekanisme lain yang memperlihatkan maksud dan tujuan penanda tangan untuk terikat dalam suatu transaksi elektronik.

Jadi, tanda tangan elektronik tersebut lazimnya dilakukan dalam transaksi elektronik, yaitu perbuatan hukum yang dilakukan dengan menggunakan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik lainnya.

Mengenai keabsahan tanda tangan elektronik, Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) dan Pasal 59 ayat (3) PP PSTE menyatakan sebagai berikut.

Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut.

• Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan;
• Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan;
• Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
• Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
• Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya; dan
• Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Berdasarkan penjelasan di atas, suatu tanda tangan elektronik dapat dikatakan sah apabila memenuhi ketentuan sebagaimana dijelaskan dalam Pasal 11 ayat (1) UU ITE dan Pasal 59 ayat (3) PP PSTE, tanpa melihat jabatan dan profesi seseorang.

Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Oleh Notaris

Jika tanda tangan notaris yang dimaksud adalah atas nama pribadi dan tidak ada hubungan dengan jabatan notarisnya, tentu dapat dikatakan sah selama memenuhi ketentuan Pasal 11 ayat (1) UU ITE dan Pasal 59 ayat (3) PP PSTE.

Namun, jika notaris menggunakan tanda tangan elektronik terkait dengan jabatannya sebagai notaris, secara eksplisit memang belum ada aturan yang mengatur hal ini. Lantas, bagaimana legalitas penggunaan tanda tangan elektronik oleh notaris dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya?

Jika merujuk kepada Penjelasan Pasal 15 ayat (3) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UU Jabatan Notaris) sebagaimana yang telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UU 2/2014), ada peluang bagi seorang notaris menggunakan tanda tangan elektronik dalam menjalankan pekerjaannya (cyber notary).

Berikut bunyi pasal dan penjelasannya:

Pasal 15 ayat (3) UU 2/2014:

Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Notaris mempunyai kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Penjelasan Pasal 15 ayat (3) UU 2/2014:

Yang dimaksud dengan “kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan”, antara lain, kewenangan mensertifikasi transaksi yang dilakukan secara elektronik (cyber notary), membuat akta ikrar wakaf, dan hipotek pesawat terbang.

Namun dalam praktiknya, menurut praktisi hukum Irma Devita Purnamasari, ada beberapa masalah dalam tanda tangan elektonik terkait dengan kewajiban notaris. Salah satunya adalah kewajiban membacakan akta di hadapan para pihak.

Ada dua jenis akta notaris, yaitu:

• Pertama, akta partij (para pihak langsung berhadapan dengan notaris dan pihak tersebut yang menandatangani akta).
• Kedua, akta relaas (menceritakan suatu kejadian dan notaris yang menandatanganinya).

Untuk akta partij, belum bisa menerapkan tanda tangan elektronik dikarenakan sebagai berikut.

• Belum ada suatu digital signature yang dibuktikan dengan digital certificate yang terpercaya;
• Masalah kepastian waktu dan tempat pembuatan akta; dan
• Masalah tempat pelaksanaan.

Selama ketiga hal tersebut belum terpenuhi, tanda tangan elektronik belum bisa diberlakukan. Berbeda halnya dengan akta partij, akta relaas memungkinkan menggunakan tanda tangan elektronik, misalnya dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan dengan metode video conference. Hal ini dimungkinkan karena notaris secara langsung terlibat dan hadir menyaksikan RUPS tersebut.

Hal tersebut senada dengan uraian dalam artikel Kesiapan Notaris Indonesia dalam Menyongsong Cyber Notary yang diakses melalui laman PrivyID, sebuah penyedia layanan tanda tangan digital. Edmon Makarim, dosen Fakultas Hukum Universitas Indonesia, dalam artikel itu menyatakan bahwa kehadiran secara fisik menjadi perdebatan, padahal secara elektronik, seperti video conference juga kehadiran secara fisik.

Selanjutnya, Deputi Teknologi Keamanan Informasi Kementerian Komunikasi dan Informatika, Riki Arif Gunawan, memaparkan jika sistem dan teknologi saat ini sudah memungkinkan para notaris untuk go digital. Sistem pendaftaran di e-commerce harus digabungkan dengan verifikasi identitas di perbankan. Teknologi tanda tangan digital saat ini, sudah bisa menggabungkan keduanya, kemudahan e-commerce dan verifikasi identitas perbankan.

Lebih lanjut dalam artikel yang sama, tanda tangan digital dari PrivyID disebut dalam rapat pleno Ikatan Notaris Indonesia, sebagai solusi alternatif bagi para notaris untuk berubah jadi cyber notary.

Dasar Hukum:

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata.
• Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.
• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana yang telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Referensi:

• Kamus Besar Bahasa Indonesia, diakses pada Jumat, 4 November 2022, pukul 10.35 WIB.
• Kesiapan Notaris Indonesia dalam Menyongsong Cyber Notary – Privy ID, diakses pada Kamis, 3 November 2022, pukul 10.55 WIB.

—

Nah, itulah cara-cara yang bisa kamu gunakan untuk membuat tanda tangan digital. Menggunakan tanda tangan digital akan menghemat waktu yang diperlukan. Selain tentang tanda tangan digital, kamu bisa mendapat informasi penting seputar dunia kerja dengan membaca artikel kategori Dunia Kerja di Gramedia.com.