Contingency Plan: Pengertian, Langkah-Langkah, dan Contohnya

Contigency Plan sebagai sebuah tindakan alternatif yang dipersiapkan ketika rencana utama yang direncanakan tidak berhasil atau terhambat karena berbagai faktor. Simak penjelasan lebih lengkapnya mengenai Contingency Plan, mulai dari Pengertian, Langkah, Contoh dan Buku-buku terkait contingency plan berikut ini:

Pengertian Contingency Plan

Contingency plan merupakan istilah bahasa Inggris yang bermakna rencana cadangan atau Plan B. Beberapa orang kemudian menyebutnya sebagai rencana darurat atau rencana kontijensi atau plan B. Dengan plan B atau rencana cadangan ini kemudian akan dilakukan berbagai hal. Pasalnya, ketidakpastian dan pasar yang selalu dinamis merupakan musuh besar dalam dunia bisnis.

Selain itu, dengan semakin banyaknya kemunculan kompetitor baru juga akan memperketat persaingan di saat ini. Oleh karenanya keberadaan contingency plan kemudian akan sangat membantu perusahaan dalam menghadapi berbagai kemungkinan terburuk sekalipun. Contingency plan sendiri merupakan suatu strategi jitu dalam mengantisipasi berbagai jenis risiko yang merugikan. Kendati demikian, menyusun rencana ini juga menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan. Berikut beberapa diantaranya:

• Contingency plan secara tidak langsung akan mendorong perusahaan dalam menganalisis kekurangan dan kelebihan suatu ide bisnis.
• Strategi pada contingency plan sendiri akan mengurangi potensi kerugian perusahaan jika risiko yang diprediksi benar-benar terjadi.
• Contingency plan akan meredam rasa panik yang kerap muncul di benak shareholder, karyawan dan tim manajemen.
• Merencanakan contingency plan dapat membentuk reputasi perusahaan sebagai institusi yang profesional dan dapat dipercaya.

Langkah Membuat Contingency Plan

Backup plan perusahaan sangat mungkin berbeda-beda karena adanya ketidaksamaan karakter serta berbagai faktor lainnya. Namun pada beberapa panduan umum dalam membuat contingency plan adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi dan Prioritaskan Sumber Daya

Pertama-tama identifikasi Contigency Plan dengan melakukan riset perusahaan dan susun seluruh daftar sumber daya krusial, seperti tim, peralatan, fasilitas, dan lain-lain. Setelahnya, kamu kemudian dapat memprioritaskan mana yang penting dan tidak dari daftar tersebut. Untuk dapat menyusun skala prioritas tersebut, berikut ini beberapa tips yang dapat kamu aplikasikan:

• Fokuslah pada beberapa kondisi kritis yang mungkin akan kamu hadapi di masa depan. Berikan skala dari 1 – 10 untuk setiap perkiraan tersebut. Kamu juga harus mengenali efek yang mungkin akan terjadi dari berbagai kondisi tersebut.
• Setelahnya, kamu juga dapat mengembangkan peringkat untuk menilai seberapa sering kondisi yang mungkin akan terjadi dimasa depan.
• Fokuslah dalam mengerjakan berbagai skor yang paling tinggi terlebih dahulu. Prioritas tertinggi ini juga akan dapat kamu tempatkan di bagian atas.
• Selanjutnya, kembangkan berbagai skenario di beberapa risiko dengan peringkat tertinggi. Kamu juga harus membuat skenario yang realistis pada risiko yang ada agar dapat mengembangkan Contingency plan efektif. Di bagian lain kamu dapat menentukan efek yang mungkin dapat muncul dari peristiwa. Setelahnya kamu juga dapat mengembangkan berbagai gradasi skenario serupa, mulai dari yang terbaik hingga yang terburuk.

2. Temukan Risiko Peristiwa Kritis

Temukan resiko peristiwa kritis yang paling mungkin terjadi. Peristiwa ini sendiri dapat terjadi di lingkungan internal dan eksternal. Misalnya pada peristiwa kritis di lingkungan internal adalah pada tidak lancarnya arus kas, tidak tercapainya revenue serta laba sesuai target, terdapat juga suatu kebijakan tertentu dari suatu perusahaan, dan lain-lain.

Selain itu untuk peristiwa kritis di lingkungan eksternal diantaranya mulai dari bencana alam, krisis moneter, dan lain-lain. Urutkan berbagai kemungkinan dari yang paling berpotensi realistis hingga paling sering terjadi. Mulailah dari hal-hal yang sangat dekat dengan kegiatan operasional. Dari sini, kemudian kamu dapat menjabarkan lebih rinci apa saja dan seberapa besar dampak dari peristiwa kritis tersebut terhadap keberlangsungan bisnis.

Mengetahui Resiko Utama serta Membuat Skenario usai menemukan berbagai kemungkinan peristiwa kritis dan berdampak pada bisnis diantaranya membuat contingency plan serta menemukan risiko utama dari setiap peristiwa kritis tersebut. Seperti pada peristiwa kritis yang menjadi perhatian adalah tidak tercapainya target pada periode waktu tertentu.

Temukan hal-hal yang berpotensi menyebabkan kejadian tersebut, mulai dari minimnya tingkat produktivitas SDM, jumlah anggota tim yang kurang, banyaknya konsumen yang beralih ke kompetitor karena persaingan harga, dan masih banyak lagi penyebab lainnya. Kamu dapat memulai berbagai skenario dari sini. Dengan kian detail dan runtut hubungan sebab-akibat yang diperoleh, maka akan lebih mudah lagi menentukan langkah-langkah apa yang harus diambil di situasi tertentu dengan mempertimbangkan berbagai sumber daya yang dimiliki.

3. Buat Draft Contingency Plan

Saat memungkinkan cobalah untuk menulis berbagai draft contingency plan pada resiko-resiko yang dapat identifikasi. Cobalah untuk memulai dari yang paling penting hingga yang tidak terlalu bagi kelangsungan bisnis. Apapun keputusan serta pemikiran yang harus dapat menjadikan langkah yang harus diwujudkan guna melanjutkan normalisasi perusahaan. Selain itu perlu dibuat rencana darurat di setiap risiko yang kemungkinan dapat terjadi, untuk dapat menjelaskan berbagai langkah yang harus dilakukan, berikut ini beberapa di antara pertimbangan yang harus dilakukan:

• Garis waktu : Ketika Membuat contingency plan, cobalah untuk melihat plan ini dari sisi waktu, misalnya tentang apa yang harus kamu lakukan pada jam pertama ketika kehilangan suatu data, juga pada hari-hari selanjutnya. Jadi, harus membuat jadwal untuk tiap skenario yang berkaitan dengan kerentanan fisik, perusahaan, serta kelembagaan. Tempatkan orang yang berbeda untuk dapat segera merealisasikan rencana yang telah dibuat ketika ada kondisi yang tidak diharapkan.
• Komunikasi: Cobalah terlebih dahulu menentukan siapa saja yang bertanggung jawab dalam berkomunikasi dengan seluruh orang di setiap skenario yang ada.
• Kebutuhan staf: Komunikasikan setiap departemen perusahaan yang ada serta mintalah mereka membuat draft berisi seluruh kebutuhan mereka ketika skenario ini dijalankan. Lalu, buatlah pengaturan yang kiranya diperlukan untuk dapat menyediakan kebutuhan tersebut.
• Kurangi Risiko, contohnya jika sewaktu-waktu terjadi ada bencana alam, maka kamu akan dapat meminimalisir berbagai risiko terkait perusahaan asuransi yang memadai. Sementara dalam meminimalisir risiko kehilangan data, kamu dapat menyimpannya secara aman di cloud atau di aplikasi penyimpan data lainnya.

4. Putuskanlah Langkah Apa Saja yang Dapat Diambil Untuk Kembali Menjalankan Bisnis

Sebagai contoh, jika sewaktu-waktu ternyata harus menghadapi banjir, maka tentukan hal apa saja yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi peristiwa tertentu, baik dari segi infrastruktur gedung atau dari segi pemberdayaan lingkungan. Selain itu, kamu juga harus memastikan analisa dampak bisnis, sehingga dapat memenuhi seluruh misi perusahaan dan dapat terus menjalankan bisnis perusahaan walau terjadi kondisi yang tidak diinginkan.

5. Bagikan Draft Rencana Tersebut

Saat menyusun contingency plan, pastikan seluruh individu pada perusahaan memiliki salinan contingency plan. Sebaik apapun rencana darurat yang kamu susun, rencana ini tidak akan dapat bekerja maksimal jika tidak dapat mengkomunikasikannya dengan baik. Karenanya pastikan setiap individu dari perusahaan sadar betul akan perannya masing-masing. Jika perlu berikan pelatihan terkait hal tersebut. Nantinya, hal ini kemudian mampu meminimalisir rasa panik ketika kondisi terburuk pada perusahaan terjadi.

6. Ujilah Contingency Plan

Lakukan suatu uji coba hemat biaya dalam beberapa tahap. Jika terbukti terdapat sebuah area yang bertentangan dengan rencana darurat dari beberapa departemen lain, maka kamu dapat mengubah dan mengevaluasi ulang Plan B mu.

7. Simulasikan Rencana

Jika telah membuat contingency plan yang baik dan telah menyebarkannya ke seluruh individu yang ada di dalam perusahaan, maka selanjutnya kamu harus memastikan plan B dapat berjalan dengan baik. Kamu juga dapat memastikan cara-cara melakukan simulasi.

8. Lakukan Peninjauan Ulang

Seberapa baik pun contingency plan yang kamu buat, kamu harus dapat meninjau kembali serta mengevaluasi kembali untuk dapat disesuaikan dengan kondisi yang mungkin terjadi. Seperti, saat terjadi perubahan pada karyawan, teknologi, struktur perusahaan, atau sumber daya yang penting lainnya. Lakukanlah pembaruan plan B ini secara berkelanjutan.

9. Simpanlah Contingency Plan di Tempat yang Mudah Dijangkau

Berikut ini beberapa tips memastikan contingency plan serta memastikan contingency plan atau Plan B dapat berjalan dengan baik. Berikut beberapa diantaranya:

• Usahakan untuk tidak menyimpan contingency plan atau plan B ini dalam bentuk digital. Sebab Jika listrik di perusahaan padam tiba-tiba dalam proses pembuatannya kamu akan kehilangan data tersebut, atau kemungkinan lainnya. Misalnya tidak sengaja terhapus dan lain-lain. Maka tentunya kamu akan kesulitan untuk mengakses plan B tersebut. Untuk itu simpanlah salinannya dalam wujud kertas untuk berjaga-jaga.
• Simpanlah Salinan contingency plan atau plan B di luar dan di dalam kantor. Pastikan juga terdapat staff yang kamu percaya untuk dapat mengakses contingency plan tersebut ketika melakukan suatu perjalanan bisnis tertentu.
• Simpanlah contingency plan atau Plan B ini di tempat yang aman dari kebakaran, mudah diakses, hingga aman juga dari berbagai bencana seperti banjir misalnya.

Contoh Contingency Plan

Contingency plan atau Plan B sesungguhnya dapat diterapkan dengan cara paling sederhana Berikut ini contohnya:

Pada pabrik ABC dalam suatu kondisi darurat karena kebakaran, maka karyawan melakukan hal-hal dibawah ini secara cepat:

• Hubungi nomor pemadam kebakaran yaitu (021) 783200005 untuk melaporkan terjadinya kebakaran tersebut, kemudian memberitahukan Person In Charge (PIC) atau Ketua Tim Departemen.
• Kondisi api kemudian harus dapat diperiksa oleh orang yang diberikan informasi serta orang-orang bersangkutan yang memutuskan waktu pengungsian.
• Jika terjadi kebakaran kecil maka seluruh personil di area tersebut yang terkena inhalasi asap wajib melakukan evakuasi.
• Person In Charge (PIC) juga harus berusaha memadamkan api.
• Jika Person In Charge (PIC) tidak berhasil memadamkan api, maka Person In Charge (PIC) wajib memberi tanda alarm kebakaran serta melakukan evakuasi departemen.
• Semua karyawan juga wajib dievakuasi dari gedung.
• Semua karyawan juga wajib berada di titik kumpul yang sudah ditentukan dan diberi tanda khusus.
• Ketika kebakaran terjadi, dilarang menggunakan elevator.
• Semua departemen juga memiliki Ketua dan Pemimpin Tim. Jika terjadi kebakaran Ketua Tim tidak ada ditempat, maka tanggung jawab berada pada Pimpinan Tim atau Rekan Pimpinan.
• Jika Ketua Tim tidak ada, maka Pemimpin Tim atau Rekan Pimpinan bertanggung jawab terhadap semua personil yang ada dalam departemen dan bertugas membantu berjalannya evakuasi dari kantor departemen maupun dari dalam gedung.

Rekomendasi Buku Terkait Contigency Plan

1. Business Model and Business Plan di Era 4.0

Di tengah perkembangan zaman 4.0 yang semakin maju ini, teknologi informasi memiliki peran penting dalam perkembangan bisnis dan usaha. Hal ini pun membuka peluang lebar bagi para calon pebisnis dan pengusaha muda untuk pertama kalinya mengepakkan sayap mereka di dunia bisnis.

Selain itu, buku yang bertajuk Business Model and Business Plan di Era 4.0 ini juga dapat menambah pengetahuan serta wawasan kepada Anda (para calon pebisnis sukses) dalam bidang usaha ekonomi dan metode-metode tepat untuk mengelola suatu usaha di Indonesia. Sebab, menjadi seorang pebisnis dapat membantu perkembangan ekonomi negara tercinta ini, sehingga bisa menghadapi persaingan industri 4.0. Semoga, buku ini bisa hadir di tangan Anda dan memberikan ilmu yang bermanfaat, khususnya di ranah bisnis dan entrepreneurship.

2. Business Plan

Business Plan karya Dr. Ir. Yudi Pramudiana, MM., MT., dkk. Bagaimana memulai rencana bisnis untuk para wirausahawan baru? Buku ini dapat dijadikan pedoman praktis bagaimana menyusun rencana bisnis Anda. Diulas dengan sederhana dan mudah dipahami, tentang bagaimana logika dan alur berpikir ketika seorang wirausahawan baru harus menetapkan rencana bisnisnya.

Dengan adanya rencana diharapkan segala kemajuan atau kekurangan di bisnis baru yang dijalankan dapat segera diketahui. Dengan demikian tindakan koreksi atau perbaikan juga dapat segera dilakukan. Tambahan lagi, rencana bisnis yang terdokumentasi dan terstruktur dengan baik, dapat menjadi media komunikasi dengan calon mitra bisnis. Buku ini perlu Anda baca sebagai pelengkap khazanah pengetahuan praktis merencanakan bisnis baru Anda.

3. Menyusun Rencana Pemasaran Gerilya yang Unggul

Kampanye pemasaran yang sukses tidak mengharuskan seorang wirausahawan menghabiskan banyak uang, tetapi lebih menekankan pada kreativitas, kecerdikan, dan pemahaman yang baik mengenai kebiasaan membeli para pelanggan. Seorang peritel kecil mengatakan, “Jika perusahaan besar ibarat kapal uap yang membelah lautan, maka perusahaan kecil harus bisa menjadi kapal balap yang bergerak dengan lincah mendahului kapal uap, serta mengubah arah dalam sekejap”. Hal ini haruslah menjadi keunggulan bagi perusahaan kecil sewaktu melawan sang raksasa yang mempunyai banyak uang dan sumber daya yang besar.

4. Menyusun Business Plan dan Rencana Aksi

Koordinasi dan sinergi ternyata masih menjadi barang langka. Ia tenggelam oleh sikap merasa paling berjasa dan paling berperan di unit kerjanya. Penyakit ego sektoral menjadi semakin akut dari waktu ke waktu sehingga sering menghambat laju percepatan kemajuan dari suatu organisasi. Solusinya adalah dobrak keangkuhan sektoral yang ada. Ganti dengan etos kerja profesional dan jauhi ego sektoral. Buku ini disajikan kepada Anda, orang-orang yang memiliki antusiasme di bidang bisnis, dan ingin usahanya maju.

Juga ditujukan kepada Anda, orang-orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan usaha di strategic business unit atau support center berbagai perusahaan swasta maupun pemerintah, pelaku usaha mikro kecil menengah (UMKM), koperasi, badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, anak perusahan BUMN & BUMD, lembaga-lembaga DIKLAT, lembaga keuangan dan perbankan, lembaga sosial, lembaga pengelola zakat, perguruan tinggi, rumah sakit, dan yayasan.

Semuanya sangat berkepentingan untuk memahami business plan. Buku ini dapat juga dipakai sebagai referensi bagi aparatur pemerintahan dalam menyusun action plan (rencana aksi), dan para mahasiswa yang berminat di bidang kewirausahaan.

BACA JUGA:

1. Manajemen Bisnis: Pengertian, Fungsi, Perencanaan, Unsur 
2. Manajemen Risiko: Pengertian, Manfaat, Tujuan, Prinsip 
3. Manajemen Pemasaran: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas, dan Konsep 
4. Manajemen Operasional: Pengertian, Tujuan, Ciri, Fungsi, dan Strategi 
5. 12 Tips Memulai Sebuah Usaha