Contoh Action Plan Sederhana Untuk Bisnis, Personal, Marketing, Sekolah, Project Management

Contoh Action Plan – Grameds, apakah kamu pernah membuat action plan sebelumnya? Jika dilihat, membuat action plan ini akan terbilang mudah. Namun, sebenarnya, dalam membuat action plan ini tidak sembarangan dan ada beberapa langkah yang penting yang perlu kamu ikuti dengan hati-hati untuk mendapatkan perencanaan yang baik.

Action plan ini bertujuan untuk menjalankan tugas lebih terarah sehingga bisa mencapai tujuan dengan matang. Biasanya, action plan berisi rincian tugas lengkap dengan tenggat waktu yang diberikan. Kamu juga bisa mengatur prioritas tugas yang harus segera diselesaikan.

Nah, bagaimana cara membuat action plan itu sendiri yang baik dan benar? Simak penjelasan dibawah ini tentang bagaimana cara membuat action plan yang benar. Namun, sebelum membahas tentang cara membuat dan contoh action plan, ada baiknya kita membahas tentang pengertian action plan terlebih dahulu.

Pengertian Action Plan

pixabay

Action plan adalah sebuah dokumen yang isinya berupa berbagai macam rencana berupa hal-hal yang harus dilakukan dalam periode waktu tertentu. Dalam hal ini, dokumen yang dimaksud bisa dibilang sebagai suatu pedoman dalam menjalani suatu tugas agar bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan. Jadi, semakin detail dalam membuat action plan, maka akan semakin mudah untuk kamu dalam mencapai suatu tujuan.

Tidak hanya itu, action plan tidak hanya digunakan untuk aktivitas individu namun bisa juga digunakan untuk situasi profesional yang lebih besar. Maka dari itu, tak sedikit perusahaan yang menggunakan action plan guna mencapai target atau tujuan perusahaan.

Bagian-Bagian Action Plan

pixabay

Setelah membahas tentang pengertian action plan, maka pada poin ini, kita akan membahas tentang bagian-bagian action plan. Action plan itu sendiri dibagi menjadi lima bagian, yaitu:

1. Daftar Tugas

Tugas yang dilibatkan harus didefinisikan dengan jelas. Kamu bisa memulai dengan memikirkan ide atau area yang harus ditangani untuk menyelesaikan tujuan. Pertimbangkan tugas apa yang harus diprioritaskan diatas yang lain dan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.

2. Waktu

Dalam hal ini, jadwal atau waktu bisa dibilang bagian dari action plan. Hal ini karena dengan menentukan waktu atau jadwal yang tepat, maka kamu jadi lebih mudah dalam menentukan deadline. Maka dari itu, ketika membuat action plan, jangan salah menentukan waktunya, ya.

3. Sumber Daya

Kamu perlu menentukan jumlah sumber daya yang dibutuhkan sehingga bisa menguntungkan proses secara keseluruhan. Kamu akan mengetahui kapan dan dimana kamu bisa mengalokasikan sumber daya serta berapa banyak yang harus diberikan. Dengan hal ini akan memperjelas budget yang keluar sehingga tidak akan ada lebih atau kurang

4. Anggota yang terlibat

Selain menentukan sumber daya, bagian action plan berikutnya adalah memberikan tugas kepada anggota yang terlibat. Dengan begitu, proyek yang dikerjakan pun bisa selesai dengan hasil yang optimal.

5. Komunikasi

Bagian kelima dari action plan adalah komunikasi. Benar sekali, tanpa adanya komunikasi, suatu hal atau tugas yang dikerjakan pun bisa menjadi kurang maksimal.

Manfaat Action Plan

pixabay

Action plan itu sendiri ternyata memiliki beberapa manfaat. Berikut ini adalah manfaat menggunakan action plan yang perlu kamu ketahui.

1. Sebagai panduan dalam bekerja

Dengan adanya dokumen perencanaan, kamu bisa mengetahui tugas apa saja yang harus diselesaikan. Hal ini tentunya membuat kamu tidak perlu kebingungan mengerjakan tugas yang mana dulu. Kamu juga akan lebih mudah untuk menganalisa lagi apa yang dibutuhkan, sehingga pekerjaan akan terselesaikan dengan detail.

2. Memberikan motivasi

Dengan adanya action plan kamu akan lebih termotivasi dalam menyelesaikan pekerjaan. Hal ini karena tugas kamu menjadi lebih terukur, kamu juga bisa melihat sisa pekerjaan yang harus diselesaikan. Dengan adanya action plan akan memberikan rasa puas bagi diri sendiri apabila sudah menyelesaikan tugas sesuai target yang ditentukan

3. Mengetahui struktur pekerjaan dengan jelas

Action plan bisa membantu kamu mengetahui langkah-langkah detail tugas yang perlu dikerjakan. Jadi, kamu tidak perlu bingung untuk beralih ke tugas selanjutnya jika kamu sudah memiliki action plan

4. Mengetahui tugas prioritas

Meskipun sama sama penting untuk diselesaikan, tetapi terkadang ada beberapa tugas yang harus dan penting untuk dikerjakan terlebih dahulu. Dengan adanya action plan, maka akan memudahkan kamu untuk mengatur prioritas tugas yang perlu diselesaikan. Jadi, kamu tidak perlu takut jika ada yang terlewatkan.

5. Timeline Kerja Menjadi Terarah

Tentu setiap tugas yang diberikan memiliki batasan waktu untuk menyelesaikannya. Dengan adanya dokumen perencanaan maka informasi akan tercatat dengan rapi. Hal ini tidak akan membuat kamu kebingungan harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

 

Rekomendasi Buku Terkait Action Plan

RENCANA USAHA: SERI KETIGA MANUAL USAHA PRAKTIS: SERI KEEMPAT MANUAL USAHA PRAKTIS

BUSINESS PLAN

 

Marketing Plan! Dalam Bisnis (Third Edition)

 

 

Kriteria Action Plan yang Baik

Action plan harus dibuat sebaik mungkin. Agar suatu action plan bisa dikatakan baik, maka ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi, antara lain:

• Action plan harus dibuat secara lengkap

Action plan harus dibuat secara lengkap yang berisi semua langkah yang diperlukan dalam hal-hal lain yang relevan untuk mencapai tujuan. Hal ini akan berguna sebagai pandangan agar tidak bingung ketika menjalankan action plan.

• Action plan harus dibuat dengan jelas

Action plan harus tertulis dengan lengkap semua langkah-langkah disertai dengan apa saja yang dibutuhkan, siapa saja yang akan melaksanakan dan kapan langkah itu akan atau harus diselesaikan. Dengan action plan yang baik, maka akan lebih mudah diikuti, sehingga proses mencapai tujuan akan terasa lebih mudah.

• Action harus berkaitan dengan kondisi masa kini 

Kamu perlu menghindari membuat action plan yang tidak mungkin untuk dilakukan. Kamu bisa menyesuaikan action plan yang kamu buat dengan kondisi terkini. Saat menjalankan action plan mungkin beberapa hal memang bisa jadi berubah dan harus direvisi. Namun, hal itu tentu harus disesuaikan kembali dengan kondisi yang dihadapi pada saat itu.

Komponen Action Plan

Di dalam action plan atau rencana tindakan biasanya terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Action: Tindakan yang akan dilakukan.
2. Action Steps: Langkah-langkah tindakan yang harus dilakukan.
3. Responsible: Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan itu.
4. Support: Orang-orang yang bisa membantu orang yang bertanggung jawab di atas.
5. Status: Ukuran keberhasilan keberhasilan suatu tindakan.
6. Budget: Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai tindakan itu.
7. Start date: Kapan tindakan itu harus dimulai.
8. End date: Kapan tindakan itu harus diselesaikan.

Cara Membuat Action Plan

sumber : pixabay.com

Merancang action plan bisa dikatakan cukup menantang terutama bagi kamu yang berada di dunia profesional. Nah agar tidak salah dalam merancang action plan berikut ini adalah cara membuat action plan :

• Gunakan metode SMART

Hal yang pertama bisa kamu ikuti adalah kamu bisa menggunakan metode SMART saat membuat action plan. Metode ini bisa membantu kamu dalam membuat garis besar dan menetapkan tujuan yang tepat. Berikut ini adalah penjelasan mengenai metode SMART

• Specific : Tujuan kamu harus didefinisikan dengan jelas disini. Contohnya dibandingkan ingin meningkatkan penjualan, kamu harus menetapkan secara detail hasil yang ingin diraih
• Measurable : Pastikan tujuanmu dapat diukur. Contohnya kamu bisa mencoba membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak progres
• Attainable : Pastikan bahwa tujuanmu realistis dan akan membantu kamu untuk berkembang
• Relevant : Tujuan yang ingin kamu capai harus selalu relevan dengan kemampuan dan kebutuhanmu
• Time-based : Sertakan waktu deadline untuk masing-masing tugas dan progres

• Ajak tim untuk terlibat

Kamu sebagai pemilik bisnis harus mengajak seluruh tim yang berkontribusi di perusahaan. Dengan melibatkan tim untuk menyusun rencana bisnis, siapapun yang bekerja di perusahaan bisa memiliki gambaran saat bertugas. Mengajak karyawan untuk berpartisipasi dalam pembuatan action plan juga bisa menentukan rencana bisnis yang kamu rencanakan akan berhasil atau tidak.

Dengan mengajak tim yang terlibat kamu akan memiliki banyak opsi karena bertukar pikiran baik mengenai langkah-langkah spesifik yang harus diambil serta implementasinya. Dengan banyak ide kamu bisa menyaring dan memilih ide yang tepat dan menetapkan langkah agar tujuan benar-benar tercapai.

• Sosialisasikan dengan merata

Setelah mengajak seluruh tim untuk ikut dalam penyusunan action plan, kamu juga perlu untuk melakukan sosialisasi pada mereka. Kamu perlu menjelaskan manfaat nya bagi karyawan dan bisnismu secara merata. Pastikan karyawan mengetahui rencana aksi dan peran mereka dalam mengimplementasikannya.

Jika ada karyawan yang melakukan penolakan kamu bisa meyakinkan mereka dengan adanya sosialisasi ini. Kamu bisa memberitahu mereka tentang rencana dan alasan diterapkannya action plan hingga para karyawan yakin dan kompak untuk bergerak maju

• Buat daftar langkah-langkah

Sebelum membuat action plan, kamu perlu untuk menyiapkan daftar tindakan yang harus kamu selesaikan. proses ini memerlukan mu untuk membagi tujuan utama menjadi tujuan-tujuan yang lebih kecil. Kamu juga perlu memperhatikan bahwa daftar tindakan kamu bisa dicapai dan berkaitan dengan kebutuhanmu.

Pastikan semua anggota tim terlibat dalam proses ini dan memiliki akses ke dokumen itu sehingga setiap anggota tim bisa menyadari peran dan tanggung jawab mereka masing masing dalam proyek itu.

• Buat Rincian dari setiap rencana

untuk bisa mencapai tujuan bisnis kamu, kamu perlu membuat daftar rencana dengan serinci mungkin. Kamu bisa membuat nya dengan kolom atau tabel dan menjabarkan dengan lengkap.

Dengan arahan yang jelas maka kamu dan tim bisa melakukan tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis mu. kamu bisa menuliskan daftar tindakan yang harus dilakukan, menunjuk penanggung jawab hingga tenggat waktu.

• Buat kerangka waktu yang baik

Kerangka waktu ini berfungsi agar kamu bisa mempertahankan semua progres secara konsisten. Maka dari itu, sebelum membuat kerangka waktu maka kamu perlu mempertimbangkan durasi yang diperlukan untuk menuntaskan tugas-tugas.Konsultasikan dengan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya untuk memahami kapasitasnya sebelum memutuskan tenggat waktu.

Selain itu kamu juga perlu untuk memprioritaskan tugas karena langkah itu bisa memblokir sub langkah yang lainnya.

• Tentukan sumber daya

sebelum membuat action plan, kamu harus menilai kemampuan dan keterampilan yang dimiliki oleh tim mu terlebih dahulu. Setelah menentukannya kamu bisa menentukan siapa saja diantara tim mu yang memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas. Lalu kamu perlu menjelaskan siapa saja yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan seperti uang, peralatan dan personil.

• Tentukan berbagai biaya

Setelah menentukan sumber daya, perlu untuk kamu mempertimbangkan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang ada. Semua biaya yang ada harus dimasukkan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak tersedia, maka tugas harus ditinjau ulang dan bila perlu direvisi atau dihilangkan.

• Visualisasikan rencana tindakan

Langkah ini untuk menciptakan sesuatu yang bisa dipahami oleh semua orang dalam sekejap dan dapat dibagikan dengan semua orang. Kamu bisa memvisualisasikan rencana mu dalam bentuk diagram, bagan atau tabel dan pastikan rencana tersebut bisa mengkomunikasikan dengan jelas elemen yang kamu identifikasi, seperti tugas, pemilik tugasm tenggat waktu, sumber daya dan lainnya.

• Melacak progres dan lakukan update

Dengan melacak progres maka kamu akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang akan diraih. Kamu bisa menentukan langkah-langkah yang akan kamu gunakan untuk memantau progres dari masing masing tugas dan mana yang menjadi ukuran dari progress seperti jumlah tugas yang diselesaikan. Jika memang harus ada tugas yang selesai di luar deadline maka beri catatan mengapa tugas itu selesai lebih lama.

Apabila terjadi hal-hal di luar dugaan yang terjadi dan mengganggu rencana, kamu bisa meminta pendapat dari tim apakah rencana tersebut perlu diubah atau tetap diimplementasikan.Dibutuhkan banyak waktu untuk mencoba agar mencapai tujuan yang sesuai dengan harapan.

Contoh Action Plan

Agar kamu tidak bingung dalam membuat action plan berikut ini adalah contoh action plan yang dikutip dari glints.com yang bisa kamu jadikan template.

1. Contoh Action Plan untuk Kebutuhan Personal

sumber : glints.com

2. Contoh Action Plan untuk Keperluan Bisnis

sumber : glints.com

3. Contoh Action Plan untuk keperluan Marketing

sumber : glints.com

4. Contoh Action Plan untuk keperluan Project Management

sumber : glints.com

5. Contoh Action Plan untuk keperluan social media campaign

sumber : glints.com

6. Contoh Action Plan untuk Sekolah

sumber : doctemplates.net

Dari pembahasan di atas dapat dikatakan bahwa action plan ini merupakan suatu hal yang memang perlu untuk dilakukan agar bisa mencapai tujuan dengan maksimal. Nah, grameds itu dia adalah beberapa contoh action plan sederhana yang bisa kamu ikuti untuk membuat action plan bisnis mu dan berbagai penjelasan mengenai action plan. Semoga semua pembahasan tentang pengertian action plan hingga contoh action plan bisa bermanfaat sekaligus bisa menambah wawasan kamu, Grameds.

Jika grameds ingin membaca mengenai buku tentang action plan atau buku lainnya, maka grameds bisa membaca dan membeli bukunya di Gramedia.com.

Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis : Christin Devina

Rujukan:

• https://qontak.com/blog/action-plan/
• https://accurate.id/bisnis-ukm/apa-itu-action-plan/
• https://www.sampoernauniversity.ac.id/id/key-performance-indicator/
• https://vocasia.id/blog/action-plan-adalah/
• https://store.sirclo.com/blog/tips-action-plan/
• https://www.simulasikredit.com/cara-membuat-action-plan/
• https://glints.com/id/lowongan/action-plan-adalah/#.Y8oHLHZBy5c