Contoh Rundown Acara dan Cara Membuatnya

Contoh rundown acara–Siapa dari Grameds yang sedang ingin membuat rundown acara atau bahkan sudah pernah membuatnya? Atau pernahkah kalian mendatangi sebuah acara, baik berskala besar maupun kecil? Biasanya, acara tersebut telah disusun secara rapi dan berurutan agar berlangsung lancar dan sesuai dengan agenda yang telah ditentukan.

Di dalam sebuah acara membutuhkan keteraturan dan arahan agar acara bisa berjalan secara lancar, tertata dan sesuai dengan keinginan. Oleh karena itu, untuk membuat acara berjalan teratur membutuhkan sebuah panduan berupa rundown acara.

Rundown acara merupakan sebuah rangkaian susunan dari suatu acara yang dibuat secara sistematis yang dibatasi oleh adanya durasi. Ketika hendak menyusun sebuah rundown acara dibutuhkan perencanaan yang matang, rinci dan diskusi dari team.

Kunci keberhasilan dari suatu acara yakni kerincian dari rangkaian susunan acara, maka akan semakin bagus acaranya. Kerincian rundown membantu penyelenggara untuk menentukan apa saja diperlukan pada jam-jam tertentu.

Pengertian Rundown Acara

Rundown acara bisa diartikan dalam bahasa Indonesia sebagai susunan acara. Rundown acara merupakan sebuah rangkaian acara yang dibuat secara runtut atau sistematis dari suatu program, yang di dalamnya terdapat susunan kegiatan atau aktivitas yang dibatasi oleh durasi waktu tertentu.

Rundown acara digunakan pada kegiatan yang melibatkan orang banyak dan biasanya kegiatan tersebut bersifat formal. Selain itu, yang membuat rundown acara adalah pihak penyelenggara acara atau event organizer suatu kegiatan dan termasuk komponen penting dalam kepanitiaan tersebut.

Dalam proses pembuatan rundown acara, terdapat template berbentuk tabel dan biasa digunakan di berbagai event atau sebuah acara atau perayaan hari besar, seperti upacara keagamaan, acara seminar, televisi, maupun kegiatan semacam talkshow, konser musik, acara pernikahan, peresmian sebuah gedung, gathering, dan lain sebagainya.

Judul buku: Prepare Your Dream Wedding

Siapa yang Membuat Rundown Acara?

Di setiap acara terdapat orang yang bertugas untuk membuat dalam menyusun susunan acara. Rundown acara banyak digunakan pada kegiatan resmi yang akan dihadiri oleh para tamu penting, seperti pejabat negara. Lalu, siapakah penanggung jawab untuk menyusun rundown acara tersebut agar bisa berjalan baik tanpa ada yang kurang.

Berikut ini pihak-pihak yang memiliki tugas untuk menyusun rundown acara.

• Di instansi pemerintahan; maka tugas dan kewenangan tersebut berada di protokoler (staff protokol), bagian ini biasanya ada di pemerintahan kabupaten atau provinsi dan berada di Divisi Hubungan Internasional.
• Di perusahaan swasta; maka tugas pembuatan susunan acara dilakukan oleh sekretaris, divisi public relation, atau staff khusus direktur utama.
• Di organisasi sosial dan kepemudaan/mahasiswa; maka yang menyusun rundown adalah sekretaris atau bagian organisasi, juga panitia pelaksana (bagian acara).

Namun, pada acara yang tidak resmi seperti ulang tahun, anniversary wedding, atau perayaan lainnya, seseorang bisa saja menjalin kerjasama dengan pihak jasa event organizer yang sudah berkecimpung lama di dunia event.

Hal yang perlu diperhatikan untuk acara resmi maupun tidak resmi, proses penyusunan acara harus masuk dalam kegiatan evaluasi panitia sebelum pelaksanaan kegiatan.

Bagi Grameds yang sudah biasa bergabung di kepanitiaan semenjak di bangku sekolah pasti sudah tidak asing dalam mengemban tugas membuat rundown. Ketika berada di bangku sekolah, rundown acara disusun oleh para siswa di bagian OSIS atau membuka lowongan relawan panitia.

Judul buku: CEO: Chief Event Organizer

Di dunia profesional biasanya ada sebuah divisi khusus yang akan mengurus jalannya sebuah acara dari awal hingga akhir. Mulai dari persiapan hingga evaluasi. Jika tidak memiliki divisi khusus untuk dijadikan panitia dalam sebuah acara, biasanya mereka akan menyewa jasa event organizer (EO), mereka akan mengharapkan hasil yang terbaik.

Tata Cara Membuat Rundown Acara

Berikut ini adalah tata cara dalam membuat suatu contoh rundown acara yang mungkin saja bisa Grameds praktikkan saat ingin membuat rundown.

• Panitia, pembuat atau jasa event organizer akan bertindak sebagai peninjau dan penanggung jawab selama acara berlangsung.
• Susunan acara harus selalu berjalan seiringan dengan waktu yang telah ditetapkan.
• Berkoordinasi dengan bagian perlengkapan untuk selalu dapat saling melengkapi kebutuhannya, misalnyasaat terjadi kekurangan makanan atau minuman.
• Melakukan gladi bersih sebelum hari acara terselenggara. Hal tersebut diperlukan, agar semua pihak yang terlibat dapat berjalan sesuai fungsinya.
• Penanggung jawab acara dapat melakukan koordinasi dan interaksi yang baik dengan semua pihak yang terlibat dalam acara. Tujuannya adalah agar jika diperlukan suatu perubahan acara, semua pihak dapat ikut menyesuaikan.

Cara Membuat Rundown Acara

Sebelum membahas tentang apa saja isi dari kolom susunan acara, Grameds dapat menyimak terlebih dahulu tentang cara membuat rundown acara.

Pertama yang perlu dilakukan adalah membuat dan mengatur secara runtut kegiatan berdasarkan tema acara bersama tim. Lakukanlah koordinasi dengan tim terkait tamu undangan, narasumber, atau peserta penting yang akan datang pada acara tersebut. hal ini dilakukan untuk mendata tamu undangan, narasumber, atau peserta penting yang akan mengisi acara.

Grameds juga perlu menyusun semua aktivitas dengan durasi waktu tertentu yang diberikan pada acara yang akan dilaksanakan nantinya. Tambahkan penentuan tempat acara berlangsung, agar semakin lengkap susunan acara yang dibuat bila berada di lebih dari satu ruang.

Kemudian, beri tahu rundown acara yang telah dibuat pada saat rapat koordinasi acara bersama semua anggota. Hal ini dilakukan bila ada revisi atau masukan dari panitia lain terkait rundown acara.

Jika sudah ditetapkan dan tidak ada revisi, maka bisa melakukan briefing atau dikoordinasikan dengan panitia yang bertugas sebagai pembawa acara, untuk menggunakan rundown acara yang telah dibuat.

Kolom dan Baris dalam Rundown

Fungsi rundown pada sebuah acara sama dengan fungsi denah lokasi tempat. Oleh karena itu, agar tidak tersesat, orang yang ikut dalam sebuah perjalan harus bisa membaca arah. Sehingga para panitia atau orang yang terlibat dalam keberlangsungan acara tersebut harus bisa membaca rundown dengan baik.

Untuk bisa membaca rundown dengan baik membutuhkan ketelitian, kejelian, persiapan, dan pengetahuan. Ketelitian dan kejelian dibutuhkan karena rundown biasanya terdiri dari banyak acara di dalam waktu yang cukup panjang.

Ketelitian berguna agar tidak ada acara yang tertukar bahkan terlewat, atau ada nama yang salah pengucapan karena kelalaian. Selain itu, persiapan juga diperlukan untuk memastikan semua yang dipakai sudah ada pada saat acara.

Selanjutnya, dibutuhkan juga pengetahuan untuk membaca rundown karena biasanya rundown dalam format tabel. Maka, kita harus bisa membaca dan memahami fungsi dari setiap kolom dan baris yang ada pada rundown.

Kolom dan Baris pada Rundown Acara

Pada sebuah rundown acara, sudah sewajarnya terdapat kolom dan baris untuk memudahkan penyusunan dan pembacaan susunan acara. Mari kita perhatikan detail kolom dan baris rundown acara berikut.

Kolom Nomor

Biasanya pada kolom pertama terdapat kolom nomor yang berisi nama acara dari urutan pertama hingga akhir. Kolom ini memang tidak selalu dibutuhkan, tetapi supaya tidak ada yang ketinggalan, sebaiknya dibuat saja.

Kolom dan Baris pada Susunan Acara

Isi dari kolom ini berisi semua susunan acara untuk mengatur rangkaian acara secara jelas. Lebih dari itu, kolom ini dibuat untuk memudahkan membaca tabel dan tidak tertukar. Dengan dilengkapi kolom nomor maka bisa menjadi penanda untuk acara selanjutnya.

Kolom Waktu

Selanjutnya ada kolom waktu, ini merupakan kolom penting dalam rundown. Kolom waktu untuk menunjukkan kapan sebuah acara dilaksanakan, susunan seluruh kegiatan dari waktu ke waktu dan kapan acara berakhir. Waktu dalam rundown merupakan panduan yang paten dan tidak bisa kita ganggu gugat. Seluruh rangkaian acara harus terlaksana sesuai dengan yang sudah disusun.

Kolom Kegiatan/Acara

Kolom acara merupakan kolom yang memperlihatkan seluruh kegiatan apa saja yang akan berlangsung. Kolom acara harus sinkron dengan kolom waktu sehingga acara yang terencana sesuai dengan waktu yang ada, jangan sampai ada yang bentrok. Pada kolom ini biasanya hanya tertulis secara singkat kegiatannya seperti sambutan pembuka, pembacaan doa, acara inti dan lain sebagainya.

Kolom Penanggung Jawab

Kolom penanggung jawab pada sebuah acara melibatkan banyak orang/komponen/kompartemen. Hal ini bertujuan untuk memudahkan koordinasi dan mengetahui harus menghubungi siapa jika membutuhkan sesuatu.

Kolom Tempat

Kolom tempat juga seringkali ada jika acara berlangsung di sebuah tempat yang luas atau memiliki ruang lebih dari satu dan menggunakan beberapa venue, sehingga acara tidak fokus di satu tempat saja.

Kolom Keterangan
Sedangkan untuk hal-hal lainnya akan tertulis di kolom selanjutnya, yaitu kolom keterangan. Kolom keterangan berisi informasi tambahan yang tidak termuat di kolom-kolom sebelumnya. Informasi yang ada di kolom keterangan biasanya berisikan hal-hal teknis, misalnya “menundukkan kepala” pada agenda doa bersama.

Saat membuat rundown acara, komponen yang wajib ada adalah kolom acara/kegiatan dan waktu. Jika sudah lengkap maka menjadi rundown acara secara resmi.

Manfaat Adanya Rundown Acara

Rundown acara dibuat agar pelaksanaan suatu acara terstruktur dan berjalan dengan tanpa ada satu kegiatan yang terlewat. Selain itu, adanya rundown juga bermanfaat untuk mengingatkan pembawa acara maupun pengisi acara agar tidak melebihi waktu yang ditetapkan. Berikut dibawah ini beberapa manfaat adanya rundown acara.

1. Menjaga acara berlangsung tepat waktu tanpa melebihi batas waktu yang ditetapkan. Hal ini dikarenakan adanya banyak kegiatan sehingga diperlukan untuk membatasi waktu pada pembawa acara serta pengisi acara.

2. Menghindari kesalahpahaman. Jika rundown acara diberikan pada tamu undangan atau peserta, semua bisa mengetahui acara apa saja yang akan diadakan dan tidak meninggalkan acara inti yang dilaksanakan.

3. Mengetahui perkiraan waktu yang dialokasikan untuk acara.

4. Membuat acara berlangsung dengan rapi, terstruktur sekaligus meminimalisir gangguan.

Acara yang memakai rundown sangat bervariasi, seperti seminar, acara televisi, talkshow, konser, pernikahan, peresmian tempat, dan sebagainya. Meskipun rundown sudah disusun, tapi rundown bersifat fleksibel dan masih mungkin mengalami perubahan.

Contoh Rundown Acara yang Bisa Kamu Ikuti

Di bawah ini ada beberapa contoh rundown acara yang bisa Grameds coba buat. Pada dasarnya semua bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis acara yang akan Grameds selenggarakan.

Contoh Rundown Acara Pengenalan Lingkungan Fakultas Dalam Rangka Orientasi Mahasiswa Baru Tahun 2021

Contoh Rundown Acara Temu Kangen Alumni Jurusan Biologi Universitas Sahaja Angkatan 2007/2008

Contoh Rundown Acara Webinar Kewirausahaan UKM

Contoh Rundown Acara Open House Café Rima

Contoh Rundown Acara Gathering

Hari ke 1

Hari ke 2

Itulah sejumlah bahasan pengertian, cara membuat, hingga contoh rundown acara. Berbagai contoh rundown acara yang dipaparkan di atas bisa Grameds sesuaikan dengan acara yang akan dibuat.

Judul buku: Pengelolaan Event

Jadi, apakah Grameds sudah bisa membuat ragam rundown acara seperti contoh rundown di atas? Atau bahkan ingin membuat usaha jasa event organizer? Yuk, berlatih dengan panduan buku-buku mengenai penyelenggaraan acara dan informasi lainnya yang tersedia di Gramedia.com. Sebab, sebagai #SahabatTanpaBatas, kami akan selalu memberikan informasi terbaru dan terlengkap. Semoga bermanfaat, ya!

Penulis: Audrey Aulivia Wiranto

Baca juga: