Ketahui Contoh Surat Niaga Hingga Jenis-Jenisnya

Contoh surat niaga – Apakah grameds mengetahui tentang surat niaga? Surat niaga memiliki kaitan erat dengan dunia bisnis, sehingga sering digunakan oleh para pemilik bisnis untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa aktivitas bisnis. Biasanya pihak yang membuat surat niaga adalah perseorangan, perusahaan atau badan usaha.

Surat ini tidak hanya dilakukan untuk keperluan eksternal saja, namun juga dalam hal internal sebagai media komunikasi antara pihak tertentu dalam sebuah bisnis yang sama, baik dari tingkat pusat hingga ke cabangnya. Dalam surat niaga disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis, karena isinya berhubungan dengan penawaran, jual beli barang atau jasa. Nah, apa saja jenis-jenis dan contoh dari surat niaga? Yuk simak grameds!

Contoh Surat Niaga

Berikut ini ada beberapa contoh surat niaga yang dapat grameds berikan dalam sebuah bisnis, di antaranya :

• Contoh Surat Niaga Pengenalan Produk 

Contoh surat niaga perkenalan produk biasanya dibuat dengan tujuan agar pihak lain lebih mengenal tentang produk dan jasa yang ditawarkan sehingga kemungkinan mereka untuk membeli produk atau jasa lebih besar. Di samping itu, surat niaga ini juga mempunyai peranan yang cukup penting dalam sebuah bisnis, apalagi jika bisnis tersebut baru saja didirikan. Bisnis yang baru tentu akan lebih memperkenalkan diri kepada pihak lain atau calon konsumen.

Semakin cepat pihak lain mengenal bisnis yang dijalankan, maka akan semakin lebih baik bagi perkembangan bisnis itu sendiri. Nah, salah satu solusi yang dapat grameds lakukan dalam proses perkenalan menggunakan bantuan surat niaga karena dalam hal ini surat niaga bisa berfungsi sebagai media komunikasi yang baik.

1. MAKMUR JAYA

Komputer dan Elektronik

Jl. Condong catur 56, Surabaya

Telp. 031-2635737, Email : makmurjaya@gmail.com

Surabaya, 12 Februari 2012

Nomor : 001/ACGD/02/2012

Perihal : Perkenalan Barang

Lampiran : 1 Buah Katalog

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Lancar Murni

Jl. Sudirman 124, Surabaya

Dengan hormat,

1. Makmur Jaya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi perangkat komputer dan elektronik. Perusahaan kami sudah berdiri sejak kurang lebih 2 tahun yang lalu dan saat ini sudah mempunyai banyak pelanggan. Kami juga menyediakan produk-produk yang dibutuhkan oleh banyak pihak.

Maka, dengan adanya hal tersebut kami bermaksud untuk memperkenalkan produk-produk yang dimiliki oleh PT. Lancar Jaya. Kedepan, kami juga berharap menjadi salah satu penyalur perangkat elektronik. Bersama ini kami melampirkan satu buah katalog mengenai tentang produk-produk kami.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamnya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Direktur PT. Makmur Jaya

Gunawan Susanto

 

• Contoh Surat Niaga Penawaran Barang

Ketika grameds sedang menjalankan sebuah bisnis, penawaran barang merupakan hal yang sangat umum dan sering terjadi. Sehingga hal ini wajar dilakukan karena proses sebuah bisnis perusahaan adalah menjual barang yang mereka produksi ke para pelanggan. Biasanya penawaran barang dapat terjadi dalam lingkungan internal perusahaan baik dalam atau antar perusahaan maupun langsung kepada pelanggan.

Contoh surat niaga penawaran barang biasanya dibutuhkan ketika grameds ingin menawarkan barang dengan antar perusahaan. Maka, adanya surat ini menjadi salah satu representative dari sebuah perusahaan yang menginginkan feedback positif dari adanya surat niaga yang telah disampaikan.

1. MAKMUR JAYA

Komputer dan Elektronik

Jl. Condong catur 56, Surabaya

Telp. 031-2635737, Email : makmurjaya@gmail.com

Surabaya, 20 Februari 2012

Nomor : 26/ABSC/BS/VII/2012

Lampiran : 1 Berkas

Perihal : Penawaran Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Lancar Murni

Jl. Sudirman 12, Surabaya

Dengan hormat,

Melalui surat ini izinkan kami memberikan penawaran barang seperti yang kami miliki sebagai pemasok perangkat komputer dan elektronik. Kelebihan kami diantaranya memiliki harga yang paling murah namun dengan barang yang berkualitas tinggi.

Adanya surat ini kami akan lampirkan beberapa dokumen pendukung sebagaimana bahan pertimbangan kerjasama. Kami juga menyediakan berbagai pilihan pembayaran mulai dari pembayaran cash hingga pembayaran ketika barang sampai. Selain itu, ada juga pembayaran melalui kartu kredit serta sistem pembayaran cicilan dengan DP sebesar 50% pemesanan.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Untuk perhatian saudara maka kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Gunawan Susanto

 

• Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang 

Ketika surat niaga penawaran sudah dikirimkan oleh grameds, maka akan datang surat niaga pemesanan barang. Surat tersebut dibuat oleh pihak pembeli dengan tujuan memesan barang. Tujuan dari adanya surat ini sebagai bukti yang sah jual beli antara pihak penjual dengan pihak pembeli. Oleh sebab itu, surat pemesanan harus dibuat dengan benar, tidak boleh salah karena hal ini menyangkut kerjasama dua lembaga atau perusahaan.

1. MAKMUR JAYA

Komputer dan Elektronik

Jl. Condong catur 56, Surabaya

Telp. 031-2635737, Email : makmurjaya@gmail.com

Surabaya, 1 Maret 2012

Nomor : 09/II/2012

Lampiran : 1 Berkas

Perihal : Pemesanan Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Lancar Murni

Jl. Sudirman 124, Surabaya

Dengan hormat,

Surat yang Bapak/ Ibu kirimkan dengan nomor surat 26/ABSC/BS/VII/2012 sudah kami terima dalam keadaan baik. Atas penawaran yang dilakukan, kami mengucapkan terima kasih, sehingga bermaksud untuk memesan barang dengan kualitas dan harga yang ditawarkan.

Berikut ini rincian barang yang kami pesan :

1. 10 unit computer
2. 4 unit kipas angin dinding
3. 3 unit TV Led sharp 24 inchi

Kami berharap, agar barang yang dipesan dapat diproses sebelum tanggal 15 Maret 2012. Untuk pembayarannya kami akan melakukan pembayaran melalui metode transfer dimana setelah 1 hari barang tersebut telah kami terima dan kami periksa. Bukti pembayaran berupa struk transfer akan kami kirimkan salinannya.

Demikian surat pesanan ini disampaikan untuk perhatian serta pelayanan baik dari saudara kami mengucapkan terima kasih banyak.

Surabaya, 01 Maret 2012

Hormat Kami,

Budi Utomo

• Contoh Surat Niaga Permintaan 

Contoh surat niaga terakhir yang akan grameds pelajari adalah contoh surat niaga permintaan. Salah satu jenis surat niaga yang sering digunakan adalah surat permintaan barang. Biasanya surat ini dikirimkan oleh sebuah bisnis kepada bisnis lainnya dengan tujuan meminta pihak penjual untuk mengirimkan barang tertentu.

Contoh surat permintaan barang sebagai surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual yang berisi tentang pesanan akan barang tertentu. Secara umum, surat permintaan barang diterbitkan karena dua hal yaitu atas keinginan sendiri maupun sebagai balasan surat penawaran sebelumnya.

1. MAKMUR JAYA

Komputer dan Elektronik

Jl. Condong catur 56, Surabaya

Telp. 031-2635737, Email : makmurjaya@gmail.com

Surabaya, 11 Februari 2012

Nomor : 002/ABSH,09/2012

Perihal : Permintaan Pengadaan Alat Tulis Kantor

Kepada Yth,

Manajer Pengadaan Barang

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan training untuk seluruh karyawan perusahaan, maka dari itu kami dari departemen Sumber Daya Manusia bermaksud untuk memohon pengadaan alat tulis kantor berupa sebagai berikut :

1. Kertas HVS 80 gr sebanyak 20 Rim
2. Notebook A5-50 lembar sebanyak 2000 buah
3. Pulpen hitam sebanyak 40 lusin
4. Pensil 2b sebanyak 10 lusin

Demikian surat permohonan pengadaan barang ini dibuat. Untuk estimasi harga barang kami lampirkan bersama surat ini. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Budi Utomo

Bisnis sebagai ilmu yang aplikatif, artinya menjadikan seorang pebisnis harus langsung praktik dalam kesehariannya. Hal ini sama saja ketika pebisnis melakukan kerja sama dengan pebisnis lainnya, sehingga dibutuhkan surat niaga agar kerjasama tersebut jelas. Nah, untuk membuat suratnya grameds dapat mempelajari buku “Kunci Sukses Bisnis Rumahan: Elektronik dan Tulis Menulis, karya Himawan Chandra. Dapatkan buku ini hanya di Gramedia terdekat ya!

Jenis -Jenis Surat Niaga 

Berikut ini jenis-jenis surat niaga yang dapat grameds pelajari, di antaranya :

• Surat perkenalan 

Surat perkenalan adalah contoh surat niaga yang dibuat oleh perusahaan dengan tujuan memperkenalkan usahanya, baik barang ataupun jasa kepada pihak lain. Secara umum, surat ini berisi tentang penjelasan produk atau jasa yang ditawarkan secara lengkap dan terperinci.

• Surat permintaan penawaran 

Surat niaga jenis ini sebagai surat yang berisi permintaan penawaran dari calon pembeli kepada perusahaan penjual produk atau jasa. Dalam hal ini permintaan yang dimaksud antara lain berupa katalog produk beserta harganya, promo yang berlaku dan lain sebagainya.

Agar perusahan menjadi lebih baik salah satunya adalah bekerja sama antar perusahaan. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan dan kualitas perusahaan baik dari segi produk maupun jasa. Untuk menjalin kerjasama pasti akan membutuhkan sebuah surat, misalnya surat niaga. Dalam buku “Terampil Menulis Surat”, pembaca akan tahu cara menulis surat yang baik dan benar.

• Surat pesanan 

Apabila setelah grameds menerima surat penawaran  dari calon pembeli tertarik untuk membeli, maka jenis surat yang akan dikirim selanjutnya adalah surat pesanan. Surat pesanan ini berisi tentang informasi dan rincian produk yang akan dibeli.

• Surat perkenalan 

Selanjutnya salah satu manfaat dari surat niaga adalah untuk memperkenalkan produk atau jasa dalam suatu bisnis ke perusahaan lain dengan informasi yang lengkap. Nah, grameds dapat menggunakan surat perkenalan dengan tujuan memperkenalkan, ya.

• Surat penolakan pesanan 

Biasanya ada beberapa faktor yang menjadikan adanya penolakan, misalnya seperti membludaknya pesanan. Tidak jarang apabila perusahaan terpaksa menolak pesanan pembeli. Untuk menolaknya, perusahaan memiliki prosedur yang dilakukan yaitu perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan alasannya.

• Surat pengiriman pembayaran 

Surat pengiriman pembayaran merupakan salah satu bukti transaksi oleh pembeli. Pada jenis surat ini, isi surat niaga sebagai jumlah uang yang dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran hingga bukti transaksi.

• Surat komplain atau pengaduan 

Grameds dapat mengirim surat pengaduan atau komplain apabila menerima barang rusak atau cacat maupun barang tersebut yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal ini, fungsi dari surat niaga adalah mengajukan pengaduan.

• Surat penangguhan pembayaran 

Biasanya dalam beberapa kondisi, pembeli tidak dapat melakukan pembayaran secara tepat waktu, hal ini karena ada beberapa alasan yang terjad. Apabila hal ini terjadi, maka pembeli dapat mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Surat ini nantinya akan dikirimkan setelah pembeli menerima surat tagihan dari penjual.

• Surat penagihan 

Ketika transaksi jual beli sudah disepakati oleh kedua belah pihak dengan sistem hutang, maka langkah selanjutnya yang dilakukan penjual adalah mengirimkan surat penagihan, surat ini berisi tentang pemberitahuan batas waktu pembayaran atau yang kita kenal jatuh tempo.

• Surat jawaban penangguhan 

Jenis lain dari surat niaga selanjutnya adalah surat jawaban penangguhan pembayaran. Surat ini merupakan surat balasan yang dikirim oleh pembeli sebelumnya. Biasanya surat ini berisi tentang respon dari permintaan penangguhan yang berupa penolakan atau aturan pembayaran dengan sistem baru.

• Surat menjawab pengaduan 

Isi dari surat ini tentang ucapan terima kasih untuk pengaduannya serta langkah yang dapat diambil oleh penjual untuk mengatasi masalah yang dialami pembeli.

• Surat konfirmasi pesanan 

Surat konfirmasi pesanan adalah bentuk respon dari penjual atas pengajuan pembeli. Surat ini berisi tentang barang atau produk yang akan dipesan apakah tersedia atau tidak. Selain itu, penjual juga dapat menyertakan metode pembayaran dan detail pengiriman melalui surat tersebut.

• Surat penawaran 

Surat penawaran merupakan surat balasan untuk permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan dari calon pembeli. Tidak hanya untuk membalas permintaan penawaran saja, namun perusahan juga boleh berinisiatif mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli secara langsung.

Fungsi Surat Niaga

Surat niaga memiliki fungsi yang berhubungan dengan urusan jual beli hingga tawar menawar antara pebisnis dengan pihak lain. Nah, surat ini juga bisa sebagai bukti yang sah ya grameds. Nantinya, bukti ini akan berguna dalam laporan keuangan bisnis yang grameds susun di akhir periode perhitungan akuntansi bisnis. Berikut ini fungsi dari surat niaga adalah:

1. Sebagai bukti nyata hitam di atas putih mengenai tentang surat-surat perjanjian.
2. Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan sebuah tugas.
3. Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
4. Sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali apabila dibutuhkan.
5. Sebagai perwakilan dari pihak pembuat surat dalam pertemuan dengan pihak lain/
6. Sebagai alat promosi dan bukti sejarah perjalanan sebuah bisnis.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Surat niaga digunakan sebagai tujuan bisnis dan grameds dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya, lho! Berikut ini ciri-ciri dari surat niaga, yaitu :

1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal-hal bisnis maupun perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
4. Surat niaga juga menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas serta mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga dan biaya.

Struktur Surat Niaga

Ketika grameds menuliskan surat niaga, maka tidak bisa dibuat secara sembarangan, ya. ada beberapa struktur surat niaga yang tidak dapat ditinggalkan. Struktur atau unsur-unsur berikut ini harus ada di dalam sebuah surat niaga. Berikut ini struktur surat niaga, yaitu :

• Kop surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal surat
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi surat, yang berisi pendahuluan, inti dan penutup.
• Salam penutup
• Tanda tangan pengirim surat
• Jabatan pengirim surat

Menjadi manusia memang tidak pernah lepas dari kebutuhan sehari-hari, ya seperti dunia professional tidak dapat dipisahkan dari perlunya surat menyurat. Bahkan seorang pebisnis pun juga akan membutuhkan sistem ini, salah satunya pembuatan surat niaga seperti di buku “Strategi Sukses Menguasai Surat Menyurat”, karya Petrikor Immanuel. Dapatkan buku ini hanya di Gramedia terdekat ya!

Nah, selain struktur surat niaga di atas, ada beberapa hal yang perlu grameds perhatikan dalam membuat sebuah surat niaga. Hal-hal tersebut wajib diperhatikan dengan benar, diantaranya :

• Perlu menyebutkan maksud, tujuan dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
• Menjelaskan tentang jenis dan jumlah produk atau jasa yang akan dipesan.
• Mendeskripsikan cara mengirim barang atau jasa yang akan dipesan.
• Menyebutkan tentang tata cara pembayaran.
• Menjelaskan tentang cara pengepakan barang.

Nah, itulah tentang jenis-jenis dan contoh surat niaga, ya grameds. Surat niaga akan dilakukan oleh antar perusahaan maupun dengan konsumen. Jadi apabila grameds seorang pebisnis akan memerlukan surat niaga ini untuk berbagai transaksi dengan perusahaan lain, ya. Jadi, dalam pembuatannya juga tidak boleh sembarangan, sesuai dengan aturan surat niaga.

Sebagai #SahabatTanpaBatas, gramedia.com akan selalu memberikan informasi terbaik dan terlengkap untuk Grameds. Semoga artikel ini menginspirasimu ya!  Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis : Rosyda Nur Fauziyah

Sumber artikel

https://majoo.id/solusi/detail/contoh-surat-niaga

https://www.ocbcnisp.com/id/article/2022/06/06/surat-niaga-adalah

Baca juga: