10 Contoh Surat Undangan Resmi dengan Struktur yang Baik!

Contoh Surat Undangan Resmi – Surat adalah salah satu media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis. Terdapat banyak jenis surat yang dapat dikelompokkan berdasarkan jenis kepentingannya masing-masing.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat diartikan sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai macam isi maksudnya) atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu. Surat juga diartikan sebagai sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan.

Nurdjan (2016) dalam buku berjudul Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi menyebutkan jika surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Informasi yang diberikan di dalam surat berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan dan putusan.

Surat dapat digunakan untuk berbagai keperluan, yaitu:

• Sebagai perwakilan penulis atau instansi selaku pengirim dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan pribadi, kelompok, atau organisasi lain.
• Sebagai landasan dan petunjuk dalam bekerja.
• Sebagai bukti tertulis yang otentik dan jelas, serta memiliki kekuatan hukum.
• Sebagai cadangan pengingat atau arsip keperluan tertentu.
• Sebagai dokumen sejarah penting pada masa lalu atau pemuat informasi tentang perkembangan dan perubahan suatu organisasi.
• Sebagai jaminan keamanan terhadap suatu kegiatan.

Yustinah dan Ahmad Iskak dalam buku berjudul Bahasa Indonesia (2006) menuliskan jika surat dibagi menjadi empat macam, yakni surat pribadi, surat pemerintah, surat niaga, dan surat sosial. Selain itu, surat juga dapat berisi peringatan, teguran, dan penghargaan. Fungsinya mencakup lima hal, yaitu sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman surat. Semakin jauh tujuan pengiriman surat, nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga. Namun, seiring dengan perkembangannya, kini surat tidak hanya menggunakan media kertas, tetapi juga bisa disampaikan lewat elektronik, salah satunya adalah surat elektronik (surel).

Kendati demikian, yang akan dibahas secara spesifik dalam tulisan ini adalah surat pribadi dan surat dinas. Artikel kali ini akan membahas perbedaan antara surat dinas dan surat pribadi, serta perbedaan fungsinya.

Persuratan di Indonesia

Bis surat di Indonesia.
Foto: Hariadhi.

Persuratan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit, Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Aksara yang digunakan adalah Pallawa. Saat itu, surat-surat yang beredar di kalangan biarawan dan bangsawan dibuat menggunakan batu, kayu, maupun kertas seiring dengan masuknya agama Hindu dan Buddha di Indonesia. Kertas di sini merujuk kepada bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar.

Kedatangan Belanda di Indonesia kemudian turut memengaruhi perkembangan surat-menyurat di Indonesia. Pada 1596, datanglah Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Saat itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia.

Layanan pos yang ada juga belum mencapai tahap yang teratur, walaupun sudah cukup maju untuk ukuran saat itu. Hal itu disebabkan karena layanan persuratan masih tergantung kepada kapal kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau.

Akhirnya, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan surat-surat yang dikirim, khususnya bagi mereka yang berada di luar Pulau Jawa.

Pada masa pemerintahan Daendels, dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan pada 1809 yang diselesaikan dalam waktu satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang Pantai Utara Jawa Barat hingga Jawa Timur. Pembangunan ini terinspirasi dengan pembangunan jalan pos Kekaisaran Romawi dengan nama Cursus Publicus. Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-perkembangan kecil, seperti adanya tarif untuk pos yang melintasi laut.

Pada masa pemerintahan Jepang, dalam dunia persuratan sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi keperluan militer Jepang. Setelah Indonesia merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan Telpon (PTT) dari tangan Jepang pada 27 Desember 1945.

Hari itu kemudian diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat itu, banyak terjadi perombakan sistem pos yang ada, termasuk perluasan-perluasan wilayah yang mencakup daearah-daerah sulit dijangkau.

Jenis-Jenis Surat

Secara umum, surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat yang ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya (surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga), serta surat yang ditinjau berdasarkan pemakaiannya (surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas). Dalam hal mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, juga dikenal surat pengunduran diri.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat ini dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi antara lain:

• Tidak menggunakan kop surat.
• Tidak ada nomor surat.
• Salam pembuka dan penutup bervariasi.
• Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan penulis.
• Format surat bebas.

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. contoh dari surat ini adalah undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi antara lain:

• Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan oleh organisasi.
• Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
• Penggunaan ragam bahasa resmi.
• Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
• Ada aturan format baku.

Bagian-bagian surat resmi antara lain:

• Kepala atau kop surat meliputi nama instansi atau lembaga yang ditulis dengan huruf kapital, alamat instansi atau lembaga yang ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, dan logo instansi atau lembaga.
• Nomor surat, yaitu urutan surat yang dikirimkan.
• Lampiran, yaitu lembaran lain yang disertakan selain surat.
• Hal, yaitu garis besar isi surat.
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat).
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata “kepada”).
• Pembuka atau salam pembuka (diakhiri tanda koma).
• Isi surat meliputi uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya yang ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
• Penutup surat meliputi salam penutup, jabatan, tanda tangan, dan nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP).
• Tembusan surat, yaitu penyertaan atau pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

3. Surat Niaga

Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar, sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; serta dapat dibagi menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

4. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas adalah sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas antara lain:

• Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.
• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.
• Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.
• Menggunakan cap atau stempel instansi kantor pembuat surat.
• Memiliki format surat tertentu.

5. Surat Undangan

Surat undangan merupakan salah satu surat yang memuat ajakan kepada seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu acara. Surat tersebut terdiri atas dua jenis, yaitu surat resmi dan tidak resmi. Perbedaan keduanya terletak di struktur dan fungsinya yang berbeda.

Nah, khusus untuk undangan yang resmi, hal tersebut memuat keperluan formal. Surat tersebut biasanya mengundang seseorang atau instansi untuk membahas hal yang bersifat penting, baik itu berupa rapat, seminar, dan lainnya. Sistematika penulisannya pun berbeda dari undangan pada umumnya yang bersifat tidak formal.

Isi surat undangan resmi berisi waktu dan tempat rapat, tujuan dibuatnya undangan, pokok bahasan, dan informasi-informasi mengenai acara tersebut. Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, semuanya tercantum dalam isi surat. Contoh surat undangan adalah surat undangan rapat, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan lain sebagainya.

Perbedaan Surat Pribadi, Dinas, dan Undangan Resmi

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Dalam menuliskan surat pribadi, tak jarang seorang penulis menyebut dirinya dengan kata “saya”. Oleh karena sifatnya yang akrab dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi. Sementara itu, dinukil dari buku berjudul Be Smart Bahasa Indonesia (2008) yang ditulis oleh Ismail Kusmayadi, surat pribadi sangat bergantung kepada tujuan surat itu hendak dikirimkan.

Namun demikian, surat pribadi berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi dua macam, yakni surat pribadi yang bersifat privasi dan surat pribadi yang isinya bersifat resmi. Surat pribadi yang bersifat privasi artinya adalah surat yang dikirimkan kepada sahabat, anggota keluarga, kenalan, dan lain sebagainya. Sementara itu, surat pribadi yang bersifat resmi adalah surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan.

Turut disebutkan pula dalam buku berjudul Buku Ajar Bahasa Indonesia dan Karya Tulis Ilmiah yang disusun oleh Sarmadan dan La Alu (2015) bahwa surat pribadi adalah salah satu bentuk surat-menyurat yang ditulis oleh seseorang sebagai pribadi dan tidak berkaitan dengan kedinasan. Pada umumnya, surat pribadi bersifat tidak resmi dan berisi masalah-masalah pribadi.

2. Surat Dinas

Menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas atau adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Surat ini harus memakai bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya.

Surat dinas biasa disebut pula dengan surat resmi, yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah. Surat ini biasanya berisi masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat tersebut hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan bisa dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut, misalnya surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.

Sebagaimana dilansir dari laman Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis yang memiliki karakter legal dan formal. Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Selain itu, surat dinas dalam organisasi juga dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.

Berdasarkan ketentuannya, surat dinas harus ditulis dengan mengikuti ketentuan-ketentuan baku. Surat juga harus dibuat dengan teknik penyusunan yang benar, seperti kepala surat (kop surat), nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan alamat surat, dan memperhatikan bentuk penulisan surat. Selain itu, isi surat tersebut juga harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.

Bahasa yang digunakan dalam surat dinas juga formal atau baku sesuai dengan kaidah penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat dinas harus ditulis secara efektif. Artinya, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa yang efektif harus memenuhi unsur sederhana, wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

—

Dikutip dari buku berjudul Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas yang ditulis oleh Muhammad Hamzah dan Andi Neneng (2017), pengertian surat dinas adalah sejenis karangan atau komposisi yang ditujukan untuk menyampaikan maksud yang ingin disampaikan.

Surat-menyurat dinas menjadi kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok dan fungsi organisasi. Selain itu, surat dinas juga memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai bukti autentik, alat pengingat, bukti historis, pedoman kerja, dan duta atau wakil penulisnya.

Berbeda halnya dengan surat dinas, dikutip dari buku berjudul Pasti Bisa Pembahasan Tuntas Kompetensi Bahasa Indonesia yang ditulis oleh Agus Trianto (2007), surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada orang lain sebagai pribadi, bukan sebagai wakil atau utusan yang berkaitan dengan kelembagaan/kedinasan/resmi. Umumnya, surat pribadi berisi dengan undangan, permohonan dan permintaan penjelasan, penerimaan dan penolakan, atau ungkapan perasaan seseorang yang ingin disampaikan ke orang lain.

Perbedaan surat undangan dinas dan surat pribadi terletak di judul pengirim, secara pribadi atau secara instansi. Selain itu, ketika menulis surat dinas resmi sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, ringkas, dan padat, sedangkan aturan kebahasaan ketika menulis surat pribadi tidak terlalu diperhatikan.

3. Surat Undangan Resmi

Sesuai dengan namanya, surat undangan resmi adalah surat untuk mengundang seseorang atau instansi perihal kepentingan formal, misalnya, rapat, seminar, dan sejenisnya. Oleh karena itu, surat ini harus kalian buat mengikuti komponen atau struktur berikut ini.

a. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat adalah komponen wajib di setiap surat yang bersifat resmi. Kepala surat ini berfungsi untuk menunjukkan asal instansi dari pengirim surat karena setiap instansi memiliki ciri khas di kop suratnya. Biasanya, kop surat terdiri atas nama lengkap instansi, logo, alamat, hingga nomor telepon.

b. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor dan tanggal surat berfungsi untuk mempermudah pendataan. Tak hanya itu, bagian ini juga dapat memberitahu penerima mengenai waktu pembuatan surat.

c. Nama Penerima Surat

Nama bisa memperjelas isi surat dan memberitahu bahwa surat hanya ditujukan ke nama tersebut, sehingga orang lain tak berhak untuk membacanya tanpa izin. Selain itu, menulis nama juga memberikan kesan bahwa kalian berbicara dua arah secara tak langsung.

d. Isi Surat

Isi surat ini menjelaskan maksud dan tujuan, seperti mengundang ke acara tertentu atau sejenisnya. Inilah yang menyebabkan kalian harus menulisnya dengan gamblang dan tidak bertele-tele.

e. Informasi Acara

Pastikan juga kalian telah menuliskan informasi acara dengan detail, seperti tempat dan waktu pelaksanaannya. Kalian juga bisa menambahkan durasi acara agar penerima surat bisa mendapat gambaran lebih jelas. Jika acara akan dilangsungkan secara daring, pastikan kalian juga melampirkan pranalanya.

e. Agenda Acara

Acara formal seharusnya sudah disusun jauh hari sebelum menyebar undangan. Oleh karena itu, kalian harus melampirkan agenda acara nantinya. Jangan lupa untuk memberikan perkiraan durasi dari setiap agenda.

f. Tanda Tangan dan Stempel Pengirim

Sebagai bukti bahwa surat ini memang berasal dari instansi, kalian wajib membubuhkan tanda tangan. Lebih baik lagi, kalian juga menambahkan stempel di atasnya. Pastikan yang menandatangani dan memberikan stempel memang orang yang berwenang. Jika undangan disebar secara daring, usahakan kalian menggunakan layanan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.

g. Bahasa Surat

Terakhir, perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa di surat ini. Pastikan, kalian menuliskannya dengan sopan dan tidak berbelit-belit. Usahakan, maksud surat to the point dan jelas. Perhatikan juga tanda baca agar surat enak dibaca oleh penerima.

Contoh Surat Undangan, Pribadi, hingga Dinas

Setelah mengetahui perbedaan dari surat dinas dan surat pribadi, berikut contoh masing-masing surat yang dapat kamu gunakan sebagai bahan referensi untuk membuatnya.

1. Surat Pribadi

Contoh 1

Contoh 2

Jakarta, 28 April 2020

Defandra Ramadhan
Jl. Persahabatan No. 63
Dago Atas, Bandung, Jawa Barat

Halo Defan, apa kabar? Semoga kamu tetap baik-baik saja dan selalu bahagia ya, walaupun sudah lama tidak bertemu. Aku juga di sini sehat dan selalu bahagia, walaupun beberapa waktu lalu sempat meriang sedikit. Namun, aku sudah pulih dan dapat main seperti biasa lagi, kok! Hehehe …

Oh iya, apakah kamu sudah mendengar kabar gembira? Setelah selesai sekolah SMA ini, aku punya rencana melanjutkan kuliah di Bandung! Asyik sekali, kita akan bisa main terus dan bertemu setiap hari, seperti dulu waktu kita kecil. Aku jadi tidak sabar! Kamu juga belajar yang semangat dan lebih giat lagi! Tunggu aku menyusulmu! Hahaha …

Sudah dulu ya Def, aku tunggu balasan surat dari kamu, ya! Jangan lupa makan dan jangan kebanyakan main PS, nanti dimarahin bundamu, lho. Hahaha … Salam untuk bunda dan ayahmu, ya!

Dari Sahabat Defan yang Tersayang

 

Alea Riviana

2. Surat Dinas

Contoh 1

Contoh 2

Bogor, 08 April 2028

No      : 08/OSIS/UND EX/V/28
Lamp : –
Hal     : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Kepada Yth
Pengurus OSIS

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2027/2028,kami selaku pengurus SMA Negeri 8 Bojonggede memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti berbagai perlombaan olahraga dan seni yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal  : Senin/28 April 2028
Waktu               : 08.00 – Selesai
Tempat             : Lapangan SMA Negeri 6 Bojonggede
Acara                : PORSENI

Kami mengharapkan kedatangan para perwakilan sekolah agar dapat hadir tepat waktu karena cukup pentingnya acara tersebut.

Mengetahui,
Ketua OSIS SMA Negeri 8 Bojonggede

Hendery Jaya Ramadhan

3. Surat Undangan Resmi

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Contoh 5

Contoh 6

Contoh 7

Contoh 8

Contoh 9

Contoh 10

—

Pemaparan mengenai contoh surat undangan resmi di atas dapat kalian jadikan sebagai panduan untuk menyusun dan menulis surat yang sedang dibutuhkan. Semoga bermanfaat! Grameds bisa mendapatkan buku-buku terkait dengan mengunjungi Gramedia.com. Gramedia selalu memberikan produk-produk terbaik agar kamu memiliki informasi #LebihDenganMembaca.