Gap Analysis: Metode Analisis Kesenjangan yang Wajib Pebisnis Ketahui

Ketika anda ingin mengembangkan dan meningkatkan kemampuan bisnis anda untuk berkompetisi di pasar, anda harus mengidentifikasi, mendayagunakan, mengembangkan, dan memperbaharui sumber daya bisnis anda. Alokasi dan pendayagunaan sumber daya yang kurang tepat dapat membuat sebuah celah di antara situasi terkini yang terjadi sekarang, dengan situasi target atau situasi ideal yang dibayangkan.

Anda dapat melakukan analisis atas celah tersebut dengan suatu cara yang disebut sebagai gap analysis atau analisis kesenjangan atau celah. Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum.

Proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan perubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis.

Untuk memperdalam pengetahuan Grameds mengenai gap analysis atau analisis kesenjangan ini, artikel ini akan merangkum pengertian gap analysis, komponen gap analysis, contoh gap analysis, manfaat gap analysis, peran gap analysis, dan cara melakukan gap analysis.

Pengertian Gap Analysis

Gap analysis dimaknai sebagai sebuah perbandingan antara kinerja aktual yang ada pada saat ini dengan kinerja potensial yang diharapkan. Dengan kata lain, Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu sistem yang berlangsung di suatu perusahaan atau bisnis pada saat ini sudah memenuhi target atau belum.

Dalam jangka waktu yang singkat, Gap Analysis merupakan cara yang diaplikasikan manajer bisnis atau proyek untuk membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan. Penggunaan analisis kesenjangan akan memberikan banyak manfaat dari ditemukannya masalah atau kesenjangan pada bisnisnya, yakni mengenai apakah bisnis telah menggunakan sumber daya dengan baik dan telah memenuhi harapan.

Dengan menggunakan analisis kesenjangan, itu berarti anda akan memahami bagaimana bisnis atau perusahaan anda melaksanakan seluruh kegiatan dan rencana yang harus dilakukan di masa mendatang. Sebab, analisis ini akan memberikan hasil yang menunjukkan bagaimana perkembangan bisnis anda. Maka itu, gap analysis sangat penting untuk dilakukan secara berkala, terutama jika bisnis atau proyek tersebut besar.

Kesenjangan atau celah yang ada di antara situasi aktual dan situasi potensial ini akan mendorong anda untuk menemukan sebuah solusi yang dapat mengisi celah tersebut. Solusi seperti inisiatif atau tindakan yang dapat meningkatkan efisiensi atau pemahaman yang lebih baik mengenai cara perusahaan untuk meningkatkan dan memperbaiki bisnis yang dilakukannya. Analisis ini kemudian juga akan membantu mengoptimalkan sumber daya manusia, biaya, dan waktu yang digunakan.

Gap Analysis terbentuk dari 3 komponen, yakni:

1. Rincian karakteristik situasi yang terjadi saat ini.
2. Rincian sejumlah hal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan di masa mendatang.
3. Rincian sejumlah hal penyebab kesenjangan.

Contoh Gap Analysis

Dunia bisnis terbagi menjadi beberapa bidang yang berbeda, mulai dari pelayanan pelanggan atau penyedia jasa, penjualan produk, dan lain sebagainya. Namun, dalam tiap bidang bisnis tersebut, dapat dilakukan analisa kesenjangan. Di bawah ini merupakan beberapa contoh bagaimana bisnis dapat melakukan gap analysis.

• Gap analysis dapat membantu bisnis untuk menemukan hal yang perlu diperbaiki atau diubah, ketika produktivitas bisnis tidak sesuai dengan harapan.
• Analisa kesenjangan dapat menemukan jawaban atas pertanyaan mengapa sebuah bisnis atau perusahaan kekurangan sumber daya atau pasokan.
• Analisis kesenjangan bisa dilakukan perusahaan ketika perusahaan meluncurkan produk. Hal ini ditujukan untuk menentukan apakah penjualan terlaksana seperti yang diharapkan atau tidak.
• Analisis kesenjangan ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi mengenai suatu produk yang akan memenuhi sebuah target yang direncanakan.
• Gap analysis juga mampu memberikan jawaban dan pemahaman atas penyebab sejumlah produk tidak laku.
• Perusahaan dapat melakukan gap analysis untuk membandingkan perkiraan yang dapat membantu menemukan segmentasi target pasar yang lebih baik.
• Gap analysis juga dapat digunakan perusahaan untuk mengecek portofolio produk dan menemukan peluang penjualan baru. Dalam jangka waktu yang singkat, perusahaan juga dapat menemukan inovasi produk baru untuk dijual di pasar.

Manfaat Gap Analysis

Dalam dunia bisnis, proses analisa kesenjangan ini biasanya dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh di masa depan, untuk dapat melakukan perubahan atas kondisi saat ini yang dinilai kurang menguntungkan, menjadi kondisi target yang menguntungkan di masa depan. Analisis kesenjangan menjadi suatu alat evaluasi yang berpusat pada kesenjangan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan atau bisnis.

Dengan gap analysis, perusahaan atau bisnis juga dapat memperkirakan jumlah sumber daya, waktu, dan biaya yang diperlukan perusahaan, untuk mencapai keadaan stabil di masa mendatang, sesuai dengan yang diharapkan. Dapat diketahui bahwa gap analysis memiliki berbagai manfaat bagi sebuah bisnis. Lebih jelasnya akan diuraikan di bawah ini.

1. Mengetahui Kekurangan Bisnis yang Perlu Diperbaiki

Analisis kesenjangan dapat membantu perusahaan atau bisnis untuk menemukan kekurangan atau kelemahan dalam bisnis yang perlu diperbaiki. Perusahaan kemudian akan lebih mudah untuk mengidentifikasi dan mengukur kegiatan bisnis yang akan dilakukan dalam jangka panjang, dan kemudian dapat membantu dalam melakukan perbaikan.

Sebagai contoh, ketika laba yang didapat tidak mencapai persentase target yang telah ditetapkan, analisis kesenjangan perlu dilakukan untuk mencari tahu penyebab kegagalan meraih target tersebut. Setelah dianalisis, penyebabnya adalah karena kompetisi tak terduga dan alokasi sumber daya yang buruk. Dengan kata lain, gap analysis dapat memberikan pemahaman mengenai kasus laba bisnis yang tidak optimal.

2. Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Dengan melakukan gap analysis, seseorang dapat meningkatkan efisiensi bisnis yang sedang dijalaninya. Sebab, gap analysis dapat menunjukkan segala hal yang bersifat merugikan yang sedang terjadi pada saat ini. Setelah masalah tersebut berhasil terkuak, maka bisnis kemudian akan lebih fokus kepada sumber daya dan peluang yang perlu diperbaiki.

Gap analysis ini juga bisa dimanfaatkan sebagai alat pembanding kinerja sumber daya bisnis dengan potensi yang ada. Bisnis juga dapat mengetahui rincian yang menunjukkan produk atau sumber daya manusia yang tidak produktif dengan melakukan analisis kesenjangan ini.

3. Meningkatkan Proses

Analisis kesenjangan akan membantu anda untuk memiliki gambaran umum mengenai keseluruhan bisnis atau setidaknya fungsi tertentu yang ada dalam bisnis. Hal ini kemudian akan membantu anda untuk dapat mengetahui apakah bisnis anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan segala kegiatan sesuai rencana yang telah ditentukan.

Dengan melaksanakan proses analisis kesenjangan, berarti bisnis akan memiliki lebih banyak data mengenai cara meningkatkan proses bisnis. Contohnya, ketika analisis kesenjangan digunakan dalam manufaktur, hasil analisis kesenjangan dapat membantu proses pengelolaan sumber daya. Sumber daya yang dimaksud, yakni sumber daya manusia, materi, atau waktu.

Cara Melakukan Gap Analysis

Setelah memahami mengenai apa itu gap analysis, apa saja komponennya, contohnya, dan manfaatnya, selanjutnya akan dibahas cara atau langkah-langkah untuk melakukan gap analysis pada bisnis atau perusahaan anda. Simak penjelasannya di bawah ini.

1. Identifikasi Situasi Saat Ini

Jika anda mengetahui dan memahami situasi atau posisi bisnis anda pada saat ini, maka anda akan mudah untuk menyusun dan mewujudkan harapan yang lebih realistis. Sebab, dengan mengetahui situasi saat ini, anda akan mengetahui dari mana dan bagaimana anda akan memulai untuk mengadakan perbaikan atau menciptakan perubahan. Anda juga dapat melihat segala perkembangan yang telah dicapai bisnis anda, sehingga tujuan bisnis pun kemudian akan mudah untuk dicapai.

Untuk mengidentifikasi situasi yang terjadi saat ini, hal pertama yang harus anda lakukan adalah mencari tahu area atau sektor mana yang akan diterapkan gap analysis. Anda juga harus menemukan di mana anda beserta bisnis anda, sebelum akhirnya membuat rencana program untuk mencapai target di masa depan.

Contohnya, anda adalah seorang pengusaha yang menjual tas, dan tujuan keseluruhan bisnis anda adalah untuk menjadi menjadi brand tas yang populer di media sosial. Namun, anda menerima laporan dari tim penjualan bahwa penjualan tas bisnis anda menurun selama 3 bulan terakhir, dan kompetitor bisnis anda memiliki jumlah pengikut lebih banyak di akun media sosialnya.

Oleh sebab itu, anda dapat mempertimbangkan masalah yang terjadi, apakah terdapat masalah pada produk tas yang anda jual, atau apakah perlu mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk pemasaran produk dan tim penjualan, sehingga dapat meningkatkan jumlah pengikut dan penjualan. Jawaban atas kedua kemungkinan ini bisa anda dapatkan dengan berdiskusi dengan seluruh departemen yang membentuk bisnis anda.

Anda juga bisa mengevaluasi indikator kinerja utama (KPI) secara kritis untuk mengidentifikasi dengan tepat di mana posisi bisnis anda dalam pangsa pasar. Untuk memulai proses identifikasi ini, anda dapat mengumpulkan beberapa informasi dari penggunaan alat analisis kesenjangan, seperti:

a. SWOT Analysis

SWOT analysis terdiri atas analisis Strength, Weakness, Opportunity dan Threat. SWOT analysis merupakan metode analisis kesenjangan yang secara khusus dikembangkan untuk menemukan faktor internal dan eksternal yang memberikan dampak pada efektivitas dan kesuksesan bisnis. Dengan memetakan keempat faktor ini, anda dapat menemukan solusi terbaik yang memanfaatkan kekuatan bisnis anda dan mengalokasikan sumber daya secara tepat, sambil meminimalisir potensi ancaman yang mungkin dihadapi.

b. Metode Nadler-Tushman

Metode Nadler-Tushman merupakan sebuah model kesesuaian organisasi yang mempelajari tentang proses yang berbeda dalam sebuah bisnis bekerja bersamaan dan secara keseluruhan efek kesenjangan yang ada pada efisiensi operasionalnya. Model ini akan mengecek kesenjangan yang ada pada bisnis dengan melakukan evaluasi sistem operasional bisnis, juga membagi proses bisnis menjadi tiga kategori, yakni masukan (input), transformasi, dan keluaran (output).

Unsur yang dianggap sebagai input mencakup sumber daya yang digunakan, budaya perusahaan, dan lingkungan operasional. Sementara transformasi terkait dengan karyawan, sistem, dan kegiatan yang ada dan berlangsung pada saat ini, yang mengusahakan untuk mengubah input menjadi output. Dan output merupakan hasil dari proses yang dijalankan oleh bisnis. Ketiga kategori tersebut harus sejalan, agar menghasilkan dan membuat produktivitas s dari sumber daya bisnis menjadi stabil.

c. Diagram Fishbone

Diagram Fishbone dapat menemukan sejumlah akar yang menyebabkan masalah pada bisnis anda, dan diagram ini memungkinkan anda untuk menilai situasi saat ini. Pengukuran, metode, material, sumber daya manusia, mesin, dan lingkungan merupakan sejumlah konsep umum yang dipakai untuk mengukur situasi bisnis anda.

d. Kerangka Kerja 7S McKinsey

Kerangka kerja 7S menurut McKinsey ini didasarkan pada tujuh kelompok yang berpusat pada sumber daya manusia, untuk mengecek karakteristik bisnis, termasuk strategi, sistem, struktur, staf, gaya, nilai bersama, dan keterampilan. Ketika anda menggunakan kerangka kerja ini, anda harus menguraikan status saat ini, dan status masa mendatang untuk setiap kelompok, agar dapat menentukan di mana kesenjangan itu berada. Setelah itu, anda kemudian dapat membuat solusi untuk mengatasi kesenjangan tersebut.

e. PEST Analysis

PEST analysis serupa dengan analisis SWOT, karena analisis ini memuat struktur yang anda perlukan untuk mengecek peluang dan ancaman bisnis anda. Namun, perbedaannya, analisis PEST memungkinkan anda untuk meminimalkan ancaman yang umum ada di pasar bisnis dan menyoroti peluang perubahan. Anda dapat melakukan analisis PEST setelah melakukan analisis SWOT, untuk melihat apakah bisnis anda memiliki peluang dan ancaman lebih, serta untuk mengidentifikasi apa tindakan yang tepat jika berangkat dari informasi yang dihasilkan dengan analisis ini.

2. Identifikasi Situasi Masa Depan

Target untuk bisnis di masa depan mungkin merupakan salah satu hal yang paling baik, yang dapat anda tetapkan dalam bisnis anda dari sekarang. Namun, untuk dapat mencapainya, anda perlu melakukan berbagai upaya. Menentukan target berarti anda telah mengetahui ke mana arah yang akan bisnis anda tuju.

Saat anda melakukan analisis kesenjangan untuk menyusun rencana strategis masa depan bisnis anda, anda harus pastikan untuk memeriksa segala detail. Tempat yang tepat untuk melihat situasi masa depan adalah target yang anda tetapkan pada rencana strategis bisnis. Target yang ditetapkan bisa dalam jangka waktu pendek maupun jangka waktu panjang.

Setelah anda memahami dengan penuh fungsi organisasi anda, kemudian anda harus menentukan keadaan ideal bagi organisasi anda. Langkah yang satu ini bukan di mana anda menjelaskan bagaimana cara anda untuk sampai ke sana, melainkan ini saatnya bagi anda untuk menggunakan pola pikir yang idealis, untuk mencari tahu apa yang menjadi target anda sebenarnya.

Pastikan juga untuk melibatkan karyawan dan meminta umpan balik dari mereka, mengenai hal apa yang mereka inginkan untuk terjadi pada bisnis ini dan bagaimana mereka ingin terlibat dalam organisasi ini. Situasi masa depan yang ideal bisa dicapai dengan mengendalikan proses pembuatan prospek memberikan tim dalam bisnis anda lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya selama jam kerja.

3. Identifikasi Kesenjangan 

Setelah anda mengetahui dari mana anda akan mulai dan ke mana tujuan akhir anda, jarak di antara kedua titik tersebut disebut sebagai eksekusi atau anda bisa juga menyebutnya sebagai celah atau kesenjangan. Anda kemudian dapat menggali secara lebih dalam dan menentukan detail mengapa kesenjangan itu ada.

Ajukan pertanyaan kepada diri sendiri yang terkait dengan bisnis anda. Coba untuk menjawab pertanyaan tersebut dengan jujur dan tepat. Satukan dua langkah pertama yang telah anda tempuh dan lihat hal apa yang anda perlu lakukan untuk mencapai tujuan akhir bisnis anda. Langkah ini merupakan saat di mana anda dan seluruh tim menentukan solusi atas masalah kesenjangan kinerja yang ada pada bisnis anda.

4. Identifikasi Solusi 

Setelah anda selesai menyimpulkan masalah atau kesenjangan yang terjadi pada bisnis anda, hal yang bisa anda lakukan dari kesimpulan tersebut adalah mencari solusi atas kesenjangan yang terjadi. Solusi tersebut sebaiknya dirumuskan menjadi sebuah rencana final yang jelas dan terstruktur, dengan tenggat waktu tertentu.

Solusi yang disusun juga sebaiknya bersifat realistis dengan mempertimbangkan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, juga melibatkan seluruh pihak yang akan menjalankan solusi tersebut dalam proses penyusunannya. Jika seluruh sumber daya perusahaan sudah mengetahui akan program atau solusi tersebut, maka anda dapat langsung mengerjakannya.

Demikian penjelasan tentang gap analysis atau analisis kesenjangan yang dapat diterapkan dalam proses pengembangan bisnis. Semoga penjelasan di atas dapat menambah dan memperluas pengetahuan kalian mengenai pengembangan bisnis. Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu siap untuk memberikan informasi terbaru dan terlengkap bagi anda.