Apa Itu Invoice dalam Sebuah Transaksi?

Invoice – Pada setiap transaksi yang kita lakukan dalam sebuah pembelian maupun penjualan suatu barang tentunya kita akan mendapatkan sebuah bukti pembayaran dari toko tujuan kita, jika kita yang menjual maka kita yang akan memberikan nota pembelian kepada pembeli. Bukti bayar ini tentunya sebagai keamanan pembeli dan penjual agar barang yang telah laku dapat tercatat dalam sebuah dokumen.

Transaksi adalah kesepakatan antara pembeli dan penjual untuk menukar barang, jasa, atau instrumen keuangan. Akuntansi mensyaratkan bahwa peristiwa yang memengaruhi keuangan perusahaan dicatat dalam pembukuan, jika perusahaan menggunakan akuntansi akrual dan bukan akuntansi kas, transaksi akuntansi dicatat secara berbeda.

Akuntansi akrual mencatat transaksi ketika pendapatan atau beban direalisasikan atau dikeluarkan, dan akuntansi kas mencatat transaksi ketika perusahaan benar-benar membelanjakan atau menerima uang. Ini mungkin memerlukan letter of intent atau nota kesepahaman. Transaksi terkait penjualan antara pembeli dan penjual relatif mudah. Orang A memberi Orang B sejumlah uang untuk suatu produk, jasa, atau produk keuangan.

Buku ini merupakan serial karya tulis yang membahas tentang perlakuan akuntansi pemerintah daerah, khususnya tentang perlakuan akuntansi pada entitas SKPD. Pada seri lainnya akan disajikan pula pembahasan khusus tentang akuntansi untuk entitas PPKD. Materi buku ini disajikan dengan terstruktur, diawali dengan pembahasan konsep dasar akuntansi pemerintah daerah, meliputi konsep umum good governance dan otonomi daerah; perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan keuangan daerah; serta siklus akuntansi pemerintah daerah.

Pada hakikatnya yang dimaksud dengan transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang yang melakukan perubahan suatu aset atau keuangan, baik aset atau keuangan tersebut berkurang atau bertambah. Agar transaksi dapat terjadi, itu harus cukup terukur. Bisnis yang tidak dapat diukur tidak dianggap sebagai transaksi karena tidak dapat menangkap peristiwa berdasarkan perkiraan murni.

Dalam sebuah transaksi ini tentunya diperlukan invoice yang dapat dijadikan sebagai catatan dalam sebuah penjualan dan pembelian yang telah terjadi. Hal tersebut sebagai bukti dan data yang dapat disimpan oleh pembeli dan penjual.

Untuk itu, pada kali ini Gramedia akan membahas mengenai invoice dan hal lain yang menyangkut invoice. Oleh karena itu, agar lebih paham lagi mengenai invoice di bawah ini akan dijelaskan apa itu invoice. Yuk Grameds, simak ulasan berikut.

Pengertian Invoice

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, invoice berarti daftar pengiriman barang yang disertai keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli. Invoice juga dapat diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan kepada konsumen oleh penjual.

Invoice atau faktur adalah dokumen mengikat yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak dan berfungsi sebagai bukti transaksi pembelian termasuk subjek dan jumlah pembayaran. Dokumen ini penting untuk perusahaan kecil dan perusahaan besar. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa pelaku usaha  telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Invoice ini menunjukkan bahwa pembeli berhutang atau tidak membayar barang yang dipesan oleh penjual. Oleh karena itu, dari sudut penjual, invoice penjualan barang atau jasa disebut invoice penjualan. Sedangkan invoice atas barang atau jasa yang diberikan dari sudut pandang pembeli disebut invoice pembelian.

Secara historis, invoice adalah dokumen kertas yang dikirim ke pembeli, tetapi saat ini penjual dapat meminta pembayaran secara online menggunakan invoice elektronik.

Invoice biasanya dibuat dalam tiga bagian, satu untuk pembeli, satu yang disimpan  penjual sebagai lampiran invoice, dan satu yang disimpan di buku invoice. Meski tidak ada yang pasti mengenai isi sebuah invoice, ada beberapa informasi yang harus disertakan pada invoice dan tidak boleh dihilangkan. Untuk memastikan keakuratan catatan transaksi. Informasi yang akan disertakan pada faktur seperti berikut.

1. Identitas perusahaan;
2. Nama pembeli;
3. Waktu transaksi;
4. Nomor invoice;
5. Daftar barang yang dibeli seperti, harga per item, jumlah pemesanan, dan total tagihan;
6. Cantumkan sistem pembayaran, entah itu dengan sistem transfer bank atau pun dengan platform pembayaran lain, termasuk membayar secara langsung atau cash.

Materi dalam buku ini disajikan dengan diawali peta konsep PPN. Peta tersebut menampilkan keseluruhan proses PPN dalam satu periode siklus. Dalam hal membutuhkan penjelasan detail per bagian, maka dapat ditemui pada bab per bab di dalam buku. Peta konsep juga disediakan untuk memandu proses penggunaan aplikasi e-Faktur.

Jenis-Jenis Invoice

Dalam hal ini, invoice memiliki 3 jenisnya. Berikut adalah jenis-jenis dari invoice.

1. Invoice Biasa

Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan untuk transaksi. Isi dari invoice ini adalah deskripsi tentang organisasi bisnis penjual dan pembeli, barang dan total harga yang harus dibayar oleh perusahaan pembeli.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma atau faktur proforma adalah invoice yang bersifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pembeli sebelum penjual mengirimkan semua barang yang dipesan. Biasanya barang akan dikirim secara berkala. Jika semua barang telah diterima oleh pembeli maka  penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya untuk dijadikan sebagai dokumen invoice dan bukti bahwa barang telah diterima secara lengkap oleh pembeli.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antarnegara. Agar invoice ini menjadi faktur yang tidak dapat dicetak, harus dibubuhi segel khusus sebagai tanda persetujuan dan persetujuan oleh kedutaan negara atau perwakilan negara yang bersangkutan.

Fungsi Invoice

Fungsi utama dari invoice adalah untuk memuat perincian pembelian dan syarat pembayaran yang digunakan untuk menagih konsumen agar segera membayar. Jika ada  ketidaksesuaian dalam pembayaran atau pengiriman invoice, invoice tersebut dapat menjadi referensi yang valid. Invoice juga dapat menjadi alat bagi pengusaha untuk dengan mudah melacak kejadian bisnis yang dimulai.

Invoice dapat memfasilitasi pembuatan buku keuangan. Berkat akuntansi keuangan, kalian juga dapat melacak kemajuan operasional perusahaan kapan saja. Invoice juga merupakan template yang valid ketika kalian ingin menjual kembali barang yang dibeli ke pihak lain.\

Perbedaan Antara Invoice dan Nota

Selama ini kita mengenal banyak bukti pembayaran seperti, kuitansi, nota, dan invoice itu sendiri. Dari ketiganya, nota dan invoice adalah dua konsep yang sering terjadi salah paham di benak orang.

Perbedaan pertama antara invoice dan nota dari sudut pandang definisi. Nota adalah indikasi pembelian dan penjualan tunai, sedangkan invoice adalah catatan pembayaran untuk produk yang dipesan sebelumnya.

Selain itu, dalam hal kegunaan biasanya siapa saja dapat membuat nota. Dengan kata lain, bisnis swasta atau bisnis bebas pajak dapat menggunakan nota sebagai tanda terima uang. Lain dengan invoice yang merupakan dokumen yang biasanya hanya digunakan oleh perusahaan kena pajak besar.

Tips Agar Invoice Lancar

Jika pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu, maka invoice tidak akan berguna. Hal ini dikarenakan pembayaran dari pelanggan berkaitan erat dengan kegiatan perusahaan. Jika pembayaran tidak lancar, ada risiko bisnis akan bangkrut. Oleh karena itu, berikut adalah tips agar invoice dapat menjadi lancar.

1. Beri Hadiah dan Hukuman

Sistem ini sangat efisien saat digunakan. Kalian dapat menunjukkan langsung pada invoice selama transaksi atau  bahwa perusahaan akan memberi imbalan jika pelanggan membayar invoice pada atau sebelum waktu yang dijanjikan. Hadiah dapat berupa diskon, voucher untuk pembelian berikutnya, poin, atau lainnya.

Di sisi lain, jika pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu, kalian dapat menerapkan sistem penalti atau hukuman. Hukuman berguna untuk memberikan efek jera agar pelanggan dapat belajar bagaimana membayar tagihannya pada waktu yang telah ditentukan. Hukuman dapat berupa komisi tambahan atau bunga penalti, atau pembekuan pesanan tambahan untuk barang.

2. Siapkan Metode Pembayaran

Terkadang salah satu alasan mengapa pelanggan terlambat membayar adalah karena mereka tidak memiliki metode pembayaran yang sesuai dengan yang mereka miliki. Misalnya, pelanggan adalah tipe orang yang lebih suka membayar melalui transfer, tetapi perusahaan  hanya menerima uang tunai. Atau misalkan pelanggan hanya memiliki rekening bank  A, tetapi perusahaan hanya memiliki rekening bank  B, dan alasan lainnya.

Oleh karena itu, perusahaan harus menyiapkan metode pembayaran yang berbeda agar mudah diakses oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran meliputi, tunai, kartu kredit, cek, transfer bank atau SMS, dan kartu debit. Usahakan menggunakan minimal 2 bank, termasuk bank swasta dan bank pemerintah.

3. Kejelasan Format Invoice

Invoice yang dikirimkan ke pelanggan harus jelas mengenai barang yang dipesan dan tenggat waktu yang disepakati. Rincian rekening perusahaan mungkin menyesatkan pelanggan, dan pembayaran mungkin tertunda. Invoice harus rinci, sederhana, dan mudah dibaca. Tanggal jatuh tempo dapat dicetak tebal dengan tanda kolom yang membutuhkan perhatian lebih. Format yang  dijelaskan di atas cukup detail. Dapat digunakan sebagai referensi untuk invoice perusahaan.

4. Perhatikan Waktu Pengiriman Invoice

Kirim invoice setidaknya satu minggu sebelum batas waktu pembayaran untuk memberi waktu kepada pelanggan untuk menyiapkan dana mereka. Perhatikan juga waktu pengirimannya. Jika diperlukan lebih dari satu hari, harap pastikan bahwa invoice sampai ke pelanggan tepat satu minggu sebelum saat pembayaran. Cara ini juga merupakan “sinyal alarm” yang mendorong pelanggan untuk segera melunasi utang transaksinya.

5. Keramahan Penjual

Percaya bahwa sikap yang baik dalam berdagang ini memainkan peran penting dalam bisnis apa pun. Bersikap ramah dengan pelanggan dan ucapkan terima kasih saat transaksi selesai. Ini juga merupakan isyarat ramah untuk memberi tahu perusahaan jika kalian telah mengirim invoice kepada pelanggan. Selain pemberitahuan tidak langsung tentang pembayaran, pelanggan akan merasakan bahwa mereka diperhatikan oleh penjual. Mereka akan enggan membayar biaya keterlambatan karena kemudahan yang akan mereka dapatkan.

6. Tulis Secara Detail

Khusus untuk bagian waktu pembayaran, jika ada syarat tertentu, mohon ditulis dengan jelas. Ada akun yang biasanya hanya menulis >NET 25,2%. Artinya, jika pembayaran lebih dari 25 hari dari tanggal tersebut, maka kalian akan dikenakan penalti 2%. Tidak semua pembeli memahami hal ini. Oleh karena itu, disarankan untuk  dengan jelas menyatakan seperti “Pembayaran hingga 25 hari dari tanggal invoice, penalti 2% pada 26 hari”. Hal ini dilakukan agar pelanggan dapat mengerti dengan jelas peraturan dari sebuah perusahaan.

7. Uang Muka

Mintalah pelanggan untuk melakukan pembayaran awal atau uang muka pada setiap transaksi. Putuskan berapa persentase uang muka yang harus mereka bayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Karena hal ini biasa terjadi, tidak perlu malu untuk meminta uang muka.

Uang muka berkontribusi pada perputaran barang yang dijual. Kalian bisa menggunakan sistem cicilan untuk pembayaran selanjutnya. Misalnya, 30% uang muka, 30% untuk minggu ke-2, 40% untuk minggu ke-4, dan seterusnya. Ini adalah sistem yang membantu pelanggan menghindari perasaan bahwa mereka menghabiskan banyak uang sekaligus.

Grameds, demikianlah penjelasan mengenai invoice dan hal-hal lain yang memiliki hubungan satu sama lain. Dengan ini diharapkan kalian dapat sedikit mengetahui informasi mengenai invoice dan juga perbedaannya dengan nota pembayaran.

Jika kalian ingin belajar lagi lebih dalam mengenai invoice atau pun hal lain dalam dunia bisnis, kalian bisa membaca buku yang disediakan oleh Gramedia. Gramedia sebagai #SahabatTanpaBatas telah menyediakan buku-buku yang mungkin cocok untuk kalian miliki. Yuk Grameds, beli buku yang kamu inginkan sekarang juga!

Buku ini menyusun uraian dalam bahasa yang sederhana dan menggunakan contoh perhitungan serta jurnal yang praktis, sehingga memudahkan para pengajar dan pembelajar dibidang akuntansi keuangan dalam menekuni dan mendalami topik-topik seperti kerangka konseptual pelaporan keuangan, aset perusahaan, liabilitas (jangka pendek dan jangka Panjang) ekuitas, pendapatan dari kontrak pelanggan (sesuai dengan PSAK 72 yang berlaku efektif mulai 1 Januari 2020), dan pajak penghasilan, oleh sebab itu, buku ini amat cocok dijadikan buku teks pegangan kuliah Akuntansi Keuangan.