On the Job Training: Metode Pelatihan Sambil Bekerja

Saat seseorang baru saja diterima bekerja di suatu perusahaan, umumnya perusahaan akan menerapkan on the job training atau yang biasa disebut dengan OJT, untuk seluruh karyawan yang baru bergabung. On the job training merupakan suatu metode pelatihan bagi karyawan untuk melatih pengetahuan, kompetensi, dan keterampilan karyawan, agar seluruh karyawan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan benar.

On the job training tidak hanya diberlakukan perusahaan untuk karyawan baru saja, melainkan juga bisa diberlakukan bagi karyawan yang berpindah divisi, atau akan naik tingkat, dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. On the job training juga tidak diselenggarakan oleh seluruh perusahaan, beberapa perusahaan juga ada yang menganggap bahwa pelatihan ini tidak memiliki urgensi untuk dilakukan.

Supaya Grameds dapat memahami lebih dalam mengenai on the job training, artikel ini akan merangkum pengertian on the job training, tujuan on the job training, jenis-jenis on the job training, manfaat on the job training, dan langkah pelaksanaan on the job training. Simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian On The Job Training

 

On the job training merupakan suatu metode pelatihan bagi karyawan untuk melatih pengetahuan, kompetensi, dan keterampilan karyawan, agar seluruh karyawan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan benar. Karyawan yang dimaksud bukan hanya karyawan baru saja, melainkan juga bisa diberlakukan bagi karyawan yang berpindah divisi, atau akan naik tingkat, dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan karyawan serta perusahaan.

On the job training merupakan program pelatihan yang pelaksanaanna bersamaan dengan waktu bekerja karyawan. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa on the job training merupakan bekerja sembari latihan. Swasto (2011:67) mendefinisikan on the job training sebagai suatu program pelatihan yang diterapkan di tempat kerja, dimana seseorang dapat mempelajari pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan mencoba praktik secara aktual untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Simamora (1999:345), menyatakan bahwa pelatihan merupakan rangkaian kegiatan yang dibuat untuk meningkatkan berbagai pengetahuan pengalaman, keahlian, atau perubahan sikap seseorang. Pelatihan didefinisikan sebagai proses penyerapan skill atau keahlian oleh karyawan yang terlibat. Karyawan perlu melakukan praktik atau pembuktian melalui program pelatihan yang telah diikutinya, dan menunjukkan adanya peningkatan kemampuan seseorang tersebut dalam melaksanakan pekerjaannya.

Terdapat 4 hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan dan pelaksanaan on the job training, yakni:

1. Indikator capaian kompetensi yang menjadi persyaratan dalam on the job training.
2. Pemilihan pendamping yang berasal dari tempat kerja atau perusahaan tempat berlangsungnya on the job training.
3. Pemilihan pembimbing dari lembaga pelatihan tertentu.
4. Proses monitoring dan evaluasi peserta pelatihan selama masa on the job training.

Penerapan on the job training dilakukan dengan menyesuaikan kebutuhan dan ketentuan perusahaan. Oleh sebab itu, cara dan jangka waktu pelaksanaan on the job training pastinya akan berbeda bagi tiap perusahaan. Setelah pelaksanaan on the job training selesai, biasanya peserta pelatihan akan mendapatkan penilaian mengenai kemampuan teknis dan perilaku individu atau sikap kerja selama on the job training berlangsung.

Tujuan On the Job Training

On the job training tentunya diselenggarakan dengan tujuan tertentu yang ingin dicapai. Tujuan tersebut, yaitu:

1. Menambah Ilmu Pengetahuan (Knowledge)

Tujuan yang pertama dari dilakukannya on the job training, yaitu para karyawan yang menjadi peserta pelatihan diharapkan bisa mendapat ilmu pengetahuan yang cukup terkait pengerjaan tugas atau pekerjaan yang akan diberikan. Berbekal dari ilmu pengetahuan yang cukup, kemudian para karyawan akan dapat melakukan pekerjaannya secara optimal.

2. Meningkatkan Kemampuan (Skill)

Seluruh karyawan yang berhasil melaksanakan program on the job training juga diharapkan dapat memiliki kemampuan untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan benar ketika ditempatkan pada proses yang telah ditetapkan.

3. Pembentukan Sikap (Attitude)

Setelah melakukan on the job training, para karyawan juga diharapkan dapat memiliki kesadaran dan minat atas pekerjaan yang akan dilakukannya, memiliki sikap kerja yang penuh motivasi juga inovasi. Salah satu cara perusahaan untuk menilai motivasi kerja karyawan, yakni dengan menggunakan software absensi online untuk mencatat presensi karyawan. Dengan mencatat presensi, perusahaan dapat melihat gambaran etos kerja dan rasa tanggung jawab karyawan melalui kehadirannya.

Secara keseluruhan, dapat simpulkan bahwa on the job training dilaksanakan dengan tujuan, agar para karyawan dapat melakukan adaptasi secara cepat dengan peran barunya, baik itu dari sisi rincian tugas dan tanggung jawab yang meliputi pengetahuan dan kemampuan teknis, juga adaptasi secara sosial.

Jenis-Jenis On the Job Training

1. Pelatihan Instruksional Pekerjaan

Melalui on the job training ini, seorang pelatih membuat sebuah program pelatihan secara bertahap. Pelatihan ini dimulai dengan memberikan pemahaman bagi peserta mengenai tujuan pekerjaan, serta penjelasan langkah yang harus ditempuh untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pertama-tama, karyawan akan diberikan penjelasan mengenai gambaran umum pekerjaan dan hasil apa yang diinginkan perusahaan. Lalu, pelatih selanjutnya akan memberikan instruksi mengenai hal-hal yang harus dilakukan peserta. Pelatih juga akan memberi pemahaman mengenai kemampuan apa saja yang perlu dimiliki peserta, agar dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Setelah proses penjelasan selesai, selanjutnya para peserta akan diarahkan untuk langsung melakukan praktik menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan keahlian atau keterampilannya. Di akhir program pelatihan, peserta juga akan diminta untuk memberikan feedback atas proses pelatihan, dan diperbolehkan untuk bertanya tentang segala hal yang terkait dengan program pelatihan.

2. Berlatih Bersama Rekan Kerja

Bentuk on the job training yang satu ini bertujuan untuk membuat para peserta untuk saling menyerap ilmu dari rekan kerjanya yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang serupa dengan dirinya. Bentuk pelatihan yang satu ini menjadi unik, karena tidak ada tatanan kekuasaan di dalam prosesnya.

Dengan berlatih bersama rekan kerja, karyawan yang menjadi peserta juga dapat mengenal satu sama lain dan membangun hubungan moral. Tapi, bentuk pelatihan ini di sisi lain memiliki kekurangan, yakni dapat menyebabkan karyawan saling bergantung, dan akhirnya berdampak buruk pada produktivitas mereka.

3. Job Shadowing

Jenis pelatihan yang satu ini adalah yang paling umum diterapkan pada praktik on the job training. Job shadowing hampir serupa dengan jenis pelatihan berlatih bersama rekan kerja, tapi memiliki beberapa perbedaan.

Job shadowing memungkinkan karyawan yang ahli atau mahir melakukan pekerjaannya untuk menunjukkan bagaimana caranya untuk menyelesaikan suatu tugas kepada karyawan yang menjadi peserta pelatihan, lalu membiarkan peserta pelatihan untuk mencoba mempraktikannya. Para karyawan yang lebih mahir ini juga akan sering memberikan umpan balik dan sugesti kepada peserta pelatihan selama proses pelatihan berlangsung.

4. Coaching 

Jenis pelatihan yang satu ini dilakukan oleh karyawan yang berpengalaman atau atasan, yang memberikan sejumlah instruksi kerja kepada karyawan peserta pelatihan. Metode coaching merupakan pelatihan secara one-to-one yang dibuat dengan tujuan, agar peserta pelatihan dapat menemukan jawaban atas segala pertanyaan tentang pekerjaan mereka melalui instruksi dan demonstrasi yang diberikan oleh atasan yang menjadi pelatihnya.

5. Mentoring

Jenis pelatihan yang satu ini diberikan kepada karyawan yang berada pada jenjang manajerial, di mana manajer atau senior akan memberikan instruksi langsung kepada bawahan untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya sehari-hari. Layaknya coaching, jenis pelatihan ini merupakan pelatihan secara one-to-one, di mana manajer berperan sebagai mentor bawahannya, yang akan membimbingnya selama proses pelatihan berlangsung.

6. Rotasi Kerja

Rotasi kerja merupakan salah satu strategi yang mana menukar pekerjaan karyawan, tetapi masih dalam batasan divisi atau perusahaan yang sama. Dalam rotasi kerja, para karyawan akan diberikan tugas yang baru untuk jangka waktu tertentu, sebelum akhirnya kembali ke pekerjaan semula.

Metode rotasi kerja ini akan membuat karyawan mengemban tanggung jawab yang baru, dan akhirnya mendapatkan pengalaman dan keterampilan baru. Sebab, melalui rotasi pekerjaan, karyawan akan sering melakukan tugas yang berbeda, dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Tujuan pelatihan yang satu ini adalah untuk membuat karyawan memahami cara kerja pekerjaan lain.

Dengan rotasi kerja juga, karyawan akan terbantu untuk keluar dari pekerjaan yang sama dan monoton, yang mungkin akan menyebabkan rasa bosan. Selain itu, rotasi pekerjaan juga memungkinkan para karyawan untuk mengembangkan hubungan dengan karyawan lainnya

7. Apprenticeship

Pelatihan apprenticeship biasanya diterapkan kepada mereka yang membutuhkan keterampilan tertentu untuk melaksanakan pekerjaannya, seperti untuk bidang perdagangan, bidang kerajinan, dan bidang teknis.

Bidang-bidang tersebut menuntut para pekerjanya menempuh masa belajar jangka panjang sebelum akhirnya mendapatkan kemampuan atau mahir dalam disiplin ilmu bidang tersebut. Maka itu, pelatihan apprenticeship biasanya akan memakan waktu yang cukup panjang sebelum akhirnya seseorang dinyatakan bisa turun ke lapangan untuk membuktikan kemampuan yang telah dipelajarinya selama masa pelatihan.

8. Understudy

Secara umum, jenis pelatihan yang satu ini diberikan oleh atasan kepada bawahannya, yang memiliki peran sebagai asistennya. Biasanya, pelatihan understudy diberikan, karena bawahan tersebut akan menggantikan posisi atasan ketika atasan tersebut mendapatkan promosi atau akan pensiun.

9. Committee Assignments

Committee assignments merupakan jenis pelatihan di mana membentuk komite yang anggotanya adalah karyawan yang unggul dan siap menerima berbagai tantangan, seperti mencari solusi atas suatu masalah yang ada di organisasi. Para anggota komite ini akan bekerja sama untuk mencari solusi atas sebuah masalah. Pelatihan yang satu ini menjadi salah satu jenis on the job training yang unggul, karena peserta pelatihan dapat mengasah daya pikir dan mendapatkan kemampuan baru dari penugasan di komite tersebut.

Manfaat On the Job Training

On the job training memiliki sejumlah manfaat, bukan hanya untuk karyawan yang menjadi peserta pelatihan, melainkan juga untuk perusahaan yang menyelenggarakannya. Hasil penelitian yang dirilis oleh Jurnal Administrasi Bisnis, menyatakan bahwa on the job training memberi pengaruh yang cukup besar kepada kinerja karyawan.

Berikut ini merupakan beberapa manfaat dari on the job training bagi karyawan dan perusahaan.

1. Pelaksanaan on the job training sangat mudah, karena OJT dilaksanakan bersamaan dengan waktu kerja karyawan, jadi OJT tidak memerlukan waktu, ruang, dan acara khusus untuk melatih para karyawan.
2. Secara tidak langsung, OJT mendorong tercapainya tujuan perusahaan, karena on the job training yang diberikan berfokus pada kebutuhan perusahaan.
3. On the job training terfokus secara efektif, karena OJT langsung memberikan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
4. On the job training dapat membuat karyawan bahagia dan membentuk loyalitas karyawan kepada perusahaan. Sebab, selain memperoleh pekerjaan dan bayaran atau gaji, karyawan juga diberi kesempatan untuk meningkatkan kemampuannya melalui program pelatihan ini.
5. On the job training berpengaruh kepada pengembangan usaha atau bisnis perusahaan, karena tingkat keberhasilan pelatihan ini dapat menjadi tolak ukur dalam memperoleh karyawan yang berkualitas.
6. Pelaksanaan on the job training tidak membutuhkan biaya yang mahal seperti off the job training, karena pelatihan dilakukan sembari melakukan pekerjaan.
7. On the job training memungkinkan proses monitoring dan evaluasi kinerja karyawan menjadi lebih mudah dilakukan, terlebih lagi selama masa pelatihan.

5 Langkah Pelaksanaan On the Job Training

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan

Sebelum melakukan on the job training, perusahaan perlu mengIdentifikasi secara tepat dan benar seluruh kebutuhan, sumber daya, prioritas, dan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan program on the job training ini. Jadi, perusahaan tidak boleh terburu-buru untuk menyelenggarakan program pelatihan, dengan pikiran bahwa ingin segera meningkatkan produktivitas karyawan. Sebab, identifikasi yang salah dapat memengaruhi biaya yang dikeluarkan perusahaan di masa yang akan datang.

2. Membentuk Tim On the Job Training

Perusahaan perlu membentuk tim yang akan mengelola dan mengontrol program pelatihan ini. Dalam tim tersebut, setidaknya terdapat seorang pelatih atau mentor, seorang supervisor, dan seorang karyawan yang akan dilatih atau trainee. Perusahaan harus memastikan untuk memilih seseorang yang benar-benar paham akan tujuan yang ingin dicapai, sertia memiliki dedikasi yang tinggi utnuk melaksanakan perubahan, membuat perbaikan, dan memajukan organisasi.

3. Memastikan Tim On the Job Training Kompeten

Setelah membentuk tim dan menentukan anggota tim pengelola on the job training, Perusahaan perlu memastikan kemampuan para anggota tim pengelola, terutama pengawas dan pelatih. Mengutip dari artikel The Balance Career, diketahui bahwa pelatihan yang melibatkan manajer dapat meningkatkan hasil dan efisiensi.

Hal ini dapat terjadi, karena seorang manajer suatu bagian atau divisi dipastikan sudah memiliki kemanpuan teknis dan pengalaman yang cukup untuk menjalankan peran sebagai seorang pelatih. Dalam artikel tersebut juga, dikatakan bahwa niat karyawan akan lebih besar dan karyawan dapat merasa berharga jika manajer atau user-nya terlibat untuk berpartisipasi dalam program pelatihan.

4. Menetapkan Indikator Keberhasilan dan Tujuan Pelatihan

Segala hal yang telah anda persiapkan terkait program pelatihan, segala jadwal yang telah ditetapkan, metode pelatihan, sumber daya, dan sebagainya akan menjadi tidak bermakna jika tim on the job training tidak memahami tujuan dari penyelenggaraan program pelatihan ini. Hal ini juga akan memungkinkan program pelatihan menemui kegagalan atau tidak sukses. Maka itu, perusahaan harus memastikan untuk menetapkan indikator keberhasilan dan memastikan seluruh pihak yang terlibat dalam on the job training memahami tujuan yang ingin dicapai.

5. Memilih Alat untuk Mendukung Pelatihan

Salah satu aspek penting yang tidak boleh dilupakan sebelum menyelenggarakan on the job training adalah untuk memilih alat pendukung metode pelatihan. Alat yang dipilih untuk mendukung latihan pun harus dipilih dengan pertimbangan yang menyesuaikan kondisi dan situasi perusahaan, serta lingkungan sekitarnya.

Misalnya, pada masa ini, yang mana pandemi Covid-19 melanda seluruh dunia, menuntut perubahan pada proses belajar dan mengajar, termasuk sistem operasi pelatihan pekerja ini. Alat yang dinilai paling efektif digunakan oleh kebanyakan pengajar pada masa ini adalah media online yang berbasis internet. Media online memberikan sejumlah tantangan tersendiri dalam proses mengajar dan belajar, termasuk proses on the job training ini. Maka itu, tim pengelola pelatihan dan manajemen harus menyusun secara kreatif untuk menciptakan lingkungan pelatihan yang nyaman, serta menggunakan alat pendukung pelatihan secara efektif.

Demikian penjelasan mengenai pengertian on the job training, tujuannya, jenis-jenisnya, manfaatnya, dan cara melaksanakannya. Semoga penjelasan di atas dapat menambah pengetahuan bagi perusahaan yang ingin melaksanakan on the job training atau bagi kalian yang mungkin akan menjadi peserta on the job training. Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu siap untuk memberikan informasi terbaru dan terlengkap bagi kalian.