Perbedaan Onboarding dan Orientation Beserta Manfaatnya

Jika dilihat sekilas, memang terkesan tidak ada perbedaan antara onboarding dan orientation secara signifikan. Namun, ternyata kedua hal itu sebenarnya memiliki perbedaan. Onboarding dan orientation adalah suatu proses yang harus dilakukan dalam rekrutmen pegawai baru.

Keduanya adalah bagian integral dari sebuah kegiatan rekrutmen dan tidak bisa dipisahkan satu sama lain. Setiap perusahaan akan melakukan onboarding dan orientasi karyawan untuk mengajak mereka beradaptasi dan mengenal lingkungan kerjanya.

Ini merupakan bagian dari tanggung jawab departemen Human Resource atau HR. Dengan begitu, Anda harus memahami secara komprehensif mengenai perbedaan antara kedua hal itu. Sehingga bisa menyelenggarakan dua kegiatan tersebut dengan tepat.

Perbedaan paling mendasar dari onboarding dan orientasi yaitu bahwa orientation merupakan sebuah proses mengintegrasikan karyawan baru kepada perusahaan. Sementara onboarding merupakan sebuah proses mengenalkan karyawan baru kepada pekerjaan mereka. Kedua konsep tersebut berkaitan dengan rekrutmen yang mana merupakan sebuah fungsi utama manajemen sumber daya manusia. Artikel kali ini, kita akan membahas mengenai analisis singkat dua konsep itu dan membahas mengenai perbedaan antara onboarding dan orientation.

Apa itu Orientasi?

Program orientasi umumnya difokuskan pada pengenalan perusahaan untuk karyawan baru yang sudah direkrut. Kegiatan ini akan memberikan berbagai rincian perusahaan tentang kebijakan, prosedur, lingkungan kerja, budaya, kesehatan, dan juga keselamatan perusahaan. Sehingga program ini akan membantu dalam memberikan pemahaman yang jelas mengenai sifat perusahaan kepada para karyawan baru.

Umumnya, Departemen Sumber Daya Manusia akan bertanggung jawab untuk melakukan program orientasi untuk para karyawan yang baru saja bergabung ke dalam perusahaan. Program yang satu ini memiliki empat tujuan utama, antara lain:

a. Untuk membiasakan karyawan yang baru saja bergabung dengan kondisi kerja yang ada.
b. Untuk membangun sikap yang saling menguntungkan mengenai perusahaan di dalam pikiran karyawan baru.
c. Untuk memperoleh hasil yang lebih efektif dari karyawan baru dalam waktu yang singkat.
d. Untuk mempertahankan karyawan di dalam organisasi.

Apa itu Onboarding?

Program onboarding merupakan sebuah proses yang cukup strategis untuk membawa karyawan baru ke dalam organisasi dan memberikan pelatihan, informasi, pembinaan, dan juga pelatihan selama masa transisi. Proses yang satu ini biasanya dimulai dengan menerima tawaran dan selama enam sampai dua belas bulan pertama masa kerja. Proses ini bisa membantu dalam membangun hubungan baik antara karyawan, atasan, dan juga manajernya. Adapun tujuan utama dari proses ini adalah sebagai berikut:

a. Untuk memfasilitasi kemampuan para karyawan baru untuk berkontribusi dalam peran yang baru.
b. Untuk meningkatkan kenyamanan karyawan baru di dalam peran barunya.
c. Untuk menguatkan keputusan untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut.
d. Untuk meningkatkan produktivitas mereka.
e. Untuk mendorong komitmen dan juga keterlibatan karyawan.

Proses onboarding sendiri bisa dielaborasi sebagai sebuah kombinasi aktivitas, mulai dari persiapan, orientasi, integrasi, tindak lanjut, dan juga keterlibatan.

Mengenal Perbedaan Definisi Onboarding dan Orientation

Setelah membahas tentang masing-masing definisi onboarding dan juga orientasi. Sekarang kita akan beralih untuk membahas perbedaan dari kedua konsep tersebut. Dimana seperti yang kita pahami bahwa onboarding adalah sebuah proses yang melibatkan karyawan baru untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru. Melalui program ini, karyawan baru bisa terlibat langsung dengan aktivitas kerja, baik itu di kantor ataupun di lapangan. Objektif dari program onboarding yaitu untuk mengenalkan kepada karyawan baru mengenai lingkungan kerja secara proaktif.

Adapun tujuan dari program ini yaitu untuk membantu para rekrutan supaya menetap di perusahaan. Tak hanya itu saja, program ini juga bertujuan untuk membantu mereka dalam memahami pekerjaan dan juga apa saja objektifnya. Jadi, pada akhirnya mereka bisa bekerja secara produktif.

Sedangkan orientation adalah proses pengenalan karyawan baru kepada jobdesk masing-masing, tempat kerja, dan juga rekan satu tim ataupun departemen. Orientasi ini lebih berfokus pada proses perkenalan awal. Yang mana HR representative akan mengenalkan visi serta misi perusahaan, dan juga nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh perusahaan. Dalam proses pelaksanaan orientasi, para staf yang baru saja direkrut harus melengkapi dokumen wajib mereka sesaat setelah bergabung dengan perusahaan.

Melalui program tersebut, HR representative juga akan menjelaskan sedikit gambaran tentang tanggung jawab dan juga ekspektasi perusahaan terhadap rekrutan baru. Selain itu, akan diadakan juga sesi tanya jawab terkait perusahaan antara karyawan baru dan pemberi materi orientasi.

Perbedaan Onboarding dan Orientation yang Perlu Dipahami

Kedua program itu sama-sama mempunyai peran yang sangat penting dalam masa orientasi karyawan baru. Oleh sebab itu, Anda perlu merencanakan timeline dan juga metodologi yang tepat untuk menyelenggarakan kedua program tersebut. Di bawah ini adalah beberapa perbedaan antara onboarding dan orientation:

1. Durasi Pelaksanaannya

Perbedaan yang paling mendasar dari kedua program tersebut adalah segi durasi pelaksanaan. Dimana biasanya program orientasi berlangsung lebih singkat, yaitu kurang lebih sekitar satu minggu setelah rekrutan resmi bergabung dengan perusahaan. Sementara durasi dari program onboarding cenderung lebih lama, karena sifatnya yang komprehensif dan menyeluruh. Biasanya program ini dilaksanakan 3 sampai 6 bulan atau bahkan satu tahun. Hal itu disesuaikan dengan kebijakan dan juga program yang sudah diatur perusahaan.

2. Keterlibatan Karyawan Baru

Perbedaan selanjutnya yaitu tentang bagaimana para rekrutan baru itu terlibat di dalam proses kegiatan. Pada kegiatan orientasi, karyawan akan melaksanakan kegiatan secara bersamaan. Sehingga hal itu bisa membangun relasi antar sesama rekan kerja baru. Sedangkan keterlibatan karyawan baru pada kegiatan onboarding bersifat lebih personal. Mereka akan ikut serta di dalam berbagai pekerjaan seperti presentasi, rapat, sampai mengerjakan project tertentu. Hal ini tentu akan membuat rekrutan bisa mempunyai ikatan dengan rekan yang sudah bekerja lebih lama.

3. Perbedaan Tujuan

Perbedaan selanjutnya antara onboarding dan orientation terletak pada tujuannya atau objektif dari masing-masing program. Dimana tujuan utama dari orientation adalah untuk memperkenalkan karyawan baru dengan visi, mis

Perbedaan onboarding dan orientation lainnya juga terletak pada tujuan atau objektif dari masing-masing kegiatan. Tujuan utama orientation yaitu untuk memperkenalkan karyawan baru dengan visi, misi, serta nilai-nilai perusahaan.

Selain itu juga memberi gambaran apa saja yang menjadi tugas serta tanggung jawabnya. Bidang HR juga menyampaikan apa saja ekspektasi perusahaan sehingga mereka memiliki pandangan awal tentang apa yang perlu dilakukan.

Sedangkan tujuan dari program onboarding adalah untuk mempertahankan rekrutan yang ada di perusahaan dan meminimalisir turnover. Hal ini mengingat banyaknya karyawan yang merasa tidak puas, sehingga memutuskan untuk berhenti dan resign pada tahun pertama mereka bekerja. Program onboarding akan mengajak rekrutan untuk terlibat secara aktif dalam pekerjaan secara lebih nyata. Misalnya saja dengan mengikuti meeting atau memulai project baru. Dengan adanya program ini, karyawan akan lebih memahami tugasnya. Sehingga bisa bekerja secara produktif.

Program tersebut bila diatur dan dijalankan dengan baik, maka bisa menghasilkan outcome yang positif. Yaitu karyawan menjadi lebih betah dan nyaman dengan lingkungan kerjanya, mempunyai kepuasan, dan pada akhirnya hal itu akan meningkatkan produktivitas dan juga performa kerja. Kedua program tersebut sangat menentukan apakah karyawan bisa beradaptasi dan bertahan dengan lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, pahami dengan baik perbedaan onboarding dan orientation agar mencapai hasil yang sesuai dengan rencana awal.

4 Manfaat Onboarding Karyawan

Program onboarding yang berkualitas akan membuat seorang karyawan baru akan bisa bekerja dengan antusias dan cepat beradaptasi dengan rekan kerjanya. Berikut ini adalah beberapa manfaat onboarding yang bisa diperoleh, antara lain:

1. Karyawan Baru Mudah Beradaptasi

Secara sederhana, onboarding bisa diartikan sebagai suatu proses untuk menyesuaikan karyawan baru dengan perusahaan tempat mereka kerja. Hal tersebut tentu akan membuat para karyawan baru merasa lebih nyaman ketika bekerja. Dengan melakukan hal itu, akan membantu kepercayaan diri para karyawan saat bekerja. Hal itu bisa dilakukan dengan cara tour keliling perusahaan dan mengenalkan area yang ada di dalam perusahaan tersebut.

2. Karyawan Paham Dengan Visi Misi Perusahaan

Umumnya ketika dilakukan onboarding itulah saat yang paling tepat untuk menjelaskan mengenai visi dan misi perusahaan kepada karyawan baru. Sehingga, semua karyawan yang baru bergabung bisa memahami apa yang menjadi target dalam membantu perkembangan perusahaan mencapai visi misinya.

3. Memperkenalkan Job Description

Mengenalkan job description pada karyawan baru tidak berarti perusahaan memberikan beban yang menimpuk. Anda bisa melakukannya dengan cara menjelaskan deskripsi ringan. Bukankah itu hal yang tidak baik bila di hari pertama kerja, para karyawan baru sudah diberikan kerja yang berat.

Manfaat Program Orientasi Karyawan Baru

Berikut adalah beberapa manfaat dari adanya program orientasi karyawan baru, antara lain:

1. Mengenalkan Karyawan Baru Dengan Lingkungan Perusahaan

Dengan cara ini tentunya akan membuat karyawan baru memahami apa yang menjadi visi dan misi perusahaan tempat mereka bekerja. Apabila karyawan mengetahui visi dan misi perusahaan, maka hal itu akan memudahkan mereka untuk bekerja sesuai dengan visi dan misi. Sehingga hasil dari pekerjaan mereka akan membuat perusahaan menjadi lebih maju. Selain itu, karyawan perlu memahami mengenai lingkungan tempat dia bekerja supaya merasa lebih nyaman dan tidak merasa asing dengan rekan kerja.

2. Menyampaikan Informasi Tentang Pekerjaannya

Cara ini sangatlah penting untuk karyawan baru untuk memahami job description. Agar karyawan baru tidak salah dengan tugas yang akan mereka kerjakan. Terlebih lagi, apabila pekerjaan tersebut belum pernah mereka lakukan sebelumnya. Program ini tentu akan sangat membantu karyawan baru menjadi lebih percaya diri dan semangat bekerja di kantor. Semuanya diharapkan dapat memberikan produktivitas dalam bekerja.

3. Mengenalkan Karyawan Baru Dengan Unitnya

Dengan mengenal rekan kerja, maka tentu akan lebih nyaman dalam melakukan berbagai macam pekerjaan. Sebab, dengan mengenal tim ketika bekerja, hal ini akan membuat semangat karena adanya komunikasi yang baik. Dasar dari semua pekerjaan dan membangun tim yaitu komunikasi yang baik. Dengan begitu, karyawan baru akan merasa lebih diterima di dalam tim barunya.

Onboarding dan Orientation: Apakah Perusahaan Membutuhkan Keduanya?

Saat seseorang mendapatkan pekerjaan pertamanya di suatu perusahaan, maka tentu hal pertama yang akan dilakukan oleh perusahaan tersebut adalah mengenalkan dunia kerja yang ada di perusahaan itu sendiri. Sementara itu, apabila karyawan yang direkrut belum memiliki pengalaman kerja apapun, maka pasti mereka masih kebingungan dalam menavigasi saluran komunikasi internal dan juga proses pengambilan keputusan. Biasanya mereka tidak mempunyai gagasan yang baik mengenai implikasi posisi terhadap seluruh organisasi.

Oleh karena itu, penting untuk mengenalkan kepada karyawan baru terkait perusahaan tempat mereka bekerja. Hal ini biasanya dilakukan di hari pertama mereka bekerja. Kemudian setelah adanya program tersebut, maka para atasan akan langsung yakin bahwa karyawan yang baru direkrut memang berorientasi untuk memulai pekerjaan yang baik. Umumnya perusahaan akan memberitahu para karyawan baru bahwa mereka bisa bertanya kepada rekan-rekan kerja jika memerlukan bantuan untuk suatu pekerjaan yang mungkin baru saja mereka lakukan.

Onboarding sendiri merupakan proses yang berkelanjutan dan berguna untuk membantu para karyawan untuk memahami apa yang mereka butuhkan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Hal tersebut tentu harus dibangun berdasarkan apa yang diberitahukan kepada karyawan baru selama masa rekrutmen. Perusahaan perlu memacu mereka untuk menjadi karyawan yang baik dan meyakinkan mereka bahwa mereka sudah membuat keputusan yang benar untuk bergabung di perusahaan Anda.

Adapun tujuan utama dari program ini yaitu merubah seorang pemula menjadi seorang karyawan yang luar biasa. Kemudian untuk orientasi, biasanya dilakukan sebagai sesi, abik satu lawan satu ataupun seperti yang banyak dipraktikkan pada saat ini. Dimana salinan online akan dikirimkan ke email karyawan baru sebelum hari pertama mulai kerja. Salinan tersebut umumnya berisi mengenai informasi yang harus dipahami oleh semua karyawan baru seperti kebijakan perusahaan, tunjangan karyawan, opsi parkir, aturan berpakaian, lokasi kantor, dan lain sebagainya.