Apa Itu Paperless Office Dalam Bisnis, Simak Penjelasannya Disini

Paperless adalah istilah yang makin sering digaungkan akhir-akhir ini. Dunia teknologi yang semakin maju ternyata memberikan dampak positif dalam berbagai segi. Bahkan dalam segi bisnis sekalipun kemajuan teknologi juga sudah mulai diterapkan. Contohnya adalah penerapan paperless dalam dunia bisnis.

Jika dahulu membuat sebuah dokumen penting membutuhkan bantuan media kertas. Namun saat ini hal tersebut sudah mulai beralih ke sistem paperless. Tentunya kalian juga sadar jika kertas juga memberikan dampak yang terbilang buruk bagi lingkungan.

Maka dari itu perubahan era kertas ke era paperless ini dianggap bisa lebih meminimalisir dampak buruk terhadap lingkungan. Namun apakah kalian tahu sebenarnya paperless itu apa? Nah jika belum, artikel ini akan menjelaskan seputar paperless agar kalian bisa lebih paham.

Apa Itu Paperless

Sebelumnya telah dijelaskan secara singkat jika paperless sudah mulai banyak digunakan. Peralihan dari era kertas ke paperless ini juga bisa dijadikan sebagai bukti jika kemajuan teknologi memberikan dampak positif terhadap semua hal khususnya dari segi bisnis.

Namun mungkin beberapa dari kalian pernah hanya mendengar tanpa tahu arti dari paperless. Atau mungkin belum pernah mendengar istilah paperless. Tenang saja, pada poin ini akan dijelaskan apa itu paperless.

Secara mudahnya paperless adalah sebuah kegiatan meminimalisir penggunaan kertas untuk sebagai bentuk kegiatan khususnya pembuatan dokumen dalam dunia bisnis. Proses meminimalisir penggunaan kertas ini akan berpindah ke bentuk digital.

Jadi dari yang sebelumnya menggunakan kertas. Saat ini pembuatan dokumen sudah mulai dengan sistem digital. Sebenarnya paperless ini bukan hanya diterapkan dalam segi bisnis atau pada sebuah perusahaan.

Namun beberapa segi lain seperti pendidikan sudah mulai menggunakan sistem paperless ini. Mulai dari pengiriman tugas yang sudah menggunakan sistem email atau e-learning adalah contoh penerapan sistem paperless dalam segi pendidikan.

Paperless Dalam Segi Bisnis

Jika sudah tahu arti dari paperless itu sendiri, kalian juga perlu tahu nih apakah paperless memang memberikan dampak positif dalam segi bisnis. Sebenarnya pemanfaatan sistem paperless sendiri sudah mulai banyak digunakan bahkan sudah sejak lama.

Namun beberapa perusahaan masih ada yang menggunakan kertas sebagai media dokumen. Nah penerapan sistem paperless dalam segi bisnis ini juga memberikan banyak keuntungan lho. Namun untuk lebih rinci keuntungan atau manfaat dari paperless dalam segi bisnis akan dijelaskan pada poin tersendiri.

Secara garis besarnya adanya sistem paperless juga terbilang lebih efisien. Contohnya adalah pada segi pengiriman surat. Jika dahulu pengiriman surat ketika media yang digunakan adalah kertas. Maka mungkin membutuhkan waktu berhari-hari untuk sampai ke perusahaan lain yang berada di luar kota.

Namun ketika menggunakan sistem paperless, proses pengiriman dokumen tak perlu lama. Bahkan dalam hitungan detik saja sudah bisa terkirim. Ya, dokumen dalam bentuk digital atau non paper ini akan lebih mudah dikirim melalui layanan email dan sebagainya yang memanfaatkan bantuan internet.

Dari contoh itu saja sudah bisa diasumsikan jika peralihan era kertas ke paperless memang bisa memberikan dampak positif bagi segi bisnis.

Kertas Dalam Segi Bisnis

Meski sudah ada sistem paperless, namun bukan berarti kertas bisa ditinggalkan begitu saja. Ada beberapa sisi yang harus menggunakan media kertas sebagai pembuatan dokumen. Contohnya adalah pada beberapa institusi yang melakukan kepengurusan suatu hal penting harus menggunakan kertas seperti institusi pemerintah.

Meski begitu saat ini pemerintah sudah mulai merencanakan penerapan sistem paperless untuk proses kepengurusan suatu hal atau dalam sistem kerjanya. Perlahan namun pasti, mungkin penggunaan sistem paperless juga akan direalisasikan pada semua bidang.

Adanya aplikasi dan berbagai macam website juga menjadi contoh pengurangan penggunaan kertas. Bahkan saat ini pemerintah juga sudah memiliki beberapa aplikasi maupun website untuk kepengurusan yang dilakukan oleh pihak masyarakat kepada instansi pemerintahan.

Menariknya selain meminimalisir penggunaan kertas. Hal ini juga dinilai mampu lebih efisien dan juga lebih cepat jika dilihat dari segi waktu.

Manfaat dari Paperless

Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika sistem paperless memang memberikan banyak manfaat. Adanya manfaat ini juga bisa menjadi pertimbangan khusus ketika sebuah perusahaan atau instansi akan melakukan perubahan era yaitu dari era kertas ke era digital.

Nah mungkin beberapa dari kalian juga belum begitu tahu apa saja manfaat yang diberikan oleh sistem paperless office ini. Tak perlu khawatir, sebab penjelasan yang ada di bawah ini akan lebih membantu kalian.

1. Ramah Lingkungan

Menggunakan sistem paperless ternyata memberikan manfaat terhadap kondisi lingkungan lho. Berkurangnya penggunaan kertas bisa menjadikan sistem paperless adalah salah satu metode ramah lingkungan yang bisa dilakukan.

Pasalnya kertas yang terbuat dari bahan dasar pohon jika digunakan secara terus menerus akan mengakibatkan kerusakan lingkungan. Namun jika peralihan era penggunaan kertas berpindah ke arah digital atau paperless office. Tentunya saja hal ini mendorong terjadi kondisi lingkungan yang lebih baik.

2. Lebih Praktis

Lebih praktis juga menjadi salah satu manfaat yang diberikan oleh paperless office. Berbeda dengan komen fisik yang sedikit lebih repot ketika membawanya. Sistem paperless office bisa dibilang lebih praktis.

Selain bisa disimpan melalui sistem penyimpanan online. Paperless office juga bisa dibuka pada perangkat elektronik apapun. Mulai dari smartphone hingga laptop atau perangkat PC. Selain itu paperless paper juga memberikan efisiensi yang lebih baik.

Pasalnya jika dokumen fisik dengan media kertas ketika dikirim ke tempat lain membutuhkan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Maka dokumen digital bisa dikirim hanya dengan dengan hitungan detik.

3. Hemat Waktu

Hemat waktu dari sistem paperless tak hanya bisa ditunjukkan pada proses pengiriman dokumen digital saja. Namun dari segi pencarian juga terbilang lebih mudah dan cepat.

Jika mencari dokumen fisik pada tempat penyimpanan harus memilah-milah dan menghabiskan banyak waktu. Namun hal tersebut tak berlaku untuk sistem paperless office. Kalian hanya perlu memanfaatkan fitur pencarian yang ada pada smartphone atau laptop maupun perangkat PC.

4. Hemat Biaya

Tahukah kalian penggunaan kertas sebagai media pembuatan dokumen juga terkadang membengkakkan anggaran pengeluaran. Nah dengan sistem paperless office ternyata bisa membuat pengeluaran menjadi lebih terminimalisir lho.

Hal ini karena sistem paperless office bisa mengurangi penggunaan kertas sebagai media pembuatan dokumen.

5. Aman

Keamanan juga menjadi salah satu manfaat yang diberikan oleh sistem paperless office. Sebagai contohnya pada saat melakukan kegiatan surat menyurat menggunakan media kertas terkadang akan mudah hilang atau rusak.

Namun ketika menggunakan sistem paperless office hal tersebut bisa terhindari. Kegiatan surat menyurat bisa dilakukan secara online dengan lebih cepat dan aman.

Meski ada kemungkinan hilang, namun jika file surat sudah disimpan secara online seperti memanfaatkan media cloud. Maka file surat yang hilang tersebut bisa dikembalikan atau didapatkan lagi.

6. Hemat Tempat

Peralihan dari penggunaan kertas ke arah paperless office ternyata juga bisa lebih menghemat kertas lho. Penyimpanan dokumen fisik memang bisa membuat tempatnya terkadang mudah sekali menjadi bertumpuk dan penuh.

Akibatnya proses pencarian dokumen fisik akan terkendala, makan waktu dan lebih sulit. Namun ketika sudah menggunakan sistem paperless office. Maka dokumen digital bisa disimpan pada perangkat PC atau laptop.

Bahkan ketika perangkat elektronik yang digunakan sudah penuh. Maka dokumen digital bisa disimpan melalui penyimpanan external seperti flashdisk atau sistem penyimpanan online.

7. Memberikan Dukungan Terkadan Sistem Kerja WFH

Pandemi Covid-19 memang memberikan dampak serba keterbatasan. Nah disinilah sistem paperless office menjadi lebih terasa. Mulai dari pengiriman file, pencarian file hingga penyimpanan file bisa dilakukan secara lebih mudah dan cepat.

8. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Dari segi produktivitas kerja juga bisa lebih meningkat lho. Pasalnya jika keperluan terkait dengan pembuatan suatu dokumen dilakukan secara digital. Maka proses kinerja lebih cepat dan lebih praktis. Secara otomatis produktivitas kerja juga menjadi lebih baik dari sebelumnya.

Kekurangan Sistem Paperless

Selain memiliki berbagai macam kelebihan, peralihan era kertas ke era digital atau paperless office juga memiliki beberapa kekurangan. Namun kekurangan ini bisa diatasi secara lebih bijak. Lalu apa saja sebenarnya kekurangan dari paperless office. Ini dia penjelasan yang bisa kalian baca secara lebih lengkap.

1. Adanya Ketergantungan Dengan Teknologi

Ketergantungan akan teknologi memang tak bisa lepas dari sistem paperless office. Pasalnya paperless office memang memanfaatkan media elektronik dan membutuhkan adanya koneksi internet.

Maka dari itu ketika perangkat elektronik seperti laptop atau PC rusak tentunya proses kinerja juga akan terkendala. Bahkan ketika koneksi internet tak berjalan dengan baik juga akan menghambat proses produktivitas kerja.

Namun disarankan juga untuk selalu menyimpan duplikat file dokumen penting secara online atau menggunakan media penyimpanan eksternal seperti flashdisk. Dengan begini misal ada kerusakan pada perangkat elektronik, file dokumen tetap aman.

2. Masalah Kesehatan

Kesehatan juga menjadi lebih rentan. Seperti pada kondisi mata yang mudah lelah setelah menatap layar laptop atau PC. Lalu ketika tangan melakukan pengetikan pada papan ketik bisa berakibat adanya carpal tunnel syndrome.

3. Perangkat Yang Tak Mudah Dimusnahkan

Jika dari segi pemusnahan, maka kertas terbilang lebih mudah untuk dibuang dan dihancurkan. Namun untuk perangkat elektronik harus dibuang jauh dan tidak mudah dihancurkan.

Meski paperless office memiliki beberapa kekurangan. Namun kekurangan tersebut bisa tertutupi dengan beberapa kelebihan besar yang diberikan oleh sistem paperless office. Tentunya seiring berjalannya waktu, sistem paperless office juga akan mengalami banyak perkembangan dan perbaikan untuk menutupi segala bentuk kekurangan yang ada.

Tips Penerapan Paperless Office

Seperti yang dijelaskan sistem paperless office memang diterapkan secara digital dan online. Tentunya meski butuh waktu agar terbiasa. Namun sebenarnya ada beberapa tips lho agar kalian bisa lebih efisien dalam proses penerapan paperless office. Penjelasan di bawah ini akan lebih membantu kalian dalam penerapan paperless office.

1. Manfaatkan Email

Proses surat menyurat akan lebih mudah jika kalian menggunakan layanan email. Selain lebih mudah dan lebih efisien. Penggunaan email juga bisa lebih terlihat lebih profesional lho. Tak heran jika saat ini email telah menjadi pilihan pengiriman dokumen penting oleh perusahaan-perusahaan ternama.

2. Gunakan Penyimpanan Online

Karena sistem paperless office adalah dalam bentuk digital. Tetunya proses penyimpanan yang dilakukan juga bisa dilakukan secara digital. Selain menggunakan penyimpanan internal pada perangkat PC atau laptop.

Kalian bisa juga lho membuat duplikat file untuk disimpan ke media eksternal. Contohnya adalah flashdisk atau pada media penyimpanan online. Saat ini sudah banyak media penyimpanan online yang bisa digunakan secara gratis dengan kapasitas besar seperti Google Drive.

Penyimpanan eksternal juga akan meminimalisir terjadinya pencurian data atau hacker. Bahkan ketika file pada penyimpanan internal hilang sekalipun. Penyimpanan online bisa mengembalikan file yang telah hilang tersebut.

3. Peralihan Memo ke Kalender Digital

Penulisan jadwal harian memang bisa jadi alternatif paling mudah untuk menjadi lebih produktif dalam bekerja. Jika sebelumnya menggunakan memo dan ditempel pada beberapa tempat. Namun adanya sistem paperless office akan lebih rapi sekaligus lebih mudah.

Kalian bisa memanfaatkan adanya kalender digital. Fitur kalender digital ini bisa kalian isikan dengan berbagai macam jadwal pada setiap jam yang berlaku. Menariknya kalian bisa juga menghubungkan catatan pada kalender digital ke layanan email. Nantinya akan ada notifikasi masuk sebagai pengingat jadwal.

4. Peralihan Ke Data Digital

Inti dari paperless office adalah peralihan dari dokumen fisik ke data digital. Nah jika kalian sudah bisa melakukan peralihan ini. Maka sistem kinerja akan lebih efisien, cepat dan aman.

Hal ini juga menjadi beberapa alasan kenapa perusahaan-perusahaan atau instansi tertentu sudah mulai beralih ke sistem paperless office.

Alasan Kenapa Harus Paperless Office

Mungkin kalian bingung dan ragu untuk beralis dari era penggunaan kertas ke era digital atau paperless office. Sebenarnya meski sudah dalam era digital dan semua serba terkomputerisasi, penggunaan kertas masih tetap dibutuhkan.

Namun penggunaan kertas tersebut menjadi lebih sedikit dibandingkan ketika tidak menggunakan sistem paperless office. Namun kalian juga perlu tahu nih beberapa alasan kenapa suatu perusahaan maupun instansi lain harus mulai beralih ke arah digital atau paperless office.

1. Menghindari Tumpukan Berkas

Dokumen kertas yang terus-menerus dicetak semakin lama akan semakin memakan tempat. Dari segi penyimpanan saja sudah memakan tempat. Lalu dari segi efisiensi waktu merapikan penataan dokumen dan juga pencarian juga terbilang lebih banyak.

Namun semua itu bisa terhindari ketika sudah menggunakan sistem paperless office. Pasalnya sistem paperless office lebih bisa mengurangi tumpukan berkas kertas. Lalu untuk proses merapikan dan pencarian dokumen juga tak makan banyak waktu.

2. Lebih Aman

Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika sistem paperless office tak hanya bisa disimpan via internal di perangkat saja. Namun penyimpanan eksternal seperti flashdisk dan penyimpanan online juga sudah bisa dimanfaatkan.Hal ini juga bisa meminimalisir hilangnya data atau pencurian data.

3. Proses Lebih Cepat

Dibandingkan dengan pembuatan dokumen fisik, tentunya proses pembuatan dokumen digital terbilang lebih cepat. Dari segi proses pengiriman dokumen saja juga lebih cepat atau dalam hitungan detik saja sudah bisa terkirim pada klien.

4. Ramah Lingkungan

Alasan terakhir adalah ramah lingkungkungan. Pada poin ini sudah dijelaskan sebelumnya. Penggunaan kertas yang semakin berkurang akan lebih mudah membuat jumlah pohon tak berkurang.

Jika jumlah pohon masih tetap sama dan bertambah seiring berjalannya waktu. Tentunya lingkungan juga akan lebih aman.

Nah itulah beberapa penjelasan terkait dengan paperless office. Tentunya kalian bisa lebih mudah paham terkait dengan paperless office setelah membaca penjelasan pada artikel ini.