Pengertian Outsource: Sistem Kerja, Kelebihan, dan Kekurangan

Pengertian Outsource – Dari masa ke masa, berbagai kemajuan yang ada baik teknologi maupun bidang lain menuntut sebuah perusahaan untuk mengikuti perkembangannya. Salah satu yang kini semakin marak yaitu sistem outsource. Istilah tersebut tentu sudah cukup sering terdengar maupun dibaca di berbagai media yang beredar.

Namun demikian, belum semua pihak memahami dengan baik makna dari istilah outsource, terutama mereka yang sedang mencari pekerjaan. Outsource sebenarnya merupakan sebuah sistem yang dipakai suatu perusahaan untuk menjaring tenaga kerja baru melalui sebuah penyedia jasa.

Ketika seorang calon tenaga kerja memahami dengan baik bagaimana sistem yang ada dalam perusahaan tempatnya akan bekerja, tentunya akan meminimalisir adanya kekecewaan nantinya. Apabila timbul perasaan tersebut ketika sudah bekerja, tentunya akan berdampak tidak baik terhadap kinerjanya dalam perusahaan.

Pengertian Outsource

Menurut UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Outsource dapat diartikan menjadi ahli daya, artinya sebuah jasa yang menyediakan tenaga kerja. Apabila dalam ranah psikologi industri, tenaga kerja outsource merupakan tenaga kerja kontrak yang didapatkan dari perusahaan yang memang menyediakan jasa tenaga kerja outsource.

Pada awalnya, jenis pekerjaan yang disediakan oleh perusahaan outsource tidak memiliki hubungan secara langsung dengan usaha inti sebuah perusahaan serta mengesampingkan jenjang karir. Beberapa contoh perusahaan outsource diantaranya petugas satpam, operator telepon, call centre, dan cleaning service.

Apabila sebuah perusahaan memilih untuk menggunakan tenaga kontrak dari outsource, maka perusahaan sudah tidak perlu untuk mempersiapkan tunjangan dan fasilitas makan, bahkan hingga BPJS Kesehatan. Hal ini disebabkan karena tanggung jawab atas tenaga kerja kontrak telah dilimpahkan kepada perusahaan outsource.

Di sisi lain, walaupun terlihat memberikan keuntungan bagi sebuah bisnis, sistem ini justru menimbulkan kerugian bagi tenaga kerja. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan induk memotong gaji tenaga kerja yang nantinya didapatkan, di samping tidak ada jenjang karir. Bahkan, potongan yang ada bisa hingga 30 persen.

Kebijakan tersebut juga diketahui oleh para tenaga kerja. Mereka juga memahami alokasi dari potongan gaji tersebut, yakni sebagai jasa untuk perusahaan outsourcing. Akan tetapi, tidak semua tenaga kerja mengetahui berapa jumlah potongan gajinya.

Sistem Kerja Outsource

1. Gambaran Sistem Kerja Outsource

Pada sistem penjaringan tenaga kerja outsource sebetulnya tidak memiliki banyak perbedaan dengan sistem yang telah diterapkan pada umumnya. Hal yang menjadi perbedaan di antara keduanya yakni tenaga kerja direkrut oleh suatu jasa penyedia tenaga kerja, bukan oleh perusahaan yang sedang mencari karyawan secara langsung.

Apabila tenaga kerja telah didapatkan dan telah dilakukan penandatangan kontrak, maka perusahaan outsource hanya perlu mengirimkannya kepada perusahaan klien yang sedang memerlukan. Karyawan tersebut nantinya akan bekerja di perusahaan klien hingga batas waktu yang sudah disepakati dalam perjanjian kontrak.

Dalam hal ini, pekerja outsource melakukan pekerjaan untuk perusahaan dengan basis perjanjian kerja yang tertulis, yakni bisa melewati Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) maupun Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Apabila pekerja outsource tidak mendapatkan jaminan atas keberlangsungannya dalam bekerja, maka perusahaan outsource yang bertanggung jawab atas hal tersebut.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, dijelaskan bahwa ketika perusahaan outsource mempekerjakan karyawan PKWT, maka kontrak kerja wajib mensyaratkan adanya pengalihan dalam perlindungan hak karyawan ketika ada pergantian perusahaan outsource dan selama obyek pekerjaannya masih tetap ada. Hal ini tentunya memberikan jaminan keamanan terhadap para karyawan.

2. Sistem Perekrutan

Sistem perekrutan yang diterapkan di perusahaan outsource hampir sama dengan perusahaan lain. Beberapa proses yang dilalui diantaranya tes tertulis, tes wawancara, serta proses lain sesuai dengan kebijakan tiap perusahaan. Serangkaian proses tersebut dilaksanakan perusahaan outsource, bukan perusahaan klien yang akan memakai jasa tenaga kerja.

3. Sistem Pembayaran Gaji

Dalam hal pembayaran gaji, dilakukan oleh perusahaan outsource kepada tenaga kerja. Selanjutnya pembayaran tersebut ditagihkan kepada perusahaan klien yang memakai jasa tenaga kerja outsource. Untuk nominal yang akan diterima oleh para karyawan, biasanya sudah dipotong dengan presentase yang cukup bervariasi.

Sampai sekarang, belum terdapat peraturan khusus yang tegas dalam hal perhitungan besaran gaji tenaga kerja outsource. Dengan demikian, setiap perusahaan memiliki kebebasan sendiri dalam mengatur hal tersebut, namun dengan tetap memperhatikan standar UMP.

Akan tetapi, asosiasi bisnis outsource menyampaikan bahwa sebuah perusahaan outsource tidak diperkenankan untuk melakukan pemotongan gaji tenaga kerja. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan telah mendapatkan fee dari klien rutin setiap bulan. Pernyataan tersebut sudah mendapatkan dukungan dari ISS yang ikut menjadi perusahaan outsource besar di tanah air.

Poin Penting yang Harus Diperhatikan Tenaga Kerja Outsource

Oleh karena sistem perusahaan outsource yang sedikit berbeda dengan perusahaan pada umumnya, maka para tenaga kerja perlu memahami beberapa hal. Perlu untuk diperhatikan pula bahwa hal-hal tersebut harus dipahami sebelum tenaga kerja menandatangani perjanjian kontrak. Di bawah ini adalah hal-hal yang perlu dipahami calon tenaga kerja:

1. Jam kerja

Dalam hal ini, jam kerja yang dimaksud adalah terkait dengan waktu dimulainya bekerja, berakhirnya bekerja, serta waktu untuk istirahat. Ketiga hal tersebut tentunya harus dipahami dengan baik oleh tenaga kerja, supaya nantinya dapat melakukan pekerjaan dengan lebih optimal.

2. Gaji dan tunjangan

Karyawan wajib memahami berapa besaran gaji dan tunjangan yang nantinya akan diterimanya. Tidak hanya itu, terkait dengan waktu pembayarannya pun harus diketahui dengan pasti, supaya tidak terjadi keterlambatan pembayaran yang bisa berdampak terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja.

Realisasi nominal gaji dan tunjangan serta kapan dibayarnya harus sesuai dengan kesepakatan di awal sebelum dilakukannya perjanjian kontrak. Perusahaan yang menyediakan jasa outsource tidak boleh memotong gaji yang akan diterima oleh tenaga kerja.

3. Jangka waktu perjanjian

Bagi Anda yang ingin menjadi tenaga kerja dari sebuah perusahaan outsource, maka Anda harus memastikan bahwa perjanjian yang dilakukan selaras dengan masa kerja yang sebelumnya ditawarkan. Perjanjian kontrak antara tenaga kerja outsource dengan perusahaan yang menyediakan jasa outsource pada umumnya mengikuti kesepakatan perusahaan outsource dan perusahaan klien.

Ketentuan tersebut memberikan dampak, yaitu ketika perusahaan klien hendak memutuskan kontrak kerjasama dengan perusahaan outsource, maka pada saat itu pula kerjasama perusahaan klien dengan tenaga kerja telah selesai.

4. Lokasi kerja

Tenaga kerja harus memastikan dengan benar, dimana penempatan kerjanya. Tempat kerja ini juga harus sesuai dengan kesepakatan di awal. Dengan demikian, perusahaan tidak bisa dengan asal menempatkan karyawannya di perusahaan klien ketika karyawan tersebut telah resmi menjadi tenaga kerja perusahaan.

5. Posisi dan tugas

Siapa saja yang bekerja di sebuah perusahaan, tentunya perlu memahami posisinya di perusahaan outsource serta tugas dan tanggung jawabnya di dalam perusahaan klien. Dengan memahami hal tersebut ketika bekerja dalam perusahaan outsource, maka pekerjaan karyawan akan produktif dan berjalan lancar.

Penyelesaian Permasalahan

Pada sebuah perusahaan, apa saja bidangnya, pasti memiliki suatu permasalahan yang tentunya sangat bervariasi. Penyelesaian dari masalah tersebut juga cukup beragam. Beberapa permasalahan yang mungkin terjadi yaitu pelanggaran atas peraturan yang dilakukan oleh tenaga kerja dan perselisihan antar tenaga kerja outsource.

Adapun yang memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan perselisihan yang terjadi dalam perusahaan dipegang oleh perusahaan yang menyediakan jasa outsource. Sedangkan perusahaan klien tidak memiliki kewenangan apapun terkait dengan penyelesaian atas permasalahan yang terjadi. Hal ini disebabkan karena secara hukum tidak ada hubungan kerja antara perusahaan klien dengan tenaga kerja.

Kelebihan Outsource

1. Meningkatkan fokus pekerjaan

Adanya outsourcing menjadikan tugas yang dirasa kurang penting, bisa dilakukan oleh mereka yang menjadi tenaga kerja outsource. Dengan demikian, fokus Anda terhadap tugas pokok perusahaan yang dirasa lebih penting dapat meningkat.

2. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional

Apabila diperhitungkan, outsourcing terhitung lebih murah apabila dibandingkan jika mempekerjakan karyawan. Di samping itu, sistem ini juga bisa menghilangkan beberapa biaya yang tidak pasti. Hal ini disebabkan karena apa saja pekerjaan yang harus dilakukan serta besaran biaya yang dibutuhkan sebagai balas jasa telah ditetapkan ketika perjanjian kontrak.

3. Mendukung operasional khusus

Bagi beberapa perusahaan yang sedang berencana untuk meningkatkan kepuasan dari pelanggan, ekspansi bisnis, maupun bersaing dengan usaha lain yang ada di marketplace, sistem ini merupakan pilihan yang tepat. Untuk mewujudkan rencana tersebut, tentunya dibutuhkan tenaga kerja yang terampil, maka Anda dapat memperolehnya di perusahaan resource.

4. Memperluas talent pool

Outsource dapat menjadi alternatif bagi Anda yang sedang ingin mencari tambahan cadangan dari talent pool. Dari perusahaan outsource, Anda bisa memperoleh tenaga kerja dari talent pool yang berpotensi dengan jumlah yang cukup banyak. Di sini Anda bisa mendapatkan tenaga kerja sesuai dengan kriteria yang Anda tetapkan ataupun meminta perusahaan outsource untuk mengenalkan pekerja outsource kepada Anda.

Kekurangan Outsource

1. Masalah komunikasi dapat muncul

Ketika sebuah perusahaan memilih untuk mengambil karyawan dari perusahaan outsource, maka kinerja dari karyawan tersebut akan sulit untuk dipantau ataupun diperiksa. Tidak seperti ketika perusahaan melakukan rekrutmen karyawan sendiri. Dengan demikian, akan memungkinkan timbul permasalahan terkait komunikasi.

Bahkan apabila sebuah perusahaan melakukan outsource hingga ke luar negeri maka perlu mempertimbangkan beberapa hal, diantaranya perbedaan bahasa dan waktu. Sehingga dalam pemeriksaan karyawannya juga tidak mudah, karena jarak yang cukup jauh.

2. Karyawan tetap dapat merasa terancam

Apabila seorang tenaga kerja mengetahui bahwa rekan satu perusahaan mereka diganti dengan pekerja outsource, maka bisa memunculkan perasaan tidak tenang. Perasaan tersebut timbul karena mereka juga khawatir jika nantinya juga akan mengalami hal yang sama.

Secara tidak langsung, perasaan tersebut dapat memberikan dampak terhadap kinerja karyawan. Produktivitas maupun motivasi para pekerja yang ada bisa menurun. Dengan demikian, target yang telah ditetapkan perusahaan di awal bisa saja tidak terpenuhi.

3. Standar bisa berbeda

Ketika Anda memilih untuk mengambil tenaga kerja dari perusahaan outsource, maka Anda telah memberikan kepercayaan kepada kontraktor, terutama terkait dengan pemenuhan atas gambaran kualitas yang sudah direncanakan sebelumnya. Akan tetapi, apabila Anda dengan kontraktor memiliki standar yang berbeda, layanan atau hasil yang didapatkan akan berbeda dengan yang ada dalam pikiran Anda.

4. Meningkatkan ancaman terhadap keamanan

Penyebab peningkatan ancaman terhadap keamanan disebabkan karena adanya akses yang semakin mudah ke dalam data, jaringan, maupun sumber daya sebuah perusahaan. Risiko juga bisa timbul ketika Anda menambahkan tenaga kerja apapun dalam perusahaan.

Selain itu, Anda juga harus lebih berhati-hati serta melakukan pemilahan dengan teliti atas informasi yang hendak disebarluaskan. Jangan sampai informasi yang tidak boleh diketahui pihak luar atau yang bersifat rahasia sampai diketahui oleh pihak lain. Dalam hal ini, apabila terjadi kebocoran informasi akan berdampak buruk bagi perusahaan.

Contoh Perusahaan Outsourcing di Indonesia

1. ISS

ISS adalah suatu perusahaan global yang sudah terkenal dalam bidang outsourcing. Perusahaan tersebut telah tersebar hingga mencapai di atas 45 tempat yang terletak di berbagai negara. Oleh karena itu, ISS dapat memberikan sebuah inovasi serta wawasan yang luas terhadap para pelanggan, bahkan dengan bidang industri yang berbeda, contohnya kesehatan, penerbangan, teknologi, dan perbankan.

Sampai sekarang, ISS sudah melayani pelanggan hingga mencapai 60.000 yang berasal dari 30 lebih negara. Jenis layanan yang bisa dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan yaitu jasa teknik, keamanan, kebersihan, makanan, maupun tempat kerja di berbagai macam industri.

2. Artha Kreasi Utama (AKU)

PT Artha Kreasi Utama merupakan sebuah perusahaan outsource tingkat nasional yang memiliki pusat di Jakarta. Perusahaan tersebut melakukan pengelolaan atas penyediaan tenaga kerja yang terbagi dalam banyak bidang. Tenaga kerja yang tersedia merupakan mereka yang sudah ahli dan profesional dalam pengalaman di bidangnya masing-masing.

Diantara layanan yang tersedia di perusahaan ini yaitu menyediakan jasa terkait pekerja sale dan pekerja dasar. Di samping itu, perusahaan klien dapat memakai layanan partnership, rekrutmen, dan layanan pengelolaan yang lengkap.

3. VADS

VADS yaitu sebuah anak perusahaan TM One yang masih menjadi kepemilikan TM Group. Perusahaan tersebut memiliki pusat di Malaysia. Beberapa bidang yang digeluti VADS diantaranya layanan keuangan, telekomunikasi, layanan pelanggan, pemerintahan, sektor publik, dan kesehatan.

Di Indonesia, perusahaan ini telah beroperasi mulai 1 Desember 2008 dan berhasil masuk dalam barisan perusahaan yang terkemuka di Indonesia. Bahkan, di samping berpusat di Jakarta, VADS di Indonesia telah membuka cabang di berbagai kota besar, misalnya Semarang dan Yogyakarta.

4. Bhaktiservice.com

PT Bhakti Satria Persada dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang sedang mencari tenaga kerja outsource untuk cleaning service, keamanan, driver, dan office support staff. Manajemen SDM yang dihadirkan perusahaan memiliki kualitas yang sudah tidak diragukan lagi, sehingga sudah siap ikut memberikan kontribusi kepada pelanggan.

Bhakti Satria Persada sudah ada dari tahun 2006. Sejak saat itu pula perusahaan ini telah berkontribusi, memberikan pelayanan untuk 150 lebih perusahaan dengan skala menengah sampai besar di tanah air. Perusahaan yang sudah pernah menjalin kerjasama diantaranya Coca Cola Amatil, Bank Windu, dan Tirta Amarta.

5. KPSG

Perusahaan alih daya KPSG sudah ada mulai tahun 1990, bahkan kini juga termasuk dalam perusahaan outsourcing yang terkenal di tanah air. Seiring perkembangan zaman, KPSG berubah menjadi sebuah penyedia layanan manajemen usaha.

Layanan yang diberikan bahkan juga mengalami peningkatan yang cukup signifikan. Sampai saat ini, perusahaan tersebut telah memiliki 5.000 lebih tenaga kerja outsourcing dan sudah melayani sebanyak 270 perusahaan klien.

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat dipahami bahwa outsource adalah kegiatan mengalihkan tugas pekerjaan kepada pihak lain. Sistem ini sangat cocok untuk diterapkan pada perusahaan sedang mengusahakan untuk mengurangi pengeluaran dalam rangka pembayaran kepada karyawannya. Apabila Grameds ingin belajar tentang outsource lebih jauh, atau tentang bisnis lebih banyak, Grameds bisa mendapatkan buku-buku referensi terbaik di Gramedia.com. Selamat belajar.

BACA JUGA:

1. Mengenal Perencanaan dan Pengembangan Karir yang Sukses 
2. 4 Tips yang Perlu Disiapkan Saat Mencari Kerja, Apa Saja? 
3. 30+ Contoh Surat Lamaran Kerja yang Benar [Template Gratis] 
4. Tips Mengikuti Job Fair Agar Sukses Mendapatkan Pekerjaan 
5. Pertanyaan Interview Kerja & Jawabannya, Serta Tips Interview Kerja