Top Down dan Bottom Up, Dua Jenis Pendekatan Komunikasi Organisasi

Dalam menciptakan sebuah organisasi manajemen yang efektif, terdapat dua jenis pendekatan komunikasi organisasi, yakni pendekatan top down dan pendekatan bottom up. Pendekatan top down merupakan pendekatan yang paling umum diterapkan mayoritas organisasi, yang mana komunikasi dan arahan ditetapkan oleh pemimpin organisasi, dan disampaikan kepada anggota tim organisasi.

Sedangkan, pendekatan bottom up adalah sebaliknya, yakni pendekatan yang komunikasi dan arahannya sebagian besar ditetapkan dan disuarakan oleh para anggota organisasi, dan disampaikan kepada pemimpin organisasi atau manajemen tingkat atas. Dilihat dari pengertiannya, kedua pendekatan komunikasi organisasi ini berbeda dari segi sumber dan arah komunikasinya.

Kedua macam pendekatan komunikasi ini kerap kali digunakan dan diterapkan sebuah organisasi atau perusahaan untuk melakukan koordinasi kegiatan sehari-hari. Meski begitu, banyak juga organisasi atau perusahaan yang belum mengetahui, memahami, dan menggunakan kedua pendekatan komunikasi ini.

Maka itu, artikel ini akan menguraikan penjelasan mengenai pendekatan top down dan pendekatan bottom up, agar Sahabat Grameds bisa memahami dan menerapkan pendekatan komunikasi ini dalam organisasi atau perusahaan tempat kalian bekerja. Simak penjelasan di bawah ini sampai selesai, ya!

Pendekatan Top Down

Untuk dapat membandingkan kedua pendekatan komunikasi yang berbeda, pertama-tama kita akan mengenal dan memahami pengertian masing-masing pendekatan. Pendekatan komunikasi bentuk top down merupakan bentuk komunikasi secara internal ini yang menggunakan struktur hierarki.

Secara umum, pendekatan komunikasi top down memiliki arah komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dilakukan dari atasan ke bawahan. Pendekatan top down merupakan pendekatan yang paling umum diterapkan mayoritas organisasi, yang mana komunikasi dan arahan ditetapkan oleh pemimpin organisasi, dan disampaikan kepada anggota tim organisasi.

Di dalam pendekatan komunikasi top down ini, informasi dari pemimpin paling tinggi organisasi atau perusahaan akan disaring dan didistribusikan secara bertahap sampai ke karyawan, dengan mengacu kepada struktur manajerial perusahaan.Seluruh jenjang manajerial pada akhirnya akan mempelajari tentang sejumlah macam informasi yang berasal dari pemimpin paling atas, atau berupa perintah, yang akan diteruskan ke semua tingkatan yang ada di dalam sebuah organisasi.

Pendekatan komunikasi top down ini diterapkan saat target, proyek, dan tugas ditetapkan oleh pemimpin organisasi atau perusahaan, dan pemimpin ingin menyebarkan informasi atau tugas tersebut kepada seluruh anggota tim yang ada di organisasi tersebut. Tentunya, terdapat sejumlah faktor yang dapat memengaruhi pendekatan komunikasi top down ini, agar dapat berjalan dengan lancar.

Dalam menerapkan pendekatan komunikasi top down, faktor utama yang harus diperhatikan dan dimiliki organisasi adalah kedekatan hubungan antara karyawan dengan organisasi atau perusahaan tersebut. Lalu, pesan yang disampaikan dari pemimpin atau sosok manajerial tingkat atas harus dikemas secara singkat, jelas, dan relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan sedari awal.

Selain itu, faktor lain yang perlu diperhatikan, yakni seluruh bagian atau divisi harus bisa menghadapi dan memahami semua masalah yang ada dan muncul dalam organisasi tersebut. Dan faktor yang terakhir adalah memastikan untuk menghindari adanya praktik hipokrit dalam organisasi. Pendekatan komunikasi dengan bentuk top down ini juga dapat berjalan dengan lancar jika organisasi menerapkan berbagai faktor komunikasi secara umum, seperti berkomunikasi secara jujur dengan lawan bicara, dan memahami lawan bicara yang akan menjadi penerima pesan yang kita sampaikan.

Pendekatan komunikasi top down ini memiliki kelebihan, di mana pendekatan komunikasi top down dapat diterapkan dengan mudah, karena secara umum sebagian besar organisasi pada dasarnya telah menggunakan pendekatan ini dari awal, sehingga sudah familiar dengan sistem ini. Ditambah juga dengan para pemimpin yang telah memahami keseluruhan visi dan misi organisasi atau perusahaan tersebut, sehingga kemudian para pemimpin dapat dengan mudah menetapkan target, proyek, dan tugas yang relevan dengan visi dan misi organisasi tersebut.

Pendekatan komunikasi top down juga memiliki kekurangan, yaitu pendekatan komunikasi ini mungkin dapat membuat para karyawan merasa bingung dalam menerima pesan dari atas, karena mereka tidak familiar dengan visi dan misi dari organisasi, yang diakibatkan mereka tidak terlibat dalam penetapan target atau visi dan misi organisasi tersebut. Jika para karyawan merasa tidak familiar seperti ini, hal ini kemudian dapat memengaruhi retensi karyawan.

Sebuah hasil penelitian menyatakan bahwa 71% kaum milenial yang memiliki pemahaman akan visi dan misi perusahaan tempat mereka bekerja, akan bertahan untuk bekerja di perusahaan tersebut setidaknya selama satu tahun. Dari hasil penelitian ini, maka kita mengetahui bagaimana jika keadaannya adalah sebaliknya. Jika para karyawan tidak memiliki pengetahuan dan pemahaman akan visi dan misi perusahaan, maka ia dipastikan tidak akan bertahan untuk bekerja di perusahaan tersebut dalam waktu yang lama.

Pendekatan Bottom Up

Selanjutnya, kita akan mengenal pendekatan bottom up. Pendekatan komunikasi bottom up merupakan kebalikan dari pendekatan komunikasi top down. Pendekatan komunikasi bottom up ini diterapkan dengan tujuan, agar pemimpin atau atasan organisasi bisa mendapatkan sejumlah ide atau masukan mengenai keputusan yang akan dibuat olehnya, yang bersumber dari karyawan atau bawahannya.

Pendekatan komunikasi bottom up ini diterapkan ketika target, proyek, dan tugas sebagian besar ditetapkan dari ide atau umpan balik dari para karyawan, yang selanjutnya dikomunikasikan kepada seluruh tim manajerial tingkat atas. Seluruh karyawan yang menjadi anggota tiap divisi pembentuk organisasi ini diharapkan untuk terlibat dalam proses menetapkan target atau tujuan organisasi.

Misalnya, dengan memberikan umpan balik, dan karyawan diberikan suatu peran untuk terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Dalam hal ini, setiap anggota organisasi diminta untuk berperan dalam proses penetapan tujuan, apalagi peran anggota organisasi terkadang hanya memberikan umpan balik saja kepada perusahaan.

Umpan balik ini dapat memengaruhi organisasi atau perusahaan ketika ingin mengambil sebuah keputusan. Penerapan pendekatan komunikasi bottom up ini dapat memberikan berbagai macam keuntungan bagi perusahaan, baik secara langsung maupun secara tidak langsung.

Dengan menggunakan pendekatan komunikasi bottom up ini, perusahaan dapat memperoleh berbagai macam keuntungan, seperti komunikasi di seluruh lingkup perusahaan menjadi meningkat, dan hubungan antar anggota organisasi menjadi lebih erat. Selain itu, pendekatan komunikasi bottom up memungkinkan anggota organisasi menjadi merasa bahwa dirinya dianggap dengan pendapatnya didengar oleh para manajer atau atasannya.

Berangkat dari perasaan ini, para anggota organisasi atau karyawan kemudian dapat memiliki motivasi kerja yang sangat tinggi. Pendekatan bottom up ini juga memungkinkan karyawan untuk mampu menetapkan target atau tujuan yang relevan dengan kemampuan mereka, sehingga karyawan pun kemudian dapat mencapai target yang telah ditetapkan tersebut dengan mudah.

Tidak hanya itu saja, pendekatan bottom up ini juga dapat membantu organisasi dan perusahaan untuk merancang bagaimana solusi yang tepat dan efektif bagi sejumlah permasalahan yang ada atau yang sedang terjadi sekarang ini. Pendekatan komunikasi bottom up juga dapat meningkatkan kolaborasi antara anggota organisasi atau karyawan dengan seluruh jajaran manajerial tingkat atas.

Pendekatan komunikasi bottom up ini juga memiliki kekurangan, yang kurang lebih sama dengan kekurangan pendekatan komunikasi top down. Kekurangan pendekatan ini, yaitu para anggota organisasi kerap kali tidak memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup mengenai visi dan misi organisasi atau perusahaan.

Kurangnya pengetahuan dan pemahaman karyawan ini kemudian menyebabkan mereka menjadi tidak mampu untuk mengidentifikasi dan menetapkan target yang selaras dengan visi dan misi perusahaan. Selain itu, para anggota organisasi juga mungkin tidak mempunyai dukungan sumber daya yang dibutuhkan mereka untuk menerapkan pendekatan komunikasi ini dengan baik. Jadi, pendekatan komunikasi ini tidak siap untuk diterapkan dengan mudah, seperti pendekatan komunikasi jenis top down.

Cara Menentukan Metode Pendekatan Komunikasi yang Paling Tepat

Setelah mengenal kedua jenis pendekatan komunikasi dalam organisasi, yakni pendekatan komunikasi top down dan pendekatan komunikasi bottom up, kemudian terdapat suatu pertanyaan yang muncul, yakni pendekatan apa yang sebaiknya digunakan atau diterapkan dalam organisasi atau perusahaan anda?

Untuk dapat menentukan jenis pendekatan komunikasi yang paling efektif diterapkan organisasi dalam sebuah situasi tertentu, anda perlu melakukan berbagai macam pertimbangan. Pertimbangan tersebut seperti, jika anda adalah seorang pemimpin atau atasan organisasi, apakah komunikasi yang telah dan sedang anda lakukan dengan seluruh anggota organisasi atau tim bawahan adalah komunikasi yang terbuka? Atau sangat tertutup?

Pertimbangan lainya, seperti apakah anda saat ini merasa terhubung dengan visi, misi, atau tujuan dari organisasi atau perusahaan anda? Pertimbangan yang satu ini berlaku bagi anda yang berperan sebagai atasan maupun berperan sebagai bawahan.

Lalu, anda juga harus memiliki pengetahuan akan berapa besar rasa kepemilikan seluruh anggota atau karyawan terhadap perusahaan. Pertimbangan lain, yakni apakah budaya perusahaan mendukung untuk dapat melakukan pendekatan atau pola komunikasi tersebut?

Sejumlah pertanyaan dan pertimbangan ini harus anda perhatian dan jawab sebelum menentukan pendekatan komunikasi mana yang paling cocok untuk organisasi atau perusahaan anda. Jika sudah selesai mempertimbangkan dan menjawab seluruh pertanyaan tersebut, anda kemudian dapat dengan mudah menentukan pendekatan apa yang paling tepat anda terapkan di organisasi anda.

Jika tujuan bisnis di perusahaan anda lebih mengutamakan posisi pasar dibandingkan dengan kompetitor, pendekatan komunikasi yang nampaknya paling cocok untuk anda pilih adalah pendekatan top down. Namun, pendekatan komunikasi top down tentunya hanya dapat anda lakukan, jika anda pada saat ini memiliki posisi sebagai pemimpin atau atasan.

Jika anda saat ini menempati posisi sebagai, pendekatan komunikasi bottom up dapat menjadi pilihan yang efektif dan memberikan dampak tersendiri. Pada akhirnya, baik pendekatan komunikasi top down atau bottom up, keduanya sama-sama dapat memberikan dampak tersendiri.

Bahkan, anda juga bisa menerapkan kedua jenis pendekatan komunikasi tersebut dengan menyesuaikan dengan situasi dan kondisi, serta kebutuhan perusahaan. Maka itu, anda tidak perlu membandingkan antara pendekatan komunikasi top down dan pendekatan komunikasi bottom up.

Di sisi lain, anda juga dapat menerapkan pendekatan komunikasi top down dan bottom up secara bersamaan, tanpa perlu mengabaikan salah satunya. Penerapannya kedua pendekatan komunikasi ini dilakukan secara bersamaan, dengan cara penetapan target ditentukan oleh pemimpin atau atasan, dengan mempertimbangkan sejumlah umpan balik dari karyawannya.

Saat kedua pendekatan komunikasi ini telah ditentukan dan dikomunikasikan dengan seluruh anggota divisi, karyawan kemudian dapat menentukan target atau tujuan pribadi mereka bersama dengan pimpinannya melalui pendekatan komunikasi bottom up. Secara umum, penerapan pendekatan komunikasi top down dan bottom up secara bersamaan memiliki tujuan, agar organisasi dapat menerima manfaat dari kedua pendekatan komunikasi tersebut.

Nah, itu dia Grameds penjelasan tentang dua jenis pendekatan komunikasi dalam organisasi, yakni pendekatan komunikasi top down dan pendekatan komunikasi bottom up. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat dengan menambah pengetahuan kalian mengenai berbagai jenis pendekatan komunikasi dalam organisasi, serta menjadi referensi untuk menentukan pendekatan komunikasi yang paling cocok untuk organisasi anda.

Bagi kalian yang ingin memperdalam pengetahuan mengenai komunikasi organisasi, kalian bisa memperolehnya dengan membaca sejumlah referensi dari internet, atau dengan membaca buku yang hanya bisa kalian dapatkan di www.gramedia.com atau aplikasi Gramedia Digital. Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu siap untuk memberikan informasi terlengkap dan terbaru bagi kalian.