Mengenal Apa Itu Town Hall Meeting dan Cara Melaksanakannya

Semakin berkembang suatu perusahaan, maka akan semakin sulit pula untuk karyawannya mendapatkan kesempatan berkomunikasi dengan para petinggi perusahaan tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan town hall meeting supaya bisa tetap terjalin komunikasi yang baik antar karyawan dan petinggi yang ada di suatu perusahaan.

Pertemuan tersebut biasanya dijadikan sebagai ajang untuk berdiskusi tentang berbagai macam hal penting. Misalnya saja, berdiskusi mengenai pencapaian yang sudah didapatkan sampai hal-hal penting yang bisa membantu keberhasilan karyawannya. Untuk mengetahui lebih dalam mengenai apa itu town hall meeting dan bagaimana cara melakukannya, yuk simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Town Hall Meeting?

Secara sederhana, town hall meeting merupakan sebuah rapat yang dilakukan untuk memberi tahu informasi terbaru secara rutin di suatu perusahaan. Umumnya, di pertemuan tersebut, perusahaan akan menyampaikan kembali visi dan juga misinya kepada semua karyawan yang hadir. Pertemuan tersebut juga seringkali disebut dengan all-hands dan all-staff meeting.

Dalam town hall meeting, semua anggota yang ada di dalam perusahaan harus hadir tanpa terkecuali. Mulai dari jajaran manager sampai CEO perusahaan. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan untuk mempertemukan pemegang jabatan penting supaya saling berkomunikasi dengan karyawan perusahaan yang lain.

Pertemuan town hall umumnya dijadikan sebagai ajang pemberitahuan hal-hal yang berhubungan dengan pencapaian dari masing-masing manajer dan mengingatkan lagi terkait visi dan misi dari perusahaan itu sendiri. Para manajer biasanya sudah mempersiapkan laporannya yang berkaitan dengan pencapaian berdasarkan pengukuran menggunakan metode tertentu.

Mengapa Perusahaan Melakukan Town Hall Meeting?

Pastinya, perusahaan bukan tanpa alasan saat melakukan town hall meeting yang mengumpulkan seluruh karyawan yang ada di dalam perusahaan tersebut. Pertemuan tersebut dianggap sangat penting untuk perkembangan perusahaan kedepannya. Dimana semua anggota perusahaan bisa saling berinteraksi satu sama lainnya. Berikut ini adalah beberapa alasan penting mengapa pertemuan town hall harus dilakukan perusahaan, antara lain:

1. Pemberitahuan Penting Disampaikan Langsung

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, bahwa town hall meeting merupakan ajang untuk mempertemukan semua karyawan yang ada di perusahaan sampai CEO perusahaan tersebut. Hal tersebut pastinya akan sangat memudahkan perusahaan dalam menyampaikan update terbaru yang ada di dalam perusahaan.

2. Memperlihatkan Kepemimpinan

Dengan datangnya orang-orang yang memegang jabatan tinggi dan penting seperti halnya manajer, direktur, dan juga CEO, bisa menunjukkan bentuk kepemimpinan masing-masing. Pesan yang akan mereka sampaikan kepada perusahaan menjadi sebuah impresi yang cukup baik untuk para karyawan yang mengindahkannya.

3. Menanamkan Kembali Nilai dan Budaya Perusahaan

Seiring dengan berjalannya waktu, bisa jadi setiap karyawan yang bekerja di perusahaan akan lupa dengan nilai serta budaya yang ada di dalam perusahaan. Padahal pada kenyataannya, hal itu sangat penting untuk keberlangsungan perusahaan itu sendiri.

Dengan berkumpulnya semua anggota perusahaan, mulai dari karyawan hingga petingginya, maka hal itu tentu akan memudahkan untuk mengingatkan lagi terkait nilai dan budaya yang harus dipahami oleh setiap karyawan. Hal ini akan memunculkan rasa keterlibatan yang lebih dalam di lingkup pekerjaan.

4. Meningkatkan Kerjasama Tim

Dengan berkumpulnya para karyawan serta pemegang jabatan penting di dalam satu ruangan yang sama, hal itu akan mendorong mereka untuk saling bertukar wawasan. Hal itulah yang akan membawa rasa hangat antar sesama rekan kerja dan antar departemen. Sebab, mereka bisa bertemu secara langsung dalam rangka yang sama.

5. Mendapatkan Umpan Balik yang Jujur

Pastinya, umpan balik yang konstruktif dan jujur menjadi salah satu hal yang sangat baik untuk perusahaan dan juga karyawan. Di dalam town hall meeting ini, para pemimpin perusahaan akan memperoleh umpan balik dari para jajaran terkait dengan kinerja mereka secara jujur.

Cara Melakukan Town Hall Meeting

Melakukan town hall meeting bukan hal yang biasa. Dimana hal itu memerlukan perencanaan dan juga koordinasi yang cukup kuat supaya meeting tersebut dapat dilaksanakan dengan lancar. Ada beberapa langkah yang mungkin bisa Anda lakukan supaya pertemuan town hall tersebut berjalan dengan lancar dan efektif. Berikut adalah penjelasan selengkapnya:

1. Menentukan Tujuan Meeting

Menentukan maksud dan juga tujuan dari meeting adalah hal yang paling mendasar. Apabila meeting dilakukan terlalu sering dan topik pembahasannya belum dipersiapkan secara matang, maka meeting tersebut cenderung akan menjadi tidak menarik. Oleh karena itu, Anda juga perlu mempersiapkan berbagai macam tujuan dari meeting tersebut. Mulai dari untuk memotivasi para karyawan, merayakan sebuah pencapaian, ataupun hanya sekedar menyampaikan pemberitahuan terbaru dari perusahaan.

2. Tetapkan Pengaturan Waktu

Waktu adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk Anda yang hendak melaksanakan town hall meeting. Tentunya, tidak mudah pasti untuk mengatur kedatangan setiap karyawan yang ada di dalam perusahaan.

Terlebih lagi untuk perusahaan yang cenderung besar. Selain waktu kehadiran, pengaturan waktu dalam menyampaikan topik juga perlu diperhatikan. Pastikan bahwa setiap orang yang akan menyampaikan gagasannya diberi batasan waktu yang harus sudah ditentukan. Jangan sampai terlalu lama dan terlalu panjang, karena hal itu akan menurunkan keefektifan dari sebuah meeting.

3. Siapkan Ruangan Meeting

Adapun hal lain yang perlu dipersiapkan untuk melakukan town hall meeting adalah ruangan. Ruangan yang baik tentu akan mendukung berjalannya meeting menjadi lebih baik juga. Cobalah untuk memilih ruangan yang mempunyai meja dengan bentuk bundar. Hal tersebut akan memberikan suasana positif, dimana setiap karyawan akan merasa terlibat di dalam pertemuan tersebut.

4. Siapkan Pertanyaan

Supaya pertemuan yang dilakukan semakin efektif dan efisien, maka alangkah lebih baik untuk mengumpulkan pertanyaan terlebih dahulu. Hal itu berhubungan dengan banyaknya jumlah peserta meeting yang mungkin saja merasa kesulitan untuk dikoordinasikan satu per satu secara langsung. Selain itu, Anda juga perlu mengurutkan pertanyaan mana yang harus dijawab terlebih dahulu berdasarkan tingkat kepentingannya. Dengan begitu, maka town hall meeting yang dilaksanakan akan semakin efektif.

5. Tetapkan Moderator

Di dalam town hall meeting, diperlukan seorang moderator supaya pertemuan yang dilakukan berjalan dengan kondusif. Anda bisa menunjuk moderator yang juga sekaligus sebagai pembicara di dalam meeting tersebut. Tak hanya itu saja, moderator juga berfungsi untuk memastikan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk setiap pembicara masih di dalam batas waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dengan begitu, hal itu akan memudahkan proses meeting dan membuat pertemuan tersebut menjadi lebih kondusif dan tepat waktu.

6. Buat Suasana Tetap Positif

Town hall meeting bisa dimanfaatkan sebagai salah satu ajang untuk meningkatkan suasana yang positif di dalam suatu perusahaan. Anda bisa memberikan waktu kepada para peserta seperti makan bersama dan ice breaking. Dengan begitu, pertemuan town hall akan menjadi lebih menarik dan para karyawan juga tetap di dalam kondisi yang positif dan semangat.

Town hall meeting sendiri akan sangat berguna dan bermanfaat untuk kemajuan perusahaan dan juga karyawan. Oleh sebab itu, ini adalah saatnya Anda untuk melakukan berbagai cara di atas supaya pertemuan town hall yang akan dilaksanakan berjalan dengan sukses dan lancar.

Keuntungan Dari Town Hall Meeting

Pastinya, terdapat beberapa alasan dibalik acara town hall meeting ataupun pertemuan yang dilakukan secara rutin ini. Begitu juga terkait dengan keuntungan yang bisa diperoleh dari pertemuan yang dilakukan oleh perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan juga keuntungan yang akan diperoleh dengan diadakannya town hall meeting, antara lain:

1. Update Penting Perusahaan Disampaikan Secara Langsung

Dengan adanya pertemuan town hall yang dilakukan secara rutin dan dihadiri oleh semua anggota yang ada di dalam perusahaan, tentu akan memudahkan perusahaan dalam mengkoordinasikan berbagai hal.

Kemudahan yang dimaksud tersebut yaitu misalnya ketika perusahaan ingin memberitahukan update terbaru yang baru saja diperoleh. Hal ini pasti akan membuat perusahaan tidak takut lagi dengan adanya informasi pembaharuan yang kurang tersampaikan ataupun adanya kesalahpahaman. Sebab, informasi pembaharuan itu bisa disampaikan secara langsung melalui meeting tersebut.

2. Organisasi kepemimpinan Terlihat

Kelebihan lain dari town hall meeting adalah organisasi kepemimpinan menjadi lebih terlihat. Mengapa bisa begitu? Karena di dalam meeting tersebut akan dihadiri semua anggota perusahaan termasuk juga pejabat penting dan juga CEO perusahaan. Dengan adanya pertemuan tersebut untuk para pejabat yang mungkin saja sulit atau jarang sekali terlihat bisa menghadiri meeting, disini mereka bisa menunjukkan kepemimpinan organisasi yang ada di dalam perusahaan tersebut.

3. Memperkuat Kebiasaan dan Nilai

Dengan diadakannya town hall meeting, bisa menjadi salah satu kesempatan untuk memberikan sebuah nilai lebih kepada para karyawan. Misalnya saja dengan menanamkan nilai yang ada di dalam perusahaan tersebut pada semua anggota perusahaan. Sebab cakupan dari meeting ini sangat luas, pasti akan berdampak lebih besar daripada hanya dengan memberikan nilai kepada karyawan secara personal.

4. Memperkuat Kerja Tim Dan Kerja Sama

Dalam sebuah perusahaan, pasti akan ada banyak sekali tim dengan berbagai macam bidang. Tentunya hal tersebut bisa menyebabkan kurangnya keakraban dan juga kerjasama yang terjalin satu sama lain.

Akan tetapi, dengan adanya pertemuan tersebut, bisa menjadi sebuah jembatan dari berbagai tim untuk saling mengenal dan akrab. Sehingga nantinya akan menghadirkan kemungkinan kolaborasi antar tim ataupun kerjasama yang baik antara divisi untuk menyelesaikan berbagai permasalahan perusahaan dan juga project yang akan dikerjakan.

5. Umpan Balik Secara Langsung

Dengan adanya pertemuan yang dilaksanakan secara tatap muka atau secara langsung bersama dengan semua anggota yang ada di dalam perusahaan. Hal itu pasti akan memudahkan perusahaan untuk berkoordinasi terkait dengan keputusan suatu hal dan perundingan suatu masalah. Antara petinggi dan karyawan bisa menyampaikan pertanyaan dan masukan secara langsung tanpa adanya filter atau perantara. Sehingga semuanya akan terkesan lebih transparan.

6. Dapat Dinikmati Semua Anggota Perusahaan

Tentu saja kita tahu bahwa dalam bekerja, akan ada kalanya kita mengalami rasa bosan dan merasa lelah karena pekerjaan yang sudah kita jalani setiap harinya. Oleh karena itu, dengan adanya rapat tersebut, bisa juga dijadikan sebagai suatu hiburan, dimana semua anggota perusahaan bisa bebas dari pekerjaan sebentar. Di sisi lain, hal ini juga bisa menjadi ajang untuk mempromosikan kerja sama tim. Yang mana nantinya akan membantu dalam retensi karyawan.

Kekurangan Dari Town Hall Meeting

Seperti yang kita tahu, dibalik ada kelebihan dan keunggulan pasti akan ada kekurangannya. Tak terkecuali pelaksanaan town hall meeting ini. Berikut adalah beberapa kekurangan yang akan diperoleh dari adanya town hall meeting, antara lain:

1. Kompleksitas

Di dalam suatu perusahaan yang besar, pegawai dan juga tim pasti akan tersebar di berbagai tempat ataupun negara. Hal itu akan sangat sulit jika dilakukan pertemuan secara langsung. Pada akhirnya, untuk melakukan pertemuan tersebut, kita memerlukan usaha lebih untuk mengaturnya. Hal itulah yang membuat kesan rumit pada town hall meeting bagi beberapa perusahaan.

2. Informasi Disaring

Dengan adanya pertemuan yang dilakukan secara langsung atau tatap muka, hal itu bisa menyebabkan banyak orang justru menyampaikan gagasannya bukan murni sebagai pendapat untuk solusi dari permasalahan yang ada. Akan tetapi, mereka justru memberikan pendapat karena hanya ingin didengar saja, misalnya karena ingin dipromosikan.

3. Masalah Sosial

Masalah sosial yang dimaksud adalah dimana setiap orang mempunyai karakteristik masing-masing. Ada yang suka mengungkapkan pendapat, tapi ada juga orang yang merasa kesulitan dalam menyampaikan gagasan. Oleh karena itu, Anda bisa menanggulanginya dengan menggunakan teknologi yang sudah tersedia.

Budaya Town Hall Meeting

Town hall meeting merupakan salah satu jenis rapat yang diadakan oleh suatu perusahaan dengan tujuan untuk menyampaikan berbagai macam laporan kepada semua karyawannya. Rapat tersebut biasanya dihadiri oleh semua karyawan dan semua peserta rapat bisa dengan bebas mengungkapkan pendapatnya, kritik, dan juga saran terhadap laporan yang disampaikan. Laporan tersebut umumnya disiapkan oleh para manajer yang ada di dalam perusahaan tersebut dan dipresentasikan secara langsung didepan semua karyawan.

Penyampaian laporan progress perusahaan dengan pertemuan town hall diharapkan dapat meningkatkan keterikatan antara karyawan terhadap pencapaian yang sudah menjadi target perusahaan itu sendiri. Dari adanya town hall meeting ini, para anggota bisa berbagi insight baru yang dapat mendukung perusahaan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik lagi.

Itulah beberapa penjelasan mengenai apa itu town hall meeting dan bagaimana cara melakukannya agar meeting tersebut berjalan dengan efektif. Jika Anda ingin melaksanakan jenis pertemuan tersebut, jangan lupa untuk mempersiapkan semua hal dengan matang. Supaya nantinya bisa memperoleh hasil yang maksimal.