VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity Dalam Dunia Bisnis

Mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity – VUCA bukanlah situasi baru bagi dunia bisnis. Para pemimpin organisasi dihadapkan pada lingkungan yang  berubah dan tidak dapat diprediksi. Setelah adanya krisis di COVID19, membuat  VUCA ini semakin intens dan sangat berpengaruh dalam dunia bisnis.

Pemimpin bisnis tidak hanya menghadapi era kehancuran digital yang mengguncang struktur pasar dan melemahkan industri lama, tetapi juga menghadapi wabah  yang telah menewaskan lebih dari 3 juta orang dan menjerumuskan negara ke dalam  resesi. Saat ini, masa depan bisnis menjadi semakin tidak pasti.

VUCA adalah akronim untuk Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity. Istilah ini juga dapat digunakan untuk kata sifat (gejolak, tidak pasti, kompleks, dan ambigu). Istilah VUCA sendiri berasal dari US Army War College untuk menggambarkan situasi di Perang Dingin. Sejak itu, konsep VUCA  telah diadopsi oleh perusahaan dan organisasi di banyak industri dan sektor untuk memandu kepemimpinan dan perencanaan strategis.

Mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity dengan baik dapat menjadi pemahaman strategi  untuk mengurangi kerugian yang dapat ditimbulkannya pada bagian integral dari manajemen krisis dan perencanaan tanggap darurat. Itulah sebabnya Grameds perlu mengenal VUCA jika sedang berusaha mengembangkan bisnis. Berikut ini ulasan yang bisa disimak tentang VUCA dan kaitannya dengan dunia bisnis:

Mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity

VUCA adalah singkatan dari Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity yang mengacu pada lingkungan bisnis yang semakin bergejolak, kompleks, dan semakin tidak pasti yang telah menjadi hal biasa dalam satu dekade terakhir. Istilah VUCA pertama kali digunakan di dunia militer pada 1990-an untuk menggambarkan situasi pertempuran paramedis, di mana informasi lapangan sangat terbatas.

Bertempur dengan informasi yang terbatas seperti berjalan dalam kebutaan dan dapat menyebabkan kebingungan dan menimbulkan chaos atau bisa disebut fog war atau perang kabut. Sekolah bisnis pada 1980-an dan 90-an mengajarkan banyak hal tentang menghadapi situasi bisnis yang relatif dapat diprediksi. Rutinitas dan stabilitas membentuk dasar asumsi.

Menganalisis rahasia kesuksesan masa lalu, mencari formula dan menggunakannya sebagai referensi untuk perencanaan. Sasaran kinerja ditetapkan oleh ahli strategi perusahaan yang menggunakan alat seperti PDCA. Selama ini, organisasi berfokus pada pengelolaan sumber daya secara efisien untuk mencapai tujuan kinerja.

Metode ini  dapat diandalkan sampai  lingkungan VUCA (volatilitas, ketidakpastian, kompleksitas, ambiguitas) terjadi. Kata volatilitas mengacu pada perubahan yang  cepat dan singkat. Karena perubahan yang cepat dan pesat, para pelaku bisnis sulit untuk memprediksi apa yang akan terjadi selanjutnya.

 

 

Dalam situasi  yang tidak stabil, prediksi peristiwa masa lalu sebenarnya dapat menyesatkan bila digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Manajer harus bersikap tidak konvensional. Keterampilan dan pengetahuan yang dulunya menjadi andalan  mungkin sudah tidak relevan lagi. Sebagian besar tenaga kerja sebelumnya mungkin saja sekarang justru dapat menjadi beban bagi perusahaan.

Sulit untuk berenang di lingkungan VUCA yang bergerak cepat kecuali jika pengetahuan dan pengalaman mereka dilatih kembali dan dipertimbangkan kembali. Tim baru membutuhkan pemimpin yang bisa menerobos. Orang- orang yang merupakan bagian dari tim yang sukses di masa lalu mungkin tidak diterima untuk promosi kepemimpinan di masa depan.

Anggaran lima tahun dengan cepat menjadi usang. Anggaran tahunan dan tujuan kerja juga tidak relevan jika tidak terus-menerus direvisi. Dalam situasi VUCA, para pemimpin perlu memiliki  visi jangka panjang yang jelas, tetapi mereka fleksibel dan mudah beradaptasi dengan waktu respons yang cepat. Nilai dan hasil memandu pengambilan keputusan.

Visi jangka panjang masih dipegang sebagai pedoman oleh manajer. Namun, pendekatan adaptif dan tangkas adalah pendekatan nyata. Pola yang mengandalkan ketelitian dan kepastian pengelolaan organisasi mempersulit pemangku kepentingan lokal untuk bertindak cepat dan menghalangi perusahaan untuk memanfaatkan peluang pertumbuhan.

Para eksekutif atau pemimpin birokrasi sulit bertindak cepat. Fenomena tertekannya perusahaan akibat gangguan VUCA  terjadi di berbagai industri. Namun sayangnya, banyak pelaku ekonomi yang  belum menyadari bahwa mereka sudah berada di garis depan dari titik kritis kelangsungan hidup. Tidak mengherankan, jika kesadaran akan komplikasi VUCA baru saja terlihat, biasanya sudah terlambat untuk merespons dan kerusakan tidak dapat dihindari.

Untuk mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity, berikut ini penjelasan detailnya:

1. Volatilitas 

Volatilitas ditandai dengan munculnya  tantangan baru yang penyebabnya sulit ditentukan. Tidak ada pola yang konsisten untuk tantangan baru ini. Mereka berubah sangat cepat. Satu ancaman di dua tahun lalu sekarang dapat digantikan oleh yang lain. Pada peristiwa ini tidak tahu apa yang seharusnya menjadi penyebab masalahnya. Apa yang dimaksudkan sebagai inisiatif  solusi ternyata justru  sebaliknya.

Proses terbentuknya lingkungan yang tidak stabil tidak terlepas dari dampak teknologi, munculnya tatanan ekonomi baru, perubahan nilai dan gaya hidup, serta arus informasi, tersedianya pertukaran  barang dan jasa serta tren harga yang dipadukan dengan  arus layanan dan penyebaran informasi. Munculnya model ekonomi yang berbagi transportasi dan akomodasi telah mengganggu pendirian industri taksi dan hotel.

Aplikasi seperti Grab, Uber dan Gojek menginspirasi para pebisnis yang ada di industri transportasi. Model bisnis mereka hampir menggulung semua operator atau perusahaan taksi di setiap negara  di dunia. Airbnb tiba-tiba menjadi solusi yang memenuhi kebutuhan para pelancong dan pebisnis yang membutuhkan akomodasi dengan harga terjangkau. Kualitasnya senyaman di rumah sendiri.

Prakiraan dan rencana bisnis harus fleksibel dan adaptif untuk memperhitungkan munculnya disrupsi, regulasi baru, perubahan teknologi, persaingan, pola sosial, dan gaya hidup konsumen potensial. Model struktural sering kali sulit dioperasikan dalam jaringan yang tebal dan kaku. Langkah mereka tampaknya lambat dan keuntungan pangsa pasar menurun.

Cepat tanggap adalah kunci keberhasilan, serta ketepatan membaca peta perubahan yang sedang terjadi. Penggunaan senioritas dan kekuasaan sebagai model keberhasilan dalam memfasilitasi tindakan dalam suatu organisasi adalah penghalang terbesar bagi terobosan dan kreativitas saat ini.

 

2. Uncertainty 

Uncertainty atau ketidakpastian adalah tragedi tragis bagi para pebisnis. Kecemasan lingkungan adalah kondisi umum dalam dunia bisnis yang suka atau tidak suka menjadi bagian  dari kehidupan sehari-hari. Dampak lingkungan global cepat atau lambat akan terasa. Misalnya, dengan munculnya perbankan online, ada 46.000 cabang bank telah ditutup di seluruh Eropa sejak  2007.

Dampak dari Brexit  mempengaruhi sebagian besar operasi perbankan dunia yang bergantung pada perdagangan valas di pasar London, pasar terbesar kedua di dunia. Terpilihnya Trump sebagai Presiden Amerika Serikat ke-45 pada akhir tahun 2016 melampaui ekspektasi para pengamat politik. Hubungan diplomatik dengan China dan ketegangan perang dagang menyebabkan melemahnya mata uang dan fluktuasi bursa saham di berbagai negara Dunia Ketiga.

China yang pernah menjadi motor penggerak pertumbuhan ekonomi global, kini mulai mempertanyakan keberlanjutannya. Kebijakan non-intervensi AS, intensifikasi konflik  Timur Tengah, dan penurunan permintaan dari China berkontribusi pada destabilisasi ekonomi dunia. Belum lagi menyikapi situasi di atas, kekeringan,  cuaca ekstrem dan bencana alam selama satu dekade terakhir telah mengancam stabilitas pasokan pangan dunia.

Harga pangan telah meningkat selama dekade terakhir. Harga minyak mentah, yang telah mengalami kekurangan pasokan dalam beberapa tahun terakhir, telah anjlok. Pasokan minyak dari fraksinasi lumpur pasir di Amerika Utara telah mengubah peta harga minyak dunia. Dampaknya terasa dengan runtuhnya raksasa minyak dan perusahaan  logistiknya. Efek multifaset dari kondisi ini telah menciptakan tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi.

3. Complexity 

Complexity atau kompleksitas dalam  lingkungan VUCA sulit untuk secara langsung memahami penyebab masalah. Interdependensi dan interkoneksi dari berbagai peristiwa dapat saling mempengaruhi  dan menimbulkan permasalahan yang ada. Itulah sebabnya kompleksitas dapat disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain munculnya pesaing baru, gangguan teknologi, perubahan pola konsumsi, regulasi yang kompleks, perubahan pola rantai pasok, dan masih banyak faktor lainnya.

Solusi yang dianggap sebagai jawaban menjadi absurd selama implementasi, dan hasilnya tidak menyelesaikan masalah yang ada. Upaya untuk menyelidiki penyebab masalah tampaknya telah menemukan sesuatu yang baru yang belum dijelaskan. Kompleksitas masalah dapat membuat frustrasi bagi pembuat kebijakan. Masalah yang terjadi dalam konteks VUCA adalah akibat dari peristiwa dan penyebab duplikat.

Istilah yang digunakan  Ronald Heifetz untuk menyebut kondisi ini adalah tantangan adaptif. Ketika  organisasi atau perusahaan mencoba menggunakan pendekatan linier, seperti mencoba memecahkan masalah menggunakan pendekatan “herringbone” untuk analisis, solusi lengkap jarang dicapai dan masalah yang sama cenderung berulang.

Pendekatan untuk mengatasi kompleksitas membutuhkan kebijaksanaan untuk mengidentifikasi semua komponen aktor sistem, dan juga mencakup pertimbangan diri sendiri atau organisasi Anda sebagai kontribusi terhadap masalah yang muncul. Proses ini sering kali tanpa disadari dihindari oleh para pembuat kebijakan. Fakta bahwa  mereka adalah bagian dari pembuat onar yang ada, menciptakan rasa cemas dan takut gagal sebagai seorang pemimpin.

Situasi organisasi atau perusahaan yang dicirikan oleh sistem senioritas dan gaya manajemen yang lebih disiplin, melemahkan respons terhadap  kompleksitas tantangan. Pola reaksi yang selalu menganggap pihak luar sebagai penyebab masalah memperburuk situasi dan menimbulkan ketegangan baru di dalam organisasi. Tidak jarang anggota yang memberikan umpan balik pada acara lapangan  kecewa dengan reaksi bos mereka, yang cenderung menyebabkan kesalahan eksekusi pada tim lapangan.

Situasi dapat diperburuk jika gaya kepemimpinan menggunakan ABS (Asalkan Bos Senang) dan reaktif (kontrol, perfeksionisme, mengikuti  angin dari atas). Kompleksitas lingkungan membutuhkan pengaktifan pola kepemimpinan. Tidak jarang hal-hal di atas menjadi  penyebab utama permasalahan yang ditimbulkan oleh rumitnya VUCA.

4. Ambiguity atau Keunikan

Ambiguitas adalah faktor keempat dalam lingkungan VUCA. Ambiguitas sama dengan “membingungkan atau menyesatkan”. Ini dapat dibandingkan dengan melihat melalui kaca buram. Itu membuat sulit bagi pengambil keputusan untuk melihat apa yang ada di sana. Ketika solusi yang tampaknya benar diterapkan, kepastian mencapai hasil dianggap tidak dapat diprediksi.

Ambiguitas dicirikan oleh fakta bahwa sulit untuk mengonseptualisasikan tantangan yang ada dan mengembangkan model solusi. Ambiguitas adalah situasi dimana sulit bagi perusahaan untuk mengambil keputusan. Selain itu, situasi yang tidak pasti dapat menyesatkan jika perusahaan tidak memiliki keberanian untuk mengambil keputusan.

Namun,  perusahaan perlu diteliti dan dianalisis dengan cermat sebelum membuat keputusan. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan pengambilan keputusan. Ketika ambiguitas muncul, manajer menghadapi pertanyaan tentang proses pengambilan keputusan karena hasilnya sangat tidak pasti. Misalnya, bagaimana jika Grameds dihadapkan  pada pertanyaan seperti  struktur organisasi apa yang perlu diubah oleh organisasi? Manajer merasakan  paradoks dalam pengambilan keputusan. Artinya, mereka menghadapi  dilema dan tidak tahu jawaban pasti.

Tidak jarang para manajer yang memahami dirinya sendiri dengan baik dan merasa  telah menemukan solusi untuk berkecil hati ketika memasuki tahap implementasi. Hasil lapangan yang diperoleh ternyata tidak sesuai dengan asumsi yang dibuat saat membuat solusi baru. Tentu tidak mudah bagi pemilik bisnis yang memiliki pendapat sendiri dan mengandalkan kisah sukses masa lalu untuk menerima kenyataan ini.

Ketegangan dalam organisasi atau perusahaan terjadi ketika mereka yang berada di atas merasa sebagai pengendali “otak” dan memandang yang berada di posisi bawah sebagai tangan dan kaki. Sikap  top manajemen yang seolah-olah paling tahu, arogan, tidak mau tahu, dan tidak mau mendengar apa yang tampaknya menjadi “alasan” pekerja lapangan, justru mengurangi respons organisasi terhadap situasi.

Menghadapi Vuca Dalam Dunia Bisnis

Setelah Grameds mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity, lalu bagaimana cara menghadapinya dalam ketidakpastian bisnis? Berikut ini cara yang bisa lakukan:

1. Memilih Manajer Yang Tepat 

Untuk menghadapi situasi VUCA, perusahaan perlu bijak dalam memilih eksekutif atau para manajernya. Pengangkatan eksekutif atau pemimpin harus dilakukan dengan hati-hati agar keputusan perusahaan tidak salah. Selain itu, manajer terpilih harus mampu memecahkan berbagai masalah, dari internal hingga eksternal. Dengan begitu, diharapkan para pemimpin  baru mampu memimpin perusahaan ke arah yang lebih baik.

2. Memahami Kemampuan Bekerja Dalam Tim 

Perusahaan yang sudah berdiri cukup lama tentunya dapat memahami  kinerja seluruh karyawannya. Memahami keterampilan tim memungkinkan perusahaan untuk menentukan posisi dan tugas yang sesuai untuk setiap karyawan. Selain itu, pemahaman  perusahaan yang komprehensif terhadap karyawannya juga  meningkatkan produktivitas kerja.

3. Transformasi Digital 

Di era digital, bisnis harus terus beradaptasi. Transformasi digital memungkinkan bisnis memasuki lebih banyak pasar dan menarik konsumen baru. Namun jika perusahaan tidak bisa mengikuti perkembangan zaman, pasti akan terjadi keterlambatan. Hal ini juga membuat perusahaan  sulit  berkembang.

4. Pelaksanaan Kursus Pelatihan 

Untuk meningkatkan produktivitas dan keterampilan memecahkan masalah, perusahaan perlu melatih karyawan mereka. Jika pelatihan ini berhasil, perusahaan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) perusahaan.

Contoh Perusahaan Yang Berhasil Menghadapi VUCA

Jika perusahaan tidak segera merespons, pasti akan menyebabkan kemunduran terus menerus dan kecil kemungkinannya untuk memenangkan konsumen. Contoh sederhana perusahaan yang  menghadapi VUCA adalah industri pertelevisian. Saat ini, jumlah pemirsa menurun di industri ini karena orang sekarang cenderung beralih ke platform YouTube. Namun, beberapa perusahaan telah berhasil menghadapi VUCA seperti berikut ini:

1. GOJEK 

Gojek adalah perusahaan rintisan yang dapat menangani VUCA. Hal ini dicapai dengan beradaptasi dengan media digital  angkutan umum Ojek. Ojek dikenal mampu menembus kemacetan lalu lintas. Melalui aplikasinya, Gojek dapat dengan mudah menghubungkan pengemudi ojek dan konsumen.

Tidak hanya itu, Gojek  mulai merambah ke berbagai bentuk layanan konsumen, termasuk layanan pesan antar makanan dan minuman serta layanan kebersihan. Alhasil, Gojek mendapat predikat Decacorn, startup nasional  pertama yang didirikan oleh anak-anak muda di tanah air.

2. PT Perusahaan Kereta Api Indonesia 

Contoh dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) adalah  PT Kereta Api Indonesia (KAI). PT KAI dapat mengidentifikasi VUCA dan membaca kebutuhan konsumen. PT KAI mulai meningkatkan layanannya seiring dengan transformasi sistem. Pertama-tama, penumpang harus mengantri di loket tiket. Namun, saat ini, Anda dapat menggunakan kartu langganan yang digunakan di pintu masuk stasiun. Hal ini tentunya dapat mengurangi jumlah kolom di loket tiket.

Nah, itulah penjelasan tentang Mengenal VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity. Grameds bisa baca koleksi buku tentang mengembangkan dan menghadapi masalah dalam bisnis di www.gramedia.com, seperti rekomendasi berikut ini: selamat belajar. #SahabatTanpabatas.