Pengertian KPI (Key Performance Indicator) dan Manfaatnya dalam Perusahaan

Pengertian KPI (Key Performance Indicator) dan Manfaatnya dalam Perusahaan – Dalam suatu manajemen, peran kontrol dan evaluasi memiliki fungsi yang sangat penting dalam memastikan suatu rencana kerja organisasi dapat terlaksana secara optimal. Rencana kerja organisasi yang baik tentu pada akhirnya akan menjadi tujuan akhir organisasi dapat terwujud dengan baik pula. Oleh karena itu, suatu manajemen yang melakukan kontrol dan evaluasi biasa disebut dengan KPI atau Key Performance Indicator.

Sistem manajemen kinerja yang dapat berjalan dengan baik biasanya mampu menjadi representasi dari suatu proses bisnis yang menyeluruh dalam organisasi. Key Performance Indicator memiliki peran untuk melakukan tolak ukur terhadap sistem manajemen kinerja, antara sudah berjalan sukses atau malah tidak mampu berjalan sesuai rencana.

Selain itu, Key Performance Indicator memiliki beberapa ukuran untuk menggambarkan kinerja dari suatu sistem manajemen terkait organisasi secara menyeluruh hingga hubungannya dengan berbagai bagiannya. Saat ini, banyak sekali perusahaan yang sudah memiliki sistem manajemen kinerja, hanya saja berisi “list of KPIs” sehingga bisa jadi tidak terlalu memperhatikan hubungan antar indikatornya.

Dalam rentang sepuluh tahun terakhir saja, sistem manajemen kinerja semacam Balanced Scorecard atau biasa disebut dengan BSC mulai muncul untuk mencoba memberikan akomodasi bagi setiap indikator yang memiliki hubungan dan keterkaitan. Dalam balanced scorecard sendiri, keterkaitan setiap indikator yang ada hanya dideskripsikan secara kualitatif.

Apabila hubungan keterkaitan antar indikator ini dapat dideskripsikan secara kuantitatif, bisa jadi model pengukuran kinerja dapat diaplikasikan untuk tujuan yang lebih definitif dan spesifik. Salah satu contoh model pengukuran kinerja yang lebih definitif dan spesifik yaitu melakukan program perbaikan maupun program untuk membuat prediksi terhadap perilaku sistem di masa yang akan datang.

A. Pengertian KPI (Key Performance Indicator)

KPI atau Key Performance Indicator dapat dipahami sebagai sebuah alat ukur yang digunakan untuk membuat gambaran tentang efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan sendiri biasanya menerapkan Key Performance Indicator untuk melakukan pengukuran terhadap target kesuksesan pencapaiannya.

Dari penjelasan tersebut dapat ditentukan karakteristik dari Key Performance Indicator berdasarkan ukuran non financial, diantaranya yaitu :

a. Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)

b. Ukuran yang diketahui oleh manajemen

c. Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami KPI

d. Tanggung jawab kepada individu dan tim

e. Memiliki efek yang sangat signifikan

f. Memiliki efek yang positif

Dalam penerapannya, Key Performance Indicator dapat dilakukan pengukuran dalam periode harian, mingguan hingga bulanan. Key Performance Indicator yang baik pada dasarnya adalah suatu hal yang memiliki peran penting dan secara konsisten mendapat perhatian dari pihak manajemen. Pada saat ada anggota manajemen yang melakukan penyimpangan dari Key Performance Indicator, maka pihak manajemen dapat memutuskan sebuah tindakan dengan melakukan pemanggilan terhadap orang yang bertanggung jawab tersebut..

B. Pengertian KPI Menurut Ahli

1. Iveta (2012)

Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator atau KPI dapat didefinisikan sebagai suatu ukuran yang memiliki sifat kuantitatif dan bertahap untuk perusahaan. Yang mana ukuran tersebut mengandung berbagai perspektif dan berdasarkan analisis data yang konkret, serta menjadi titik awal untuk menentukan tujuan sekaligus penyusunan terhadap strategi organisasi.

2. Warren (2011)

Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator atau KPI memiliki pengertian sebagai sebuah pengukuran yang digunakan untuk menilai tentang bagaimana suatu organisasi menerapkan visi strategis yang sudah ditentukan. Visi strategis itu sendiri dapat dimaksudkan tujuan yang merujuk kepada bagaimana strategi organisasi dapat terintegrasi secara interaktif dalam keseluruhan strategi organisasi.

3. Parmenter (2007)

Menurut Parmenter (2007), Key Performance Indicator atau KPI memiliki definisi sebagai sesuatu yang paling kritikal untuk mewujudkan organisasi yang sukses pada masa kini dan di masa datang.

4. Banerjee dan Buoti (2012)

Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator atau KPI merupakan sesuatu yang digunakan untuk mengukur secara berskala dan kuantitatif untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja organisasi pada saat hendak mewujudkan tujuan dan target organisasi yang telah ditentukan. KPI sendiri dapat diterapkan untuk membuat kebijakan objektif yang terukur, menganalisis tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

C. Manfaat KPI

KPI atau key performance indicator bisa juga adalah sesuatu yang memiliki kritikal paling efektif dalam mewujudkan organisasi atau perusahaan menjadi sukses, baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang. Nah, berikut ini adalah beberapa manfaat dari KPI untuk karyawan, diantaranya yaitu:

1. Memberikan referensi bagi perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas.

2. Karyawan menjadi jauh lebih mudah untuk mengukur maupun mengevaluasi kinerja karyawan dan mengurangi unsur subjektivitas tertentu.

3. Karyawan menjadi lebih mengerti tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap dirinya

4. Hasil kinerja karyawan menjadi jauh lebih terukur dan bagus

D. Jenis-Jenis KPI

Secara garis besar, Key Performance Indicator atau KPI dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial. Berikut ini adalah penjelasan dari dua jenis KPI tersebut, diantaranya yaitu:

1. Key Performance Indicator Financial

Jenis yang pertama dari Key Performance Indicator adalah KPI Financial. KPI Financial sendiri dapat dikatakan sebagai suatu indikator kinerja utama yang memiliki keterkaitan dengan keuangan. Beberapa contoh KPI Financial yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut:

a. KPI Laba Kotor (Gross Profit)

KPI Financial jenis laba kotor merupakan KPI yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran terhadap jumlah uang sisa dari pendapatan. Dengan catatan, jumlah uang sisa pendapat telah dikurangi Harga Pokok Penjualan atau sering disebut dengan HPP.

b. KPI Laba Bersih (Net Profit)

KPI Financial jenis laba bersih yaitu KPI yang biasa diterapkan dalam mengukur jumlah uang sisa dari pendapatan dan telah dikurangi Harga Pokok Penjualan sekaligus beberapa biaya bisnis lainnya, mulai dari biaya bunga sampai pajak.

c. KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin)

KPI Financial jenis marjin laba kotor dapat dimaksudkan sebagai KPI yang dapat digunakan untuk melakukan pengukur pada nilai persentase yang didapatkan dengan membagi Laba Kotor dan Pendapatan.

d. KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin)

KPI Financial jenis marjin laba bersih memiliki maksud yaitu sebagai KPI yang digunakan untuk mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan ketentuan telah membagi laba bersih sesuai dengan pendapatan.

e. KPI Rasio Lancar (Current Ratio)

KPI Financial jenis rasio lancar dapat dikatakan sebagai KPI yang bisa diterapkan untuk mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan cara membagi aktiva lancar atau current assets dengan kewajiban lancar atau current liabilities.

Indikator finansial atau keuangan biasa digunakan untuk melakukan prediksi terhadap efektivitas suatu bisnis akan bertahan pada saat mengalami penurunan secara mendadak.

2. Key Performance Indicator Non-Financial

Pada dasarnya, KPI Non-Financial merupakan KPI yang secara tidak langsung dapat memberikan pengaruh terhadap situasi keuangan suatu perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contoh KPI Non-Finansial yang perlu diperhatikan, diantaranya yaitu:

a. Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)

b. Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)

c. Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)

d. Pangsa Pasar (Market Share)

E. Faktor- Faktor yang Memberikan Pengaruh Terhadap Efektivitas KPI

KPI memiliki pengaruh yang sangat penting apabila ada tindak lanjut dari KPI yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam beberapa kejadian ditemukan perusahaan biasanya melakukan pengadopsian KPI yang paling populer digunakan dalam suatu industri. Hanya saja, setelah KPI diterapkan di perusahaan tersebut, maka akan menimbulkan banyak pertanyaan tentang mengapa KPI tidak merefleksikan atau menggambarkan kinerja perusahaan.

Dalam melakukan pengembangan strategi penyusunan Key Performance Indicator, Kamu diharuskan memiliki anggota tim yang mampu melihat berbagai hal tentang perusahaan. Beberapa hal tersebut meliputi pertanyaan tentang apa tujuan dari organisasi, bagaimana rencana untuk mencapainya dan siapa saja yang berhak mengambil tindakan berdasarkan informasi yang telah didapatkan.

Penentuan Key Performance Indicator seharusnya merupakan proses yang dilakukan secara berlanjut dan berulang dengan melibatkan masukan dari analis, kepala bagian dan tentunya para manager. Setelah itu, Kamu dan Tim dapat memperoleh pengertian yang lebih baik dan efektif sekaligus menjawab dua pertanyaan yakni, bagaimana Key Performance Indicator melakukan pengukuran terhadap suatu proses bisnis perusahaan dan siapa saja yang berhak melakukan tindak lanjut terhadap proses bisnis perusahaan.

Salah satu cara menciptakan Key Performance Indicator yang relevan adalah dengan menggunakan kriteria SMART. SMART sendiri adalah singkatan dari beberapa kata, yaitu specific, measurable, attainable, relevant, time-bound. Nah, berikut ini adalah penjelasan tentang lima hal yang menjadi faktor KPI berdasarkan SMART, diantaranya yaitu:

1. Apakah tujuan perusahaan spesifik.

2. Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan tersebut.

3. Apakah tujuannya dapat dicapai.

4. Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan.

5. Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut.

F. Penerapan KPI dalam Perusahaan

Dalam menerapkan Key Performance Indicator pada suatu organisasi perusahaan, ada 4 kriteria dasar yang perlu dipenuhi terlebih dahulu sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka sudah berhasil menerapkan KPI dalam aktivitas operasional perusahaan. Penjelasan tentang empat kriteria tersebut yaitu, sebagai berikut:

1. Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan

2. Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional

3. Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan

4. Hubungan KPI dan strategi

Agar dapat menerapkan Key Performance Indicator secara baik dan optimal, perlu adanya suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi dalam membangun suasana nyaman seperti karyawan, manajer, dan pemegang saham serta berbagai stakeholder dari luar lainnya, seperti pelanggan dan supplier. Hal tersebut juga perlu diterapkan pada saat laporan, yang mana laporan harus disiplin, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan.

Ketika menerapkan dan mengaplikasi Key Performance Indicator, salah satu hal yang perlu diperhatikan yaitu tentang mendefinisikan hasil atau tujuan dari setiap KPI atau indikator kinerja utama. Tidak hanya itu, dalam menerapkan Key Performance Indicator ada suatu metode yang biasa digunakan dalam menentukan perencanaan tujuan. Metode tersebut adalah metode yang menggunakan kriteria SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).

Nah, berikut ini adalah penjelasan SMART yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah:

1. Specific

Tujuan atau hasil pada saat menerapkan Key Performance Indicator harus jelas dan spesifik. Hal ini dikarenakan adanya tujuan atau hasil yang umum atau melebar dapat mengakibatkan penerapan tidak dapat optimal dan cenderung tidak mampu diharapkan. Pada saat tujuan atau hasil telah ditentukan secara jelas dan spesifik, maka akan lebih mudah untuk mengetahui kapan tujuan atau hasil tersebut bisa dicapai.

2. Measurable

Measurable atau dapat diartikan sebagai ukuran memiliki definisi sebagai tujuan atau hasil yang dapat diukur. Dalam menentukan tujuan atau hasil sangat penting untuk dilakukan pengukuran, baik secara kualitas maupun secara kuantitas. Ukuran yang tepat dapat ditempatkan dalam menentukan keterkaitan dengan performa standar atau harapan dari suatu performa.

3. Achievable

Achievable atau berarti tercepat memiliki peran yang sangat penting pada saat menerapkan Key Performance Indicator. Penerapan KPI seharusnya diciptakan berdasarkan tantangan yang dimiliki organisasi maupun perusahaan. Hal ini akan sangat berpengaruh karena dapat memunculkan inspirasi pada organisasi untuk mewujudkan hasil atau tujuan yang terbaik.

4. Realistic

Dalam menerapkan Key Performance Indicator harus berdasarkan pemikiran yang realistis. Dalam menciptakan suatu ide berupa hasil atau tujuan yang harus dicapai, maka langkah yang perlu dilakukan adalah berpikir realistis dan berorientasi pada hasil.

5. Time Sensitive

Dalam menerapkan Key Performance Indicator, setiap hasil atau tujuan mempunyai batasan waktu kapan yang akan disepakati organisasi secara menyeluruh. Hal ini dilakukan supaya semua pihak dapat terpacu untuk mencapai tujuan atau hasil sesuai tenggat waktu dan kompak. Kenyataan bahwa tujuan atau hasil pada dasarnya merupakan suatu yang memerlukan batasan waktu dapat menciptakan suatu kemudahan dalam melakukan pengukuran suatu peningkatan tujuan tertentu atau hasil berikutnya.

G. Contoh Analisis KPI Sebuah Perusahaan

Dalam melakukan pengembangan Key Performance Indicator dibutuhkan waktu dan sumber daya perusahaan. Key Performance Indicator yang diukur biasanya merupakan indikator yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, pengukuran juga telah mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan.

Contoh pengembangan Key Performance Indicator, misalnya yaitu pada saat suatu perusahaan mendapatkan angka penjualan yang meningkat dengan memuaskan, tetapi keuntungan yang didapatkan perusahaan tidak cukup untuk menyediakan alokasi dana guna kepentingan pertumbuhan bisnis, maka Key Performance Indicator yang hampir pasti untuk perusahaan tersbeut adalah KPI Marjin Laba Bersih dan Marjin Laba Kotor.

Contoh tersebut dapat dilihat berdasarkan apa yang ditemukan dalam laporan keungan atau akuntansi perusahaan dagang yang tercatat pada perusahaan. Pada satu sisi, apabila keuntungan sesuai dengan harapan dan pertumbuhan perusahaan tidak secepat yang ditargetkan. Maka, hal yang perlu dilakukan adalah mempertimbangkan beberapa KPI non-finansial, baik itu KPI perputaran tenaga kerja, KPI kepuasan pelanggan, atau bisa juga rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru.

Demikian adalah pembahasan tentang KPI atau Key Performance Indicator. Semoga Kamu dapat memahami pengertian KPI dengan mendalam sehingga bisa diterapkan untuk perusahaanmu.

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait