Halo, sobat grameds. Apakah kalian pernah membuat surat? secara universal, surat merupakan suatu tempat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi dalam bentuk tulisan pada sebuah kertas oleh satu pihak dengan ditujukan pada pihak lainnya baik secara perorangan, kelompok, maupun organisasi atau perusahaan. Surat banyak memiliki ragamnya salah satunya surat dinas atau yang biasa disebut surat resmi.
Dari penjelasan diatas, artikel ini akan membahas pengertian surat dinas, bagaimana cara membuatnya? dan contoh-contoh surat dinas. Ayo sobat grameds perhatikan pembahasan pengertian surat dinas dibawah ini.
Daftar Isi
Pengertian Surat Dinas
Ada perbedaan besar dalam pembuatan surat resmi dibandingkan dengan surat pribadi. Juga, surat resmi adalah perwakilan dari instansi swasta atau pemerintah. Meski begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui cara menulis dokumen resmi. Oleh karena itu, mereka membutuhkan contoh surat dinas yang baik dan benar.
Dalam berbagai contoh surat resmi, Anda akan menemukan beberapa kesamaan. Dari sana, Anda dapat mengetahui apakah surat resmi tersebut dalam bahasa resmi yang sesuai dengan PUEBI (Panduan Universal Ejaan dalam Bahasa Indonesia). Tak hanya itu, penataannya juga tertata rapi sesuai format standar yang ada.
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan keterangan resmi kepada pihak selain organisasi yang bersangkutan dalam bentuk pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyerahan dokumen atau barang resmi atau hal-hal resmi lainnya.
Selain itu, surat dinas atau surat resmi diartikan sebagai alat komunikasi tertulis dari pemerintah. Surat resmi bersifat resmi dan ditulis dalam bahasa baku. Seperti halnya membuat surat yang pada umumnya efektif, surat dinas dimaksudkan agar sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
“Surat dinas adalah surat resmi. Surat dinas dari pemerintah atau pejabat yang ditetapkan oleh pemerintah atau instansi yang bersangkutan adalah sah,” jelas Sudaryono (1983: 34), seorang ahli di bidangnya.
Kamus Besar Bahasa Indonesia mengungkapkan arti surat dinas, yaitu surat yang dikirim langsung oleh departemen pemerintah, umumnya tanpa masalah biaya. Jika disederhanakan, pengertian surat dinas adalah lembaga atau alat komunikasi dalam suatu lembaga. Nama lain dari surat dinas adalah surat dinas.
Pengertian Surat Dinas Menurut Para Ahli
Surat dinas tidak hanya tentang surat kedinasan. Ada banyak jenis surat dinas, yang paling umum digunakan adalah surat pemberitahuan, surat edaran dan surat undangan. Hal–hal yang ada di surat dinas sangat mudah dipahami.
Fungsi surat dinas adalah untuk memberikan keterangan atau pemberitahuan, isi tugas, petunjuk kerja, pengingat hal-hal penting, dan bukti sejarah dan kronologis. Inilah yang dikatakan para ahli tentang surat dinas:
- Definisi Surat Dinas Menurut Badudu
Yang dimaksud dengan surat dinas adalah penggunaan bahasa yang sesuai dengan semua aturan, sistem atau format yang berlaku, baik dalam struktur kata dan kalimat, maupun dalam penggunaan tanda baca, penggunaan paragraf atau paragraf, dan lain-lain.
-
Definisi Surat Dinas Menurut Sudaryono
Pengertian surat dinas sama dengan surat dinas. Surat dinas ditetapkan oleh pemerintah atau instansi terkait, dan ditetapkan oleh pemerintah atau instansi terkait.
-
Definisi Surat Dinas Menurut Mustakim
Surat dinas diartikan sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan usaha dan kegiatan resmi suatu instansi.
- Definisi Surat Dinas Menurut Soedjito dan Solchan
Yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat dari instansi pemerintah atau swasta kepada instansi pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Harus menggunakan bahasa baku, yaitu bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dalam hal ejaan, pilihan kata, dan kalimat. Bahasa yang digunakan dalam bahasa abjad adalah bahasa yang valid. Artinya sederhana, padat, jelas, sopan, menarik.
Jenis Surat Dinas
Dikutip dari dosen Institut Pertanian Bogor Ir. Sutisna Riyanto M.S. dalam artikelnya yang berjudul Surat Dinas, terdapat tujuh jenis surat dinas berdasarkan tujuan dan fungsinya, yaitu:
- Surat Undangan: Surat yang menjadi alat yang digunakan untuk memanggil peserta acara suatu organisasi. Kata ajakan merupakan kata turunan yang berasal dari leksikal dasar dan akhiran an. Mengundang berarti memanggil.
- Pengumuman: Surat yang dikirimkan kepada semua pihak, dengan isi yang sama, agar semua pihak mengetahui (untuk memperoleh informasi) bahwa isi surat itu sama. Lingkaran sering disebut round (Inggris) atau rondshijven (Belanda).
- Surat Perintah: Surat yang dikeluarkan kepada seseorang atau suatu unit dalam suatu organisasi dengan maksud untuk meminta orang atau unit tersebut melakukan sesuatu sesuai dengan isi surat tersebut.
- Surat Instruksi: Surat yang berisi perintah untuk melakukan sesuatu dan instruksi untuk melakukan tindakan itu. Berbeda dengan waran, surat instruksi lebih instruktif dan karena itu lebih dekat dengan pengajaran.
- Surat Penugasan: Surat yang menugaskan seorang pejabat/pegawai untuk melakukan suatu kegiatan tertentu dari suatu organisasi atau instansi untuk kepentingan organisasi/lembaga tersebut.
- Surat Lamaran : Surat permohonan yang meminta untuk dapat melakukan atau menjadi sesuatu yang berhubungan dengan organisasi/lembaga.
- Surat perjalanan dinas: yaitu surat yang memuat keterangan tentang penunjukan penugasan seseorang dari organisasi/badan yang ditunjuk ke suatu tempat (daerah, organisasi/badan) untuk melakukan sesuatu yang diperlukan dan ditugaskan oleh organisasi/badan tersebut.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Dalam bahasa Inggris, surat dinas disebut official letter. Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan kata-kata standar, tujuannya harus efektif dan jelas. Sehingga maksud dari surat tersebut dipahami oleh penerimanya. Dari segi ciri-ciri umum dapat dikatakan bahwa surat dinas dan surat pribadi sangat berbeda.
Perbedaan yang paling mendasar adalah dalam isinya. Dalam KBBI, pesan pribadi adalah pesan yang dikirim oleh seseorang kepada individu. Ini pribadi dan tujuannya adalah keuntungan pribadi. Untuk lebih jelasnya, berikut ciri-ciri surat dinas:
1. Memakai Kop Surat
Ciri pertama, surat dinas adalah menggunakan kop surat di bagian atas surat dinas. Kop surat adalah bagian surat yang mencantumkan keterangan alamat Instansi, nama instansi, dan nomor telepon instansi. Kop surat dapat digunakan untuk menentukan apakah surat yang dikeluarkan/disampaikan kepada penerima adalah resmi.
2. Menggunakan Bahasa Resmi dan Formal
Ciri kedua dari surat dinas itu adalah menggunakan banyak bahasa resmi. Artinya, tidak menggunakan kata-kata sehari-hari atau dianggap kurang formal. Selain itu, kosakata yang digunakan seringkali disesuaikan dengan PUEBI atau pedoman umum ejaan bahasa Indonesia.
3. Isinya Singkat Padat dan Jelas
Karakteristik ketiga dari surat dinas adalah singkat, ringkas, dan jelas. Hal ini untuk menghindari penggunaan kata-kata yang terlalu boros atau bertele-tele yang membuat penyampaian surat tidak dapat dipahami.
4. Terdapat Nomor Surat, Perihal dan Lampiran
Ciri keempat adalah memiliki jumlah huruf, subjek dan lampiran. Biasanya, setiap organisasi pemerintah atau swasta memiliki standar sendiri untuk ini.
5. Menggunakan Cap atau Stempel Resmi
Surat dinas yang kelima yaitu, dicirikan dengan adanya stempel dinas atau stempel resmi yang menyertai surat itu. Seringkali stempel ini terletak di atas tanda tangan kepala suatu instansi. Pada titik ini, sangat penting untuk memahami karakteristik surat. Karena di zaman modern ini banyak sekali oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab memberikan kiriman surat dinas palsu. Oleh karena itu, jika Anda menerima kiriman dari suatu instansi, Anda dapat mengidentifikasinya dengan melihat karakteristiknya.
Struktur Surat Dinas
Sebagai surat resmi, surat resmi harus memiliki aturan penulisan yang terstruktur. Jika tidak, isi surat resmi tidak akan mudah dipahami. Struktur surat adalah sebagai berikut:
1. Kop Surat
Sebagaimana dijelaskan di atas, kop surat adalah bagian dari surat yang berisi informasi tentang alamat, nomor telepon, dan nama instansi.
2. Tanggal surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat diterbitkan.
3. Nomor Dokumen
Bagi suatu instansi resmi, keberadaan nomor pada surat dinas sangatlah penting. Karena tujuannya adalah untuk memudahkan segala prosedur administrasi.
4. Perihal
Subjek Bagian ini sering menampilkan informasi tambahan dalam pesan formal.
5. Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau file yang berisi informasi tambahan dari kiriman.
6. Nama dan Alamat Tujuan
Surat resmi yang dibuat harus mencantumkan nama penerima dan alamat yang akan dikirim.
7. Sambutan Dengan sifat formal dan Resmi
salam pembuka sangatlah penting. Karena setelah bagian ini ada transmisi isi utama sebuah surat.
8. Badan surat
Badan surat biasanya ditulis singkat, jelas dan padat. Agar isinya mudah dipahami.
9. Salam Penutup
Salam penutup dilampirkan pada surat dinas setelah badan surat.
10. Nama, perangko, dan salinan
Bagian ini biasanya mencantumkan nama orang yang bertanggung jawab atas orang yang mengeluarkan surat, dan biasanya menerima stempel resmi. Selain itu, bagian lain yang membutuhkan informasi dari surat juga dapat ditambahkan.
Contoh Surat Dinas
berikut merupakan beberapa contoh surat dinas:
Contoh 1 (Surat Penugasan Kerja)
Kop surat:
PT Pantang Mundur Jaya
Jl. Ampera Raya Nomor 15,
Jakarta Telp (021) 4467984,
fax (021) 4437658
email: office@pantangmundurjaya.com
Isi surat:
Surat Dinas Nomor: 071.0/HRD/PTMMJ/XI/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Seo Specialist
PT Pantang Mundur Jaya, memberi penugasan dinas kepada:
Nama : Syahrul Assegaf
Jabatan: Staf Akuntansi
NIP : 808971
Alamat : Jl. Ampera Raya, Kota Jakarta, nomor 16.
Agar menyusun laporan penanggung jawab berkaitan dengan kondisi keuangan kantor cabang di Kota Bogor. Selanjutnya, laporan keuangan yang sudah selesai dapat diserahkan kepada Seo Specialist kantor pusat PT Pantang Mundur Jaya.
Demikian surat dinas ini dibuat dan semoga yang bersangkutan bisa mengerjakan tanggung jawab dengan baik. Atas perhatian yang bersangkutan dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih. Jakarta, 18 Agustus 2021 Seo Specialist PT Pantang Mundur Jaya.
Contoh 2 (Surat Undangan Dinas)
Kop Surat:
Himpunan Mahasiswa Masjid Sutan Takdir Alisjahbana
Jl. Sawo Manila No. 77
Lampiran : Susunan Kegiatan
Perihal : Undangan Acara Gebyar Ramadhan
Kepada Yang Terhormat,
Kinanti Afflaha Nissa
Ketua Umum HIMASINA UNAS Di- Tempat
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Segala puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT atas nikmat dan karunianya kita masih diberikan kesehatan dan keselamatan. Shalawat serta salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah Shallallahu Alaihi Wasallam Beserta Keluarga,para sahabatnya dan seluruh kaum muslimin. Aamiin. Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Acara Gebyar Ramadhan mengusung tema “Semarak Ramadhan, Memperkuat Iman” yang diselenggarakan oleh Lembaga Dakwah Kampus Himpunan Mahasiswa Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Nurul ‘Ilmi Universitas Nasional, kami selaku panitia pelaksana bermaksud mengundang HIMASINA Universitas Nasional dan Mahasiswa Jurusan Sastra Indonesia untuk menghadiri Acara Gebyar Ramadhan, yang Insyaallah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 19 April 2022
Pukul : 15.30 WIB – selesai
Tempat : Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Universitas Nasional
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, kami ucapkan jazakumullah khairan katsiran. Billahi taufiq Wal Hidayah, Wassalamu’alaikum
Contoh 3 (Surat Peminjaman Ruangan)
22 Agustus 2022
Kop surat:
Nomor Surat Dinas:078/HIMASINA/XI/2022
Hal : Permohonan Peminjaman Ruangan
Yth.
Dekan Fakultas Bahasa dan Sastra
Universitas Nasional
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakannya rapat untuk acara Penyambutan Mahasiswa Baru
yang akan diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia. Maka dari itu, dengan
surat ini kami bertujuan ingin meminjam ruangan yang akan digunakan pada:
hari/tanggal : Selasa, 23 Agustus 2022
waktu : 10.00 – 14.00 WIB
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Penanggung jawab
Dea Kemala Sari
Contoh 4 (Surat Peringatan)
Kop Surat : –
Nomor surat dinas : 078/HIMASINA/XI/2022
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Surat Peringatan 1
Yang Bersangkutan di bawah ini dapat menerangkan bahwa :
Nama : Seluruh Anggota
Bidang : Kreatif dan Keterampilan
Seluruh Anggota dan Ketua Bidang tidak mengikuti Evaluasi yang sudah diwajibkan sesuai ketentuan berdasarkan AD/ART Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia (HIMASINA). Diberi teguran keras Surat Peringatan Pertama, jika mengulanginya akan di berikan evaluasi dan Surat Peringatan Kedua.
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya, atas perhatian kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Bidang SDM dan Keorganisasian Himasina
Ziaggi Fadhil Zahran
Contoh 5 (Surat Pemecatan)
Kop surat :
Nomor : 078/HIMASINA/XI/2022
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Surat Pengeluaran Anggota
Yang Bersangkutan Menerangkan Bahwa :
Nama : Siti Sarah
NPM : 192001516023
Jabatan : Anggota Dana Usaha
Surat ketentuan ini di buat berdasarkan AD/ART Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia dan anggota kami tidak ada ketegasan dan pertanggung jawaban dari yang bersangkutan.
Dengan ini menerangkan bahwa yang tersebut di atas telah di lepas jabatannya (keluar) dari anggota kepengurusan Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia, atas pertimbangan dan ketentuan bersama.
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya, atas perhatian kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Sumber Daya Manusia dan Keorganisasian
Ziaggi Fadhil Zahran
Contoh 6 (Surat Dinas Penugasan)
PT Mencari Cinta Sejati
Jl. Melati Nomor 17, Jakarta Selatan
Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658
email: office@mencaricintasejati.com
========================================================================
Surat Dinas
Nomor: A.092/HRD/PTSPG/XI/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Direktur Utama PT Mencari Cinta Sejati, memberi penugasan dinas kepada:
Nama : Sara Dwi Anjani
Jabatan : Staf Keuangan
NIP : 875935
Alamat : Jl. Buncit 12 Nomor 175, Jakarta Selatan
Menyusun laporan keuangan cabang perusahaan di kota Medan. Atau, laporan keuangan yang telah dilengkapi dapat disampaikan kepada Direktur Senior PT Mencari Cinta Sejati cabang kantor pusat.surat Ini adalah surat resmi yang saya buat dan saya harap Anda dapat memenuhi tanggung jawab Anda dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 20 Juni 2021
Direktur Utama PT Mencari Cinta Sejati
Reksa Tri Bayu Saptaji
Contoh 7 ( Surat Dinas Sekolah)
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 56 CILANDAK
Jl. Raya 29 Cilandak, telp. (021) 7559-13216
—————————————————————————
Pekanbaru, 4 Agustus 2019
Nomor : 198/smp2/2019
Lampiran : –
Perihal : Diskusi kegiatan 17 Agustus
Yth. Orang Tua / Wali Murid
SMP NEGERI 56 CILANDAK
Assalamu’alaikum Wr. Wb.,
Dalam rangka memperingati HUT ke-73 kemerdekaan, kami selaku Pembina OSIS akan mengadakan diskusi panel untuk memeriahkan kegiatan 17 Agustus dan meminta orang tua/wali siswa untuk hadir dan berpartisipasi dengan memberikan komentar tentang kehadirannya di:
Hari / tanggal : Senin, 7 Agustus 2019
Tempat : Aula SMPN 56 Cilandak
Acara : Diskusi 17 Agustus
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya Bapak/Ibu, demikian undangan surat ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Mengetahui,
Kepala Sekolah Ketua OSIS
SMP 56 Pekanbaru
Hilal Fajar
Apabila Grameds belum memahami cara membuat dinas atau ingin mengetahui lebih lanjut mengenai surat-surat dinas maupun surat yang lainnya seperti surat-surat pernyataan lain, Grameds bisa mengulik lebih dalam dengan membaca buku-buku yang tersedia di Gramedia.com
Penulis: Ziaggi Fadhil Zahran
