Surat Dinas: Definisi, Jenis, Fungsi, Struktur dan 4 Contoh-Nya!

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada lembaga atau instansi dan sebaliknya.

Nah Grameds, itu sedikit penjelasan mengenai surat dinas. Dalam artikel ini akan dibahas lebih lengkap mengenai surat ini mulai dari definisi, tujuan, fungsi, jenis, contoh dan syarat membuat surat dinas. Jadi, simak artikel ini sampai habis, Grameds.

Perbedaan Surat Dinas dan Surat Pribadi

Sebelum mengetahui apa itu surat dinas, berikut adalah perbedaan surat ini dan surat pribadi. Surat dinas ditulis menggunakan bahasa yang resmi yang terdiri dari kata baku dan menggunakan tata tulis dan ejaan yang sesuai dengan EYD.

Sedangkan surat pribadi biasanya ditulis oleh seseorang untuk ditunjukkan pada orang lain yang bersifat pribadi dan sifatnya tidak resmi. Surat pribadi biasanya tidak menggunakan bahasa formal atau bahasa bebas (tergantung kepada siapa surat itu dituju).

Biasanya, salam pembuka dan salam penutup dalam surat pribadi juga bervariasi. Dalam surat pribadi menggunakan kata ganti orang pertama bagi penulis surat dan kata ganti orang kedua bagi penerima surat.

Definisi Surat Dinas

Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.

Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal. Surat inimenjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.

Maka dari itu, surat ini merupakan surat resmi yang harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Pengertian Surat Dinas Menurut Para Ahli

Badudu

Menurut Badudu, adalah surat yang menggunakan bahasa yang tunduk kepada semua aturan, sistematika, atau format yang berlaku baik secara struktur kata dan kalimat maupun dalam penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea atau paragraf dan lain-lain.

Soedjito dan Solchan

Menurut Soedjito dan Solchan, adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Surat harus memakai bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya. Bahasa yang digunakan dalam bahasa surat merupakan bahasa efektif. Maksudnya adalah sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

Mustakim

Menurut Mustakim, adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Sudaryono

Menurut Sudaryono, adalah surat yang disamakan dengan surat resmi, Surat dinas adalah surat yang bersifat sah dari pemerintah atau dari yang berwajib, ditetapkan oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan.

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Tujuan dan Fungsi

Jenis-jenis surat ini menurut tujuan dan fungsinya dibagi menjadi beberapa, seperti berikut ini.

1. Surat Undangan

Surat yang menjadi alat untuk mengumpulkan para peserta dalam sebuah kegiatan organisasi. Kata undangan merupakan kata turunan berasal dari kata dasar undang dan diakhiri dengan an, yang berarti panggil.

2. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama tentang isi surat tersebut. Surat edaran dalam bahasa Inggris disebut circular, dalam bahasa belanda disebut rondshijven.

3. Surat Perintah

Surat yang dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar orang atau unit yang dituju melaksanakan sesuatu seperti yang disebutkan di dalam isi surat tersebut.

4. Surat Instruksi

Surat yang berisi perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah adalah jika surat instruksi lebih bersifat instruksional sehingga lebih dekat kepada mengajarkan.

5. Surat Tugas

Surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan suatu aktivitas tertentu yang diberikan oleh organisasi atau lembaga untuk kepentingan organisasi/lembaga.

6. Surat Permohonan

Surat permintaan untuk dapat melakukan atau menjadi suatu dalam kaitannya dengan organisasi atau institusi.

7. Surat perjalanan Dinas

Surat ini berisi keterangan penugasan seorang dari suatu organisasi atau lembaga yang ditugaskan ke suatu lokasi atau wilayah atau lembaga lain untuk mengerjakan sesuatu yang dibutuhkan organisasi/lembaga yang memberi tugas.

8. Surat keputusan

Surat keputusan adalah surat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh institusi atau lembaga yang ditulis atau dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan suatu organisasi atau institusi.

Template Penulisan Surat Kuasa, Surat Gugatan Jawaban, Eksepsi

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanannya

Jenis surat menurut sifat keamanannya dibedakan menjadi empat macam, di antaranya:

1. Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara. Surat ini biasanya ditandai dengan SR atau SRHS dan tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya.

2. Surat Rahasia

Surat ini berisi dokumen penting dan umumnya diberikan kode R atau RHS. Surat ini juga hanya boleh diterima dan diketahui oleh pihak yang berhak menerimanya. Pengirim surat biasanya menggunakan sampul rangkap dua, dimana sampul dalam diberi kode R atau RHS dan sampul luar ditulis biasa.

3. Surat Terbatas

Surat terbatas merupakan surat yang hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu atau pihak tertentu yang diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui.

4. Surat Biasa

Surat biasa merupakan surat yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat biasa seperti undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.

Jenis Surat Dinas Menurut Tingkat Penyelesaian

Surat ini berdasarkan tingkat penyelesaiannya dibedakan menjadi

1. Surat Sangat Segera
2. Surat Segera
3. Surat Biasa

Surat sangat segera merupakan surat yang diprioritaskan pertama untuk diselesaikan. Jika isi surat meminta jawaban, maka penerima surat harus segera merespon atau membuat balasannya.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Surat dinas yang dibentuk dan dibuat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
2. Disempurnakan (EYD).
3. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
4. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami konteksnya.
5. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
6. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
7. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi tertentu,
8. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Fungsi Surat Dinas

Setelah membahas surat dinas mulai dari pengertian hingga jenisnya maka pembahasan selanjutnya adalah fungsi surat dinas. Dalam keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
2. Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
4. Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.
5. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.

Dari semua fungsi surat dinas di atas dapat dikatakan bahwa surat ini biasanya dibuat oleh lembaga pemerintahan atau perusahaan. Oleh sebab itu, dalam membuat surat dinas tidak boleh asal-asalan karena harus memerhatikan beberapa strukturnya.

Struktur Surat Dinas

Struktur surat ini pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya surat ini memiliki struktur penulisan sebagai berikut.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

• Logo Institusi atau perusahaan
• Nama Institusi atau perusahaan
• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

2. Nomor Surat

Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

4. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

5. Alamat Tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.

6. Salam Pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele

8. Salam Penutup

Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.

11. Inisial (Kode Singkatan Nama)

Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang membuat agar segera diperbaiki.

Contoh Surat Dinas

Rasanya belum lengkap kalau kita hanya membahas pengertian, tetapi tidak membahas contohnya. Di bawah ini beberapa contoh surat dinas, antara lain:

Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan

Contoh Surat Dinas Penelitian

Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

Contoh Surat Dinas Memorandum

 

Terampil Menulis Surat

Nah Grameds, itu lah penjelasan mengenai surat dinas mulai dari artinya, perbedaan dengan surat pribadi, jenis–jenisnya, struktur, fungsi dan ciri-ciri. ika Grameds ingin mencari tahu lebih banyak tentang buku-buku yang membahas surat dan lainnya maka kamu bisa mendapatkannya di Gramedia.com agar kamu memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis : Christin Devina

Baca juga: