Agen Ekspor: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, Dan Tips Penting Yang Perlu Kamu Ketahui

Agen ekspor – Istilah ekspor dan impor mungkin sudah tidak asing lagi bagi banyak orang, karena memang berhubungan erat dengan barang-barang yang diperdagangkan secara bebas di dalam negeri.

Ekspor dan impor adalah istilah yang merujuk pada transaksi barang ke dalam maupun ke luar negeri. Misalnya, kamu menjual buku di marketplace lalu ada orang Malaysia yang membelinya. Nah, pengiriman buku dari Indonesia ke Malaysia ini yang disebut dengan ekspor. Sedangkan impor adalah kebalikannya, alias barang masuk ke indonesia.

Nah, bicara soal ekspor impor, ada satu istilah lain yang cukup penting namun masih belum banyak diketahui, yaitu agen ekspor. Karena itu, dalam artikel kali ini kita akan membahas tentang agen ekspor lebih jauh lagi. Simak baik-baik, ya.

Pengertian Agen Ekspor

Agen ekspor adalah badan usaha yang menjadi perantara dalam perjanjian perdagangan internasional antara perusahaan pengimpor dan produsen komoditi tertentu. Biasanya produk yang diekspor nantinya masih menggunakan nama produsen nya.

Kurang lebih mirip seperti distributor namun agen ekspor tidak akan mengambil hak apapun atas barang-barang yang ditawarkan oleh mereka. Tugas utama mereka yaitu mencari peminat produk milik produsen di pasar internasional untuk mendapatkan komisi. Ini berarti sebuah agen ekspor tidak pernah mempunyai atau memproduksi barang yang ditawarkannya. Selain itu mereka juga selalu berada di bawah kendali eksportir sehingga hanya bisa bertindak menjadi perantara saja.

Berhubung sedang bicara soal agen ekspor, sudah pernah baca buku tentang kontrak ekspor-impor belum? Kalau belum, kamu bisa coba membaca Kontrak Bisnis Ekspor Impor (Edisi Revisi) karya Amir MS. Buku ini akan menjelaskan dengan detail mengenai pentingnya kontrak, proses transaksi hingga disepakatinya kontrak dan membeberkan seluk beluk menyusun kontrak berdasarkan aturan perdagangan internasional yang berlaku.

Jenis-Jenis Agen Ekspor

Agen ekspor yang berperan sebagai perantara mempunyai peran tambahan mengatur transaksi dan juga memastikan bahwa pengiriman produk akan berjalan dengan lancar. Untuk produknya, mereka bisa mengirim produk apa saja kecuali yang dilarang oleh hukum. Saat ini ada dua jenis agen ekspor yang bisa kamu temukan di pasaran, yaitu:

Agen ekspor tradisional

Agen ekspor tradisional biasanya bekerja di negara tempat produsen barang, sehingga mereka kerap menjadi representasi dari si produsen bagi calon konsumennya. Misalnya, kamu tinggal di dekat pembuat sepatu kulit handmade yang kualitasnya bagus.

Kemudian, kamu mencari tahu seperti apa minat konsumen di luar negeri dan ternyata minat untuk sepatu kulit handmade lumayan besar. Nah, kesempatan ini bisa kamu manfaatkan untuk menjadi agen ekspor tradisional mewakili produsen sepatu kulit tadi di pasar internasional.

Broker

Jenis yang kedua adalah broker atau pialang yang bertindak secara independen, sehingga mereka tidak akan mewakili sebuah untuk menemukan konsumennya. Umumnya, mereka justru bekerja langsung untuk produsen. Contohnya, produsen sepatu tadi memberitahu kepadamu bahwa ada persediaan berlebih dari salah satu desain sepatu yang sudah tidak akan diproduksi lagi.Kemudian, kamu langsung mencari pasar potensial yang memang cocok dengan produk sepatu tersebut.

Setelah menemukan pasarnya, kamu langsung mempertemukan produsen dengan konsumennya untuk melaksanakan transaksi jual-beli. Nah di sini kamu bisa disebut sebagai seorang broker yang membantu transaksi suatu produk yang tidak berkelanjutan.

Cara Kerja Agen Ekspor

Setiap agen ekspor tentu mempunyai ritme dan cara kerja yang berbeda. Namun secara umum, cara kerja agen ekspor bisa disimpulkan ke dalam 6 poin, yaitu:

Riset produk yang diminati pasar global

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, lingkup kerja dari agen ekspor melibatkan pasar internasional. Maka dari itu, agar produk yang ditawarkan sesuai keinginan calon konsumen dan tujuan bisnis produsen di pasar global tercapai, agen ekspor wajib melakukan riset produk terlebih dulu.

Mengapa harus riset produk dulu? Karena bisa jadi produk yang diminati oleh pasar lokal dan global berbeda. Misalnya, masyarakat Indonesia lebih menyukai tas anyaman bambu yang berwarna putih. Sementara itu, masyarakat di Amerika ternyata lebih menyukai yang berwarna coklat.

Dengan mengetahui minat pasar global, agen ekspor bisa menentukan seberapa besar peluang penjualan suatu produk. Dalam contoh tadi, jika tas anyaman bambu berwarna putih dipaksakan dijual di Amerika kemungkinan besar tidak akan laku dan merugikan pihak importir. Dalam proses riset ini, agen ekspor juga harus melihat produk dari kompetitor agar dapat mengetahui dan menjelaskan keunggulan produk yang dia tawarakan.

Mencari negara tujuan ekspor

Setelah menyelesaikan proses riset, tugas agen ekspor yang selanjutnya adalah menentukan mana negara yang akan dituju. Untuk contohnya, mari kembali lagi para produk tas anyaman bambu berwarna coklat yang diminati di Amerika. Setelah mengetahui bahwa pasar amerika berpotensi menghasilkan keuntungan, agen ekspor harus mencari tahu negara mana saja yang mempunyai potensi besar untuk melakukan kegiatan ekspor.

Soalnya bisa saja di negara C minat terhadap produk tas anyaman sangat tinggi, namun potensi perdagangannya justru rendah. Atau di negara D minatnya tidak terlalu tinggi, namun potensi perdagangannya besar. Biasanya, para agen ekspor memiliki negara yang populasi penduduknya besar, seperti Tiongkok dan Amerika Serikat, untuk menjadi negara tujuan ekspor. Jadi jangan heran kalau kedua negara tersebut jadi tujuan ekspor terbesar di Indonesia.

Melengkapi dokumen ekspor

Sebagai perantara antara produsen dengan perusahaan yang akan mengimpor produknya dari luar negeri, agen ekspor harus memastikan semua dokumen ekspor lengkap. Sebab perdagangan internasional dapat mempengaruhi perekonomian sebuah negara, terlebih jika dilakukan dalam jumlah yang besar. Lalu apa saja dokumen ekspor yang harus dilengkapi?

• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
• Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Nomor Identitas Kepabeanan (NIK)
• Invoice
• Packing list
• Airway bill/bill of lading

Menyelesaikan urusan pembiayaan transaksi

Hal keempat yang harus dilakukan oleh agen ekspor adalah menyelesaikan semua urusan yang berhubungan dengan pembiayaan transaksi. Perlu kamu ketahui, seorang agen ekspor wajib menjelaskan beberapa komponen biaya kepada produsen produk yang dia tawarkan.

Mulai dari harga pokok produksi, biaya administrasi untuk transaksi di bank, biaya packing, biaya logistik, biaya pengurusan dokumen, komisi untuk agen penjualan, bea keluar, biaya pergudangan, biaya terminal handling yang akan dibayarkan ke otoritas pelabuhan, asuransi, hingga pajak.

Semua komponen ini juga wajib dijelaskan kepada importir karena nantinya dapat mempengaruhi harga produk saat dijual di pasar internasional. Biasanya jika agen ekspor tidak menjelaskan informasi yang detail soal komponen biaya ini, transaksi berpotensi gagal.

Melakukan kegiatan ekspor

Setelah menyelesaikan semua persiapan tadi, tugas agen ekspor yang terakhir adalah melakukan kegiatan ekspor. Umumnya kegiatan ekspor ini akan resmi dimulai ketika agen melakukan korespondensi dengan calon importirnya.

Setelah itu baru akan terjadi kontrak jual beli yang di dalamnya mencakup kesepakatan mengenai sistem pembayaran yang akan digunakan. Ada tiga pilihan sistem pembayaran, yaitu Cost Insurance and Freight (CIF), Freight and Cost (FnC), dan Free on Board (FoB).

Ketika kesepakatan sudah didapatkan, pihak importir akan mengeluarkan dokumen Purchase Order (PO) dan Shipping Instruction (SI) kepada agen ekspornya. Pada tahap ini transaksi akan dimulai dengan pengiriman L/C melalui bank koresponden oleh importir.

Lalu, akan dilanjutkan ke bank devisa dan mencapai eksportir. Setelah semua proses ini selesai, maka eksportir akan menyiapkan barang sesuai dengan yang ada dalam PO serta mendaftarkan PEB di lokasi pelabuhan muat atau Kantor Bea Cukai setempat.

Berikutnya agen ekspor akan mulai proses logistik dengan memesan ruang kapal kepada Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL), kemudian melaksanakan bongkar muat, hingga akhirnya produk diekspor ke luar negeri. Biasanya, pembayaran akan diterima oleh eksportir setelah semua proses logistik selesai dilakukan. Biar lebih jelas, coba perhatikan contoh cara kerja agen ekspor berikut ini.

Anggaplah ada seorang agen ekspor bernama Candra di Bandung. Candra tahu bahwa di daerah tempat tinggalnya ada pembuat kerajinan kayu bernama Asep yang produknya laris manis di kalangan turis. Selain itu, Candra juga memperoleh informasi bahwa di kota London, Inggris, ada toko bernama Crafter yang menjual kerajinan kayu unik dari seluruh dunia. Dari sini, Candra kemudian berinisiatif menjadi orang ketiga yang mempertemukan Asep dengan Crafter sehingga terjadi proses transaksi di antara keduanya.

Karena Candra adalah agen ekspor, bukan distributor, maka dia tidak mengambil alih hak atas produk kerajinan tangan Asep dan juga tidak mengekspor barangnya secara konvensional. Candra hanya menjadi penengah antara Asep dan Crafter.

Keuntungan Agen Ekspor

Agen ekspor merupakan sebuah pekerjaan yang memiliki beberapa keuntungan menarik, jadi kalau kamu tertarik menekuninya, simak baik-baik penjelasannya di bawah ini:

Modal kecil

Untuk menjadi agen ekspor kamu tidak memerlukan modal yang banyak karena kamu hanya bertugas menjadi perantara antara produsen dengan konsumen. Berbeda dengan agen distributor yang biaya operasionalnya sangat besar. Lalu, agen ekspor juga tidak memiliki kewajiban untuk membeli produk dari produsennya. Kamu hanya berkewajiban untuk mencari konsumen yang akan membeli produknya.

Mendapatkan banyak relasi

Seorang agen ekspor dituntut untuk menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan di dalam negeri dan juga konsumen di luar negeri. Jika kamu bisa memberikan pelayanan yang memuaskan, kemungkinan besar produsen dan konsumen akan mempertahankan kerjasamanya.

Resiko Menjadi Agen Ekspor

Setiap bisnis tentunya memiliki resiko yang harus dicari jalan keluar untuk mengatasinya. Bagi seorang agen ekspor, resiko utama adalah bisa saja produsen dan konsumen memutuskan kerjasama setelah transaksi pertama selesai. Hal ini bisa terjadi karena kamu sebagai agen ekspor tidak mempunyai hak untuk produk yang dijual. Sebagai perantara, kamu hanya bertugas mempertemukan produsen dengan pembeli saja.

Jadi, jika keduanya sepakat untuk melakukan kerjasama secara langsung tanpa pihak ketiga, kamu akan kehilangan pelanggan. Tantangan ini yang harus kamu pikirkan jalan keluarnya dengan cara belajar dari eksportir yang sudah berpengalaman atau mencari informasi sebanyak mungkin dari buku maupun internet.

Syarat Menjadi Agen Ekspor

Dengan keuntungan yang sudah disebutkan di atas, kamu mungkin semakin tertarik untuk menjadi seorang agen ekspor. Namun sebelum melangkah lebih jauh, berikut beberapa syarat yang harus kamu penuhi terlebih dulu:

• Mempunyai ijazah minimal SMA atau sederajat
• Mempunyai pengalaman di bidang ekspor dan impor
• Dapat mengoperasikan software komputer, seperti microsoft office, google, dan sebagainya
• Dapat menilai serta meningkatkan logistik
• Memiliki keterampilan melayani pelanggan yang baik
• Mampu mengatur waktu dengan baik
• Memiliki kemampuan berkomunikasi secara lisan maupun tulisan
• Mempunyai intuisi tajam
• Memiliki pengetahuan yang detail dengan spesifikasi pemuatan serta pengiriman khusus industri.

Tips Menjadi Agen Ekspor

Penuhi legalitas usaha

Jika kamu ingin menjadi seorang agen ekspor, ingat baik-baik bahwa legalitas usaha sangat penting. Karena itu, kamu harus memenuhi beberapa dokumen serta perizinan yang ditentukan, seperti:

• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari Kantor Pelayanan Pajak
• Nomor Identitas Kepabeanan (NIK) dari Direktorat Jenderal Bea Cukai
• Surat Izin Perdagangan (SIUP) dari Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu pintu
• Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dari Dinas Penanaman modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu

Saat mengurus semua perizinan di atas, kamu harus memastikan semua data yang kamu input asli dan konsisten sehingga proses administrasinya akan lebih mudah. Jika kamu belum mempunyai Nomor Induk Kepabeanan (NIK), kamu bisa memakai NIK milik perusahaan lain yang memang sudah mengurusnya terlebih dulu.

Sementara itu, kepengurusan bea cukai biasanya akan ditangani oleh perusahaan yang kamu gunakan saat melakukan pengiriman barang alias forwarder.

Mempersiapkan dokumen ekspor

Berikut ini daftar dokumen ekspor yang harus kamu siapkan:

• Invoice dari eksportir
• Packing list dari eksportir
• Bill of lading dari shipping company jika kamu menggunakan transportasi laut dan airway bill untuk transportasi udara
• Certificate of origin dari Dinas Perdagangan dan Industri Kabupaten atau Kota
• Certificate of analysis dari laboratorium
• Certificate of Phytosanitary dari badan karantina (untuk produk tumbuhan)
• Shipping instruction dari eksportir ke shipping line
• Pemberitahuan ekspor barang (PEB) dari eksportir
• Dokumen tambahan lain yang diminta oleh pembeli

Pahami prosedur pengiriman barang

Perlu kamu ketahui, setiap barang ekspor yang sudah siap untuk dikirimkan ke luar negeri wajib memenuhi prosedur perdagangan internasional, khususnya dalam hal pengiriman dari negara asal. Nah, di Indonesia Kementerian Perdagangan telah menetapkan prosedur pengiriman barang ekspor dalam peraturan khusus. Seorang agen ekspor harus memahami serta menaati prosedur dan aturan yang berlaku.

Selain itu, ada beberapa poin yang bisa mempermudah pengiriman barang hingga sampai ke tujuan yang harus diketahui, seperti memahami bagaimana cara menentukan biaya pengiriman perdagangan ke berbagai negara, memilih jasa freight forwarder termurah, mengurus asuransi untuk barang-barang yang diekspor, serta memahami prosedur di bea cukai.

Memanfaatkan fasilitas ekspor yang disediakan pemerintah

Sekarang kamu bisa memanfaatkan fasilitas ekspor yang sudah disediakan oleh pemerintah. Informasi tentang ekspor-impor tersebut bisa kamu dapatkan melalui website http://djpen.kemendag.go.id/.

Sampai saat ini ada lima kota besar di Indonesia yang mempunyai Free Trade Agreement (FTA) Center, yaitu Jakarta, Bandung, Medan, Surabaya, dan juga Makassar. Kamu bisa melakukan konsultasi gratis dengan membuat janji terlebih dulu agar waktunya bisa dijadwalkan.

Manfaatkan social media

Seorang agen ekspor juga bisa memanfaatkan media sosial seperti Instagram, Twitter, Facebook, hingga LinkedIn untuk mencari dan berkomunikasi dengan konsumen dari luar negeri.

Dalam media sosial tersebut ada fitur Inbox atau Direct message yang memungkinkan kamu untuk berkomunikasi secara aktif dengan calon konsumen. Selain itu media sosial bisa digunakan menjadi wadah untuk mencari relasi dan pengetahuan baru dari eksportir lain di Indonesia.

Tak ketinggalan, media sosial bisa dimanfaatkan sebagai media untuk mempromosikan bisnismu dengan cepat dan gratis melalui konten-konten yang menarik dan sesuai target pasar. Namun ingat, pastikan kamu menyantumkan kontak yang aktif pada setiap media sosial yang kamu gunakan, ya!

Jika ingin mencari rekomendasi buku ekspor impor, maka kamu bisa mendapatkannya di gramedia.com. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Gilang Oktaviana

Sumber:

• https://www.ocbcnisp.com/id/article/2022/12/29/agen-ekspor-adalah#:~:text=Apa%20Itu%20Agen%20Ekspor%3F,ekspor%20produk%20atas%20nama%20mereka.
• https://smesta.kemenkopukm.go.id/panduan-pemula-untuk-ekspor/
• https://blog.topremit.com/apa-itu-agen-ekspor/
• https://www.ukmindonesia.id/baca-deskripsi-program/cara-kerja-agen-ekspor-ini-6-jasa-yang-ditawarkan/

Baca juga: