Formal Audience: Pengertian, Ciri-Ciri, dan Cara Menghadapinya!

Pengertian Formal Audience

Formal audience adalah kelompok orang yang hadir dalam suatu acara atau kegiatan dengan tujuan untuk menerima informasi, hiburan, atau pengalaman yang disajikan secara profesional dan terstruktur. Biasanya, formal audience hadir dalam situasi yang lebih resmi, seperti seminar, konferensi, pertemuan bisnis, atau acara formal lainnya. Mereka mengharapkan presentasi yang terorganisir, komunikatif, dan berbobot.

sumber: pexels/Christina Morillo

Ciri khas formal audience adalah mereka biasanya lebih serius dan fokus pada konten yang disampaikan. Audiens ini cenderung lebih menghargai kejelasan, ketepatan, serta pemahaman yang mendalam tentang topik yang dibahas. Oleh karena itu, dalam menghadapi formal audience, pembicara atau penyaji materi perlu memperhatikan bahasa yang digunakan, etika komunikasi, serta cara penyampaian yang jelas dan sesuai dengan norma profesional.

Sikap audiens yang lebih terkendali dan suasana yang lebih formal mengharuskan presenter untuk mempersiapkan diri dengan lebih matang. Mereka perlu menyusun materi dengan baik dan memastikan bahwa setiap pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan tanpa adanya kebingungannya.

Ciri-Ciri Formal Audience

Ciri-ciri formal audience dapat dilihat dari beberapa aspek yang membedakannya dari audiens dalam situasi yang lebih santai atau kasual. Berikut adalah beberapa ciri utama dari formal audience:

1. Serius dan Fokus
   Formal audience umumnya lebih serius dan fokus pada informasi yang disampaikan. Mereka hadir dengan tujuan untuk mendapatkan pengetahuan, wawasan, atau pemahaman mendalam tentang topik yang dibahas. Maka dari itu, audiens ini cenderung tidak terlalu banyak berinteraksi secara bebas atau melakukan aktivitas yang mengganggu jalannya acara.
2. Menghargai Etika dan Norma
   Audiens formal biasanya sangat memperhatikan etika komunikasi dan norma yang berlaku dalam acara tersebut. Mereka akan menghargai presenter yang berbicara dengan sopan, menggunakan bahasa yang tepat, serta menghormati aturan yang ada, baik itu dalam hal berpakaian, berbicara, maupun interaksi.
3. Harapan Tinggi terhadap Kualitas Informasi
   Mereka biasanya datang dengan harapan bahwa materi yang disampaikan memiliki kualitas yang tinggi dan relevansi yang jelas dengan topik yang dibahas. Oleh karena itu, formal audience akan lebih kritis dan cermat dalam menerima informasi, serta mengharapkan argumen yang kuat dan berbasis bukti.
4. Berorientasi pada Tujuan Tertentu
   Audiens formal umumnya hadir untuk mencapai tujuan tertentu, seperti meningkatkan pengetahuan, mengambil keputusan bisnis, atau memperoleh keterampilan baru. Mereka memiliki ekspektasi yang jelas tentang apa yang mereka inginkan dari acara tersebut, dan lebih menghargai materi yang langsung mengarah pada tujuan tersebut.
5. Cenderung Diam dan Tidak Terlalu Banyak Berbicara
   Berbeda dengan audiens yang lebih kasual, formal audience jarang berbicara atau mengganggu selama presentasi. Mereka lebih cenderung untuk mendengarkan dengan seksama dan memberi perhatian penuh pada pembicara. Interaksi langsung seperti tanya jawab umumnya terjadi pada sesi yang telah dijadwalkan.
6. Profesional dan Terstruktur
   Formal audience biasanya terdiri dari individu yang memiliki latar belakang profesional atau akademik tertentu. Mereka cenderung mengharapkan acara yang terstruktur dengan baik, mulai dari pembukaan hingga penutupan. Pengorganisasian acara yang baik, mulai dari penjadwalan hingga penyampaian materi, sangat dihargai oleh audiens jenis ini.

Contoh Formal Audience

Berikut adalah beberapa contoh formal audience yang bisa kamu temui dalam berbagai konteks kehidupan profesional dan sosial:

1. Sidang Pengadilan
   Dalam konteks hukum, sidang pengadilan adalah contoh nyata dari formal audience. Di sini, jaksa, hakim, dan pengacara adalah audiens yang harus dihormati dengan penyampaian yang sesuai dengan tata cara hukum. Sebagai pengacara atau saksi, kamu harus menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan profesional dalam menyampaikan argumen atau pernyataan.
2. Presentasi Bisnis
   Ketika kamu memberikan presentasi di hadapan manajer, investor, atau klien perusahaan, mereka adalah contoh formal audience. Mereka mengharapkan informasi yang terstruktur dengan baik, didukung data yang valid, dan disampaikan dengan profesional. Penggunaan bahasa yang tepat dan penghindaran dari kata-kata santai atau informal sangat penting di sini.
3. Rapat Resmi di Perusahaan atau Organisasi
   Rapat yang dihadiri oleh para pemimpin perusahaan atau anggota dewan organisasi juga merupakan situasi dengan formal audience. Dalam rapat seperti ini, komunikasi yang efektif dan berfokus pada topik yang dibahas, serta penggunaan bahasa yang lugas dan tanpa emosi yang berlebihan, sangat diperlukan.
4. Seminar atau Konferensi Akademik
   Audiens di seminar akademik biasanya terdiri dari para profesor, peneliti, atau mahasiswa. Mereka mengharapkan pembicaraan yang berbasis riset dan fakta yang valid, serta penyampaian materi yang mengedukasi dan informatif. Dalam acara ini, penggunaan istilah teknis dan gaya komunikasi yang formal menjadi sangat penting.
5. Upacara Pelantikan atau Penghargaan
   Acara seperti pelantikan pejabat publik atau upacara penghargaan adalah contoh lain dari formal audience. Para peserta atau audiens dalam acara ini biasanya terdiri dari pejabat pemerintah, tokoh masyarakat, atau kolega yang memiliki posisi atau peran tertentu. Pidato atau presentasi dalam acara ini harus disampaikan dengan penghormatan dan sesuai dengan protokol resmi.
6. Wawancara Kerja
   Ketika kamu mengikuti wawancara kerja, pewawancara atau panel yang mewawancarai kamu adalah formal audience. Mereka mengharapkan kamu untuk berbicara secara profesional, dengan jelas menggambarkan kemampuan dan pengalaman yang relevan dengan pekerjaan yang dilamar.

Cara Menyampaikan Pesan kepada Formal Audience

Menyampaikan pesan kepada formal audience memerlukan pendekatan yang berbeda dibandingkan dengan audiens dalam situasi yang lebih santai. Agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, ada beberapa cara yang bisa kamu terapkan:

1. Persiapkan Materi dengan Matang
   Menyusun materi yang jelas, terstruktur, dan berbobot adalah langkah pertama yang sangat penting. Formal audience mengharapkan konten yang informatif dan relevan. Pastikan setiap poin dalam presentasi memiliki dasar yang kuat dan dapat dipertanggungjawabkan. Gunakan data, riset, atau studi kasus yang dapat mendukung argumen kamu, dan hindari penyampaian materi yang terlalu umum atau tidak terarah.
2. Gunakan Bahasa yang Tepat dan Profesional
   Dalam menyampaikan pesan kepada formal audience, bahasa yang digunakan harus formal, jelas, dan tidak ambigu. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau jargon yang mungkin tidak dipahami oleh audiens. Selain itu, penting juga untuk berbicara dengan percaya diri dan kejelasan, agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti dengan baik.
3. Jaga Sikap dan Etika dalam Berbicara
   Formal audience sangat menghargai etika dan sopan santun. Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk menjaga sikap dan perilaku yang profesional selama presentasi. Gunakan bahasa tubuh yang positif, jaga kontak mata dengan audiens, dan hindari gerakan yang berlebihan atau mengganggu. Selain itu, hindari berbicara terlalu cepat atau terlalu lambat, pastikan intonasi suara kamu terdengar jelas dan tidak monoton.
4. Buat Visual yang Menarik dan Mendukung Pesan
   Gunakan visual seperti slide presentasi, grafik, atau diagram untuk memperjelas dan memperkuat pesan kamu. Namun, pastikan visual yang digunakan mendukung materi, tidak berlebihan atau malah mengalihkan perhatian audiens dari pesan utama. Visual yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami akan lebih efektif dalam membantu audiens mencerna informasi.
5. Pahami Audiens dan Sesuaikan Pesan dengan Kebutuhan Mereka
   Sebelum presentasi, coba pahami audiens yang akan kamu hadapi. Apakah mereka berasal dari kalangan profesional, akademisi, atau praktisi dalam bidang tertentu? Menyesuaikan pesan dengan pengetahuan dan ekspektasi audiens akan membantu kamu untuk lebih mudah terhubung dengan mereka. Kamu bisa memilih contoh-contoh atau topik yang lebih relevan dengan latar belakang mereka.
6. Sertakan Waktu untuk Tanya Jawab
   Formal audience cenderung lebih kritis dan ingin memastikan bahwa mereka benar-benar memahami pesan yang disampaikan. Oleh karena itu, memberikan kesempatan untuk sesi tanya jawab adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa audiens tidak hanya pasif menerima informasi, tetapi juga dapat aktif berpartisipasi dalam diskusi. Sesi ini juga memberikan kesempatan untuk klarifikasi jika ada hal-hal yang kurang dipahami.
7. Tegaskan Pesan Utama di Akhir Presentasi
   Pada akhir presentasi, ulangi poin-poin penting yang ingin kamu sampaikan. Ini adalah kesempatan untuk menegaskan kembali pesan utama dan memastikan bahwa audiens membawa informasi yang benar dan jelas setelah acara selesai. Hindari meninggalkan audiens dengan keraguan atau kebingungan.

Perbedaan Formal Audience dengan Informal Audience

Perbedaan antara formal audience dan informal audience sangat jelas terlihat dalam cara penyampaian pesan dan harapan yang dimiliki oleh masing-masing kelompok audiens. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara keduanya:

1. Tujuan dan Konteks
   Formal audience biasanya terlibat dalam situasi yang lebih serius dan profesional, seperti konferensi, seminar, rapat bisnis, atau presentasi akademik. Tujuan dari komunikasi dengan formal audience adalah untuk menyampaikan informasi penting, mendiskusikan topik-topik teknis, atau mencapai keputusan dalam konteks profesional. Sebaliknya, informal audience lebih terlibat dalam situasi santai, seperti pertemuan teman, acara keluarga, atau percakapan sehari-hari. Tujuan komunikasi dengan informal audience lebih untuk berbagi pengalaman, hiburan, atau diskusi ringan.
2. Bahasa yang Digunakan
   Dalam berbicara dengan formal audience, bahasa yang digunakan harus lebih terstruktur, baku, dan sopan. Penggunaan jargon atau bahasa teknis sering kali diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan audiens yang berpengetahuan di bidang tertentu. Sementara itu, dalam berkomunikasi dengan informal audience, bahasa yang digunakan lebih santai, kasual, dan sering kali penuh dengan humor atau slang. Tidak ada tekanan untuk menggunakan bahasa yang terlalu formal atau baku.
3. Struktur dan Penyampaian Pesan
   Presentasi atau percakapan dengan formal audience biasanya memiliki struktur yang jelas dan terorganisir. Presentasi disusun dengan tujuan yang jelas, menggunakan data dan bukti untuk mendukung argumen, serta dilakukan dengan menggunakan alat bantu visual seperti slide atau grafik. Dalam situasi informal, pembicaraan cenderung lebih bebas, tanpa struktur yang ketat, dan biasanya lebih bersifat interaktif serta spontan.
4. Interaksi dan Partisipasi Audiens
   Dalam lingkungan formal, audiens lebih cenderung mendengarkan dan menyimak tanpa banyak interupsi. Partisipasi mereka bisa dilakukan dalam bentuk tanya jawab atau diskusi yang terstruktur. Audiens formal biasanya lebih fokus dan serius. Sebaliknya, dalam situasi informal, audiens lebih aktif berinteraksi, mengajukan pertanyaan secara langsung, atau bahkan berdebat dengan lebih bebas. Komunikasi dalam konteks informal sering kali lebih cair dan interaktif.
5. Sikap dan Etika
   Formal audience biasanya mengharapkan adanya sikap yang lebih profesional dan etika yang tinggi dalam komunikasi. Pembicara diharapkan untuk menjaga perilaku dan bahasa tubuh yang sesuai dengan norma profesional. Sebaliknya, dalam komunikasi dengan informal audience, ada lebih banyak fleksibilitas dalam sikap dan ekspresi diri. Pesan disampaikan dengan lebih bebas dan tidak terlalu dibatasi oleh aturan-aturan formal.
6. Fokus Pesan
   Pesan yang disampaikan kepada formal audience cenderung lebih terfokus pada fakta, data, dan informasi yang relevan dengan konteks profesional. Pembicara harus mengutamakan kejelasan dan kredibilitas. Sedangkan pada informal audience, pesan yang disampaikan bisa lebih ringan, melibatkan cerita pribadi, humor, atau diskusi yang lebih subjektif.

Kesimpulan

Nah, itu dia penjelasan tentang formal audience, mulai dari pengertian, ciri-ciri, hingga cara menghadapi mereka. Berkomunikasi dengan audiens formal memang membutuhkan persiapan yang matang, karena ekspektasi mereka biasanya lebih tinggi. Namun, jika kamu tahu cara menyampaikan pesan dengan jelas, profesional, dan sesuai konteks, kamu pasti bisa meninggalkan kesan yang baik. Jadi, jangan takut untuk menghadapi formal audience—dengan pemahaman yang tepat, kamu bisa berbicara dengan percaya diri dan efektif.

Jangan lupa, kamu bisa menemukan berbagai buku terkait serta koleksi best seller lainnya di Gramedia.com. Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu siap memberikan informasi dan produk terbaik untukmu! Ayo, mari kita #TumbuhBersama dengan Gramedia.

Penulis: Yasmin