Pengertian Paklaring serta Contohnya dalam Bahasa Inggris dan Indonesia

Pengertian Paklaring – Dalam dunia kerja, surat paklaring menjadi dokumen penting yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Sebab dalam surat ini ada informasi mengenai jenjang karir pekerja sejak dari awal sampai akhir. Biasanya, surat paklaring diberikan setelah pekerja mengundurkan diri (resign), terkena pemutusan hubungan kerja (PHK), atau pensiun.

Umumnya, HRD perusahaan atau lembaga kecil mengeluarkan surat paklaring sebelum karyawannya pindah ke perusahaan baru. Jika Grameds juga sedang menghitung hari menuju perpindahan kerja, sebaiknya jangan lupakan surat ini, ya.

Sebab selain bisa membuktikan bahwa kamu memang pernah bekerja secara profesional, surat “sakti” ini mempunyai fungsi lain yang akan memudahkan Grameds. Nah, kira-kira apa pengertian paklaring dan fungsi tersebut, ya?

Pengertian Paklaring

Secara singkat, pengertian paklaring merupakan dokumen tertulis yang diterbitkan oleh perusahaan dan untuk mengkonfirmasi pengalaman kerja dari karyawan yang memilikinya. Dokumen ini bersifat resmi karena itu perusahaan harus mencantumkan kop surat resmi di dalamnya.

Surat ini harus mencantumkan nama karyawan, jabatan, masa kerja, benefit, serta besaran gaji terakhir yang diterima seorang karyawan. Semua informasi ini juga perlu disahkan dan dibuktikan dengan tanda tangan manajer.

Akan tetapi di Indonesia, ada juga perusahaan yang tidak mencantumkan informasi tentang benefit serta gaji di dalam paklaring atau working experience letter. Perlu Grameds ketahui, surat ini berbeda dengan surat referensi kerja.

Sebab di dalam surat referensi kerja tercantum keterangan tentang penilaian kinerja karyawan dari atasan, baik kekurangan maupun kelebihannya. Artinya, paklaring harus mengonfirmasi bahwa seorang karyawan benar-benar bekerja untuk perusahaan yang mengeluarkan surat ini dengan posisi dan masa kerja yang tercantum di dalamnya.

Fungsi Surat Paklaring

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam pengertian paklaring, dokumen ini dikeluarkan perusahaan ketika ada karyawannya yang berhenti bekerja dengan alasan yang jelas. Nah, biasanya surat paklaring ini dibutuhkan untuk melamar kerja di perusahaan yang baru.

Mayoritas perusahaan memang meminta surat ini sebagai bukti bahwa si pelamar memiliki pengalaman kerja yang sesuai dengan Curriculum Vitae (CV) nya. Selain itu, Grameds juga harus mengetahui fungsi lain dari surat paklaring ini, yaitu:

1. Persyaratan untuk proses pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan
2. Persyaratan untuk mengajukan beasiswa jalur profesional
3. Pelengkap persyaratan untuk mengajukan pinjaman bank atau kartu kredit
4. Melamar pekerjaan

Khusus untuk melengkapi persyaratan pengajuan pinjaman bank atau kartu kredit, biasanya karyawan meminta surat paklaring ketika masih bekerja. Dengan begitu, karyawan tersebut bisa membuat pihak bank atau pemberi pinjaman yakin bahwa si peminjam mempunyai pekerjaan serta pendapatan yang tetap.

Untuk memahami keempat fungsi surat paklaring di atas, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

1.   Persyaratan untuk proses pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan

Fungsi pertama yang perlu Grameds ingat adalah surat paklaring ini bisa digunakan sebagai persyaratan untuk mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan. Jadi setelah kamu resign, dana BPJS ketenagakerjaan dari perusahaan lama yang kamu kumpulkan bisa dicairkan. Biasanya, surat paklaring untuk keperluan yang satu ini harus dilegalisasi oleh perusahaan.

2.   Persyaratan untuk mengajukan beasiswa jalur profesional

Fungsi selanjutnya adalah sebagai persyaratan untuk mengajukan beasiswa jalur profesional. Baik untuk jenjang pendidikan Magister (S2) maupun Doktoral (S3). Dokumen ini dapat menjadi bukti yang valid untuk pemberi beasiswa.

Pemberi beasiswa membutuhkan bukti bahwa Grameds memang bekerja di perusahaan dengan kualitas serta pencapaian yang diakui pihak perusahaan. Nah, selain paklaring, biasanya kamu juga harus melampirkan surat rekomendasi resmi dari pimpinan atau atasan.

Surat rekomendasi ini menunjukan bahwa pihak perusahaan memang mengizinkan Grameds kembali menempuh pendidikan resmi.

3.   Pelengkap persyaratan untuk mengajukan pinjaman bank atau kartu kredit

Sebelumnya sudah disebutkan bahwa surat paklaring juga bisa dikeluarkan saat Grameds masih berstatus sebagai karyawan aktif di perusahaan yang mengeluarkan surat ini. Hal ini bertujuan agar Grameds bisa mengajukan kartu kredit.

Biasanya kesempatan pengajuan disetujui jadi lebih besar dengan adanya surat ini. Soalnya Grameds memiliki bukti kuat yang memastikan status dan pendapatanmu. Selain kartu kredit, kamu juga bisa menggunakannya untuk mengajukan pinjaman bank.

Khususnya jika Grameds ingin meminjam uang dengan nominal yang cukup besar, bahkan sampai ratusan juta rupiah. Surat paklaring dapat menjadi bahan pertimbangan bahwa kamu memang layak menjadi debitur bank.

4.   Melamar pekerjaan

Fungsi terakhir dan menjadi yang utama dari surat paklaring yaitu untuk melamar pekerjaan. Dengan surat ini kamu bisa membuktikan semua pengalaman kerja serta kualitas yang kamu miliki kepada perusahaan baru.

Ya walaupun ada juga perusahaan, instansi, atau lembaga yang tidak meminta surat ini. Namun pada umumnya, surat ini dibutuhkan untuk lowongan dengan jabatan supervisi ke atas.

Singkatnya, paklaring membuat lamaran kerja yang kamu miliki mempunyai nilai lebih daripada pelamar yang lain.

Syarat-Syarat untuk Membuat Surat Paklaring

Setelah memahami pengertian paklaring dan fungsinya. Dalam Undang-Undang Hukum Perdata pasal 1620y telah mengatur ketentuan pemberian surat paklaring oleh perusahaan kepada karyawan. Tentu saja tidak semua karyawan bisa mendapatkan surat ini, sebab ada syarat-syarat yang harus dipenuhi terlebih dulu.

1. Masa kerja

Yang pertama adalah masa kerja. Biasanya paklaring hanya diberikan kepada karyawan yang memang sudah memenuhi masa kerja minimal satu tahun. Sebab, karyawan yang bekerja di bawah satu tahun dianggap masih belum matang atau belum berpengalaman untuk menjalankan pekerjaannya.

Di sisi lain, ketentuan ini juga berhubungan dengan etika dalam berkarir. Tujuannya, agar karyawan bisa mempertimbangkan dengan matang sebelum memutuskan mengundurkan diri ketika masa kerjanya masih terbilang singkat.

2. Mengundurkan diri dengan baik-baik

Jika Grameds ingin mendapatkan paklaring, sebaiknya kamu mengundurkan diri dengan baik-baik dan sesuai dengan ketentuan dari perusahaan. Dengan begitu, kamu juga bisa menunjukan pada perusahaan baru bahwa kamu memang memiliki etika yang baik.

Contohnya, kamu harus mengirimkan surat pengunduran diri sesuai dengan peraturan yang berlaku. Baik one month notice, three month notice, atau yang lainnya. Selain itu, selama menghabiskan masa kerja terakhir, kamu juga harus tetap bekerja dengan maksimal.

3. Performa kerja serta relasi yang baik

Menjaga performa kerja dengan baik harus dilakukan dimanapun kamu bekerja. Soalnya hal ini juga menjadi informasi yang tercantum dalam surat paklaring. Toh, menjaga performa kerja bisa dilakukan dengan mudah. Misalnya dengan melakukan absen tepat waktu.

Disamping kualitas kerja, kamu juga perlu menjaga hubungan yang baik dengan setiap orang di lingkungan kerja yang lama. Tak sedikit, kok, perusahaan yang meminta pelamar mencantumkan nomor rekan kerja di tempat yang lama agar bisa melakukan konfirmasi.

Jika kamu memiliki hubungan yang tidak baik dengan rekan kerja yang lama, kemungkinan besar kamu akan kesulitan meminta mereka memberikan referensi yang positif.

Selain keempat hal di atas, ada beberapa hal lain yang harus kamu lakukan sebelum maupun sesudah resign. Kamu bisa menemukan penjelasan tentang hal tersebut dalam buku Berani Resign! karya Aji Sukma Dan Elisabeth Murni.

4. Penuhi semua kewajiban sebelum resign

Syarat yang terakhir adalah kamu perlu memenuhi semua kewajiban sebelum resign. Setelah memberikan surat pengunduran diri, setidaknya kamu punya waktu 30 hari sebelum benar-benar resign dari pekerjaan yang lama.

Dalam waktu tersebut, tentu ada beberapa tanggung jawab atau kewajiban yang harus diselesaikan. Saat kamu menyelesaikan semua kewajiban tersebut maka di tempat yang baru kamu bisa memulai dengan lebih tenang dan lancar.

Surat Paklaring, Keterangan Kerja, dan Rekomendasi Kerja: Apa bedanya?

Cukup banyak orang yang mengira bahwa surat keterangan kerja dan paklaring adalah dokumen yang sama. Padahal keduanya berbeda, dari segi fungsi serta tujuannya.

Pengertian paklaring merupakan sebuah surat yang didalamnya memuat keterangan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan dengan posisi serta jangka waktu tertentu. Surat ini biasanya dikeluarkan saat karyawan yang bersangkutan tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut.

Surat ini juga banyak digunakan untuk mencairkan Jaminan Hari Tua yang ada di BPJS Ketenagakerjaan.

Sementara surat keterangan kerja merupakan surat pernyataan atau dokumen yang menerangkan seorang karyawan masih aktif bekerja. Intinya, surat ini menyatakan bahwa karyawan yang namanya tercantum, benar-benar bekerja di perusahaan tersebut.

Nah dari segi hukum, surat keterangan kerja juga diperkuat oleh pasal 1602y dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Pasal tersebut menekankan bahwa perusahaan wajib memberi surat keterangan terkait pekerjaan karyawan, entah itu diminta ataupun tidak.

Selain surat paklaring dan juga surat keterangan kerja, Grameds juga harus mengetahui tentang surat rekomendasi kerja. Surat ini, singkatnya,merupakan keterangan yang sesuai dengan fakta-fakta dan dibuat oleh pemimpin atau pejabat tertentu.

Biasanya, fakta-fakta yang disebutkan disesuaikan dengan permintaan dari karyawan yang meminta surat rekomendasi kepada perusahaannya.

Cara Meminta Surat Paklaring Melalui Email

Meminta paklaring di perusahaan kecil biasanya bisa dilakukan dengan mudah. Soalnya Grameds hanya perlu datang ke HRD kemudian minta tolong dibuatkan surat paklaring.

Akan tetapi, untuk beberapa perusahaan besar, ada mekanisme sendiri untuk urusan administrasi. Contohnya, meminta surat paklaring harus melalui email. Jadi kalau suatu saat nanti Grameds bekerja di perusahaan besar, usahakan mengetahui mekanisme ini, ya.

Nah berikut ini contoh format email untuk meminta surat paklaring yang bisa kamu ikuti:

Kepada: hrd@jayamakmursentosa.com
Cc: ceo@jayamakmursentosa.com
Subject : Permohonan Surat Paklaring Kerja

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: (Isi nama lengkap kamu)
Alamat: (Isi alamat tempat tinggalmu dengan lengkap)
Tempat, Tanggal Lahir: (Pastikan informasinya sesuai dengan KTP)
Posisi terakhir: (Sesuaikan dengan posisi terakhir kamu di perusahaan)

Melalui email ini bermaksud untuk mengajukan surat paklaring kerja dari PT. Jaya Makmur Sentosa di mana surat tersebut akan saya gunakan untuk kepentingan melamar kerja di perusahaan baru (bisa juga untuk keperluan yang lain, sesuaikan saja dengan kebutuhan).

Dengan diterimanya surat paklaring tersebut, saya menyatakan bahwa saya telah memenuhi segala kewajiban, tanggung jawab, serta pekerjaan di PT. Jaya Makmur Sentosa.

Atas perhatian Bapak/Ibu (pilih salah satu), saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
(Nama lengkap dan tanda tangan)

Cara membuat surat paklaring kerja

Jika kamu merupakan tim HRD di perusahaanmu saat ini, tentunya kamu harus mengetahui bagaimana cara membuat surat paklaring kerja. Ada beberapa komponen atau isi yang harus dicantumkan dalam surat paklaring, yaitu:

1. Kop surat perusahaan: bagian ini untuk menunjukan bahwa surat yang dikeluarkan oleh perusahaan tempatmu bekerja bersifat resmi
2. Nama perusahaan: cantumkan nama perusahaan dan alamat lengkap di dalam surat paklaring
3. Nama surat: biasanya dicantumkan di bagian tengah atas
4. Nomor surat: untuk keperluan arsip sekaligus memudahkan pelacakan setiap surat yang keluar
5. Isi surat: bahasa yang digunakan bisa baku atau tidak, yang penting memuat pernyataan yang jelas bahwa karyawan yang namanya tercantum memang pernah bekerja di perusahaan terkait
6. Penutup: bahasa yang digunakan bisa baku atau tidak, namun harus memuat tujuan pembuatan surat paklaring dengan jelas. Contohnya untuk melamar pekerjaan atau mengajukan pinjaman bank

Contoh Surat Paklaring Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, surat paklaring ini berbeda dengan surat rekomendasi maupun surat referensi kerja. Untuk memudahkan kamu dalam membuat atau mengenali surat ini, kamu bisa melihat contoh di bawah ini.

1. Format surat paklaring kerja dalam bahasa Indonesia

JAYA MAKMUR SENTOSA
Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara
(021)8765 4321
email: kontak@jayamakmursentosa.com

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
No. 300/X/HR/2022

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Percy Jackson
Jabatan : Direktur PT. Jaya Makmur Sentosa
Alamat : Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara

Menyatakan bahwa yang bersangkutan di bawah ini.

Nama : Indah Dewi Pratiwi
Jabatan : Chief Marketing Office
Alamat : Jl. Indah Permai No. 300, Kelapa Gading, Jakarta Utara

Telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 20 Agustus 2014 sampai dengan 1 Januari 2022, dengan jabatan terakhir sebagai Chief Marketing Officer.

Selama menjadi bagian dari perusahaan kami, saudari Indah Dewi Pertiwi telah menunjukan dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan. Disamping itu, yang bersangkutan juga tidak pernah melakukan kegiatan yang dapat merugikan perusahaan.

Adapun terkait proses pengunduran diri ini dilakukan dengan cara yang baik atas keinginan dari yang bersangkutan.

Kami ucapkan terima kasih dan mengharapkan yang bersangkutan dapat lebih sukses di dalam perjalanan karir selanjutnya.

Percy Jackson
Direktur PT. Jaya Makmur Sentosa

2. Format paklaring kerja dalam bahasa Inggris

JAYA MAKMUR SENTOSA
Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara
(021) 8765 4321
email: kontak@jayamakmursentosa.com

WORK EXPERIENCE CERTIFICATE
No. 300/X/HR/2022

The undersigned below:

Name : Percy Jackson
Position : Director of PT. Jaya Makmur Sentosa
Address : Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara

Truthfully explained that:

Name : Indah Dewi Pratiwi
Position : Chief Marketing Officer
Address : Jl. Indah Permai No. 300, Kelapa Gading, Jakarta Utara

This is to confirm that Ms. Indah Dewi Pratiwi has been employed by PT. Jaya Makmur Sentosa as Chief Marketing Officer during the period of August 20th, 2014, to January 1st, 2022.

Ms. Indah Dewi Pratiwi fulfilled her task to our satisfaction. She is honest, loyal, and reliable. Her work as Chief Marketing Officer was very excellent and she has always been a good team player.

We thank Ms. Indah Dewi Pratiwi for her service and wish her success in future endeavors.

Percy Jackson
Director
Indah Jaya Sentosa

Selain mampu menulis surat paklaring, sebagai HRD kamu juga dituntut untuk bisa membuat jobdesc, penyusunan gaji dan standar kinerja karyawan, sampai pengembangan karyawan. Temukan panduan lengkap untuk membantu kinerjamu sebagai HRD dalam buku Super Lengkap Panduan HRD Dan GA dari Muhammad Lailatul Qodri Z.

Demikianlah ulasan tentang pengertian paklaring untuk Grameds yang ingin memulai kehidupan di kantor baru. Jika Grameds ingin membaca buku-buku terkait pengertian paklaring atau hal terkait HR dan GA, kamu bisa mendapatkannya di Gramedia.com. Sebagai #SahabatTanpaBatas Gramedia selalu memberikan produk terbaik agar kamu memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Gilang Oktaviana Putra

BACA JUGA:

1. Beragam Tujuan Karir Karyawan Baru dan Perencanaannya
2. Jenis Pekerjaan Terpopuler di Indonesia Lengkap
3. Screening Karyawan: Pengertian, Tahap, dan Tips Lolos
4. 7 Situs Lowongan Kerja Terbaik di Indonesia
5. Management Trainee: Pengertian, Tugas, dan Gaji
6. On The Job Training: Metode Pelatihan Sambil Bekerja