Masing-masing dari kita pasti sudah tidka asing dengan surat keputusan. Hampir di setiap instansi mengeluarkan surat keputusan. Mulai dari instansi pendidikan sampai industri. Tujuannya pun beragam bergantung dengan situasi dan kondisi.
Surat ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan atau kepala dari instansi. Lalu, surat keputusan sebenarnya untuk apa? Yuk, Grameds simak penjelasan berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian dan Ciri-ciri Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan suatu ketetapan tertulis yang dibuat oleh badan atau instansi yang berdasarkan perundang-undangan yang sedang berlaku. Pada umumnya, surat ini dikeluarkan oleh lembaga formasl seperti organisasi, sekolah, instansi pemerintah, dan lembaga-lembaga lainnya.
Biasanya yang berwenang mengambil keputusan adalah pemimpin atau kepala dari lembaga. Adapun fungsi surat keputusan sebagai penentu status resmi atau status hukum dari seseorang atu organisasi mengenai status atau status yang dimiliki oleh semua pihak dalam suat keputusan yang bersangkutan.
Keputusan-keputusan yang diambil oleh lembaga tidak diperkenankan dalam bentuk lisan. Karena kekuatannya sangat rendah dan tidak dapat dijadikan sebagai bukti. Oleh sebab itu, dibutuhkan surat keputusan yang memiliki pengaruh hukum.
Surat ini memiliki sifat yang final, konkret, dan individual. Oleh sebab itu, surat ini biasanya tidak diberitahukan secara publik, tetapi langsung kepada individu yang bersangkutan.
Fungsi Surat Keputusan
Surat ini dikeluarkan bukan tanpa alasan. Sebelum mengeluarkan surat keputusan, lembaga harus mempertimbangkan dengan matang mengenai isi dari surat ini yang akan diberikan kepada seseorang.
Surat ini memiliki berbagai fungsi baik yang berhubungan dengan hukum ataupun tidak. Berikut fungsi surat keputusan.
1. Sebagai Keputusan Tertulis Resmi dari Lembaga
Surat ini biasanya dikeluarkan oleh lembaga yangbiasanya tertulis secara resmi. Hal ini dapat dilihat dari format penulisan dan bahasa yang digunakan. Surat keputusan dibuat layaknya surat-surat resmi pada umumnya.
2. Sebagai Solusi yang Bersifat Deterministik atau Menentukan
Surat ini menjadi salah satu cara untuk bersikap atas satu peristiwa atau masalah di lembaga. Biasanya pengambilan keputusan ada di tangan pimpinan atau kepala. Oleh sebab itu, surat ini memiliki sifat deterministik atau menentukan kepada individu dari sebuah lembaga.
3. Sebagai Jaminan Hukum dan Hukum Tertulis
Surat ini merupakan surat sah dan resmi yang dikeluarkan dari lembaga. Surat ini pun sah di mata hukum. Jika suatu saat ada gugatan, surat ini bisa menjadi bukti tertulis. Karena, sifatnya yang tertulis maka ia memiliki kekuatan yang cukup berpengaruh.
4. Memberikan Privasi bagi Individu yang Mendapatkan Surat Keputusan
Surat ini bersifat individu atau tidak diumumkan secara publik. Hal ini tentu menguntungkan pihak individu. Ia tak perlu merasa malu pada teman-temannya jika mendapatkan surat keputusan.
Keprivasian surat keputusan juga menjaga martabat dari indivudu yang mendapatkannya. Hal ini dikarenakan surat tersebut diberikan secara pribadi. Apapun isi surat keputusan hanya individu tersebut yang mengetahuinya.
Struktur Surat Keputusan
Surat ini harus ditulis sesuai dengan struktur yang telah ditetapkan. Hal tersebut berkaitan dengan pengaruh pada proses surat tersebut. Secara umum, struktur penulisan sebagai berikut.
1. Konsiderans
Konsiderans berisi mengenai pertimbangan dalam pembuatan surat keputusan. Pada umumnya memuat undang-undang, usulan, peraturan, dan keputusan terdahulu yang berkaitan dengan pokok perihal.
2. Desideratum
Desideratum memuat tujuan pembuatan surat keputusan. Konsideras pada surat keputusan dituliskan secara tersirat.
3. Diktum
Diktum berisi mengenai satu atau lebih ketettapan yang menjadi kesimpulan dari konsideras dan desideratum. Diktum biasanya diawali dengan kata “memutuskan” atau “menetapkan”.
Jenis-jenis Surat Keputusan
Surat ini memiliki beberapa jenis di antaranya sebagai berikut.
1. Menunjuk Karyawan Perusahaan
Surat ini biasanya dibuat oleh direktur atau pimpinan lembaga untuk mengangkat atau memberhentikan karyawan. Format penulisannya sama dengan struktur yang berlaku. pengubahan hanya perli dilakukan pada sebagian konten, hukum, dan peraturan yang ada.
Hal tersebut disesuaikan dengan isi dari surat ini tersebut. Sisanya, ditulis dengan kalimat yang sesuai dengan isi surat.
2. Menetapkan Visi dan Misi Lembaga
Surat ini juga digunakan untuk menetapkan visi dan misi dari sebuah lembaga. visi dan misi dirumuskan oleh anggota lembaga. Kemudian, diundangkan dan ketika disetujui oleh seluruh anggota. Maka, seluruh anggota harus melaksanakan visi dna misi tersebut.
3. Pergantian Staf
Mutasi atau penugasan karyawan juga menggunakan surat keputusan. Tanpa surat ini, mutasi karyawan tidak dapat dilakukan atau menjadi ilegal. Biasanya mutasi karyawan ini terjadi pada pegawai negeri sipil (PNS) yang sering berpindah tugas.
4. Keputusan Pertandingan
Ketika ada pertandingan atau kompetisi maka untuk menentukan pemenang menggunakan surat keputusan. Penggunaan surat ini untuk menunjukkan profesionalitas kerja. Surat ini bersifat resmi dan formal.
Contoh Surat Keputusan
Melansir dari akseleran.co.id dan kantorkita.co.id, berikut contoh surat keputusan.
1. Surat Keputusan Kenaikan Jabatan
PT Victorique Sejahtera
Jalan Kerabat Indah No. 65, Pontianak
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: SK.009-234/SK-KJ/21
Kepada Yth.
Saudari Ariana Zalika
di Tempat
Perihal: Kenaikan Jabatan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh kami terhadap kinerja dan prestasi Saudari dari awal bekerja hingga saat ini, PT Victorique Sejahtera telah membuat sebuah keputusan berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Kami menaikkan jabatan Saudari dari posisi staf administrasi menjadi manajer administrasi.
Berikut keterangan lebih lanjut terkait kenaikan jabatan Saudari:
Nama : Ariana Zalika
NIP : 07310
Tanggal Masuk Kerja : 2 Desember 2021
Bagian : Administrasi
Gaji : Rp5.500.000 (lima juta lima ratus ribu rupiah)
Hak dan kewajiban lainnya dari Saudari selanjutnya akan dicantumkan dalam peraturan perusahaan. Maka dari itu, diharapkan bagi Saudari untuk bertanggung jawab dalam mengemban tugas serta taat pada seluruh aturan.
Surat Keputusan Kenaikan Jabatan ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya. Apabila terdapat kekeliruan, surat ini akan disunting sebagaimana mestinya di kemudian hari.
Pontianak, 27 November 2021
Direktur PT Victorique Sejahtera
2. Surat Keputusan Lomba
KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
SMP NEGERI 1 SIAK
Jalan Bunga Kecubung No. 57, Kabupaten Siak
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 872/PORAK-7/SMPN01/III/2020
PERIHAL: Piala Bergilir Kementerian Pemuda dan Olahraga Kabupaten Siak pada Kegiatan Lomba Olahraga Antarkelas di SMP Negeri 1 Siak Tahun 2020
MENIMBANG:
- Lomba olahraga antarkelas di SMP Negeri 1 Siak menjadi acara tahunan yang bertujuan untuk mencetak atlet bertalenta dari generasi muda.
- Berdasarkan hasil Rapat Akhir tahun 2019, kegiatan ini sudah tercantum dalam Program Kerja tahun 2020.
MENGINGAT:
- Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2007 terkait pengadaan kejuaraan atau pekan olahraga.
- Pentingnya meningkatkan pengawasan dalam mengembangkan bakat olahraga para peserta didik.
- Detail program kerja yang dibuat oleh OSIS SMP Negeri 1 Siak periode 2020/2021.
- Surat Keputusan SMP Negeri 1 Siak.
MENETAPKAN:
- Piala bergilir akan diberikan kepada juara umum dari seluruh cabang kompetisi olahraga antarkelas.
- Pihak yang menerima piala bergilir wajib merawat dan menjaga piala sebaik mungkin.
- Kelas wajib mengganti dengan piala yang serupa apabila terjadi kerusakan, baik sengaja maupun tak disengaja.
- Piala bergilir akan diminta kembali setahun selanjutnya untuk diperebutkan dalam lomba yang akan datang.
Siak, 15 Juli 2020
Kepala Sekolah SMP Negeri 1 Siak
3. Surat Pergantian Staf
Gress Technology and Beauty
Jl. HOS Cokroaminoto No 15, Kalikuning, Solo, Indonesia
Telp (0352) 2328 | 0866 3254 6385
Solo – Jawa Tengah – Indonesia
Bandung , 12 Maret 2022
Perihal : mutasi kerja karyawan
Surat Keputusan Mutasi Karyawan
Nomor : ___________________________
Berdasarkan hasil evaluasi penilaian kinerja oleh HRD CV. Gress Technology and Beauty dan pertimbangan dari beberapa pihak. Menyampaikan keputusan mutasi kepada :
Nama : Teresia Ruth Betty
Nomor ID karyawan : 574255
Status : Karyawan Tetap
Jabatan : Digital Marketer
Divisi : Media and Marketing
Memutuskan untuk melakukan pindah posisi kerja kepada karyawan yang bersangkutan dari posisi Asisten Head
Berpindah ke posisi Team Leader Coordinator Media and Marketing CV. Gress Technology and Beauty. Keputusan ini terhitung sejak tanggal 1 Juli 2022.
Demikian surat keputusan mutasi hari ini, pihak terkait dimohon mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.
Solo, 16 Juni 2022
Disetujui
Karina Jasmine
Owner CV. Gress Technology and Beauty
Jenis-jenis Surat
Berikut pengelompokkan surat berdasarkan tujuan penulisannya.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi digunakan untuk kepentingan pribadi atau per individu. Biasanya digunakan untuk berinteraksi dan korespondensi antarteman, kerabat, atau kenalan. Cirinya, tidak memiliki nomor surat, kop surat, jenis pembuka dan penutup lebih bebas serta bervariasi, penggunaan bahasa bebas dan cenderung tidak baku, serta format surat yang bebas.
2. Surat Resmi
Surat resmi digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, dapat perseorangan, instansi, atau lembaga tertentu. Hal-hal resmi dan bersifat formal mencakup pemberitahuan, edaran, undangan, dan sebagainya.
Ciri-ciri surat resmi di antaranya kop surat, memiliki nomor surat, lampiran, perihal, menerapkan salam pembuka dan penutup yang umum, menggunakan bahasa resmi dan baku, menyertakan stempel lembaga resmi (jika ada), dan menggunakan format baku.
Berikut beberapa jenis surat yang masuk ke dalam kelompok surat resmi di antaranya surat keputusan, surat kuasa, surat perintah, surat pengantar, surat edaran, dan surat undangan.
Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan sebagai penyampai keputusan dari pihak atasan berkaitan dengan hal yang ingin diinformasikan. Adapun surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang memberikan penjelasan mengenai pengamanatan kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain.
Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang memuat pemberian tugas atau perintan dari atasan kepada pihak terkait. Adapun surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang ditujukan sebagai pengantar maksud dan tujuan lain.
Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang memuat pemberitahuan mengenai kegiatan atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Adapun surat undangan merupakan jenis surat resmi yang ditujukan untuk mengundang atau memanggil orang atau pihak tertentu pada sebuah kegiatan atau acara.
3. Surat Niaga
Surat niaga merupakan jenis surat yang digunakan oleh badan usaha atau lembaga untuk menggelar kegiatakan usaha niaga seperti industri atau jasa. Jenis surat ini bermanfaat untuk membangun relasi dan jaringan bisnis dengan pihak luar.
Secara umum, pengelompokkan surat niaga terbagi menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, bergantung pihak yang terlibat dan kepentingan isi surat tersebut. Surat niaga mencakup surat jua beli, kwitansi, dan perdagangan.
4. Surat Dinas
Surat dinas biasanya digunakan oleh instansi dinas atau kantor untuk kepentingan pekerjaan formal. Surat ini penting untuk pengelolaan administrasi dalam suatu instansi tertentu.
Surat dinas berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan dengan arsip, pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi, serta sebagai bukti sejarah perkembangan instansi.
Surat dinas memiliki ciri-ciri di antaranya menggunakan kop surat dari instansi atau lembaga, nomor surat, lampiran, dan perihal, salam pembuka dan penutup yang baku, bahasa resmi, stempel instansi, dan format surat tertentu.
Surat dinas memiliki beberapa jenis di antaranya surat pemberitahuan dinas, surat undangan dinas, surat kuasa dinas, surat keterangan dinas, surat memo, surat edaran dinas, surat pengantar dinas, surat perjalanan dinas, surat rekomendasi, surat laporan, dan lain sebagainya.
5. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan jenis surat yang dibuat dengan tujuan melamar pekerjaan di kantor, instansi, pemerintahan, atau lembaga lainnya. Jika dilihat dari formatnya, surat lamaran kerja termasuk dalam surat resmi, tetapi dikelompokkan sebagai jenis surat sendiri.
Adapun bagian-bagian dari surat lamaran kerja di antaranya tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, dan maksud, salam penutup, dan tanda tangan sekaligus nama terang.
Baca juga:
