Profesi Resepsionis

Profesi Resepsionis bertugas sebagai penerima tamu, menerima telpon dan menghubungkan ke dalam divisi perusahaan. Seorang resepsionis tidak hanya bekerja di kantor, resepsionis juga dapat bekerja di hotel, dan tempat-tempat lainnya. Walaupun tugasnya terlihat mudah dan sepele, resepsionis memiliki peran yang sangat penting sebagai bagian terdepan dan pertama yang akan ditemui oleh tamu. Resepsionis wajib menjaga image kantor, karena itu orang-orang yang bekerja di bagian ini haruslah profesional dan sudah terlatih melayani tamu.

Area kerja resepsionis biasanya berada pada meja depan atau sering disebut front desk. Area ini merupakan area yang pertama kali dituju oleh tamu. Letak area ini berada di lobi bangunan. Seorang resepsionis kemudian akan menanyakan kepentingan dari klien atau pengunjung. Setelah itu resepsionis akan memberikan informasi yang dibutuhkan.

[algolia_carousel]

• Tugas pertama dan yang utama bagi seorang resepsionis adalah menerima sekaligus menyambut tamu. Seorang resepsionis harus Selalu Dalam Keadaan Siap, sebab Tamu bisa datang kapan saja
• Senyum, Sapa, dan Salam, Sebagai pihak yang berhubungan langsung dengan publik atau orang luar, resepsionis wajib memegang etika senyum, sapa, dan juga salam. Hal ini untuk memberikan kesan baik dan ramah sehingga para tamu pun tidak sungkan untuk bertanya.
• Memberikan Informasi yang Dibutuhkan, Tamu atau pengunjung yang datang pasti membutuhkan sebuah informasi. Apa pun pertanyaannya, resepsionis harus bisa memberikan informasi yang dibutuhkan. Jika tamu sudah membuat janji atau ingin ke ruangan tertentu, resepsionis tinggal mengarahkan mereka ke tempat yang ingin dituju.
• Mengatur Jadwal Pertemuan Antara Tamu dan Pihak Kantor, Bila ada tamu yang ingin bertemu dengan seseorang di kantor tersebut dan belum membuat janji, resepsionis juga bertanggung jawab untuk mengatur pertemuan antara kedua belah pihak
• Menerima dan Meneruskan Panggilan Telepon, dan Menjawab Telepon dengan Sopan dan Ramah Walau tidak bertemu secara langsung, resepsionis harus tetap bisa memberikan kesan ramah saat menjawab telepon. Keramahan ini bisa didengar dari ucapan salam, intonasi suara, atau pemilihan kata-katanya
• Meneruskan Panggilan Telepon ke Pihak Terkait Sebagian penelepon tidak hanya ingin mencari informasi, tetapi juga ingin menghubungi seseorang atau bagian tertentu di dalam kantor. Tugas resepsionis adalah menerima dan meneruskan telepon tersebut ke pihak terkait
• Mencatat Telepon Masuk Resepsionis bertugas untuk mencatat semua panggilan telepon yang masuk ke kantor, termasuk pesan atau keluhan yang disampaikan oleh si penelepon. Tugas ini memang terlihat sepele, tapi data-data telepon seperti ini bisa berguna bagi perusahaan.

• Memiliki kemampuan untuk menyusun sebuah laporan. Mampu untuk berkorespondensi. Memiliki kemampuan untuk meggunakan teknik tata penyimpanan arsip.
• Mampu untuk menulis secara cepat dengan menggunakan steno, dan Memiliki kemampuan dalam menggunakan metode pengetikan surat.
• Menguasai Bahasa Asing Terkadang beberapa perusahaan berada di tengah lingkungan yang terdiri dari ekspatriat atau orang asing. Menguasai bahasa asing menjadi metode ampuh bagi resepsionis untuk memberikan layanan terbaik mereka kepada semua orang dari berbagai negara. Bahasa asing yang umumnya digunakan adalah bahasa Inggris.
• Sigap dan Tanggap Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam menghadapi situasi. Termasuk bagaimana menghadapi kondisi gawat darurat, client yang memaksa, dan pihak-pihak tertentu yang tak terduga.
• Informatif, Seorang resepsionis yang informatif harus mampu menjelaskan atau memaparkan sesuatu dengan cara yang sederhana, efisien dan ramah, sehingga tamu cepat memahami informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian, hubungan tamu dan manajemen perusahaan dapat terjalin dengan baik pada tahap awal.
• Tampil Manarik Karena bertemu dengan banyak orang, resepsionis dituntut tampil menarik. Penampilan resepsionis harus selalu bersih, rapi, dan terawat dengan baik. Penampilan yang baik menjadikan tamu atau client yang berkunjung merasa lebih nyaman ketika berinteraksi dengan resepsionis. Selain penampilan, meja tempat resepsionis di tempatkan juga harus rapi dan tertata rapi dan baik.

• Baik, Sopan, Ramah, Bijaksana Baik karena selalu menawarkan layanan terbaik untuk departemen dalam perusahaan dan perusahaan lain.
• Berkepribadian Baik Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan dan senantiasa siap membantu tamu bila diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan orang lain.
• Teliti, Ketelitian menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani informasi keluar masuk mengenai tamu yang datang. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam mengecek informasi keluar masuk dari orang yang datang
• Ramah dan Murah Senyum, Hampir setiap hari resepsionis menemui berbagai macam orang dari berbagai macam latar belakang. Layanan terbaik berupa sikap ramah dan senyuman yang tulus harus diberikan kepada semua orang, sekalipun orang tersebut merupakan pihak eksternal perusahaan. Sikap ramah dan murah senyum juga mencerminkan citra perusahaan. Jika seorang resepsionis ramah dan murah senyum, maka turut membangun citra baik kepada perusahaan.
• Mampu Bekerja sama Resepsionis diharuskan menjalin kerjasama baik dengan atasan, rekan kerja, bawahan dan pihak lain untuk bekerja dengan lancar. Untuk ini resepsionis harus memiliki rasa untuk saling membantu dan menghormati, tidak hanya di tempat kerja tetapi juga di luar tempat kerja.

Pendidikan Strata 1

Bagimu yang tertarik dengan profesi Resepsionis maka harus memiliki minimal pendidikan gelar sarjana di bidang Administrasi Perkantoran atau jurusan relevan lainnya. Lulusan Administrasi Perkantoran sendiri cenderung lebih disukai karena perkuliahannya mengajarkan berbagai tugas terkait pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan organisasi, membantu dan menangani pekerjaan dan tugas-tugas pimpinan, mempelajari pengetahuan dan keterampilan dalam bidang korespondensi, manajemen kearsipan, mengetik 10 jari manual dan elektrik, manajemen perkantoran, teknologi informasi (komputer) dan internet, bahasa Inggris, dan lain-lain. Jurusan ini akan menghasilkan profesional yang bertanggung jawab dalam mengatur aktivitas perusahaan dan perantara antara atasan dengan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan atasan. Pendidikan Administrasi Perkantoran ini akan ditempuh dalam waktu 4 tahun.

Info lengkap mengenai jurusan Administrasi Perkantoran dapat dilihat di Jurusan Administrasi Perkantoran

Peluang kerja sebagai Resepsionis akan selalu terbuka, karena:

Pentingnya Peran Resepsionis Sebagai “icon” perusahaan karena tugasnya memastikan pengunjung mendapatkan sambutan yang hangat

Hal ini juga termasuk mengkoordinasikan semua kegiatan di meja depan, seperti panggilan, pemesanan dan layanan tamu. Manager staff harus menggabungkan kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional yang dinamis untuk mengawasi dan memimpin tim. Dapat menangani keluhan secara efisien dan memiliki pendekatan layanan pelanggan yang solid.

Hotel

Tugasnya menangani tamu yang ingin menginap atau melakukan pemesanan kamar hotel. Untuk detailnya, tugas resepsionis hotel mencakup hal-hal berikut ini:

• Melayani tamu yang ingin check in dengan memeriksa ketersediaan kamar. Bila sudah, resepsionis memberikan kunci atau kartu kamar kepada pengunjung
• Melayani pemesanan kamar melalui telepon
• Mencatat daftar semua pengunjung yang datang
• Memberi tahu lokasi kamar yang sudah dipesan
• Melayani tamu yang ingin check out, yaitu meminta kembali kunci atau kartu kamar sekaligus menangani masalah pembayaran
• Melayani tamu yang ingin pindah kamar
• Melayani keluhan tamu hotel dan menindaklanjuti dengan sigap

Secara umum, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang resepsionis pada saat menerima tamu, pengunjung ataupun client. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan, diantaranya sebagai berikut:

• Jangan membuat para tamu menunggu terlalu lama. Jika orang yang ingin ditemui sedang rapat atau pergi, maka tanyakan terlebih dahulu apakah para tamu siap menunggu.
• Jangan makan permen karet atau makanan ringan saat berurusan dengan tamu atau ketika kamu menerima panggilan.
• Lebih baik tidak bergaul dengan teman-teman di resepsionis jika tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
• Simpan perhiasan yang tidak terkait dengan pekerjaan dari meja komputer
• Jangan hanya bolak-balik di lobi dengan sandal atau tampilan yang berantakan.
• Jangan terlalu sering berbicara dan bergosip dengan rekan kerja