Jurusan Administrasi Perkantoran

Jurusan Administrasi Perkantoran Akan mempelajari pengetahuan dan keterampilan yang kemudian dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di suatu organisasi (perusahaan atau kantor). Tugas administrasi sendiri dipelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran diantaranya korespondensi, teknologi informasi, manajemen kearsipan, pengetahuan dan keterampilan dalam bidang korespondensi, manajemen kearsipan, mengetik dengan 10 jari manual dan elektrik, manajemen perkantoran, teknologi informasi (komputer) dan lain-lain.

Ia juga Akan membekalimu dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan organisasi, membantu dan menangani pekerjaan dan tugas-tugas pimpinan. Jurusan ini akan membawamu bertanggung jawab dalam mengatur aktivitas perusahaan dan perantara antara atasan dengan pihak-pihak rule ingin berhubungan dengan atasan. Dibutuhkan tingkat ketelitian dan kerapihan untuk berkuliah di jurusan ini.

Memilih jurusan administrasi tentu saja memiliki prospek kerja yang cukup menjanjikan. Prospek kerjanya pun tidak main main, lulusan jurusan ini akan banyak bekerja di dunia perkantoran. Selain itu jurusan ini sendiri memiliki rate gaji yang cukup tinggi. Lulusannya akan banyak melakukan perencanaan, pendataan, pendistribusian informasi, data-data, dan surat-menyurat juga menyediakan peralatan perkantoran merupakan pekerjaan Administrasi Perkantoran.

Tugas Administrasi Perkantoran sendiri yang utama adalah melakukan rekapitulasi data, mengelola dokumen, dan menyimpan dokumen secara terstruktur. Dari tugas utama ini kita bisa menurunkan beberapa tugas Administrasi Perkantoran mencakup Berkomunikasi via telepon, baik melakukan atau menerima panggilan telepon, Menyiapkan agenda, seperti jadwal pertemuan, sesuai hasil komunikasi yang telah dilakukan, Entri atau rekapitulasi data, berupa data konsumen, transaksi dengan klien, dan lain-lain.

Ia juga bertugas menyediakan informasi atau data yang lengkap bagi pihak yang memerlukannya agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan prosedur, tenggat waktu, dan standar yang telah ditentukan serta Melakukan verifikasi hingga membuat laporan kegiatan, misalnya produksi dan pengiriman.

Pekerjaan yang dilakukan oleh lulusan Administrasi Perkantoran tidak hanya berfokus pada satu atau dua bidang saja, namun dapat bekerja di berbagai bidang. Hal ini menjadi salah satu rekomendasi yang wajib untuk ditekuni bagi mahasiswa jurusan administrasi perkantoran. Salah satu prospek kerja yang menjanjikan adalah bidang operasional dokumen, produksi serta kegiatan ekspor dan impor. Berikut ini beberapa prospek kerja lulusan Administrasi Perkantoran:

Sekretaris

Tugas Administrasi Perkantoran untuk seorang sekretaris yaitu memfilter informasi seputar bisnis bagi pimpinan, termasuk Botswana monetary unit menjadi pengingat berbagai kegiatan pimpinan di perusahaan, Menanggapi pertanyaan Dari consumer secara langsung, melalui telepon atau email, Mengembangkan dan menerapkan prosedur kantor, Menjaga sistem rekaman perusahaan untuk menjunjung tinggi file yang akurat, Menulis surat, memo, dan email, Menyortir dokumen, Memesan ruang pertemuan untuk rapat, Mengatur panggilan konferensi, Melakukan tugas administratif, termasuk pengarsipan dan fotokopi.

Staff Administrasi

Sebagai seorang employees administrasi, tugas Administrasi Perkantoran juga mencakup tugas-tugas administrasi, mendukung operasional perusahaan agar berjalan lancar, mencatat dan memeriksa penjualan mana yang terbaik untuk menindaklanjuti kekurangannya, Tugas lain diantaranya menginput knowledge penjualan sehari-hari dengan cermat, membuat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman penjualan harian, memberikan informasi seputar masalah teknis penginputan atau pc, keterlambatan data) kepada Supervisor Adm. untuk kemudian ditindaklanjuti. Tugas staff administrasi secara spesifik sendiri diantaranya:

• Pembukuan – Asisten admin di beberapa kantor mungkin ditugaskan untuk memantau dan mencatat pengeluaran. Tugas dapat berkisar dari membuat spreadsheet hingga melaporkan biaya kepada manajer kantor. Dengan demikian, beberapa asisten administrasi mungkin diharuskan memiliki pengetahuan dalam perangkat lunak pembukuan kantor, seperti Microsoft Excel.
• Perencanaan dan penjadwalan – Merencanakan acara seperti rapat dewan dan makan siang mungkin juga menjadi tanggung jawab asisten admin. Ini mungkin memerlukan penelitian harga vendor atau menanyakan tentang ketersediaan peserta. Tugas lain mungkin termasuk menjadwalkan janji temu dan menyiapkan materi presentasi.
• Dokumentasi – Asisten admin juga dapat membantu anggota kantor dengan dokumentasi. Selain menyimpan, mengatur dan mengelola file, asisten mungkin perlu mengetik, mengedit dan mengoreksi dokumen. Beberapa asisten mungkin perlu membuat dikte atau mencatat notulen rapat. Sebagai catatan tambahan asisten administrasi di beberapa bidang mungkin diharuskan memiliki pengetahuan profesional yang luas. Karenanya, tugas untuk asisten ini mungkin lebih terspesialisasi. Misalnya, asisten administrasi hukum mungkin perlu memiliki pemahaman menyeluruh tentang terminologi dan prosedur hukum, sementara asisten medis mungkin perlu berpengalaman dalam menangani perusahaan asuransi dan membaca laporan medis. Dalam perspektif ini mereka juga disebut sebagai Spesialis Dukungan Administratif.

Staff Personalia

Personalia atau disebut juga dengan manajemen personalia dalam perusahaan merupakan istilah untuk proses perekrutan dan pengembangan karyawan pada sebuah perusahaan. Karyawan ini nantinya akan mendapat pembinaan dan pengembangan yang pada akhirnya akan berguna dalam menjaga  keberlangsungan perusahaan. Tugasnya diantaranya:

• Membuka lowongan pekerjaan, merekrut, mewawancarai dan menyeleksi calon karyawan.
• Mengelola dan melakukan evaluasi terhadap berkas pelamar kerja.
• Menghukum atau memberhentikan karyawan yang melanggar aturan.
• Memiliki tanggung jawab pada perkembangan sumber daya manusia di perusahaan.
• Menumbuhkan sikap positif terhadap karyawan.
• Membentuk dan menyiapkan karyawan untuk progam kerja dengan melakukan pelatihan atau coaching.
• Mejadi penghubung antara karyawan dengan manajemen.
• Mengawasi dan memastikan kepatuhan hukum principle mengikat karyawan.
• Menjadi penyidik serta melaporkan jika terjadi kecelakaan kerja terhadap karyawan untuk mengurus kepentingan asuransi.
• Menyusun rancangan progam principle berkaitan dengan pengembangan kualitas karyawan.

Public Relations

Public relation merupakan seorang individu yang bergerak dalam tim dengan tugas utama mengelola informasi dan komunikasi perusahaan ke khalayak ramai. Dengan kata lain, PR juga bertanggung jawab dalam pengelolaan hubungan yang terbentuk antara perusahaan dan publik. Tugasnya diantaranya Merencanakan dan membuat handout, termasuk menyiapkan pernyataan atau pidato, serta membuat audio visual untuk materi yang  disampaikan,  Memonitor aktivitas kompetitor bisnis, membangun identitas dan kesadaran publik tentang perusahaan. Tugas lain PR diantaranya:

• Mengelola reputasi perusahaan dengan membuat program manajemen krisis dan membuat riset tentang sentimen publik terhadap perusahaan,
• Membuat dan mengelola event seperti pameran atau peluncuran produk baru
• Memperbarui dan memonitor konten serta aktivitas pada platform media sosial dan web site.

Personal Assistant

Prospek kerja berikutnya bagi lulusan administrasi perkantoran adalah sebagai personal assistant. Jasa personal assistant sendiri banyak dibutuhkan oleh orang-orang penting atau yang memiliki tingkat kesibukan tinggi. Kamu dapat bekerja pada orang-orang yang membutuhkan personal assistant untuk membantu pekerjaan atau kegiatannya. Sebagai personal assistant, Kamu akan mengikuti seluruh kegiatan orang tersebut dan membantu segala hal yang diperlukannya. Tugasnya diantaranya:

• Bertindak sebagai titik kontak pertama: berurusan dengan korespondensi dan panggilan telepon.
• Mengelola buku harian dan mengatur pertemuan dan janji temu.
• Kebanyakan personal assistant yang mengontrol akses bertemu dengan manajer atau eksekutif.
• Pemesanan dan mengatur perjalanan, transportasi, dan akomodasi.
• Menyelenggarakan acara dan konferensi.
• Mengingatkan manajer atau eksekutif tentang tugas dan tenggat waktu penting.
• Mengetik, menyusun, dan menyiapkan laporan, presentasi, dan korespondensi.
• Mengelola basis data dan sistem pengarsipan.
• Menerapkan dan memelihara prosedur atau sistem administrasi.
• Berhubungan dengan staf, pemasok, dan klien.
• Mengumpulkan dan mengarsipkan biaya.
• Melakukan penelitian atas nama manajer.
• Mengorganisir komitmen pribadi manajer termasuk perjalanan atau pengasuhan anak.

Seksi Hubungan Massa

Peluang kerja berikutnya yang dapat dilakukan oleh administrasi perkantoran adalah sebagai seksi hubungan massa. Pekerjaan ini akan membuat Kamu bekerja untuk menjembatani komunikasi antar perusahaan tempat Kamu bekerja dengan dunia luar.