Profesi Customer Service

Profesi Customer Service sebagai Komunikator Seorang komunikator adalah penghubung antara perusahaan dengan pelanggan atau pihak luar lainnya yang memiliki kepentingan dengan perusahaan. Kamu juga berkewajiban memberi kemudahan kepada tamu atau klien, siap menerima keluhan, keberatan, serta bersedia menjadi tempat berkonsultasi.

Sebagai deskman dalam menjalankan fungsi Customer Service sebagai deskman, Kamu harus bisa melayani berbagai jenis permohonan (aplikasi) yang diajukan tamu, mulai dari mengisi formulir hingga membantu kelengkapan data yang menjadi persyaratan. Customer Service juga berfungsi ujung tombak perusahaan yang turut menentukan kesukesan perusahaan. Sebab kamu harus bisa menjelaskan segala sesuatu tentang produk yang ditawarkan agar calon pelanggan tertarik dan akhirnya membeli atau menggunakannya.

• Memberikan informasi yang lengkap seputar produk perusahaan sesuai kebutuhan pelanggan, calon pelanggan, dan non-pelanggan.
• Menjaga citra dan nama baik perusahaan dengan memberikan pelayanan yang ramah, sopan, dan profesional.
• Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan.
• Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku di perusahaan. Seorang customer service akan mewakili sikap dan keprofesionalan perusahaan.
• Mengatasi keluhan dan menyelesaikan permasalahan pelanggan agar tetap loyal.
• Memberikan penjelasan dengan bahasa yang mudah dipahami kepada pelanggan yang memiliki latar belakang ekonomi dan pendidikan beragam.
• Menjadi perantara pelanggan dan perusahaan dengan cara meneruskan keluhan pelanggan kepada pihak manajemen perusahaan sehingga dapat dilakukan perbaikan.
• Melayani pelanggan dengan maksimal. Pelayanan harus diperhatikan secara lengkap, dari awal hingga akhir. Bertanggung jawab menyelesaikan pelayanan yang telah diberikan. Sebagai wujud dari tanggung jawab kepada pelanggan, customer service harus berkoordinasi dengan staf lainnya untuk memenuhi kebutuhan customer.

• Product Knowledge – Pengetahuan tentang produk atau jasa perusahaan. Sebab setiap pelanggan yang datang tentu mengharapkan penjelasan yang detail tentang apa pun yang dibutuhkannya. Karena itulah, pegawai CS wajib mengetahui dan menguasi semua informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
• Keterampilan mengelola waktu – Kemampuan melayani setiap pelanggan dengan baik dalam waktu tertentu sesuai jam kerja yang berlaku di perusahaan. Kamu harus bisa menyelesaikan masalah pelanggan dengan efektif dan efisien serta bisa mengendalikan agar pelanggan tidak terlalu banyak menyita waktu.
• Kemampuan “Membaca” Pelanggan – Kemampuan ini merupakan bagian penting dalam proses personalisasi dan memberikan pengalaman pribadi kepada pelanggan. Jadi, kenali betul-betul pelanggan agar kesalahpahaman dapat dihindari.
• Keterampilan Persuasif – Keterampilan ini dibutuhkan agar dapat meyakinkan calon pelanggan untuk menggunakan produk atau layanan jasa yang ditawarkan perusahaan.
• Sebagai profesi yang berinteraksi dengan banyak orang, kemampuan berbahasa Inggris perlu dikuasai oleh seorang customer service. Kemampuan ini akan sangat berguna ketika bekerja di sebuah perusahaan internasional atau multinasional yang konsumennya berasal dari berbagai negara.
• Seorang customer service juga wajib mengoperasikan komputer karena dapat membantunya dalam mengorganisir dan mengelola keluhan yang masuk. Kemampuan lain yang perlu dimiliki profesi ini adalah administrasi dan manajemen serta pemahaman lisan dan tulisan.

• Seorang customer service pun harus mengedepankan kepuasan konsumen dalam pekerjaannya. Maka, ia berorientasi pada pelayanan konsumen.
• Problem solving, Memahami masalah yang rumit dan mengetahui cara menggunakan teknologi untuk menyelesaikannya.
• Memiliki mental yang kuat dalam melayani klien, hal ini akan memberikan kepercayaan diri yang lebih baik pada seorang CS sehingga dapat memberikan keyakinan dan menimbulkan sifat kejujuran maupun tanggung jawab yang besar terhadap apa saja yang dilakukannya.
• Sabar dan Penuh Perhatian – Pelanggan yang merasa kecewa sering kali datang dan menyampaikan keluhannya dengan penuh emosi. Pelanggan seperti ini harus dihadapi dengan tenang. Karena itulah, sebagai pegawai CS harus memiliki kemampuan untuk mengendalikan emosi, sabar, dan penuh perhatian kepada pelanggan.
• Kemampuan Berkomunikasi – Sebagai seorang CS kamu harus siap menghadapi berbagai tipe pelanggan. Karena itu, kamu perlu memiliki keterampilan berkomunikasi Dengan komunikasi yang baik, pelanggan akan merasa dihargai dan masalah atau keluhan lebih mudah diselesaikan.

Pendidikan Strata 1

Menjadi seorang Customer Service sesungguhnya tidak membutuhkan suatu pendidikan formal tertentu, meski biasanya seorang Customer Service berasal dari Jurusan Ilmu Komunikasi, Ilmu Administrasi, Manajemen, Bisnis dan Jurusan relevan lainnya. Lulusan Ilmu Komunikasi sendiri cenderung lebih disukai karena perkuliahannya mempelajari semua bentuk komunikasi, mulai dari komunikasi personal, komunikasi publik, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa. Selain itu kamu juga akan mempelajari strategi komunikasi dan melakukan berbagai praktek yang berhubungan dengan media. Beberapa mata kuliah yang akan kamu temui di jurusan ini antara lain Komunikasi Antar pribadi, Komunikasi Massa, Komunikasi Organisasi, Komunikasi Politik, Komunikasi Lintas Budaya, Media dan Kajian Budaya, Teknik Lobi dan Negosiasi, Periklanan, Reportase Berita Penyiaran, Jurnalistik Kontemporer, dan lain-lain.

Info lengkap mengenai jurusan Ilmu Komunikasi dapat dilihat di Jurusan Ilmu Komunikasi

Peluang Karir sebagai Customer Service akan selalu terbuka, karena:

Peran Penting Customer Service sebagai Penghubung antara Konsumen dan Perusahaan

Customer Service berperan sebagai humas atau media untuk membangun dan memperkuat hubungan perusahaan dengan pihak eksternal. Customer Service dapat dikatakan mewakilkan perusahaan sebagai jalur kontak utama dari pihak eksternal.

Perusahaan yang memiliki pelayanan customer service yang baik akan memiliki citra yang baik pula di mata eksternal. Bahkan, jika pelayanannya sangat bagus, customer service dapat membantu kelanggengan hubungan perusahaan dengan pelanggan atau klien agar dapat terus berulang.

Customer service pada dasarnya juga bertugas meneruskan informasi-informasi gangguan yang diterima oleh konsumen dan mencatat situasinya ke dalam file agar lebih mudah untuk menanganinya.

Customer Service dibutuhkan di Semua Bidang Layanan publik, seperti Perusahaan Komunikasi, Perbankan, Jasa transportasi, E-Commerce dan lainnya

Customer Service terkait langsung dengan peran penjaga kepercayaan pelanggan maupun klien. Melalui interaksi divisi ini dengan pelanggan yang berkelanjutan, Customer Service mampu meninggalkan kesan mendalam mengenai baik buruknya pelayanannya. Tidak jarang jika pelayanan sebuah perusahaan untuk pelanggan dan kliennya sangat baik, mereka bersedia membayar lebih dan lebih loyal hanya untuk suatu produk yang bisa didapatkan di tempat lain dengan harga lebih murah.

Dalam berinteraksi dengan konsumen, seorang customer service harus mampu memastikan bahwa masalah yang dialami konsumen terselesaikan. Oleh sebab itu, ia perlu memahami prosedur dan kegiatan-kegiatan teknis perusahaan agar dapat memberi solusi yang tepat sesuai kebutuhan konsumen. Selain itu, ia juga harus kritis dalam mendalami keluhan dan pertanyaan konsumen agar dapat memahami masalah yang mereka alami. Agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggan, setiap pegawai Customer Service harus memahami dan menguasai cara kerja yang sesuai dengan standar perusahaan. Berikut ini adalah beberapa cara kerja yang wajib dikuasai pegawai Customer Service:

• Berpenampilan bersih dan rapi, mengenakan seragam yang ditetapkan perusahaan, dan menampilkan kesan yang memikat konsumen.
• Bersikap percaya diri, akrab, dan ramah dalam melayani nasabah serta menunjukkan raut wajah yang menarik dan tulus, tidak dibuat-buat.
• Saat pelanggan datang, pegawai CS harus menyapanya lebih dahulu dengan sopan dan suara lembut. Usahakan untuk menyebutkan nama pelanggan agar lebih akrab dan menunjukkan sikap menghargai pelanggan.
• Mendengarkan kebutuhan atau keluhan pelanggan dengan sabar, saksama, dan sopan, kemudian menanggapi serta membantu menyelesaikannya dengan tenang dan tidak terburu-buru.
• Memberikan jawaban atau penjelasan dengan bahasa yang baik, benar, dan mudah dipahami pelanggan.
• Bersemangat dan menunjukkan kemampuan dan profesionalisme dalam memberikan pelayanan yang prima dengan memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan.
• Tidak menyela atau memotong pembicaraan pelanggan dan menghindari kalimat yang bersifat sindiran, teguran, atau menimbulkan perdebatan.
• Meyakinkan pelanggan dengan argumen dan penjelasan yang logis dan memuaskan.
• Jika permasalahan yang dikeluhkan pelanggan tidak dapat diatasi, CS dapat meminta bantuan kepada pegawai lain yang lebih menguasai dan bisa membantu pelanggan.
• Apabila saat itu pelanggan belum dapat dilayani, pegawai CS sebaiknya meminta maaf dan pengertian pelanggan, jelaskan alasannya, dan beri tahukan kapan pelanggan akan dilayani.