Profesi Sekretaris

Profesi Sekretaris sebagai sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau pendukung. Profesi ini merujuk kepada pekerja kantoran yang bertugas melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi secara langsung dari atasannya. Seorang sekretaris akan bekerja membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan roda perusahaan ataupun organisasi.

Tugas harian seorang sekretaris dapat dibagi menjadi beberapa kategori yaitu pertama mengurus surat menyurat, menerima tamu, ataupun menyimpan arsip-arsip penting, Kedua membuat jadwal pertemuan dengan relasi ataupun menyiapkan rapat dengan klien, Ketiga Tugas kreatif seperti mengatur dekorasi ruang pimpinan, mempersiapkan pidato pimpinan, ataupun mengirimkan ucapan kepada relasi.

• Menjalankan Perintah Pimpinan dalam menjalankan organisasi, sebagai Pencari informasi, Pengumpulan data, dan Membuat makalah pidato
• Penghubung antara Pemimpin dan Tim, Seorang sekretaris diwajibkan menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota melalui email atau sebaliknya, yaitu menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pimpinan
• Penghubung Pemimpin dengan Orang-Orang di Luar Organisasi, Seorang sekretaris menjadi pintu gerbang ketika orang atau organisasi lain ingin menghubungi atau bertemu dengan pimpinan
• Menjawab panggilan, menjawab pesan dan menangani korespondensi (surat-menyurat), sekretaris bertugas merekam dan menerima surat-surat yang datang ke organisasi sebelum tiba ke pemimpin atau divisi lain, selain  itu sekretaris juga harus bisa membuat surat saat dibutuhkan
• Pengarsipan, Sekretaris ditugaskan untuk mengajukan dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap berharga
• Mengatur Jadwal, Seorang sekretaris bertugas mengatur jadwal rapat atau rapat dewan secara berkala untuk membahas pengembangan program kerja manajemen
• Jika sudah senior, akan bertugas untuk merekrut, melatih dan mengawasi pegawai baru
• Me-maintain pengetahuan teknis dengan menghadiri workshop edukasional atau membaca publikasi secretarial
• Mempertahankan kepercayaan dan melindungi operasional dengan menjaga kerahasiaan informasi

• Memiliki attitude dan kepribadian yang baik, tidak hanya dalam berpenampilan tapi juga dari segi personaliti yang sabar, tekun, disiplin, jujur, teliti, serta memiliki etika yang baik dalam hal bicara, makan, duduk, dan lainnya
• Memiliki Human Relations Skills, Kemampuan human relation bertujuan untuk memahami, memotivasi, dan mengarahkan SDM baik dalam sebagai individu ataupun kelompok demi mencapai tujuan perusahaan
• Pengelola Kearsipan, cekatan dalam mengelola surat dan arsip sebab Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi. Arsip sebagai pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu perusahaan.
• Sekretaris seharusnya dapat memberikan informasi secara cepat dan tepat dengan standar waktu maksimal 3 menit
• Menguasai Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing, Sekretaris diwajibkan memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik karena berhubungan dengan pembuatan surat atau dokumen penting lainnya. Selain itu, penguasaan bahasa asing juga dibutuhkan karena sekretaris lah yang akan bertemu atau berkomunikasi dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Tak hanya kemampuan Bahasa Inggris yang dibutuhkan tapi juga Bahasa Mandarin.
• Kemampuan menggunakan perangkat-perangkat lunak standard seperti Microsoft Office dan mempelajari perangkat yang akan dibutuhkan di kemudian hari
• Kemampuan bernegosiasi

• Berpikir Analitis, dengan menggunakan logika dan penalaran untuk mengindentifikasi kekuatan dan kelemahan dari solusi alternatif, ataupun pendekatan permasalahan yang ditangani
• Problem solving, Memahami masalah yang rumit dan mengetahui cara menggunakan teknologi untuk menyelesaikannya
• Pandai Menjaga Rahasia, karena sekretaris dikenal sebagai ‘tangan kanan’ pimpinan perusahaan, maka sekretaris adalah karyawan yang paling dipercaya pimpinan untuk mengetahui segala informasi di perusahaan. Karenanya pastikan kamu orang yang pandai menjaga rahasia, baik itu rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pimpinan
• Kemampuan komunikasi, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan serta keahlian untuk membangun relasi dengan orang lain
• Proaktif dan berinisiatif dalam memperkirakan apa saja yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
• Keahlian manajemen waktu dan dan manajemen emosi dalam menangani deadline
• Memperhatikan detail, Fleksibilitas, Taktis, bijaksana dan diplomasi, serta dapat bekerja sama dalam satu tim

Pendidikan Strata 1

Bagimu yang tertarik dengan profesi Sekretaris maka harus memiliki minimal pendidikan gelar sarjana di bidang Administrasi Perkantoran atau jurusan relevan lainnya. Lulusan Administrasi Perkantoran sendiri cenderung lebih disukai karena perkuliahannya mengajarkan berbagai tugas terkait pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan organisasi, membantu dan menangani pekerjaan dan tugas-tugas pimpinan, mempelajari pengetahuan dan keterampilan dalam bidang korespondensi, manajemen kearsipan, mengetik 10 jari manual dan elektrik, manajemen perkantoran, teknologi informasi (komputer) dan internet, bahasa Inggris, dan lain-lain. Jurusan ini akan menghasilkan profesional yang bertanggung jawab dalam mengatur aktivitas perusahaan dan perantara antara atasan dengan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan atasan. Pendidikan Administrasi Perkantoran ini akan ditempuh dalam waktu 4 tahun.

Info lengkap mengenai jurusan Administrasi Perkantoran dapat dilihat di Jurusan Administrasi Perkantoran

Peluang kerja sebagai Sekretaris akan selalu terbuka, karena:

Sekretaris Merupakan Salah Satu Posisi Penting disuatu Perusahaan

Keberadaan Sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat menjaga bisnis tetap berjalan mulus dan memastikan terlaksananya fungsi-fungsi organisasional dalam suatu perusahaan. Sekretaris merupakan peran pendukung yang penting dalam suatu perusahaan atau organisasi, di mana ia bekerja untuk menjalankan beragam tugas administratif serta meningkatkan efektivitas administratif perusahaan dengan memberikan dukungan manajemen informasi. Sekretaris memiliki dua fungsi jika dilihat dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.

• Fungsi Primera: Menyediakan layanan administrasi untuk mendukung operasi organisasi atau perusahaan melalui keterampilan yang ia miliki seperti mengetik, mengelola surat dan arsip lainnya, membuat agenda, menangani panggilan telepon, dan lain-lain
• Fungsi Sekunder: Membantu memastikan kelancaran suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan rutin yang dilakukan di kantor. Dengan memanfaatkan pengetahuan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis perusahaan, persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan teknik dan pengetahuan lainnya

Sekretaris banyak dibutuhkan di Perkantoran Rumah sakit, Instansi Pemerintahan, dan lain-lain

Tanggung jawab seorang sekretaris dalam berbagai perusahaan atau organisasi bisa bermacam-macam menurut industri dan skala perusahaan tempatnya bekerja. Seorang sekretaris dapat bekerja di:

Sekretaris Perkantoran

Sekretaris Instansi (Organisasi) adalah Sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary ia harus paham akan tujuan, prinsip-prinsip, dan manajemen serta organisasi dengan baik sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik

Sekretaris Pribadi

Sekretaris yang hanya bekerja sebagai asisten pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar tidak memiliki terlalu banyak beban kerja atau mengurus berbagai persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan prioritas. Perbedaan dari Sekretaris pribadi  dan sekretaris perkantoran adalah ia lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris perkantoran lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.