Minutes of Meeting: Pengertian, Fungsi, Isi, dan Cara Membuatnya!

Grameds, apakah kamu pernah bertanya-tanya apa itu “minutes of meeting” dan mengapa dokumen tersebut begitu penting dalam konteks rapat bisnis atau organisasi? Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi pengertian, fungsi, isi, dan cara membuat “minutes of meeting.” Dengan memahami konsep ini, kamu akan lebih siap untuk menghadapi rapat-rapat berikutnya dan menyusun notulen yang informatif dan bermanfaat. Yuk, mari kita mulai!

 

Pengertian Minutes of Meeting

Oke, di sini kita akan membahas apa yang dimaksud dengan minutes of meeting atau yang sering disebut sebagai notulen rapat. Singkatnya, minutes of meeting adalah dokumen yang mencatat ringkasan diskusi, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang ditetapkan dalam sebuah rapat bisnis atau pertemuan organisasi. Dokumen ini berfungsi sebagai catatan resmi yang mendokumentasikan apa yang terjadi selama rapat dan memberikan referensi bagi peserta rapat maupun pihak terkait yang tidak hadir. Dalam minutes of meeting, biasanya akan mencakup informasi seperti daftar hadir, agenda rapat, ringkasan pembahasan, keputusan yang diambil, serta tindak lanjut yang perlu dilakukan setelah rapat berakhir. Jadi, bisa dibilang, minutes of meeting adalah catatan penting yang membantu menjaga transparansi, akuntabilitas, dan kesinambungan dalam proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan tindak lanjut di dalam sebuah organisasi.

Kamu mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah public speaking. Yap, public speaking adalah kemampuan berbicara di depan umum yang wajib dimiliki setiap orang. Lantas, bagaimana sih caranya agar berani berbicara di depan publik? Apa saja teknik-teknik public speaking yang harus diketahui? Bagaimana cara menyusun naskah pidato yang mengesankan? Bagaimana teknik menyampaikan pesan saat berpidato? Apa saja etika saat berpidato? Bagaimana teknik menggunakan mikrofon yang tepat di atas panggung? Yang paling penting, bagaimana cara menjadi pembicara profesional? Semua dibahas tuntas di buku ini!

 

Fungsi Minutes of Meeting

(Sumber foto: www.pexels.com)

Minutes of meeting memiliki beberapa fungsi. Berikut adalah fungsi dari minutes of meetings:

• Mendokumentasikan Keputusan

Salah satu fungsi utama dari minutes of meeting adalah untuk mendokumentasikan keputusan yang diambil selama rapat. Ini mencakup keputusan-keputusan penting yang dibuat oleh peserta rapat untuk menjadi acuan dan panduan di masa mendatang.

• Memberikan Rangkuman Diskusi

Dokumen ini juga berperan dalam memberikan rangkuman singkat dari diskusi yang terjadi selama rapat. Ini memungkinkan peserta rapat untuk kembali mengingat apa yang telah dibahas dan memahami konteks dari keputusan yang diambil.

• Menetapkan Tanggung Jawab

Minutes of meeting juga digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kepada individu atau tim untuk melaksanakan tindak lanjut dari keputusan-keputusan yang diambil selama rapat. Ini membantu memastikan bahwa setiap keputusan diimplementasikan dengan baik dan tepat waktu.

• Mengingatkan pada Tindak Lanjut

Dokumen ini juga berfungsi sebagai pengingat atau reminder tentang tindak lanjut yang perlu dilakukan setelah rapat berakhir. Hal ini membantu memastikan bahwa semua tindak lanjut dijalankan dengan baik dan tidak terlupakan.

• Memelihara Catatan Historis

Minutes of meeting juga memiliki peran dalam memelihara catatan historis dari rapat-rapat yang telah dilakukan. Ini memungkinkan organisasi untuk melacak evolusi dari pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut dari waktu ke waktu.

• Memberikan Transparansi

Dokumen ini juga berperan dalam memberikan transparansi dalam proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan tindak lanjut di dalam organisasi. Dengan membagikan minutes of meeting kepada semua pihak terkait, organisasi dapat memastikan bahwa semua orang memiliki akses yang sama terhadap informasi tentang apa yang telah dibahas dan diputuskan.

 

Jadi, minutes of meeting memiliki banyak fungsi yang penting dalam konteks rapat bisnis atau organisasi, membantu menjaga keteraturan, transparansi, dan akuntabilitas dalam proses pengambilan keputusan.

Berbicara adalah bentuk komunikasi secara verbal yang dapat dilakukan oleh semua orang, tapi tidak semua orang mampu berbicara di hadapan banyak orang. Berbicara di depan umum membutuhkan mental yang baik. Kamu pernah mendengar istilah demam panggung? Nah, demam panggung adalah sebutan untuk gangguan psikis, seperti rasa khawatir, cemas, panik, atau takut berlebihan untuk tampil di depan banyak orang. Banyak orang-orang yang menganggap kalau berbicara di depan umum itu mudah. Public speaking walaupun terlihat sangat mudah, namun tidak semua orang dapat berbicara di depan banyak orang. Jika kamu seorang pemula yang ingin belajar mengenai public speaking maka ada beberapa tips penting yang dapat kamu pahami serta ikuti. Padahal sejatinya, keahlian berbicara di depan umum atau public speaking dapat dipelajari. Seorang instruktur pidato di sebuah lembaga kursus khusus pidato yang sangat terkenal, Dale Carnegie, mengemukakan bahwa pidato bukan suatu seni yang hanya bisa dilakukan oleh orang berbakat, melainkan termasuk keterampilan yang dapat dilakukan oleh orang biasa yang berminat.

Oleh karena itu, buku yang sedang kamu baca ini menyajikan berbagai teori yang dapat kamu pelajari untuk menjadi seorang pembicara yang andal dan diminati oleh massa. Di samping itu, dalam buku ini juga disajikan berbagai contoh naskah pidato dalam berbagai kesempatan, sehingga setidaknya kamu memiliki acuan naskah dalam menyusun naskah pidato.

 

Isi Minutes of Meeting

(Sumber foto: www.pexels.com)

Sebenarnya apa saja sih isi dari minutes of meeting? Berikut adalah isi dari minutes of meetings:

1. Daftar Hadir

Bagian pertama dari minutes of meeting biasanya berisi daftar hadir peserta rapat. Ini mencakup nama-nama orang yang hadir, serta informasi tambahan seperti jabatan atau peran dalam organisasi.

2. Agenda Rapat

Setelah daftar hadir, biasanya disertakan agenda rapat yang akan dibahas. Ini adalah daftar topik atau masalah yang akan dibahas selama rapat. Agenda membantu memandu arah diskusi dan memastikan bahwa semua topik yang penting dibahas dengan tepat waktu.

3. Ringkasan Diskusi

Bagian ini mencakup ringkasan singkat dari diskusi yang terjadi selama rapat. Ini mencakup poin-poin utama yang dibahas, pemikiran yang diungkapkan, dan argumen yang diajukan oleh peserta rapat.

4. Keputusan yang Diambil

Selanjutnya, minutes of meeting mencatat keputusan yang diambil selama rapat. Ini mencakup keputusan-keputusan penting yang telah dibuat oleh peserta rapat, serta alasan di balik keputusan tersebut.

5. Tindak Lanjut

Bagian ini mencakup tindak lanjut yang ditetapkan setelah rapat berakhir. Ini mencakup tanggung jawab yang ditetapkan kepada individu atau tim untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil, serta batas waktu atau jadwal untuk menyelesaikan tindak lanjut tersebut.

6. Catatan Waktu

Terakhir, minutes of meeting biasanya mencakup catatan waktu atau durasi dari rapat itu sendiri. Ini mencatat kapan rapat dimulai dan berakhir, serta informasi tambahan tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap topik pembahasan.

 

Dengan menyertakan semua informasi ini, minutes of meeting menjadi dokumen yang komprehensif dan informatif yang mencatat semua aspek penting dari rapat tersebut. Ini memungkinkan peserta rapat dan pihak terkait lainnya untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang telah dibahas dan diputuskan selama rapat.

Buku ini tidak bertujuan untuk mengubah dunia menjadi lebih baik. Dunia kita barangkali masih sangat kejam, masih sangat buruk, membawa banyak tekanan, dan menyakitkan. Buku ini mengajak kita safar untuk melampaui dunia kita apa adanya, pertama-tama dengan mengubah diri sendiri. Mengubah diri sendiri yang dimulai dengan menerima dan bersentuhan dengan realitas diri apa adanya, dan dengan segala dimensinya. Menulis kisah dalam diri kita adalah sebuah teknik pengolahan diri, agar kita semakin akrab bersentuhan dengan realitas diri apa adanya. Harapannya, setelah bersentuhan dengan realitas diri, kita menjadi tangguh untuk menanggung segala apa yang terjadi dalam hidup ini, seburuk dan sepahit apa pun itu, serta mempu bersyukur atas hikmah yang dipetik di balik segala yang terjadi. Jalan tumbuh kembang setiap pribadi tidak selalu mulus. Dalam beberapa situasi, kadang ia dituntut untuk tegar. Di lain sisi, tak jarang ia pun merasakan lelah, kecewa, dan berbeban. Buku ini memberikan jawaban atas pertanyaan, “Bagaimana cara mengolah beban menjadi penyemangat?” sehingga pribadi tersebut tetap tangguh dan dapat terus tumbuh. 

 

Cara Membuat Minutes of Meeting

Format untuk menyusun minutes of meeting biasanya mengikuti struktur yang konsisten dan mudah dipahami. Berikut adalah contoh format umum yang bisa kamu gunakan:

1. Judul Rapat

Tuliskan judul rapat dan tanggal pelaksanaan rapat di bagian atas dokumen.

2. Daftar Hadir

Catat nama-nama peserta rapat dan jabatan atau peran mereka dalam organisasi.

3. Pembukaan Rapat

Tuliskan waktu dimulainya rapat dan nama pemimpin rapat (biasanya ketua atau moderator).

4. Persetujuan Agenda

Catat agenda rapat yang akan dibahas.

5. Diskusi

Ringkas diskusi yang terjadi selama rapat. Fokus pada poin-poin utama yang dibahas, pemikiran yang diungkapkan, dan argumen yang diajukan oleh peserta rapat.

6. Keputusan yang Diambil

Catat keputusan-keputusan penting yang diambil selama rapat beserta alasan di balik keputusan tersebut.

7. Tindak Lanjut

Tuliskan tindak lanjut yang ditetapkan setelah rapat berakhir. Sertakan tanggung jawab yang ditetapkan kepada individu atau tim, serta batas waktu atau jadwal untuk menyelesaikan tindak lanjut tersebut.

8. Pembicaraan Terakhir dan Penutup

Ringkas pembahasan terakhir yang dilakukan dan waktu rapat berakhir. Sebutkan juga terima kasih kepada semua peserta rapat.

9. Catatan Waktu

Catat waktu dimulainya dan berakhirnya rapat.

10. Tanda Tangan

Jika diperlukan, mintalah tanda tangan dari pemimpin rapat dan sekretaris rapat untuk menandai bahwa minutes of meeting telah disetujui.

 

Pastikan untuk menyusun minutes of meeting dengan jelas, singkat, dan informatif agar semua peserta rapat dan pihak terkait dapat memahami dengan baik apa yang telah dibahas dan diputuskan dalam rapat tersebut.

 

Kesimpulan

Begitulah pembahasan mengenai minutes of meeting dari pengertian, fungsi, isi, hingga cara membuatnya. Dengan memahami konsep ini, semoga kamu dapat lebih terorganisir dalam mengelola rapat-rapat di masa depan. Ingatlah bahwa minutes of meeting adalah alat yang sangat penting dalam proses pengambilan keputusan dan komunikasi di dalam organisasi atau tim kerjamu. Oleh karena itu, pastikan untuk selalu mencatat dengan cermat, menjaga transparansi, dan mengikuti langkah-langkah yang telah dibahas agar semua peserta rapat memiliki pemahaman yang sama. Semoga informasi ini bermanfaat bagi kamu dalam menjalankan rapat-rapatmu ke depannya! Grameds, kamu bisa mempelajari lebih lanjut terkait meeting dan hal-hal terkait pekerjaan melalui kumpulan buku profesi di Gramedia.com.

Pemikiran utuh dan padu seseorang dicerminkan melalui paragraf yang disusunnya. Paragraf yang susunannya baik mencerminkan pemikiran yang utuh dan padu. Pemikiran yang tak utuh dan tak padu terlihat pada paragraf yang kurang baik susunannya. Supaya seseorang mampu merumuskan pemikiran yang utuh dan padu dalam bahasa Indonesia diperlukan penguasaan paragraf bahasa Indonesia. Bagaimanakah caranya? Penguasaan paragraf bahasa Indonesia dapat dilakukan dengan belajar dan berlatih menyusun dan mengembangkan paragraf. Untuk memenuhi kebutuhan itu, buku Paragraf ini dapat membantu pembaca. Buku yang merupakan kelanjutan dari buku Kosakata dan Kalimat ini mengajak pembaca mempelajari unsur-unsur, syarat-syarat, macam-macam, dan teknik-teknik menyusun dan mengembangkan paragraf bahasa Indonesia yang baik. Di samping itu, juga mengajak pembaca berlatih menerapkan hal tersebut untuk menghasilkan paragraf yang baik. Semua uraian diusahakan ringkas, jelas, dan sederhana dengan disertai contoh. Buku ini dapat dipakai oleh siswa, mahasiswa, guru, dosen, dan kalangan umum yang ingin terampil menyusun dan mengembangkan paragraf bahasa Indonesia dalam rangka menata pemikiran yang utuh dan padu.