Pengertian dan Contoh Tanda Terima Barang 

Contoh tanda terima barang – Dalam dunia bisnis, khususnya ketika melakukan kegiatan transaksi seperti pengiriman barang diperlukan adanya surat tanda terima. Di mana surat tanda terima ini akan berfungsi sebagai pemberitahuan jika satu pihak atau pihak penerima telah menerima barang kiriman dari pihak pengirim.

Oleh karena itu, keberadaan dari surat tanda terima ini begitu penting bagi setiap proses transaksi pengiriman barang berlangsung. Meski saat ini sudah banyak contoh surat tanda terima, namun tak semua orang mengetahui secara lebih dalam mengenai jenis dokumen ini.

Di dalam surat tanda terima juga memiliki berbagai macam komponen yang wajib ada, apa sajakah itu? Tenang, tak perlu bingung mencari informasi surat tanda terima, karena kita akan membahasnya pada artikel ini.  Yuk simak ulasannya sampai selesai, ya.

Pengertian Surat Tanda Terima

pixabay.com/ha11ok

Hal pertama yang akan kita pelajari bersama adalah tentang pengertian dari surat tanda terima. Surat tanda terima merupakan suatu dokumen yang di dalamnya akan berisikan informasi penting serta lengkap terkait dengan barang yang menjadi objek transaksi. Isi dalam dokumen tersebut juga mencakup nama pengirim serta nama penerima.

Sebenarnya, keberadaan dari surat tanda terima bukan hanya dibutuhkan ketika proses transaksi serah terima barang saja. Namun, untuk hal lainnya keberadaan dari surat tanda terima juga begitu penting sekali. Misalnya seperti uang, dokumen, jasa atau jenis layanan tertentu yang pada dasarnya akan melibatkan kedua belah pihak.

Perlu diketahui jika keberadaan dari surat tanda terima juga begitu penting dalam kegiatan dan juga transaksi dunia bisnis. Hal ini karena jenis dokumen tersebut mampu menjadi bukti adanya transaksi penyerahan dan penerimaan suatu barang.

Jadi, dengan adanya surat tanda terima akan meminimalisir terjadinya kesalahan yang bisa saja terjadi dikemudian hari. Misalnya adalah kesalahan seperti salah kirim alamat, tertukarnya barang hingga kehilangan barang.

Agar terhindar dari berbagai macam kejadian yang tak diinginkan, maka di dalam dokumen surat tanda terima tersebut akan dilengkapi dengan berbagai macam poin penting seperti keterangan barang, nama penerima barang, waktu dan juga tanggal penyerahan ataupun penerimaan barang hingga nama pengirim.

Contoh yang paling sederhana dan kerap kita temui dari surat tanda terima adalah resi pengiriman barang. Sebagai pihak yang mewakili perusahan pengiriman maupun ekspedisi barang, maka pihak kurir dari perusahaan tersebut akan meminta tanda tangan serta nama terang terhadap penerima barang dan segera menyerahkan barang kirimannya.

Pada resi tersebut nanya pihak kurir juga akan menambahkan keterangan waktu penyerahan barang. Mulai dari tanggal hingga jam penyerahan barang kepada pihak penerima. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kemungkinan kekeliruan atau komplain dari pihak penerima maupun pihak yang melakukan pengiriman barang.

Ketika bicara soal surat tanda terima, maka bisa juga dikaitkan dengan pos, logistik, dan juga kurir. Ketiga elemen tersebut  akan selalu terhubung apalagi saat ini sudah banyak orang yang berbelanja tanpa harus pergi ke toko offline. Nah, untuk mengetahui ketiga elemen tersebut lebih jauh lagi, maka kamu bisa membaca buku Interkoneksitas Regulasi dan Lembaga Pos, Kurir, Logistik.

Fungsi Surat Tanda Terima

Dalam dunia bisnis tentunya setiap jenis transaksi yang dilakukan akan memiliki dokumentasi maupun proses pengarsipan. Berbagai jenis dokumen yang diarsipkan nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk membuat laporan. Misalnya adalah seperti penjualan, laporan keuangan serta laporan perkembangan perusahaan.

Surat tanda terima juga bisa digunakan agar mempermudah pemantauan proses pengiriman barang berada di dalam kondisi lancar atau tidak. Secara garis besar surat tanda terima memiliki dua fungsi utama yaitu sebagai kontrol internal serta dokumentasi perusahaan. Dua fungsi dari surat tanda terima adalah sebagai berikut.

• Control Internal

Dalam kala bisnis apapun, baik itu besar maupun kecil akan memiliki berbagai macam jenis kegiatan yang begitu kompleks. Oleh karena itu penting sekali untuk diberlakukannya dokumentasi atau pengarsipan dalam setiap jenis kegiatan ataupun jenis transaksi yang dilakukan.

Surat tanda terima merupakan salah satu jenis dokumen yang begitu penting serta harus dimiliki dalam suatu bisnis maupun perusahaan agar bisa lebih mudah tahu progres serta proses pengiriman barang kepada pihak klien maupun pelanggan.

Selain itu, keberadaan dari surat tanda terima juga memiliki fungsi agar bisa memastikan bahwa barang pesanan sudah dikirim kepada pihak penerima dengan kondisi baik tidak adanya kerusakan ataupun kehilangan.

• Dokumen Perusahaan

Selain itu, keberadaan dari surat tanda terima juga bisa dijadikan sebagai bukti jika barang sudah diserahkan serta sudah diterima oleh pihak penerima. Sehingga surat tanda terima adalah salah satu dokumen penting bagi perusahaan untuk menunjukkan bahwa perusahaan terkait sudah menyerahkan barang sesuai dengan permintaan kepada pihak penerima.

Jenis-Jenis Surat Tanda Terima

Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika keberadaan dari surat tanda terima memang begitu penting dibutuhkan. Keberadaan surat tanda terima bisa menjadi bukti jika suatu barang sudah diterima oleh pihak penerima.

Selain itu surat tanda terima juga bisa menjadi salah satu prosedur yang digunakan dalam proses pengecekan ketepatan waktu barang tersebut sampai meminimalisir terjadinya suatu hal yang tak di inginkan.

Sampai saat ini ada beberapa jenis surat tanda terima. Di bawah ini adalah beberapa jenis surat tanda terima yang bisa Anda baca selengkapnya.

1. Surat Tanda Terima Toko

Jenis surat tanda terima yang pertama adalah surat serah terima toko. Dimana jenis surat tanda terima ini akan dibuat oleh suatu toko yang ingin melakukan serah terima kepada pihak lainnya.

Sebagai contohnya adalah ketika suatu toko ingin melakukan serah terima barang yang dijual kepada pihak kedua. Keberadaan dari surat tanda terima ini akan menjadi bukti jika barang telah diserahterimakan dengan keadaan baik. Dengan begitu, pihak kedua tidak perlu khawatir lagi dengan keadaan barang yang ia terima.

Ekspor dan impor merupakan salah satu perdagangan internasional yang masih sampai saat ini masih dilakukan. Bagi para mahasiswa ekonomi atau perdagangan mungkin perlu memiliki buku pengantar perdagangan internasional. Eits, tidak perlu bingung mencari buku itu, karena di dalam buku Perdagangan Internasional : Kupas Tuntas Prosedur Ekspor Impor, kamu akan mengetahui lebih dalam seputar perdagangan internasional.

2. Surat Tanda Terima Dinas

Jenis yang kedua adalah surat tanda terima untuk dinas. Perlu diketahui jika sebelum dibuatnya surat tanda terima ini, kedua belah pihak telah melakukan kerjasama terlebih dahulu. Jadi, keberadaan dari surat tanda terima ini hanya sebagai media untuk memastikan keadaan dari barang yang diterima masih dalam kondisi baik.

3. Surat Tanda Terima PT

Ada juga surat tanda terima PT. Dimana perpindahan barang merupakan suatu kegiatan yang kerap terjadi di lingkungan PT. Oleh karena itu, keberadaan dari surat tanda terima barang di PT sangat dibutuhkan. Karena sangat penting, tentunya dalam pembuatan surat tanda terima juga harus dilakukan dengan benar dan baik agar tidak terjadi kesalahpahaman antara kedua belah pihak terkait.

4. Surat Tanda Terima Kantor

Surat tanda terima kantor adalah jenis yang berikutnya. Jenis surat tanda terima ini biasanya akan menyerupai jenis lainnya. Misalnya adalah pengadaan penyediaan peralatan alat tulis kantor yang stoknya sudah mulai habis. Dalam hal ini surat tanda terima berguna untuk bukti jika barang yang dipesan sudah datang dengan kondisi aman.

5. Surat Tanda Terima Sekolah

Terakhir ada jenis surat tanda terima sekolah. Biasanya keberadaan surat tanda terima ini adalah  diperlukan ketika suatu sekolah menjalin kerjasama dengan pihak luar seperti toko tertentu. Barang yang digunakan atau dikirim dan tercantum dalam surat tanda terima biasanya ada hubungannya sebagai dukungan kegiatan belajar mengajar di sekolah.

Format Surat Tanda Terima

Sebelum memutuskan untuk membuat surat tanda terima uang tunai, non tunai, dokumen maupun barang penting lainnya. Akan lebih baik jika Anda juga tahu apa saja komponen penting yang wajib ada di dalam surat tanda terima.

Sebab meski surat tanda terima sudah banyak beredar, namun tak semua orang tahu lho apa saja komponen penting penyusun dokumen surat tanda terima. Nah untuk lebih jelasnya, berikut adalah format surat tanda terima uang atau barang yang bisa Anda jadikan acuan.

• Judul

Judul adalah salah satu komponen penting yang wajib ada ketika membuat surat tanda terima. Baik itu surat tanda terima untuk uang, dokumen maupun barang lainnya. Keberadan judul bukan hanya sebagai identitas utama saja, namun pemberian judul yang tepat juga akan memudahkan ketika melakukan proses pencarian tau pengarsipan.

https://cdn.gramedia.com/uploads/items/9786026724137_Buku-Panduan-.jpg

• Tanggal Penerimaan

Selain judul, tanggal penerimaan barang, uang atau dokumen juga harus ada di dalam surat tanda terima. Keberadaan komponen tanggal penerimaan ini menjadi bukti apakah barang, uang atau dokumen yang bersangkutan sudah datang tepat waktu atau tidak. Selain itu jika ada permasalahan juga akan mempermudah proses pelacakan.

• Identitas Dari Penerima

Komponen penting lain yang harus ada di dalam surat tanda terima adalah identitas penerima. Identitas penerima tersebut mencakup nama lengkap, pekerjaan, alamat dan juga nomor telepon yang dapat dihubungi. Dimana identitas penerima dianggap begitu penting karena mampu menjadi bukti sah jika barang, uang atau dokumen telah diterima pihak terkait secara utuh.

• Keterangan Barang

Keterangan barang yang ada di surat tanda terima adalah penjelasan secara detail barang yang akan diterima oleh pihak yang bersangkutan. Misalnya untuk jenis dokumen seperti ijazah atau surat kontrak.

Detail fisik barang seperti nama benda, warna, perial, lampiran, nomor dan semacamnya juga penting untuk dicantumkan. Namun khusus untuk barang seperti uang bisa dituliskan secara rinci jumlah nominalnya.

• Tujuan Dari Adanya Penyerahan Barang

Tujuan dari penyerahan barang kepada pihak penerima juga harus dijelaskan pada surat tanda terima. Misalnya adalah seperti keperluan bisnis, kelengkapan administrasi, pembayaran sesuatu ataupun jenis lainnya.

• Tanda Tangan Pihak Penerima dan Pihak Pengirim Barang

Hal penting lain yang wajib ada di surat tanda terima adalah tanda tangan dari pihak penerima dan pengirim barang. Komponen tanda tangan menjadi bukti penting akan sahnya surat tersebut secara hukum.

Contoh Surat Tanda Terima

Setelah sebelumnya telah kita pelajari bersama terkait dengan komponen penting yang harus ada di dalam surat tanda terima. Berikutnya kita akan mempelajari bersama tentang contoh surat tanda terima.

Dimana ada beberapa contoh surat tanda terima yang tersedia di bawah ini dan bisa Anda jadikan acuan.

Contoh 1

____KOP SURAT____

Tanda Terima Dokumen

Nomor : 224/PJ.K/2022

Jumat, 15 April 2022 telah diterima beberapa dokumen perpajakan dengan perincian sebagai berikut :

1. Surat keterangan pajak
2. Jenis aset yang wajib melakukan pembayaran pajak
3. Jumlah pajak bulanan

Dokumen-dokumen tersebut telah diterima dalam keadaan baik untuk dapat ditindaklanjuti sesuai isi surat.

Pengirim                                                                                                                 Penerima

(Anisa)                                                                                                                    (Intan)

Sumber contoh:  Kumparan

Contoh 2

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat pada hari ini, …………. Bertempat di …………….. (nama perusahaan dan alamat lengkap) oleh dan di antara:

Nama : …

Tempat/Tanggal Lahir : …

Alamat : …

No. KTP : …

Selanjutnya disebut sebagai “Pihak Pertama”

Nama : …

Tempat/Tanggal Lahir : …

Alamat : …

No. KTP : …

Selanjutnya disebut sebagai “Pihak Kedua”

Keputusan Para Pihak dengan hal ini menerangkan hal-hal sebagai berikut:

1.       Bahwa Pihak Pertama dan Pihak Kedua sebelumnya telah mengadakan suatu hubungan kerja sama jual beli barang berdasarkan Perjanjian … Nomor … Tanggal … , dan dalam perjanjian tersebut, Pihak Pertama adalah penjual sedangkan Pihak Kedua adalah pembeli.
2.       Bahwa sebagai Penjual Pihak Pertama wajib untuk menyerahkan kepada Pihak Kedua sebagai Pembeli, sebuah barang berupa … Merek … Jenis … Nomor … Warna … dengan jumlah … unit.
3.       Bahwa untuk melaksanakan kewajiban tersebut seperti dimaksud dalam Butir 2 di atas, Pihak Pertama dengan ini menyerahkan barang kepada Pihak Kedua seperti Pihak Kedua menerima barang dari Pihak Pertama.
4.       Kewajiban Pihak Pertama sebagai penjual adalah untuk menyerahkan barang tersebut kepada Pihak Kedua sebagai pembeli berdasarkan perjanjian yang telah dilaksanakan.
5.       Berita acara ini merupakan wujud dan bagian dari pelaksanaan perjanjian dan sekaligus sebagai Tanda Terima Barang di antara Para Pihak. Oleh karenanya merupakan satu kesatuan yang tidak dipisahkan dari perjanjian tersebut.

Demikian Berita Acara tersebut dibuat dengan penuh tanggung jawab dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Para Pihak

Pihak Pertama,                                                   Pihak Kedua,

Nama                                                                Nama

(sumber contoh: merdeka.com)

Contoh 3

TANDA TERIMA UANG

Nama       :

Alamat     :

Nomor KTP :

Dengan ini mengaku telah menerima uang dari……………………. (nama perusahaan pengirim) sejumlah :

Rp. 52.430.000 (Lima Puluh Dua Juta Empat Ratus Tiga Puluh Ribu Rupiah)

Sebagai pinjaman/pembiayaan Fasilitas Pembiayaan Konsumen berdasarkan :

Perjanjian Pembiayaan Konsumen No. ________________________________

Tanggal _________________________________________________________________

(untuk selanjutnya disebut sebagai “Perjanjian Pembiayaan”), dari tanggal Tanda Terima ini sampai dengan pelunasannya yaitu tanggal jatuh tempo Perjanjian Pembiayaan dan/atau tanggal jatuh tempo Jadwal Pembayaran terakhir dan/atau setelah permintaan transaksi pembayaran disampaikan kepada yang membubuhi tanda tangan pada waktu mana jumlah tersebut diatas dan/atau sebagian yang tersisa setelah dipotong jumlah angsuran (apabila ada) harus dibayar kembali atau diselesaikan pada rekening UD. SUKA JAYA.

Palembang, 11 April 2017

Yang Membayar,                       Yang Menerima,

(……………………..)                         (……………………..)

(sumber contoh: anekasurat.com)

Perbedaan Surat Tanda Terima Dengan Invoice

Beberapa orang menganggap jika surat tanda terima dengan invoice adalah jenis dokumen yang sama. Namun sebenarnya keduanya memiliki perbedaan cukup mencolok lho.

Invoice merupakan bukti tertulis yang biasanya akan dikeluarkan oleh pihak penjual atau penguasa. Lalu isi yang ada di dalam dokumen invoice adalah seperti jumlah tagihan yang wajib dibayarkan oleh pihak konsumen kepada pihak penjual atau penguasa.

Invoice disusun dengan beberapa komponen penting seperti tanggal penerbitan faktur, kuantitas barang, harga dengan ataupun tanpa adanya diskon, jumlah total pembayaran serta tanda tangan pihak penjual. Dokumen invoice juga akan dikirimkan oleh penjual kepada pihak pembeli sebelum dirinya melakukan pembayaran. Dengan adanya invoice pihak pembeli tahu berapa jumlah total yang harus ia bayarkan.

Sedangkan untuk surat tanda terima biasanya akan mencakup informasi penting seperti nama barang atau dokumen, jumlah dan juga informasi tentang penerima barang atau dokumen. Surat tanda terima akan diberikan kepada pihak penerima ketika dirinya telah mendapatkan produk yang ia pesan.

Lalu, tujuan dari adanya surat tanda terima adalah sebagai bentuk dokumentasi tanda penerimaan barang atau dokumen. Sedangkan untuk invoice digunakan sebagai dokumen jumlah total pembayaran atau penagihan.

Itulah perbedaan dari surat tanda terima dengan invoice. Dengan memahaminya Anda akan semakin tahu apa saja hal penting dari keduanya. Demikian pembahasan seputar surat tanda terima hingga contoh surat tanda terima. Semoga semua pembahasan di atas bermanfaat untuk kamu, Grameds. 

Jika ingin mencari buku seputar perdagangan atau ekonomi, maka kamu bisa mendapatkannya di gramedia.com. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Hendrik

Rujukan

• https://kledo.com/contoh-surat-serah-terima-barang/
• https://www.linovhr.com/surat-tanda-terima-barang/
• https://majoo.id/solusi/detail/tanda-terima-dokumen
• https://accurate.id/marketing-manajemen/contoh-tanda-terima-barang/#Fungsi_Tanda_Terima_Barang

Sumber contoh surat tanda terima:

• https://www.merdeka.com/jatim/contoh-surat-serah-terima-barang-ketahui-cara-menulisnya-dengan-benar-kln.html
• https://kumparan.com/jendela-dunia/3-contoh-surat-tanda-terima-dokumen-yang-baik-dan-benar-1xtNEQYQnVo/full
• http://www.anekasurat.com/2018/01/contoh-format-surat-tanda-terima-uang.html