Teori Efektivitas: Definisi, Faktor, dan Aspek Pemicunya

Memahami Efektivitas: Definisi, Faktor, Teori,dan Aspek Pemicunya- Dalam melakukan setiap aktivitas harian kita selalu dituntut untuk selalu melakukannya cepat dan efektif agar tidak membuang-buang energi dan waktu. Seseorang yang bekerja dengan sistem yang efektif akan selalu bisa memaksimalkan setiap pekerjaan yang diberikan karena orang seperti akan benar-benar memanfaatkan peluang yang ada tanpa pernah menyia-nyiakannya karena itulah tujuan dari konsep efektivitas. Melakukan hal secara efektif sangat berkonotasi positif dalam hal apapun seperti belajar dengan sistem efektif, bekerja secara efektif, dll karena poin utama dari efektivitas adalah memanfaatkan segala kemungkinan yang ada agar dapat bekerja secara maksimal tanpa mengganggu kegiatan lainnya.

Kata efektif sendiri dalam kamus KBBI berarti kata yang berarti ada pengaruhnya. Arti lainnya adalah dapat membuahkan hasil, efisien atau efektif. Mengacu pada KBBI, efektif dapat diartikan sebagai sesuatu yang memiliki hasil. Hasil yang relevan adalah positif atau dapat dikatakan berhasil.

Selain itu, sebuah usaha yang dilakukan secara maksimal juga bisa dikatakan sebagai suatu hal yang efektif. Usaha untuk mencapai suatu hasil, tujuan atau sasaran. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa suatu usaha dapat dikatakan efektif jika hasil, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya telah tercapai. Kinerja juga dapat diukur dengan ketepatan waktu.

Nah, pada pembahasan kali ini kami tidak hanya membahas tentang kata efektif berdasarkan definisinya saja namun lebih jauh kami mencoba membahas mengenai apa itu teori efektivitas dan bagaimana penerapannya dalam aktivitas sehari-hari.

Selanjutnya pembahasan tersebut akan diuraikan di bawah ini!

Definisi Efektivitas

Kata efektif berasal dari bahasa Inggris effective, yang berarti berhasil, sesuatu yang  berhasil dilakukan.Konsep efektivitas adalah konsep luas yang  mencakup beberapa faktor internal dan eksternal organisasi. Efektivitas  adalah hubungan antara usaha yang dikeluarkan dan mencapai tujuan.

Semakin besar produksi yang berkontribusi terhadap pencapaian tujuan,  semakin efektif organisasi, program atau kegiatan tersebut. Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat dan mencapainya. Dengan demikian, efektivitas mengacu pada hubungan antara keluaran atau hasil yang  dicapai atau yang benar-benar dicapai antara tujuan  atau hasil yang ditetapkan atau diharapkan dalam rencana. Suatu organisasi dikatakan efektif jika output yang dihasilkan  memenuhi tujuan yang diharapkan.

Efektivitas umumnya dilihat sebagai tingkat pencapaian tujuan fungsional dan operasional. Pada dasarnya efektivitas adalah tingkat pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Kinerja adalah seberapa baik suatu pekerjaan dilakukan, seberapa baik seseorang menghasilkan hasil yang diharapkan. Dapat diartikan sebagai pekerjaan yang  dilakukan sesuai rencana, dapat dikatakan efektif tanpa  waktu, tenaga dan perubahan. Di sisi lain, efektivitas pelaksanaan kebijakan otonomi daerah adalah sejauh mana kegiatan pemerintah daerah dapat melaksanakan, melaksanakan dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan mengambil keputusan tentang partisipasi masyarakat. Pelaksanaan pembangunan serta pemecahan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan otonomi daerah.

Sondang P. Siagian (2001:24) yang berpendapat bahwa efektivitas adalah penggunaan sumber daya, sarana dan prasarana sampai batas tertentu yang secara sadar telah ditentukan sebelumnya untuk menghasilkan beberapa barang atas jasa  yang diberikannya. Kinerja menunjukkan keberhasilan berdasarkan tercapai atau tidaknya tujuan. Jika hasil kegiatan  mendekati tujuan, ini berarti efisiensi yang lebih besar. Ketika seseorang berbicara tentang efektivitas sebagai manajemen kerja, berarti fokusnya adalah pada pencapaian berbagai tujuan, yang ditentukan oleh penggunaan tepat waktu dari sumber daya tertentu yang tersedia, harus ditentukan terlebih dahulu, dan hasil yang dicapai dengan menggunakan sumber daya tersebut. Maka hasil harus dicapai dalam waktu yang ditentukan.

Teori yang Mengacu Pada Efektivitas

Pendapat beberapa ahli tentang pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi adalah sebagai berikut:

• Gibson, Donnely dan Ivancevich (1997:27-29) mengemukakan bahwa pendekatan untuk mengukur efektivitas adalah pendekatan tujuan dan sistem.

Teori sistemik didasarkan pada asumsi bahwa organisasi dipandang sebagai suatu sistem. Sistem adalah seperangkat atau kumpulan bagian-bagian yang bergerak saling bergantung yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan  bergantung satu sama lain yang tersusun membentuk suatu kesatuan. Pendekatan sistem untuk manajemen merupakan pendekatan untuk pemecahan masalah melalui diagnosis dalam  kerangka  sistem organisasi. Menurut Gibson, teori sistem menekankan  elemen inti input-proses-output untuk melindungi dan beradaptasi dengan lingkungan yang lebih besar yang mendukung organisasi. Teori ini  menggambarkan hubungan organisasi dengan sistem yang lebih luas dimana organisasi tersebut menjadi bagiannya. Konsep organisasi parsial dari suatu sistem yang terkait dengan sistem yang lebih besar menunjukkan makna umpan balik, yang dimaksudkan sebagai informasi yang mencerminkan hasil dari suatu tindakan atau urutan tindakan  seseorang, kelompok atau organisasi. Teori sistem juga menekankan pentingnya umpan balik informasi. Gibson menyatakan bahwa kriteria kinerja meliputi: pertama, kriteria kinerja jangka pendek yang terdiri dari produksi, efisiensi dan kepuasan. Kedua, kriteria kinerja jangka menengah meliputi kompetisi dan pengembangan. Ketiga, kriteria kinerja jangka panjang, yaitu kelangsungan hidup. Kinerja dikatakan berhasil jika memenuhi kriteria produktivitas, profitabilitas, dan kesejahteraan karyawan

Inti dari teori sistem adalah sebagai berikut:

• Kriteria kinerja harus mencerminkan siklus proses input-output, bukan output sederhana ; dan
• Kriteria kinerja harus mencerminkan  hubungan antara organisasi dan lingkungan yang  lebih luas dimana organisasi itu berada.

Dengan demikian, efektivitas organisasi adalah konsep yang luas yang mencakup beberapa konsep komponen, dan peran manajemen adalah menjaga keseimbangan optimal antara komponen dan bagian.

• Robbin (199:58) membagi empat pendekatan untuk mengukur efektivitas organisasi, yaitu: pendekatan pencapaian tujuan, pendekatan sistem, pendekatan strategi konstituen dan pendekatan nilai kompetitif.

Menurut Robbin, pendekatan sistem menekankan bahwa untuk meningkatkan kelangsungan hidup organisasi perlu memperhatikan sumber daya manusia, melindungi diri secara internal dan meningkatkan penggunaan struktur dan teknologi organisasi untuk berintegrasi dengan lingkungan. di mana organisasi membutuhkan dukungan terus-menerus untuk bertahan hidup.

Pendekatan sistem menjelaskan bahwa suatu organisasi memperoleh masukan (input), melakukan proses transformasi dan menghasilkan keluaran (output). Menurut pendekatan ini, penentuan efektivitas organisasi berdasarkan hasil pencapaian tujuan tidak sempurna, sehingga evaluasi efektivitas organisasi harus didasarkan pada kemampuannya untuk menerima input, memproses input tersebut, menghasilkan  dan memelihara output stabilitas seimbang.

Input adalah semua jenis sumber daya input yang digunakan dalam  proses tertentu untuk menghasilkan output. Input tersebut dapat berupa bahan mentah proses, manusia (tenaga kerja, pengetahuan, keterampilan), infrastruktur (bangunan dan peralatan), teknologi (perangkat keras dan perangkat lunak).

Proses transformasi adalah transformasi input menjadi output. Input adalah sumber yang diubah menjadi output dan sumber daya yang digunakan untuk mengubahnya. Keluaran adalah barang dan jasa atau hasil akhir lainnya yang dihasilkan oleh organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi

Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, antara lain sebagai berikut:

• Karakteristik organisasi

Hubungan yang sifatnya relatif tetap, seperti komposisi sumber daya manusia  dalam suatu organisasi. Struktur adalah cara  unik untuk menempatkan orang-orang dalam suatu organisasi. Dalam suatu struktur, orang ditempatkan sebagai bagian dari  hubungan yang relatif tetap yang  menentukan pola interaksi dan perilaku berorientasi  tugas.

• Fitur Lingkungan

Berisi dua aspek. Yang pertama adalah lingkungan eksternal, yaitu lingkungan yang berada di luar batas-batas organisasi dan memiliki pengaruh yang besar terhadap organisasi, terutama dalam pengambilan keputusan dan operasional. Aspek lainnya adalah lingkungan internal, yang dikenal sebagai iklim organisasi, yaitu lingkungan umum dalam lingkungan organisasi.

• Karakteristik karyawan

Paling mempengaruhi kinerja. Terdapat banyak perbedaan pada setiap orang, namun kesadaran individu akan perbedaan tersebut sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika sebuah organisasi ingin berhasil, organisasi tersebut harus mampu menghubungkan tujuan individu dengan tujuan organisasi.

• Karakteristik Manajemen

Ini adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk membentuk segala sesuatu dalam suatu organisasi untuk mencapai efisiensi. Kebijakan dan praktik manajemen adalah alat yang dapat digunakan manajer untuk mengarahkan semua aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi. Ketika menerapkan kebijakan dan praktik, manajemen harus fokus pada orang, bukan hanya  strategi dan mekanisme kerja.

Mekanisme ini termasuk menetapkan tujuan strategis, menemukan dan menggunakan sumber daya, menciptakan lingkungan pencapaian, proses komunikasi, manajemen dan pengambilan keputusan, dan beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan inovasi organisasi.

Pemahaman yang memadai tentang tujuan atau sasaran organisasi merupakan langkah awal dalam pembahasan efektivitas, yang seringkali sangat erat kaitannya dengan tujuan atau sasaran organisasi. Efektivitas sebenarnya adalah konsep luas yang mencakup sejumlah faktor internal dan eksternal organisasi.

Aspek efektivitas

Aspek efektivitas harus dicapai dalam kegiatan. Mengacu pada pengertian efisiensi di atas, maka beberapa aspek tersebut adalah:

• Aspek Regulasi/Temporer

Regulasi dibuat untuk menjaga kelangsungan operasi yang dimaksud. Peraturan atau perintah harus dilaksanakan agar tindakan tersebut dianggap efektif.

• Aspek Tugas/Tugas Kerja

Individu atau organisasi dapat dikatakan efektif apabila dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, setiap orang dalam organisasi harus mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memenuhinya.

• Aspek Rencana/Program

Suatu kegiatan dapat dikatakan efektif jika memiliki rencana yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang dapat dicapai. Tanpa rencana atau program, tujuan tidak mungkin tercapai.

• Aspek tujuan/kondisi ideal

Kondisi atau tujuan ideal adalah tujuan yang dicapai melalui tindakan yang berorientasi pada hasil dan proses yang direncanakan.

Pendekatan Untuk Mencapai Efektivitas

Berdasarkan sudut pandang Martin dan Lubis (1987:56), dapat dilihat perbedaan pendekatan dalam mengukur Efektivitas, yaitu:

• Pendekatan objektif

Mengukur tujuan dalam mengukur Efektivitas dimulai dengan mengidentifikasi tujuan organisasi dan mengukur efisiensi. tingkat keberhasilan organisasi. . untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Dengan demikian, tujuan dari pendekatan ini adalah untuk mengukur seberapa baik organisasi telah berhasil mencapai tujuan yang ingin dicapainya.

• Pendekatan pasokan (pendekatan sumber daya sistem)

Pendekatan sumber mengukur efisiensi melalui keberhasilan organisasi dalam memperoleh berbagai sumber daya yang diperlukan.

Suatu organisasi harus dapat memperoleh berbagai sumber daya yang dibutuhkannya dan juga menjaga keandalan sistem organisasi agar berfungsi secara efektif.

• Pendekatan proses (internal process approach)

Pendekatan proses menganggap efisiensi sebagai keadaan efisiensi internal dan kesehatan organisasi. Dalam pendekatan ini, seseorang tidak memperhatikan lingkungan organisasi, tetapi berfokus pada kegiatan yang dilakukan dengan sumber daya milik organisasi, yang menggambarkan efisiensi dan kesehatan organisasi. Pendekatan proses biasanya digunakan oleh para pendukung pendekatan non-klasik (hubungan manusia) dalam teori organisasi, yang terutama mempelajari hubungan antara efektivitas dan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi

Konsep Efektivitas

Menurut Gibson (1985: 27-30), Gibson mengkaji konsep efektivitas organisasi dari tiga perspektif, yaitu efektivitas individu, efektivitas kelompok  dan efektivitas organisasi tahun:

• Efektivitas individu.

Dalam perspektif ini, menekankan pemenuhan tugas dan tanggung  jawab individu sebagai karyawan suatu organisasi. Keberhasilan pencapaian orang sangat erat kaitannya dengan teamwork, karena orang yang bekerja di organisasi harus berhubungan langsung dengan kelompok.

• Efektivitas kelompok.

Perspektif ini menyoroti kinerja yang dapat diberikan oleh kelompok yang terdiri dari pekerja. Dalam konteks ini individu juga mampu bekerja sama di mana ada tugas yang harus dilakukan sebagai kelompok daripada dilakukan secara individu.

• Efektivitas organisasi.

Efektivitas organisasi pada dasarnya berasal dari efektivitas individu  dan kelompok. Efisiensi ini dapat melebihi efisiensi total individu  dan kelompok, yang berarti organisasi dapat mencapai tingkat efisiensi yang tinggi.

Kriteria Efektivitas

Mengukur efektivitas suatu organisasi tidak semudah membalikkan telapak tangan dan memberikan perkiraan.

Namun, ketika datang untuk mengukur kriteria, ada studi dari perspektif yang berbeda. Tergantung siapa yang menilai, dan siapa yang menafsirkan.

Dari segi produktivitas,  manajer produksi dapat memberikan pengertian bahwa efektivitas adalah kualitas dan kuantitas (hasil) barang dan jasa.

Selain itu, tidak terbatas pada metode  pengukuran kinerja, ada juga metode pengukuran lainnya, yaitu membandingkan  rencana yang dibuat dengan hasil  yang sebenarnya.

Namun, apabila upaya atau hasil kerja dan tindakan yang dilakukan tidak tepat, sehingga  tujuan  atau sasaran yang diharapkan tidak tercapai, maka dapat dikatakan tidak efektif.

Berdasar pendapat S.P. Siagian (2008:77) bahwa  kriteria atau ukuran untuk mencapai atau tidak mencapai tujuan relatif adalah:

• Achievable goals jelas, dirancang agar karyawan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan saat melakukan tugasnya dan tujuan organisasi dapat tercapai tercapai
• Penggunaan strategi yang berorientasi pada tujuan, dimana strategi adalah jalan yang ditempuh untuk melakukan berbagai upaya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, agar  para pelaksana tidak tersesat untuk mencapai tujuan organisasi.
• Proses analisis dan perumusan kebijakan yang solid, konsisten dengan tujuan yang dicapai dan strategi yang dikembangkan, sehingga kebijakan tersebut dapat menghubungkan tujuan dengan  pelaksanaan kegiatan operasional.
• Membuat perencanaan yang matang, memutuskan apa yang akan dilakukan organisasi di masa depan.
• Dalam hal pemrograman yang benar, rencana yang baik masih perlu ditentukan dalam program aplikasi yang benar, karena jika tidak, para pelaksana kekurangan instruksi untuk bertindak dan bekerja.
• Untuk menyediakan kesempatan kerja dan infrastruktur, salah satu ukuran efektivitas organisasi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang produktif. Jika sarana dan prasarana  tersedia dan dapat disediakan oleh organisasi.
• Implementasi yang efektif dan efisien, sebaik apapun suatu program, jika tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien, organisasi  tidak akan mencapai tujuannya karena implementasi organisasi akan mendekati tujuannya.
• Penerapan sistem pemantauan dan pengendalian agar  bersifat instruktif, mengingat sifat manusia  tidak sempurna, oleh karena itu efektivitas organisasi memerlukan sistem pengawasan dan pengendalian.

Indikator Efektivitas

Menurut Prawirosentono Barnard (2008:27), yang mengatakan bahwa efektivitas adalah keadaan dinamis dimana pemenuhan tugas dan tugas merupakan proses yang konsisten dengan tujuan yang ditetapkan dan usulan kebijakan program,

Definisi tersebut memiliki penelitian dimensi yaitu dimensi program yang efektif. Ukuran program yang efektif dibagi menjadi indikator-indikator berikut:

•  Penyediaan sarana dan prasarana.
•  Efektivitas Tujuan Program.
•  Efektivitas individu dalam implementasi kebijakan program.
•  Efisiensi unit kerja dalam implementasi kebijakan program.
•  Efisiensi Operasi Program.
•  Kejelasan tujuan program.
•  Memperjelas strategi untuk mencapai tujuan program.
•  Desain Kebijakan Program yang Kuat.
•  Pemrograman yang benar.
•  Efisiensi Operasi Program.
•  Efektivitas Tujuan Program.

Kesimpulan

Sekian pembahasan singkat mengenai definisi dari teori efektivitas. Pembahasan kali ini tidak hanya membahas definisi dari teori efektivitas saja tapi juga membahas mengenai faktor efektivitas, membahas tentang teori dari para ahli tentang efektivitas, aspek efektivitas, pendekatan, konsep, serta indikator dari efektivitas tersebut. Memahami pengertian dari teori efektivitas menjadikan kita untuk mengetahui bagaimana sistem kerja dan tujuan dari efektivitas itu sendiri serta memicu kita untuk menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari.

Demikian ulasan mengenai pengertian teori efektivitas. Buat Grameds yang mau mempelajari semua hal tentang pengertian teori efektivitas dan ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan lainnya, kamu bisa mengunjungi Gramedia.com untuk mendapatkan buku-buku terkait.

Sebagai #SahabatTanpaBatas, Gramedia selalu memberikan produk terbaik, agar kamu memiliki informasi terbaik dan terbaru untuk kamu. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Pandu Akram