Ketahui Cara Penulisan Alamat Surat yang Benar

Penulisan alamat surat yang benar – Surat merupakan bagian dari jenis dan bentuk komunikasi yang sudah lekat dengan kehidupan manusia. Sebagai salah satu alat komunikasi yang memberikan kegunaan dan manfaat pada zamannya, sekarang pun masih banyak yang mempergunakannya. Alat komunikasi yang satu ini masih menjadi sebuah pilihan utama dalam mengomunikasikan sebuah hubungan kerjasama antara suatu instansi atau perusahaan.

Dengan berkembangnya teknologi dalam komunikasi, penggunaan surat sebagai alat komunikasi pribadi atau perorangan sudah semakin berkurang. Walaupun masih ada orang-orang tertentu yang menggunakan surat sebagai media berkomunikasi. Surat biasanya digunakan untuk bentuk kerjasama antar perusahaan yang berperan untuk menjelaskan terkait dengan hubungan kerja sama  yang dilakukan oleh kedua pihak tersebut.

Sistem surat menyurat mengalami perubahan dari manual dan konvensional menjadi lebih modern ini untuk mengikuti berkembangnya zaman teknologi yang semakin canggih, tentunya memudahkan dalam melakukan proses surat menyurat yang terdapat pada suatu instansi atau perusahaan.

Dengan adanya perubahan dari cara konvensional menjadi lebih canggih, tentunya tidak boleh melupakan hakikat surat yaitu menjadikan surat sebagai sarana untuk berkomunikasi dalam melakukan hubungan kerjasama, yang tentunya tetap memperhatikan jenis surat dan sifat suratnya.

Artikel ini akan memberikan penjelasan semua yang perlu diketahui dan dipahami terkait dengan surat. Dimana akan dijelaskan pengertian, fungsi, jenis-jenisnya, hingga cara menulis surat yang baik dan benar. Selamat membaca!

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk berupa teks pada kertas oleh suatu pihak ke pihak yang lainnya, bisa perorangan ataupun organisasi. Lalu, didalamnya memiliki beberapa unsur seperti ada pengirim surat yaitu pihak yang membuat surat, pesan surat yaitu isi dari surat yang akan disampaikan.

Selain itu, penerima surat yaitu pihak yang mendapatkan dan menerima surat, serta salurannya yaitu bagaimana cara penyampaian pesan surat sesuai dengan kepentingannya (tata bahasa, format tulisan). Dimana pengirim surat memiliki tujuan untuk menginformasikan kepada penerima yang tercantum di dalam surat yang dikirim.

Fungsi Surat

Berdasarkan dari pengertian surat di atas, maka secara umum fungsi surat adalah sebagai sarana alat komunikasi yang berbentuk dalam tulisan. Berikut beberapa fungsi dari surat, yaitu:

1. Sebagai alat komunikasi untuk menginformasikan permohonan, permintaan, pemberitahuan, laporan, pernyataan, perintah, dan lain-lain.
2. Sebagai alat untuk mengingatkan suatu kegiatan
3. Sebagai dokumentasi atau catatan untuk keperluan kegiatan lainnya.
4. Sebagai alat bukti yang tertulis karena memiliki kekuatan hukum
5. Sebagai alat mewakili individu atau suatu lembaga yang membuat surat untuk menyampaikan informasi, misi, atau pesan kepada penerima.

Bagian-Bagian Surat

Ada beberapa bagian dalam penulisan surat yang harus diperhatikan sebagai berikut.

1. Kop surat atau kepala surat
2. Tempat dan tanggal surat dibuat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Perihal atau Hal
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama Jelas pengirim beserta tanda tangan
11. Tembusan

Itulah bagian-bagian dalam penulisan surat yang harus diketahui dan dijadikan pedoman ketika sedang menulis surat, agar surat terlihat resmi dan sah.

Jenis-Jenis Surat

Leeloo Thefirst/Pixabay

Surat memiliki beberapa jenis berdasarkan dari tujuannya, sifatnya, wujudnya, serta kriteria lain. Berikut adalah beberapa jenis-jenis surat yang dikelompokkan berdasarkan macamnya.

• Jenis surat yang berdasarkan dari tujuannya

• Surat pemberitahuan 

Surat pemberitahuan yaitu surat yang berisikan pemberitahuan kepada beberapa pihak yang berada dalam bagian dari suatu instansi.

• Surat perintah

Surat perintah yaitu surat yang berisikan perintah untuk melakukan sesuatu yang tertulis dalam surat kepada pihak tertentu

• Surat permintaan 

Surat permintaan yaitu surat yang berisikan permintaan untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai barang atau jasa.

• Surat peringatan 

Surat peringatan yaitu surat yang berisikan peringatan kepada pihak yang melakukan kesalahan.

• Surat panggilan

Surat panggilan yaitu surat yang berisikan panggilan kepada pihak lain baik secara instansi ataupun personal

• Surat susulan

Surat susulan yaitu surat yang berisikan penegasan dari surat yang sudah pernah dikirim sebelumnya.

• Surat keputusan

Surat keputusan yaitu surat yang berisikan keputusan yang sudah diambil atas pertimbangan dan kesepakatan oleh suatu instansi.

• Surat laporan 

Surat laporan yaitu surat yang berisikan tentang laporan kepada pihak lain.

• Surat penawaran 

Surat penawaran yaitu surat yang berisikan tentang penawaran harga dan spesifikasi yang berhubungan dengan kegiatan jual beli barang atau jasa.

• Jenis surat yang berdasarkan dari wujudnya

• Kartu pos 

Kartu pos yaitu surat yang ditulis isinya pada secarik kertas berukuran 10 x 15 cm dan dikirim melalui pos.

• Warkat pos

Warkat pos yaitu surat yang tertutup dibuat dari selembar kertas yang dicetak dan bisa dilipat seperti amplop.

• Surat bersampul

Surat bersampul yaitu surat yang terdiri dari beberapa lembar kertas terpisah dan untuk mengirimnya menggunakan amplop.

• Nota dan memorandum 

Nota dan memorandum yaitu surat yang biasa digunakan untuk keperluan internal suatu instansi dengan tujuan memberikan atau meminta informasi antar petinggi instansi.

• Telegram

Telegram yaitu sebuah pesan singkat yang dibantu dengan pesawat telegram untuk mengirim dari jarak yang jauh dalam waktu yang singkat.

• Jenis surat yang berdasarkan sifat isi dan asalnya

• Surat dinas

Surat dinas yaitu surat yang digunakan untuk memberikan tugas dinas dari instansi-instansi tertentu, seperti instansi sipil ataupun militer.

• Surat niaga atau bisnis 

Surat niaga atau bisnis yaitu surat yang digunakan untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga yang bergerak di bidang usaha.

• Surat pribadi

Surat pribadi yaitu surat yang sifatnya pribadi dikirimkan kepada pihak lain.

Dalam dunia hukum, penulisan surat tak bisa dilakukan dengan sembarangan. Maka dari itu, dibutuhkan panduan agar tak salah dalam menulis surat di bidang hukum. Salah satu buku menulis surat dalam bidang hukum yang bisa dijadikan panduan adalah Template Penulisan: Surat Kuasa, Surat Gugatan Jawaban, Eksepsi Gugatan.

Ada banyak format penulisan surat yang bisa kamu ketahui dalam buku ini. Misalnya, tata cara penulisan surat-surat yang diajukan ke pengadilan dengan berpeoman pada Buku II Mahkamah Agung

 

• Jenis surat yang berdasarkan jumlah penerima

• Surat biasa

Surat biasa yaitu surat yang hanya ditujukkan kepada satu orang atau petugas dalam sebuah instansi.

• Surat edaran

Surat edaran yaitu surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak instansi.

• Surat pengumuman

Surat pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau instansi.

• Jenis surat yang berdasarkan tingkat kerahasiaannya

• Surat biasa

Surat biasa yaitu surat yang berisikan informasi yang normal dan tidak perlu dirahasiakan.

• Surat rahasia

Surat rahasia yaitu surat yang berisikan informasi yang hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu  saja.

• Surat sangat rahasia 

Surat sangat rahasia yaitu surat yang berisikan informasi yang sangat dijaga ketak agar tidak sampai diketahui oleh pihak lain.

Ketika seseorang sudah lulus dari jenjang pendidikan, maka ia akan berusaha untuk melanjutkan kariernya. Dalam dunia kerja, pastinya ketika melamar kerja dibutuhkan surat melamar kerja terlebih dahulu.

• Jenis surat yang berdasarkan jangkauannya

• Surat internal

Surat internal yaitu surat yang berasal dari dalam kantor atau instansi yang ditujukan kepada divisi lain dari perusahaan yang sama.

• Surat eksternal

Surat eksternal yaitu surat yang berasal dari luar kantor atau instansi yang dikirim melalui pos surat.

• Jenis surat yang berdasarkan proses penyelesaiannya

• Surat biasa 

Surat biasa yaitu surat yang pada proses penyelesaiannya biasanya dilakukan sesuai dengan proses penerimaan dan waktu untuk menyelesaikannya tidak terlalu mendesak.

• Surat segera

Surat segera yaitu surat yang pada proses penyelesaiannya biasanya harus dilakukan dengan waktu yang cepat dan segera mungkin.

• Surat sangat segera 

Surat sangat segera yaitu surat yang pada proses penyelesaiannya harus dilakukan dengan  cepat karena waktunya sangat mendesak dan sangat diperlukan.

Itulah beberapa jenis-jenis surat dan macamnya agar kita bisa mengetahui dan paham dalam menuliskan surat, agar menghindari kekeliruan dalam menyampaikan tujuan dari surat yang dibuat.

Alangkah baiknya, sebelum melakukan perjanjian, kamu perhatikan dulu beberapa hal terkait dengan isi dari perjanjian itu. Hal ini perlu dilakukan agar tak ada kesalahan. Buku Baca Buku Ini Sebelum Tanda Tangan Surat Perjanjian ini sangat pas untuk mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum tanda tangan surat perjanjian.

 

Penulisan Surat Yang Baik Dan Benar

Ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam menulis surat. Kalian harus mengetahui jenis surat apa yang akan ditulis, cara menulis nama yang menerima surat, cara menulis alamat surat yang benar, serta pola surat yang akan kalian tulis. Berikut adalah panduan penulisan surat yang baik dan benar, sebagai berikut:

• Cara penulisan nama yang menerima surat

Hal pertama yang harus dituliskan di dalam surat adalah nama dari yang menerima lalu dilanjutkan dengan alamat penerima. Berikut pembahasan detail cara menulis nama penerima surat.

• Dalam surat kalian awali dengan kata “Yth” yang diikuti dengan tanda titik. Selain itu, bisa dengan menuliskan “Yang terhormat” namun tidak perlu tanda titik setelahnya.
• Sebelum menuliskan nama orang yang menerima, hendaknya menuliskan sapaan terlebih dahulu seperti Bapak, Ibu, Saudara atau bisa disingkat menjadi Bpk, Ibu, Sdr.
• Apabila nama penerima memiliki gelar akademik di depan namanya, maka tidak perlu menambahkan kata sapaan seperti Bapak, Ibu atau Saudara. Karena gelar tersebut seperti Dr, Ir, dan sebagainya bisa dijadikan kata sapaan pengganti. Ini juga berlaku apabila penerima surat memiliki pangkat lain seperti Jendral, Kolonel, Letnan, Kapten, dan lain-lainnya.

• Cara penulisan alamat surat yang baik dan benar

Hal berikutnya adalah menuliskan alamat tujuan surat itu dikirim. Berikut beberapa ketentuannya.

• Untuk menulis alamat yang akan dikirim berada pada sisi sebelah kiri surat yang memiliki jarak tengah antara halaman surat dan salam pembuka. Penulisan yang berada di sebelah kiri tentunya lebih baik daripada di sebelah kanan. Ini dikarenakan alamat yang panjang pun bisa dituliskan tanpa ada penggalan.
• Penulisan alamat surat yang baik dan benar adalah tidak diawali dengan kata kepada karena kata tersebut terdapat fungsi sebagai penghubung intra kalimat untuk menentukan arah. Ini berlaku juga pada penulisan alamat tujuan. Jadi, tidak perlu menambahkan kata dari karena kata tersebut terdapat fungsi sebagai penghubung intra kalimat untuk menyatakan asal.
• Yang harus diperhatikan adalah penulisan kata jalan yang tidak boleh disingkat. Tulislah alamat tujuan secara lengkap, termasuk juga dengan nomor serta kode pos dengan huruf kapital di setiap awal kata. Lalu tulis nama kota serta provinsi dengan huruf kapital di setiap awalnya.
• Apabila mengirimkan surat kepada suatu instansi dan nama penerima tidak diketahui, maka bisa menggunakan nama tujuan umum seperti kata Kepala, Pimpinan, dan lain-lainnya.
• Pada alamat surat tujuan adakalanya menggunakan singkatan “U.P.” yang memiliki arti untuk perhatian. Singkatan ini biasanya digunakan di bagian depan nama sebuah instansi dan surat dan masalah dari isi surat dipandang bisa diselesaikan oleh pejabat yang namanya tercantum. Dengan penambahan tanda ini biasanya menunjukkan tidak diperlukan keputusan dari pemimpin instansi tersebut.

• Pola penulisan surat

Jika sudah paham dengan tata cara penulisan nama dan alamat surat yang benar, selanjutnya adalah terkait dengan penulisan isi surat. Dalam menulis surat, tentunya harus mengetahui terlebih dahulu pola suratnya.

Fungsinya adalah untuk mengetahui letak dan susunan penulisan surat tersebut. Berikut hal-hal yang harus diketahui dan dipahami mengenai penulisan isi surat.

• Penulisan surat lurus penuh (Full Block Style) yaitu penulisan surat yang memiliki bentuk penulisan yang dimulai dari sebelah kiri tanggal, kata penutup, hingga lampiran.
• Penulisan surat lurus (Block Style) yaitu penulisan surat yang hampir sama dengan lurus penuh. Yang membedakannya hanya pada penempatan nama lengkap, nama jabatan, nama instansi, tanggal, dan salam penutup.
• Penulisan surat setengah lurus (Semi Block Style) yaitu penulisan surat yang memiliki posisis agak menjorok ke dalam di setiap alinea. Bentuk ini biasanya digunakan pada surat resmi perusahaan.
• Penulisan surat lekuk (Indented Style) yaitu penulisan surat yang memiliki bentuk seperti tangga atau tidak rata, karena penulisannya agak menjorok ke dalam paragraf pada setiap alinea.
• Penulisan surat menggantung (Hanging Paragraph) yaitu penulisan alamat surat dengan paragraf yang berada di rata kiri dengan baris setelahnya yang menjorok ke dalam paragraf.
• Penulisan surat resmi Indonesia lama yaitu penulisan surat yang dimana format alamat surat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
• Penulisan surat resmi Indonesia baru yaitu penulisan  surat yang merupakan kombinasi dari bentuk resmi Indonesia lama dengan bentuk setengah lurus dimana salam penutup akan berada di sebelah kanan yang sejajar dengan penulisan tembusan.

• Contoh penulisan surat yang resmi

Setelah paham dengan konsep penulisan surat di atas, agar lebih mudah paham lagi, berikut adalah beberapa contoh penulisan surat resmi yang bisa kalian ikuti.

• Dr. Kokom Supratman , M.si

Direktur PT Sumber Mata Air

Jalan Kecapi No. 14

Makassar 90114

• Kepala Departemen Keuangan

PT Renovasi Sejahtera Sentosa

Jalan Mangga 115

Cimahi 40523

Itulah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan surat yang baik dan benar, dimana harus diperhatikan dari penulisan nama penerima surat, penulisan alamat tujuan, serta pola penulisan isi surat.

Kesimpulan

Surat adalah sebuah pesan yang ditulis tangan atau dicetak di atas sebuah kertas, biasanya dikirimkan dari penulis ke penerima melalui pos. Menulis surat sebelumnya merupakan kebutuhan yang penting, dan pada akhirnya mulai tergerus karena munculnya teknologi komunikasi modern yang membuat komunikasi jadi lebih mudah.

Meskipun sudah mulai tergerus akan teknologi, tetapi surat tetap menjadi sarana komunikasi yang sangat penting  di lingkup kerja maupun di kehidupan sehari-hari.

Saat ini, mayoritas komunikasi yang memiliki sifat formal menggunakan surat untuk medianya. Ini bisa diambil contoh seperti bank yang mengirimkan surat pengingat tagihan, surat lamaran untuk mencari pekerjaan, atau surat penerimaan di perguruan tinggi. Tentunya, ini membuktikan bahwa surat  masih menjadi  media komunikasi yang sangat penting.

Demikian artikel terkait yang menjelaskan terkait surat, jenis-jenisnya, hingga cara menulis surat yang benar. Grameds bisa membaca buku-buku secara lengkap mengenai bagaimana menulis surat yang benar dan mengakses gramedia.com untuk mendapatkannya. Sebagai #SahabatTanpaBatas Gramedia selalu memberikan informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis : Mochamad Harris

Rujukan:

• https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat.html
• https://www.finansialku.com/penulisan-alamat-surat-yang-benar/
• https://sipas.id/blog/jenis-surat/