Pengertian Memo: Tujuan, Jenis, Ciri, Bagian, dan Tips Menulisnya

Pengertian Memo – Pasti Grameds tidak asing dengan apa itu memo. Apabila Grameds berpikir bahwa memo adalah yang biasanya ditulis dalam kertas catatan kecil atau sticky note dan kemudian ditempel di buku atau suatu barang sebagai catatan penting untuk dibaca, pemikiran tersebut tidak salah kok.

Secara garis besar, memo memang bersifat sebagai pengingat atau catatan ringkas mengenai suatu permasalahan yang tengah dibahas. Namun ternyata, memo itu tidak sekadar catatan ringkas saja lho sebab memo memiliki dua fungsi, yang bersifat resmi dan bersifat tak resmi.

Lalu, apa sih pengertian memo itu? Bagaimana pula fungsi resmi dan tak resmi dari sebuah memo?

Nah, supaya Grameds memahami hal tersebut, yuk simak ulasan berikut ini!

https://pixabay.com/

Daftar Isi

Pengertian Memo

Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan memiliki berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan diplomasi, dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus ke saran, arahan, atau penerangan.

Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat pernyataan dalam hubungan diplomasi.

Tidak hanya itu saja, memo atau memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu organisasi atau perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut.

Nah, berdasarkan beberapa definisi yang telah diuraikan tersebut, dapat disimpulkan bahwa memo adalah bentuk komunikasi melalui pesan singkat yang biasanya berupa saran, pemberitahuan, permintaan, dan ditulis dalam sebuah nota.

Di dalam praktiknya, sangat jarang bagi pihak karyawan untuk memberikan sebuah memo kepada pihak atasan, terutama dalam suatu organisasi atau perusahaan bisnis.

Sementara itu, dalam ranah hukum, sebuah laporan memorandum biasanya memiliki satu hingga tiga halaman saja. Semisal halamannya lebih dari satu, itu pun harus diusahakan untuk meringkas supaya pembaca tidak perlu membaca keseluruhan informasinya.

Tujuan Penulisan Memo

Tujuan dari penulisan sebuah memo adalah untuk meminta atau memberikan suatu informasi kepada seseorang yang hendak dituju. Misal, Ana hendak menulis memo kepada Ayahnya bahwa dirinya akan berangkat kuliah, maka tujuan dari penulisan memo tersebut adalah pemberitahuan kepada Ayah bahwa dirinya akan berkuliah.

Jenis-Jenis Memo

Sebelumnya, telah dijelaskan bahwa memo itu bersifat resmi dan tidak resmi. Memo yang bersifat resmi biasanya ditulis oleh perusahaan dengan konteks atau urusan penting. Sementara pada memo yang bersifat tidak resmi, ditulis secara pribadi. Nah, berikut adalah uraiannya.

1. Memo Resmi

Sesuai namanya, dalam memo resmi pasti konteksnya adalah urusan penting. Biasanya memo jenis ini digunakan sebagai surat pernyataan sebagai penghubung secara resmi antara pimpinan kepada bawahannya, dalam suatu perusahaan, lembaga maupun instansi.

2. Memo Tidak Resmi/ Memo Pribadi

Selanjutnya adalah memo tidak resmi atau dapat juga disebut sebagai memo pribadi. Disebut demikian karena biasanya isi pemberitahuannya adalah hal-hal yang tidak resmi, dan ditujukan kepada teman, saudara, keluarga, hingga orang-orang terdekat.

Ciri-Ciri Sebuah Memo

Memo pada dasarnya berbeda dengan papan pengumuman. Nah berikut adalah ciri-ciri sebuah memo.

Berisikan saran, arahan, atau penjelasan akan suatu hal
Informasi yang disampaikan jelas dan relevan
Dalam sebuah memorandum resmi, memiliki bagian layaknya surat, tetapi lebih sederhana
Dalam memorandum tidak resmi, tidak dicantumkan identitas kantor (nama kantor, nomor telepon, alamat kantor)
Disampaikan secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara), maupun secara vertikal (dari pihak atasan kepada bawahan, atau sebaliknya)
Bahasa yang digunakan lebih singkat, padat, dan lebih sederhana

Bagian-Bagian Memo

Sebelumnya, telah dijelaskan bahwa memo adalah sebuah pesan singkat. Meskipun demikian, memo tetap memiliki bagian-bagian tertentu, terutama pada memo resmi. Nah berikut adalah uraiannya.

Bagian Kepala

Sama halnya dengan manusia, pada sebuah memo juga memiliki bagian kepala yang terletak di atas. Kepala memo ini terdiri atas kop memo, nama pengirim, dan nama penerima dari memo tersebut.

Bagian Isi

Bagian selanjutnya adalah badan memo yang terdiri atas informasi yang hendak disampaikan oleh pengirim kepada pihak penerima.

Bagian Penutup

Bagian terakhir adalah bagian penutup atau kaki memo. Dalam bagian kaki memo ini terdiri atas tanggal penulisan memo, tanda tangan, dan nama jelas pembuat memo tersebut.

Pemberian tanda tangan sangat diperlukan terutama pada memo resmi, sebab supaya memperlihatkan bahwa informasi yang tercantum dalam memo adalah informasi penting dalam konteks resmi.

Struktur Umum Dalam Sebuah Memorandum

Apabila membicarakan tentang memorandum, pasti konteksnya adalah resmi. Meskipun memo dan memorandum sebenarnya adalah dua hal yang sama, tetapi banyak orang yang berpikir bahwa memo berkaitan dengan konteks tidak resmi, sementara memorandum berkaitan dengan konteks resmi.

1. Kepala Surat Memo

Pada bagian ini nantinya berisikan penjelasan singkat terkait dari dan untuk siapa memo tersebut dibuat. Kepala surat memo biasanya berisikan nama pembuat, tujuan pembuatan surat memo, subjek memo atau topik, dan tanggal.

Dalam penempatan tanggal harus bersifat aktual.

2. Pendahuluan

Selanjutnya adalah struktur pendahuluan yang terletak di bagian paragraf pertama dari sebuah memo. Pendahuluan ini berisi informasi tujuan memo tanpa bertele-tele. Misalnya kalimat berupa “Saya menulis memo ini untuk meminta persetujuan perihal…”

Perlu diketahui bahwa memo itu adalah informasi yang to-the-point, sehingga dalam penyampaiannya pun juga harus ke intinya saja.

3. Detail

Struktur selanjutnya adalah detail. Dalam struktur ini berisikan detail tujuan atau subjek memo yang dapat diletakkan pada paragraf setelah pendahuluan. Sama halnya dengan struktur pendahuluan, dalam detail juga harus ringkas.

Misalnya: “Seiring pertumbuhan perusahaan dan bisnis, kita memiliki target pasar baru terhitung hari ini … … 2022, sehingga selaku direktur utama, Saya memutuskan untuk memisahkan tim video dan konten promosi dari divisi pemasaran. Selanjutnya, tim ini akan bergerak sebagai divisi mandiri berlaku mulai hari ini”

4. Penutup

Pada struktur terakhir dari sebuah memo, harus berisikan kontak nomor dari pihak yang dapat dihubungi berkaitan dengan isi memo tersebut. Misalnya, memo berisikan perizinan penggunaan gedung untuk sebuah acara festival, maka pada bagian penutup harus ada kontak milik pegawai yang terkait secara jelas apabila perizinan tersebut disetujui.

Contoh kalimatnya: “Apabila perizinan disetujui, mohon kesediaannya untuk menghubungi Manajer Bisnis lewat alamat surel berikut … Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih dan selamat bekerja”.

Tips Menyusun Sebuah Memo

Khusus untuk sebuah memo resmi, penyusunannya harus menggunakan bahasa baku yang efektif ya, sebab penggunaan dari memo ini adalah dalam konteks resmi.

Ketika hendak menulis memo, sebaiknya ditulis secara singkat dan padat, langsung pada hal-hal pokoknya saja.
Menggunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan menerimanya. Apabila yang menerima adalah seseorang dengan jabatan tertentu, gunakan bahasa baku dan efektif. Namun, apabila yang menerima adalah orang terdekat dengan konteks tidak resmi, dapat menggunakan bahasa sehari-hari tetapi harus sopan dan jelas isinya.
Jangan lupa untuk mencantumkan nama pembuat memo secara jelas supaya keberadaan memo tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Cantumkan juga nama penerimanya supaya memo tersebut tidak salah sasaran.

Contoh Memo

Contoh Memo Resmi Sekolah

SMA NEO CULTURE ZONE

Jl. Citizen No.127 Tanjung Karang Barat

Telp. (081) 332344 Email: culturezonehighschool@gmail.com

MEMO

Dari: Kepala Sekolah

Kepada: Ketua OSIS SMA Neo Culture Zone

Saya ingin berdiskusi dengan Anda perihal pasca pelaksanaan Festival Tahunan dalam rangka Ulang Tahun Sekolah Ke-23 yang akan berlangsung selama tiga hari. Diskusi ini untuk membahas mengenai murid – murid supaya dapat lebih siap mempersiapkan Festival Tahunan.

Diskusi akan dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 2019. Dimohon semoga Anda dan segenap anggota OSIS menyiapkan data – data perihal kesiapan Festival. Insya Allah diskusi ini akan diselenggarakan nanti siang setelah istirahat kedua di ruangan OSIS. Sekian dan terima kasih.

Bekasi, 22 Oktober 2022

Kepala Sekolah

Kuncoro

Contoh Memo Perusahaan

PT Eska Lokal

Jl.Jendral Sudirman No.18 Depok

Telp. 0212121212

MEMO

Dari: Direktur Utama

Kepada : Staff Keuangan

Tolong Anda persiapkan laporan keuangan bulan ini. Laporan tersebut akan digunakan sebagai bahan evaluasi dengan dewan direksi yang akan dilaksanakan pada rapat bulanan, tanggal 19 Desember 2019, pukul 10.00 WIB, di aula kantor.

Laporan keuangan tersebut masih banyak yang perlu untuk dipersiapkan, maka dari itu saya sangat berharap agar Anda dan segenap staf dapat menyiapkan laporan tersebut secepat mungkin. Jangan lupa untuk softcopy laporan tersebut kirimkan ke surel saya. Sekian dan terima kasih.

Depok, 13 Desember 2021

Direktur Utama

Chandra Bayuaji

Contoh Memo Organisasi

Dinas Pendidikan Jawa Tengah

Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Solo

MEMO

22 Mei 2021

Dari : Kepala Sekolah

Kepada : Seluruh Dewan Guru Dan Staff Sekolah

Dimohon untuk seluruh dewan guru dan para staf untuk ikut serta mengingatkan para siswa SMK Negeri 1 Solo dalam gerakan kerapian, seperti memasukan baju, memakai sepatu hitam seragam, dan kerapian rambut, hal ini dilakukan agar para siswa menjadi terlatih dan terbiasa untuk selalu tampil rapi pada saat berada di lingkungan sekolah maupun di luar sekolah. Terimakasih.

Kepala Sekolah

Kirino Saputra

Nah, itulah ulasan mengenai pengertian memo dan contohnya. Apabila kamu sering menuliskan catatan di sebuah sticky note lalu ditempelkan di kulkas atau meja ketika hendak izin pergi, itu juga termasuk memo, yakni memo tidak resmi.

Pengertian Memo: Tujuan, Jenis, Ciri, Bagian, dan Tips Menulisnya

Pengertian Memo

Tujuan Penulisan Memo